La communication par courrier électronique fait partie intégrante du travail de tout employé de bureau moderne. Et les comptables ne font pas exception. Comment mener la correspondance de manière à ce que la communication d'entreprise soit productive, émotionnellement confortable et extrêmement éthique ? J'offre aux lecteurs quelques conseils pratiques.

CONSEIL 1. Ne négligez pas l'appel personnel au destinataire dans vos lettres

En faisant cela, vous démontrerez votre attention à la personnalité de la personne. Si une lettre est écrite à un destinataire spécifique, l'absence d'adresse personnelle semble incorrecte et impolie.

Lorsque vous écrivez une de vos premières lettres au destinataire, la question se pose souvent : quelle est la meilleure manière de s'adresser à lui - simplement par son prénom ou par son prénom et patronyme ? Dans ce cas, vous devez regarder ce qui est écrit dans la signature qui termine la lettre que la personne vous adresse. Si le nom y est indiqué (sans patronyme), par exemple "Svetlana Kotova", alors n'hésitez pas à me contacter par mon nom. Et si la signature dit "Svetlana Vasilievna Kotova, comptable en chef de Trenzor LLC", vous devez alors vous adresser au destinataire en conséquence. Dans tous les cas, la deuxième option est extrêmement correcte, et donc gagnant-gagnant.

Je ne recommande pas de se fier aux informations contenues dans le champ « De ». Après tout, il est souvent initialement rempli non pas par le propriétaire de l’adresse e-mail, mais par l’informaticien de l’entreprise lors de la configuration de l’e-mail.

D'ailleurs, je vous conseille fortement de ne pas utiliser la forme courte du nom lorsque vous vous adressez à un partenaire commercial ou à un client (« Sash » au lieu de « Sasha », « An » au lieu de « Anya »), aussi démocratique que soit l'écriture. style et quel que soit l’ancienneté de votre correspondance. Ce qui semble familier dans le discours oral semble trop simple dans le discours écrit.

CONSEIL 2. Portez une attention particulière à la forme de votre message d'accueil

Vous ne devriez pas utiliser l'expression "Bonne journée!". Même si vous avez la bonne intention de faire correspondre le fuseau horaire du destinataire, cette phrase semble de mauvais goût, je dirais même vulgaire. Il est préférable d'utiliser des options neutres : "Bonjour...", "Bon après-midi...". Et bien sûr, ajoutez le nom du destinataire au message d'accueil si vous le connaissez. Personnellement, par exemple, je trouve ça beaucoup plus agréable qu'un sans visage "Bonjour!" devenir personnel « Bonjour, Tamara ! ».

N’oubliez pas que vous faites ainsi gagner beaucoup de temps au destinataire. Après tout, il pourra évaluer immédiatement le contenu de la lettre reçue et décider rapidement de sa priorité et de son importance.

La ligne d'objet doit être brève, mais en même temps refléter fidèlement l'objet de la correspondance. Par exemple, « Accord, facture, acte d'Alpha LLC » au lieu de "Documents". À mesure que les aspects de la question en discussion changent, clarifiez le sujet. Par exemple, « Coopération avec Perm » → « Coopération avec Perm. Date des négociations" → "Coopération avec Perm. Projet d'accord".

Si lors de la correspondance vous constatez que le champ « Objet » est rempli au hasard par votre destinataire ou n'est pas renseigné du tout, prenez l'initiative et essayez l'un des deux scénarios suivants.

SCÉNARIO 1. Lorsque vous répondez, remplissez vous-même le champ « Objet ». Si le destinataire est attentif, cela suffira peut-être déjà à donner à votre correspondance une forme adéquate.

SCÉNARIO 2. Si le destinataire continue d'ignorer le remplissage du champ « Objet », écrivez-lui une lettre ressemblant à ce qui suit : « Alla, je vous propose d'indiquer immédiatement le sujet de la lettre dans le champ « Objet ». Je pense que de cette façon, nous augmenterons considérablement l’efficacité de notre communication..

CONSEIL 4. Faites attention aux champs « À » et « Cc »

Vous devez clairement comprendre l'objectif généralement accepté de ces champs dans un environnement professionnel :

• <если>dans le champ « À » seul vous êtes répertorié - cela signifie que l'expéditeur de la lettre attend une réaction de votre part à sa question ou sa demande ;
• <если>il y a plusieurs destinataires sur le terrain - l'expéditeur attend une réponse de chacun ou de l'un des destinataires. Dans ce cas, lors de votre réponse, enregistrez la liste des destinataires fixée par l'expéditeur grâce à la fonction « Répondre à tous » (à condition bien sûr que vous ne souhaitiez pas délibérément répondre uniquement à l'auteur de la lettre, cachant ainsi l'essentiel de votre réponse du reste des participants à la correspondance);
• <если>votre nom apparaît dans le champ « Copie » - l'expéditeur veut que vous soyez au courant de la question, mais il n'attend pas de réponse de votre part. Cela signifie que vous ne devez pas entrer en correspondance sur cette question. Si vous décidez néanmoins de le faire, alors un signe de bonne forme serait de commencer la lettre par l'une des phrases suivantes : « Si possible, j’aimerais participer à la discussion sur cette question… », "Laissez-moi exprimer mon opinion...".

Quant au domaine BCC, du point de vue de l’éthique des affaires, il s’agit de l’outil de messagerie le plus controversé. Parfois, il est perçu comme un outil d’observation et d’information presque secret. Après tout, les destinataires placés en BCC ne sont pas visibles par les autres destinataires. Dans certaines entreprises, généralement de grande taille, particulièrement scrupuleuses en matière d'éthique, il est strictement interdit d'utiliser ce champ dans la correspondance d'entreprise, sauf pour les envois massifs. Mais dans la plupart des entreprises, ils l'utilisent en respectant les règles suivantes :

• l'envoi d'une lettre avec le champ « Cci » rempli suppose que l'auteur de la lettre a informé les destinataires masqués (ou va le faire) de la raison et du but de cette forme de message ;
• le destinataire masqué n'a pas besoin d'entrer en correspondance.

Lors des formations, on me pose souvent la question : existe-t-il des normes généralement acceptées concernant le délai dans lequel il est nécessaire de répondre à une lettre d'un client ou d'un collègue ? Mais on ne peut pas y donner une réponse universelle.

Si l'on parle de correspondance interne, tout ici est déterminé par la rapidité et le rythme de vie de l'entreprise elle-même. Il existe des entreprises dans lesquelles un retard de réponse de plus d'une heure et demie est considéré comme de mauvaises manières. Et quelque part, la réponse au cours de la journée est dans l'ordre des choses.

En règle générale, le délai de réponse le plus acceptable à une lettre est de 2 à 3 heures. C'est le temps d'attente dit confortable, lorsque l'expéditeur attend une réponse et ne ressent pas d'inconfort interne dû au silence de son destinataire.

Mais que se passe-t-il si, après avoir reçu et lu la lettre, vous réalisez que vous ne pouvez pas y répondre complètement dans les 24 heures ? Ensuite, selon les règles de savoir-vivre, informez l'expéditeur de votre réception du courrier et du délai approximatif pour y répondre. Par exemple: « Bonjour Sergueï Vassilievitch ! J'ai reçu ta lettre. Je répondrai dans les prochains jours » ou « Andrey, j'ai reçu la lettre. Merci! Pour répondre, j'ai besoin de plus d'informations. J'essaierai de répondre au plus tard... ».

CONSEIL 6. Suivez les règles de base pour présenter des informations dans une lettre

Il n'y en a pas beaucoup :

• lors de la lecture d'une lettre, le volume le plus confortable tient « sur un seul écran », au maximum - sur une page A4 ;
• Le volume des pièces jointes envoyées ne doit pas dépasser 3 Mo. Des fichiers plus volumineux peuvent provoquer le blocage du courrier chez le destinataire ;
• Lorsque vous « emballez » des pièces jointes, utilisez l’encodage universel zip ou rar. D'autres extensions peuvent être bloquées ou coupées pendant la transmission et créer des problèmes pour le destinataire ;
• ne commencez jamais une réponse par une nouvelle lettre (sans sauvegarder l'historique de la correspondance). Sinon, le destinataire sera obligé de perdre du temps à rechercher le message original ;
• écrire dans une langue aussi compréhensible que possible pour le destinataire. Beaucoup de gens se demandent s’il est approprié d’utiliser du vocabulaire professionnel ou interne à l’entreprise, de l’argot, des abréviations et des anglicismes.

Cela doit être décidé séparément dans chaque cas spécifique.

Ainsi, la correspondance interne d'une entreprise regorge presque toujours d'argot et d'abréviations : elles sont familières et compréhensibles pour tous les participants et font gagner du temps. Mais vous devez les utiliser avec précaution dans la correspondance avec les contreparties.

Il y a eu un tel cas dans ma pratique. Une collègue préparait des documents pour une maison d'édition et dans sa dernière lettre, ils lui ont écrit : "Masha, s'il te plaît, envoie tous tes documents dès que possible". Masha a décidé qu'il s'agissait d'une désignation d'un format inconnu d'elle, dans lequel le texte devait être traduit. Elle a perdu beaucoup de temps, par hameçon ou par escroc, à chercher comment satisfaire la demande de l'éditeur. Imaginez l'agacement de la Machine lorsque, 2 jours plus tard, elle apprend que le mystérieux « asap » est l'abréviation du mot anglophone largement utilisé « aussitôt que possible ». Mais Masha pouvait envoyer des documents dans la demi-heure à partir du moment où elle recevait la demande !

CONSEIL 7. Terminez chaque lettre par un bloc de signature et vos contacts

Quelle que soit votre connaissance du destinataire et la durée de votre correspondance, chacune de vos lettres doit contenir un bloc composé d'une signature et de coordonnées. Ceci fait partie intégrante de la culture de la communication d’entreprise.

Le bloc doit contenir :

• votre nom et prénom. Il n'est pas nécessaire d'utiliser des abréviations. Au lieu de «T.L. Vorotyntsev" dans ma signature j'indique "Tamara Léonidovna Vorotyntseva" ou "Tamara Vorotyntseva" afin que le destinataire comprenne comment me contacter dans une lettre de réponse ;
• ta position. Cela donne au destinataire la possibilité de comprendre les limites de votre autorité et de votre compétence professionnelle dans la résolution des problèmes ;
• coordonnées (téléphone, email, nom de l'entreprise, site Web). De cette façon, vous offrirez au destinataire la possibilité d'une communication opérationnelle supplémentaire si nécessaire.

À tout ce qui a été dit, je tiens à ajouter : vos emails sont les vêtements mêmes par lesquels vous êtes accueilli. En d'autres termes, en respectant l'étiquette de la correspondance commerciale, vous ferez la plus agréable impression à votre destinataire.

La correspondance commerciale fait partie intégrante de l'image d'une entreprise et d'un homme d'affaires. Établir un contact, entretenir des liens, discuter de questions commerciales par écrit est parfois préférable, et souvent simplement nécessaire, c'est pourquoi l'image créée dans la correspondance commerciale doit correspondre pleinement à l'image externe formée par la communication en direct. Dans le même temps, dans la correspondance commerciale, le respect des règles et exigences est obligatoire non seulement dans principes généraux, mais aussi dans les petites choses et les détails.

Principes et étiquette de la correspondance commerciale

L'étiquette de la correspondance commerciale ne diffère généralement pas des exigences générales de la communication commerciale. Voici ses grands principes :

• la politesse, le respect,
• clarté de la définition des objectifs,
• orienté résultat et orienté contact,
• attitude responsable envers le temps et les obligations des autres,
• cohérence logique et précision,
• spécificité factuelle,
• l'alphabétisation,
• neutralité du ton, rigueur et formalité du discours,
• respect de la subordination et des traditions.

Ces exigences ne sont pas originales, mais leur mise en œuvre garantit une interaction constructive avec les partenaires et les clients.

Forme de lettre et formules linguistiques

Le papier à en-tête est le visage de l'entreprise, ses attributs obligatoires sont donc l'alphabétisation, la précision des détails, la propreté extérieure et l'originalité modeste du design.

Qu'il s'agisse d'une version angulaire ou longitudinale du formulaire, le nom complet de l'organisation, l'adresse postale, réelle et officielle, les adresses de téléphone, de fax, de courrier électronique et l'adresse de la page électronique officielle doivent être faciles à lire. La liste des détails n'est pas strictement réglementée, mais l'exhaustivité des données semble toujours plus avantageuse.

Pour référence : Des informations sur l'enregistrement de la correspondance sont également souhaitables - sur la date, le numéro dans la liste, sur l'exécuteur testamentaire spécifique qui a préparé le document à envoyer. S'il s'agit d'une lettre de réponse, une référence à la lettre de demande est nécessaire.

Dans une lettre commerciale, il est également possible d'indiquer le genre, ce qui simplifie le formatage de la correspondance : lettre d'information, proposition, demande, pétition, excuses, condoléances, gratitude.

Lettre sur papier à en-tête officiel de l'organisation

La première partie de la lettre est une adresse dont la formule contient le nom et le patronyme du destinataire ou une version plus officielle - le mot « M. » :

• Cher Fedor Fedorovitch !
• Cher M. Smirnov !
• Cher Monsieur le Directeur !

La partie principale de la lettre - informative - contient un message court, compréhensible et succinct et des tâches claires : fournir des informations, clarifier des informations, résoudre des problèmes d'approvisionnement, etc. Si la lettre contient un refus, il est alors correct de commencer la première moitié par une justification claire et probante. Les formules linguistiques peuvent être différentes, selon le ton choisi :

• L'entreprise demande à réfléchir à la question...
• Le président et le conseil d'administration demandent à être informés de...
• Veuillez considérer l'opportunité...
• S'il vous plaît répondre dès que possible...

La dernière partie de la lettre contient de la gratitude, des excuses, l'assurance que le problème sera résolu dans les plus brefs délais et l'espoir d'une coopération ultérieure.

Les lettres commerciales nécessitent le respect des procédures officielles : si la lettre nécessite la signature d'un manager, alors elle doit être signée par le manager (au moins son adjoint).

Étiquette commerciale en ligne et e-mails professionnels

Les lettres électroniques, comme les lettres papier, sont constituées de plusieurs éléments importants qui nécessitent un remplissage compétent non pas du tout à cause de règles spéculatives, mais précisément parce que ces éléments peuvent être informatifs et très pratiques d'un point de vue utilitaire et pratique. Une lettre correcte garantit une réponse correcte et rapide, ainsi qu'une solution constructive au problème.

Pour référence : les entreprises disposent souvent de leurs propres serveurs et programmes de messagerie, et développent également un style d'entreprise pour le formatage des e-mails et des règles internes de correspondance, qui ne contredisent généralement pas les normes, mais les complètent.

1. Destinataire : Il est d'usage d'indiquer une adresse dans la ligne du destinataire.

Cela indique non seulement une attitude respectueuse envers l'interlocuteur, mais le protégera égalemente— maildu spam, des mailings inutiles et des regards indiscrets.

1. Une copie de la lettre du destinataire est remplie dans un but précis.

En envoyant une lettre au destinataire principal et en en indiquant une autre dans la rubrique « copie », le destinataire informe le deuxième interlocuteur de ce qui se passe, mais ne l'oblige pas à répondre ou à participer directement à la correspondance.

1. Ligne d'objet : spécificité et unicité.

La plus grande spécificité du sujet devrait aider à la fois le destinataire et le destinataire à naviguer dans le sujet de discussion et à distinguer de nombreux problèmes et tâches : pas seulement le « Rapport de Katya », mais le « Rapport de mai 2015. Projet ». Attention : le nom dans ce cas est inutile, puisque le destinataire est déjà clair pour le destinataire à partir du nom de la boîte e-mail.

Les e-mails sont également faciles à lire sur un écran de bureau ou sur une tablette.

1. Le corps de l’e-mail doit contenir 3 éléments clés.

Tout d'abord, une salutation (s'il s'agit de la première lettre de ce jour par exemple) et une adresse (dans chaque lettre). Deuxièmement, un énoncé de la question : une présentation de vous-même (si la lettre est la première), un rappel des tâches à résoudre, une description du problème ou de sa solution. Troisièmement, une demande ou un encouragement à l’action.

1. La fonction de notification de lecture d'e-mail nécessite de la sensibilité.

Il doit être utilisé si la lettre est vraiment importante, mais qu'il n'y a aucun moyen de s'enquérir de sa réception par téléphone, par exemple. Cette fonction impose généralement au destinataire des obligations psychologiques peu claires et vaguement formulées, il ne faut donc pas en abuser. Une option correcte et moins catégorique est une demande polie à la fin de la lettre pour indiquer qu'elle a été lue.

1. La signature requiert à la fois de la concision et de la capacité.

Le libellé peut contenir la formule standard « Avec respect » ou se limiter au nom et au prénom. La signature, comprenant le nom, le poste, le nom de l'organisation et les coordonnées, ne doit pas dépasser 7 lignes. Il est conseillé d'indiquer des coordonnées alternatives, en plus de la boîte mail : téléphone,Skype, ICQ, d'autres messagers populaires.

1. Pièces jointes : l’essentiel est de prévenir et de nommer correctement les fichiers.

La nétiquette nécessite des informations sur le document dans le fichier joint à la lettre : sur le format, son volume et son contenu. L'investissement ne doit pas dépasser 3-5Mo. Son titre, tout comme le sujet de la lettre, doit être extrêmement court, précis et unique.

Type d'e-mail normal

Le temps de réaction d'une lettre en nétiquette diffère du temps endésactivé— doubler. Deux à trois heures sont un délai confortable pour attendre une réponse à une lettre urgente. En réponse à des emails urgents ou importants, il suffit parfois de prévenir quee— mailreçues et les informations prises en compte. Si le problème nécessite une longue réflexion, le destinataire doit alors informer son interlocuteur du temps qu'il lui faudra pour répondre à la question.

Pour référence : une journée est un moment confortable pour répondre aux e-mails. S'il n'y a pas de réponse dans les 3 jours, les règles de savoir-vivre vous permettent d'envoyer une deuxième lettre ou de contacter le destinataire en utilisant une source de communication alternative - téléphone,Skype, ICQ. Le silence pendant 5 à 7 jours ou en réponse à une demande répétée peut être considéré comme un refus de poursuivre la correspondance commerciale.

La réputation d'un homme d'affaires et d'une entreprise consiste non seulement en l'efficience et l'efficacité de l'entreprise, mais également en les petites choses et les nuances de n'importe quelle étape des négociations commerciales. Le respect des principes de la correspondance commerciale est exigé de la part de chaque représentant de l'entreprise : du petit commis au spécialiste des relations publiques en passant par le chef d'entreprise.

Vidéo : Comment rédiger des lettres commerciales de manière claire, claire et compréhensible

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Les règles d'écriture des lettres sont restées inébranlables, malgré le fait que la vie ait changé. Plus personne n’écrit de lettres sur papier avec ses mains. Ils ont été remplacés par les SMS, les e-mails et les messageries instantanées. Les lettres sont donc devenues plus courtes et plus concises. Dans le même temps, le genre épistolaire n’a disparu nulle part. Chacun de nous doit se souvenir et respecter les normes éthiques afin que les sentiments parviennent à celui qui les reçoit.

La tâche est encore plus compliquée par le fait que dans le texte, vous devez être capable de transmettre l'essence de votre demande lorsque vous interagissez avec un partenaire commercial, lorsque vous postulez à un emploi, lorsque vous essayez de convaincre un client d'acheter un produit cher - en un mot, dans un environnement professionnel.

Enregistrez cet article dans vos favoris et utilisez-le comme aide-mémoire avant d'écrire chaque lettre - vous ne le regretterez pas !

Et maintenant, dans l'ordre.

Règles pour rédiger des lettres :

• Vous devez répondre à tous les courriels reçus.
• Il ne faut pas écrire immédiatement une réponse à une lettre : il faut y réfléchir attentivement, mais il ne faut pas trop retarder la lettre : vous risquez de ruiner votre relation avec le destinataire.
• Si vous répondez au destinataire, vous devez lui envoyer une carte postale afin qu'il sache que sa lettre a été livrée avec succès.
• La correspondance personnelle doit être conservée dans un endroit inaccessible aux autres.
• Même une lettre personnelle doit être structurée sur le plan de la composition.
• Avant d'emballer une lettre dans une enveloppe, celle-ci doit être soigneusement vérifiée.
• Vous devez écrire une lettre lorsque vous êtes de bonne humeur. Il est inacceptable d’envoyer des lettres contenant des déclarations colériques ou des allusions ironiques.
• Écrire des lettres anonymes est indécent.
• Si vous devez faire une remarque abstraite ou un ajout à la lettre, vous devez mettre la désignation PS (post scriptum) devant celle-ci. Vous devez inclure vos initiales à la fin de cet addenda.
• Une lettre manuscrite doit être rédigée avec une écriture lisible afin de ne pas contrarier ou mettre en colère le destinataire.
• Les lettres personnelles doivent être écrites lorsque vous êtes seul.
• Lire les lettres d’autrui sans autorisation est inacceptable.
• Il est inacceptable d'ouvrir une enveloppe contenant une lettre qui ne vous est pas adressée.

Types de lettres

I.Carte postale

Si vous voulez écrire quelque chose, vous devez le mettre dans une enveloppe. Lorsque vous envoyez des cartes postales à plusieurs adresses à la fois, vous devez vous assurer que le texte est différent pour chacun.

II. Lettre de remerciement

Une lettre de remerciement existe pour que vous puissiez remercier par écrit une personne pour l'aide qu'elle vous a apportée et exprimer votre gratitude. La longueur de la lettre de remerciement est assez petite.

III. Lettre de rappel

Une lettre de rappel sert à rappeler à une personne une obligation non remplie, une dette oubliée, etc. C’est écrit de la manière la plus polie possible. La lettre de rappel doit être scellée afin de ne pas mettre par inadvertance le destinataire dans une position désagréable devant d'autres personnes.

IV. Lettre d'excuse

Ils écrivent s’ils réalisent vraiment leur culpabilité et se repentent de ce qu’ils ont fait. Il doit être rédigé avec le cœur, avec politesse et tact.

V. Lettre de condoléances.

Une lettre de condoléances est écrite immédiatement dès la réception d'une triste nouvelle. Si vous n'avez pas réussi à l'envoyer à temps, ne l'envoyez pas du tout : vous ne devez pas rappeler une fois de plus aux gens leur chagrin. La lettre de condoléances doit être de petite longueur. Il faut l'écrire avec le cœur, sans utiliser belles citations, sans aucune prétention. Une lettre de condoléances est rédigée à la main sur du papier ordinaire. Vous ne devez pas joindre de carte postale à ce type de lettre.

Il en existe différents genres : CV, lettre de réclamation, lettre de demande d'informations, etc.

Schéma de rédaction d'une lettre de candidature à un emploi :

• Appel officiel.
• Une explication de la raison pour laquelle vous écrivez la lettre.
• Indication de la source d'information sur le poste vacant.
• Pouvez-vous expliquer pourquoi vous êtes intéressé par le poste proposé ?
• Alors tu dois donner brève description votre formation et votre expérience de travail existantes.
• Vous pouvez décrire vos qualités individuelles qui répondent le mieux aux exigences d'un candidat au poste proposé.
• Ensuite, vous devez indiquer que vous joignez votre curriculum vitae et exprimer votre volonté de fournir des informations supplémentaires si nécessaire.
• A la fin, vous devez indiquer le nom complet et la date de rédaction de la lettre officielle. Apposez votre signature personnelle.

Valentina
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La correspondance commerciale est un détail très important d’un flux de travail réussi, qui reste souvent sous-estimé. Tout comme les conversations personnelles, la correspondance peut être un formidable atout pour une carrière.

Mais il y a aussi le revers de la médaille : l’ignorance des règles. correspondance commerciale peut avoir un impact négatif sur les partenariats. Souvent, l'efficacité de la réalisation de vos intentions peut dépendre des moindres détails du texte. L'image de l'entreprise repose sur l'expérience de la correspondance commerciale.

Qu'est-ce que la correspondance commerciale et quelles sont ses fonctions ?

Peut-être avez-vous de bonnes compétences en communication orale, avez-vous le don de persuasion, obtenez-vous toujours des résultats fructueux grâce à une communication directe avec votre partenaire, mais, malheureusement, ce n'est pas la clé d'une correspondance commerciale réussie. Un grand nombre d'hommes d'affaires prospères, dotés de brillantes compétences oratoires et d'un charisme extraordinaire, ne peuvent, pour une raison quelconque, appliquer leurs capacités au discours écrit, et la participation à la correspondance commerciale officielle reste pour eux un processus douloureux et difficile.

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Correspondance commerciale comprend certaines règles et réglementations que vous devez connaître. Pour s’assurer que la rédaction des documents et des lettres ne pose aucun problème, il est nécessaire d’en étudier les principales caractéristiques.

La correspondance commerciale comprend plus d'un concept. Ce terme s'applique à de nombreux types de documents commerciaux officiels appartenant au système d'information et de référence. Il existe différentes manières de classer la correspondance commerciale.

La correspondance officielle remplit une fonction importante lors de l'adoption et de l'exécution des décisions administratives :

1. Pendant la période de formation et de prise de décision, la correspondance commerciale peut être utilisée pour obtenir des données susceptibles de faciliter ce processus.
2. Lors de la mise en œuvre de la solution établie, la correspondance commerciale peut être utilisée à des fins de notification - vous pouvez informer les partenaires du processus de mise en œuvre ou des délais de réalisation d'un projet.

Les statistiques montrent que le volume de la correspondance commerciale entre les organisations augmente parallèlement à la croissance économique et à l'augmentation de l'activité commerciale.

• Une augmentation de 1 % du produit intérieur brut entraîne une augmentation de 1 % de la correspondance commerciale ;
• Si nous traduisons les calculs par habitant, alors le nombre de lettres est : aux États-Unis - 700, en France - 432, en Allemagne - 252, en République tchèque - 68, en Pologne - 48, au Brésil - 26, en Inde. - 15, et en Russie - 8.

La part de la correspondance officielle en Russie est déterminée comme suit :

• 63 % – population ;
• 22 % – organisations commerciales ;
• 15% – organismes budgétaires.

Dans les entreprises, la correspondance commerciale représente 70 à 75 % de tous les documents.

• 10 règles de correspondance par courrier électronique que tout homme d'affaires devrait connaître

La correspondance conforme à toutes les règles de la correspondance commerciale peut être utilisée par le tribunal comme preuve.

La correspondance commerciale ne peut avoir force juridique que si elle a été rédigée par une personne compétente sans violer la procédure officielle et conformément à la législation en vigueur.

La force juridique implique des qualités d'un document officiel capables d'intensifier certaines actions juridiques. La lettre a force de loi à partir du moment où elle est signée par une personne compétente et, dans certaines situations, le sceau de l'entreprise est requis.

Si vous souhaitez que vos documents papier aient force de loi, vous devez alors utiliser des formulaires spécialisés et un ensemble de détails. Tout d'abord, on utilise :

• le nom de l'entreprise ou le nom de la personne - l'auteur de la lettre,
• informations générales sur l'auteur,
• signature de l'auteur,
• dans certaines situations, le sceau de l'entreprise.

Documentation, qui servent à échanger des données au sein d’une organisation sont appelées « correspondance interne » :

• rapports,
• officiel,
• notes d'explication,
• les certificats,
• des offres,
• représentation.

Ces documents ne sont pas inclus dans

Dans le travail de direction, la correspondance commerciale réalise un certain nombre de les fonctions:

• informatif;
• communicatif;
• sociale;
• légal;
• gestion;
• culturel;
• historique.

Fonction d'information– la correspondance commerciale peut stocker des informations importantes.

Fonction de communication– la correspondance commerciale sert de moyen de communication entre les salariés, la direction et les organisations.

Fonction sociale - la correspondance commerciale peut remplir diverses fonctions sociales ; tout d'abord, elle répond à des besoins d'information.

Fonction juridique– la correspondance commerciale peut être utilisée comme preuve lors d'un recours en justice.

Fonction de gestion– la correspondance commerciale peut initier des décisions de gestion et aider à leur mise en œuvre.

Fonction culturelle– la correspondance commerciale peut transmettre les aspects ethniques et nationaux-culturels des documents.

Fonction historique– la correspondance commerciale peut transmettre des informations historiques à la société.

La correspondance commerciale est capable de remplir plusieurs fonctions à la fois, mais les principales restent informationnelles et communicatives.

Les messages commerciaux ne sont pas utilisés dans le processus de réglementation légale. Les actes juridiques réglementaires existent sous la forme de règles, règlements, instructions, résolutions, ordonnances, ordonnances et ne sont pas publiés sous forme de lettres et de messages.

• Gestion de la négociation : comment déterminer le psychotype de votre interlocuteur

Classification et principaux types de correspondance commerciale

Les motifs les plus importants de classification de la correspondance commerciale sont les points suivants :

1. Territoire:

• correspondance au sein d'un État;
• correspondance entre des personnes ou des organisations de différents États (internationales).

1. Le type de communication que vous avez choisi pour envoyer les courriers au correspondant :

• télégramme - un document de référence et d'information qui a été envoyé par l'auteur (au nom de l'organisation) au destinataire (une autre organisation ou personne) à l'aide d'une communication télégraphique accessible au public ;
• télégramme télex – envoyé via un réseau télex spécial.
• faxogramme (fax) – le destinataire reçoit une copie du document ; Pour effectuer une telle communication, vous devez disposer d’un support papier.
• message téléphonique – documents de type information envoyés et reçus par téléphone.
• message électronique – documents de référence et d'information envoyés et reçus via un réseau d'information et de télécommunications.

1. Champ d'application:

• correspondance de gestion;
• la correspondance commerciale s'effectue entre salariés exerçant des activités commerciales ;
• la correspondance de production est effectuée dans le domaine de la fabrication de biens ;
• la correspondance personnelle dépasse le cadre des relations commerciales officielles.

1. Statut de l'expéditeur :

• correspondance commerciale avec une organisation (personne morale);
• correspondance commerciale avec un particulier.

1. Nombre de destinataires :

• à une seule adresse ;
• à de nombreuses adresses.

1. Chronologie de la lettre :

• message d'initiative;
• message de réponse.

1. Degré de typification des textes dans la langue de la correspondance commerciale :

• messages émis sur la base de formulaires unifiés ;
• messages non réglementés.

1. Statut dans la hiérarchie de l'entreprise :

• messages des autorités supérieures ;
• messages d'organisations subordonnées ;
• messages provenant d’autres organisations.

1. Objet de la correspondance commerciale :

• messages sur des questions commerciales;
• messages sur les questions de logistique ;
• messages sur des questions juridiques, etc.

1. La nature de l'impact sur le destinataire :

• lettres commerciales écrites pour résoudre des problèmes commerciaux ;
• lettres d'étiquette écrites pour faire pression sur la sphère émotionnelle du destinataire.

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Correspondance commerciale officielle : que doit contenir le contenu de la lettre

L'éthique de la correspondance commerciale suppose que la lettre ne contient qu'un seul sujet et que, par conséquent, le destinataire est tenu de répondre ou d'agir dans ses limites. La combinaison de plusieurs éléments d'information dans une même lettre est considérée comme une violation des règles de la correspondance commerciale.

Chaque lettre, si elle est correctement composée, peut être divisée comme suit les pièces:

• introduction;
• partie principale;
• conclusion.

Dans l'introduction Il est nécessaire de décrire brièvement le but et la raison de la rédaction d'une lettre commerciale.

Partie principale contient l’essentiel de l’appel.

Dans la dernière partie, il est nécessaire de résumer - il peut s'agir de conclusions, de demandes, d'instructions, de suggestions, etc. Veuillez noter que l'utilisation de « post-scriptum » constitue une violation de l'étiquette de la correspondance commerciale. Lettre écrite en style d'affaires formel, contrairement au littéraire, ne doit contenir aucune figure de style. Les moyens d'expression artistiques ne sont pas appropriés dans de tels documents.

Si vous devez envoyer un graphique, vous devez l'envoyer dans un fichier séparé plutôt que de le placer dans un document. Les images ne s’affichent pas toujours correctement sur les différents supports. Dans la lettre elle-même, créez un lien indiquant où l'image est stockée, par exemple « l'image est dans le fichier joint ». Si vous avez envoyé plusieurs fichiers, assurez-vous de les signer pour éviter toute confusion et perte de temps.

Si vous utilisez beaucoup d’acronymes ou d’acronymes, vous devez vous assurer que le destinataire peut déchiffrer et comprendre ce que vous voulez dire. Il est préférable de se débarrasser de l'habitude d'utiliser des formulaires courts.

Retenue des émotions

La correspondance commerciale officielle ne peut inclure aucun moyen d'expression émotionnelle. Éliminez-les complètement ! Cela s'applique à absolument tous les types de textes commerciaux, même lors de la rédaction de plaintes, de rapports ou de lettres de gratitude. N'oubliez pas que les écarts par rapport aux normes de l'étiquette des affaires sont inacceptables. Votre message doit être extrêmement discret. Tout le monde valorise la créativité et l’originalité, mais la correspondance commerciale officielle ne tolère pas de telles manifestations. Un message officiel d'un pessimiste ou d'un optimiste, d'un concierge ou du directeur d'une entreprise doit respecter les normes établies et ne doit donc pas en différer.

Utilisation d'un vocabulaire spécial

Pour relier les parties d'information dans la correspondance commerciale, les clichés suivants sont utilisés : expressions:

• à cause de quelque chose ;
• basé;
• En vertu de;
• conformément à;
• basé;
• faire attention à;
• considérant;
• ce qui a servi.

De plus, dans la correspondance commerciale, il est permis d'utiliser des abréviations et des abréviations généralement acceptées. Si vous avez des doutes quant à savoir si le destinataire comprendra votre abréviation, évitez-le - développez complètement la phrase.

Salutations

Nous vous déconseillons fortement de recourir à l’expression familière éculée « Bonne journée ». Cette phrase est devenue un indicateur du mauvais goût de toute correspondance en ligne, y compris commerciale. Une bonne option pour les salutations est le schéma standard - "Bonjour / Bon après-midi, Prénom / Nom patronymique". Il vaut la peine d'expliquer d'où vous obtenez l'adresse du destinataire si vous ne le connaissez pas personnellement.

Volume de la lettre

La correspondance commerciale n'est pas un morceau de prose, ni un flux de vos réflexions sur un sujet quelconque. Le message doit être le plus concis possible, raccourcir le texte au maximum, mais n'oubliez pas que vous devez transmettre toutes les informations nécessaires sans les déformer. Ce serait formidable si l’intégralité du message tenait sur un seul écran.

Réponses aux lettres

Si vous souhaitez répondre à un e-mail, vous devez cliquer sur le bouton « Répondre », votre lettre sera alors envoyée avec l'intégralité de l'historique de la correspondance. Si vous cliquez sur le bouton « Écrire une lettre », alors une fois envoyé, seul le message lui-même sera transmis et le destinataire ne peut pas toujours comprendre de qui vient le message et ce qu'on attend de lui. Cela est particulièrement vrai dans les situations où, après quelques jours, vous décidez de répondre et de poursuivre votre correspondance commerciale. En communication d’entreprise, citer son interlocuteur n’est pas interdit, bien au contraire, cela lui permettra de s’y retrouver rapidement et de comprendre ce qui se dit.

Il y a des situations où l'interlocuteur exprime un mécontentement extrême et est simplement impoli dans sa lettre à l'interlocuteur, vous devez réagir de sang-froid - répondre à de tels messages avec retenue et poliment. Lors de la correspondance officielle, votre responsabilité est de respecter toutes les règles de l'étiquette des affaires ; ne vous fiez pas aux manières de votre interlocuteur ;

La rapidité de réponse dans la correspondance commerciale électronique est très importante, il est préférable de le faire dans les quelques heures suivant sa réception. Mais parfois, cela n'est pas possible, vous pouvez donc répondre dans les prochains jours. Les scientifiques affirment que le délai le plus pratique pour attendre une réponse à un e-mail est de deux jours ou 48 heures. Si le temps d'attente est prolongé, cela est considéré comme une attitude irrespectueuse envers l'interlocuteur ou est considéré comme un mépris. Il arrive que l'objet de la lettre ne vous permette pas de respecter le délai imparti et que la réponse prenne plus de temps. Dans une telle situation, il vaut la peine d'informer votre interlocuteur que vous avez reçu la lettre, de l'informer des délais dont vous avez besoin. Avec cette approche, l’expéditeur sera serein et vous pourrez construire un partenariat de confiance et respectueux.

Conclusion de la lettre

Les phrases pouvant ressembler à de la manipulation doivent être exclues de la lettre : « J'espère sincèrement une interaction réussie », « Merci d'avance pour votre réponse rapide », etc. Vous pouvez terminer votre e-mail professionnel par la phrase « Cordialement ». Pour beaucoup, cela semblera trop formel, mais pour la correspondance commerciale, cela est acceptable. Dans votre signature, veuillez inclure votre nom, votre poste et votre organisation. Il sera utile d'indiquer des contacts pour une communication rapide avec vous ou votre entreprise.

Il est temps d'envoyer des messages

Évidemment, la correspondance électronique n'est pas conçue pour une lecture et une réponse immédiates, mais cela ne signifie pas que le moment de leur envoi n'est en aucune façon réglementé. Les règles de correspondance par courrier électronique professionnel excluent l'envoi de messages en retard, le week-end et les jours fériés. Il est conseillé de ne pas dépasser la journée de travail normale.

N'oubliez pas de vérifier soigneusement le texte du message pour détecter les fautes de frappe, les erreurs et les violations. Avant l'envoi, veuillez vous assurer que le nom et l'adresse postale du destinataire sont correctement orthographiés.

Étiquette de parole d'écriture

La correspondance commerciale est très exigeante envers l'expéditeur. Lorsque vous rédigez une lettre, vous devez respecter certaines normes et règles d'étiquette de parole, adoptées par la société spécifiquement pour la correspondance commerciale.

De telles normes ont conduit à l'abandon des expressions classiques de politesse dans la langue de la correspondance commerciale, mais pas grâce à des efforts d'économie, mais à leur remplacement par des expressions modernes et stables. Au fil du temps, des formes stables de communication, de transmission de demandes, de formulation de refus, de questions, etc. se sont formées.

Utilisation de pronoms

Les données issues de la correspondance commerciale sont devenues extrêmement standards ; leur présentation à travers la perception individuelle n'est pas justifiée. Un message commercial ne doit pas refléter les intérêts personnels, mais professionnels de l'organisation. De ce fait, le texte des messages n'est pas transmis à partir du « je » personnel, mais plutôt à partir du « nous ». Cependant, le pronom « nous » lui-même n'est pratiquement pas utilisé dans les lettres, car la terminaison du verbe désigne déjà la première personne et le pluriel.

Choisir une forme de voix verbale

Par exemple, considérons la phrase suivante : « Vous n'avez pas fourni les marchandises dans le délai spécifié ». La même chose, mais à la voix passive : « Les marchandises que vous aviez promises n’ont pas été livrées dans les délais impartis. » La première option rend coupable la personne à qui la lettre est adressée, la deuxième option ne fait que souligner le fait de non-exécution des prestations contractuelles. En utilisant la voix passive, vous êtes plus susceptible de maintenir un ton positif et professionnel dans votre correspondance.

Si vous souhaitez mettre l'accent sur une personne, un département, un service, etc., utilisez la voix active du verbe. Commencez la phrase par le sujet et mettez le verbe au présent, par exemple : « Le service commercial exige... »

N'oubliez pas que la voix passive est utilisée dans la correspondance et les documents commerciaux lorsque l'action décrite, et non sa source, est le sujet principal du message, par exemple : « La réduction a été effectuée », « Le paiement a été effectué », « Les conditions sont remplies. »

Sélection du type de verbe

Si vous souhaitez souligner la persistance d'actions négatives, voire illégales, il est préférable d'utiliser la forme imparfaite du verbe, par exemple : « Les ouvriers de l'atelier de menuiserie enfreignent constamment les règles de sécurité incendie ». Lorsqu'il est nécessaire de souligner qu'une action a déjà eu lieu, la forme parfaite est utilisée, par exemple : « L'employé a déjà quitté le lieu de travail ».

Mots et phrases d'introduction

Grâce à des mots et des phrases d'introduction, vous pouvez réguler la tension de la situation. Réduisez la sécheresse de la correspondance commerciale. Comparez : « Veuillez envoyer les documents stockés dans vos archives » et « Veuillez envoyer les documents probablement stockés dans vos archives » - la deuxième option semble plus polie et plus délicate.

Même les messages négatifs peuvent être adoucis par des mots d'introduction : « Votre candidature ne peut pas être acceptée pour examen » et « Malheureusement, votre candidature ne peut pas être acceptée pour examen ».

Dans le monde strict de l'éthique de la correspondance commerciale, il s'agit simplement d'une aubaine, d'une des rares façons de faire preuve de politesse et de délicatesse. L'utilisation de mots et de phrases d'introduction peut donner un ton amical à la correspondance, adoucir le calme caractéristique de la correspondance officielle, sans violer les règles et normes de la communication commerciale.

Caractéristiques de l'étiquette de la correspondance commerciale

La correspondance commerciale se caractérise par l'utilisation du mot « cher » comme adresse à l'interlocuteur. Placer un point d'exclamation après ce mot indiquera la signification particulière de cette lettre, et placer une virgule après une adresse dans la correspondance commerciale donnera un caractère plus décontracté au message.

Entre personnes occupant le même poste ou la même spécialisation, la forme d'adresse optimale, qui correspond à l'étiquette de la correspondance commerciale, est « cher collègue ». Si vous omettez le mot « cher », vous donnerez un ton neutre à la correspondance. « Chers collègues » est une forme à connotation émotionnelle qui est populaire dans les messages de félicitations.

Si vous souhaitez envoyer une lettre à caractère personnel, et non un message professionnel officiel, vous pouvez alors vous en sortir en utilisant votre prénom et votre patronyme. En indiquant votre nom de famille dans une telle lettre, vous donnerez un ton de communication officiel et poli.

Un message dont le sujet est de prendre une décision doit être composé de : deux parties:

• la base de la décision prise ;
• présentation de la solution elle-même.

Ces pièces peuvent être échangées. Si vous avez pris une décision positive sur cette question, vous pouvez alors commencer la lettre par son libellé.

Il est préférable psychologiquement de placer une décision négative à la fin de la lettre.

Si vous devez formuler un refus, essayez de le faire avec douceur, mais dans le cadre de l'étiquette des affaires. Tout d’abord, vous devez décrire en détail les raisons de votre décision, puis tirer la conclusion elle-même. Avec cette approche, le destinataire se préparera progressivement psychologiquement aux mauvaises nouvelles, il pourra plus facilement supporter le refus, ce qui signifie que vous ne heurterez pas sa fierté.

Dans la correspondance commerciale, il est très important de faire preuve de respect envers l'interlocuteur, mais il ne faut pas aller aux extrêmes. Le ton de votre lettre doit être neutre et strict, voire sec. Naturellement, l’impolitesse ou le manque de respect sont inacceptables en toutes circonstances.

Pour la correspondance commerciale, la paternité compte. La pratique cléricale dans le domaine de la signature de documents nécessite le respect de l'ordre officiel : par exemple, une réponse à un message signé par un manager doit être signée par une personne ayant la même autorité. Une réponse à un message certifiée par l'administrateur général peut être remise au directeur pour signature.

La vie professionnelle offre de nombreuses occasions de formuler des demandes de toutes sortes.

Ces lettres décrivent souvent les avantages de se conformer à une demande donnée. Le type de demande le plus répandu lors de la correspondance commerciale correspond à la forme d'une déclaration individuelle et collective. Vous pouvez rédiger votre demande comme suit :

• première personne du singulier, par exemple « S'il vous plaît » ;
• première personne du pluriel, par exemple « Nous demandons » ;
• à partir de la troisième personne du singulier, par exemple « L'entreprise de couture Trois Fils demande… » ;
• à partir de la troisième personne du pluriel, si vous devez utiliser plus d'un nom, par exemple (« Le chef et les employés de l'organisation demandent… »).

La correspondance commerciale implique des réponses aux messages reçus. Ces lettres de réponse ont une forme particulière, qui dépend des caractéristiques du message reçu.

• lien vers le message précédent ;
• respecter la base terminologique préalablement sélectionnée, l'ordre de présentation des points de contenu.

Les compétences en gestion de documents et de processus métier sont étudiées dans le cours de gestion de projet. Vous pouvez étudier toute la pratique du travail de bureau et de la gestion documentaire dans le cours « Travail de bureau et correspondance commerciale » au cours de votre formation individuelle.

Opinion d'expert

La communication avec un client en personne et par correspondance est radicalement différente

Alexandra Karépine,

consultant en communication écrite, rédacteur, Moscou

En Russie, les messages secs et officiels de l'inspection des impôts et d'autres services sont considérés comme un modèle de correspondance commerciale. Mais contrairement aux inspections gouvernementales, les entreprises veulent être orientées client. En 2011, le portail E-xecutive (www.e-xecutive.ru) a mené une mini-enquête auprès des visiteurs. Il a été demandé aux hommes d'affaires, aux managers et aux spécialistes RH si l'orientation client faisait partie de la stratégie de leur organisation. La majorité (73 %) a répondu oui, 21 % ont admis que même si l'orientation client n'est pas formellement une priorité stratégique, ils orientent systématiquement leur activité vers le consommateur, et seulement 6 % ont répondu catégoriquement non. Cependant, le désir de traiter les clients avec humanité ne concerne souvent que la communication verbale. Lorsqu'un client vient dans une entreprise ou l'appelle au téléphone, il lui parle poliment et de manière approfondie, écoute ses arguments, fait preuve d'attention et de respect. Mais si la communication s'effectue par correspondance commerciale électronique, le client reçoit généralement des refus glacials et des réponses franches :

« En réponse au message concernant des faits d'atteinte à la santé qui se seraient produits en raison de la faute de la société LLC, nous vous informons que la plainte déposée contre la société LLC a été rejetée. Les symptômes des maladies exposés dans la lettre ne sont pas liés aux activités de la société LLC, ils ne peuvent pas constituer un argument valable pour déposer une réclamation, à cet égard, la société LLC considère le problème clos.

En lisant une telle lettre, une personne ressent non seulement une attitude froide, mais glaciale envers elle-même. Il comprend que son problème restera sans l'attention et la compréhension voulues.

Formulaire de correspondance commerciale: caractéristiques de la conception des lettres

Outre la structure, un autre élément important d’une bonne lettre commerciale est sa mise en forme appropriée.

1. Formulaire.

La correspondance commerciale officielle peut être effectuée sur du papier à en-tête spécial de l'entreprise. Les en-têtes et pieds de page des formulaires comportent certaines données :

• Nom de l'entreprise;
• Adresse de la société;
• téléphone et fax;
• site Web (si disponible) et adresse e-mail.

Les formulaires contiennent souvent les détails de l'entreprise et un logo.

L'accès à ces données aidera le destinataire à naviguer et à identifier rapidement l'expéditeur, lui permettant ainsi de vous contacter facilement.

1. Des champs.

Les marges sont un élément obligatoire d'une lettre commerciale ; elles peuvent être utilisées pour les notes du destinataire ou pour le classement dans une archive. Critères de conception : à gauche - trois centimètres, à droite - un centimètre et demi à deux. Pour plus de commodité, vous pouvez utiliser les normes classiques de Microsoft Word.

1. La marque d'enregistrement d'un document qui contient le nombre de signatures de la lettre par une personne compétente.

Par exemple, vous effectuez une correspondance commerciale par courrier avec une autre organisation et avez oublié d'indiquer la date et le numéro d'envoi. Et votre interlocuteur reçoit chaque jour un grand nombre de lettres, dans une telle situation il est très difficile de suivre la lettre, car le plus souvent la recherche s'effectue précisément par date et par numéro. Si vous écrivez une réponse, n'oubliez pas, en plus du numéro de votre message, d'indiquer le numéro de la lettre entrante (précédente). Le numéro d'enregistrement est indiqué dans le coin supérieur gauche du document.

Exemple de numéro d'immatriculation : Réf. N° 5987 du 16 août 2016 à l'entrée. N°189 du 05/08/2016.

1. En-tête de lettre.

La correspondance commerciale d'une organisation comprend une adresse au destinataire, qui se trouve sous les marques d'enregistrement, elle est le plus souvent formatée comme suit : le poste occupé et le nom du destinataire sont indiqués dans le coin supérieur droit du document ; L'appel lui-même est situé au centre du message et à la fin se trouve un point d'exclamation. Parfois, l’en-tête est mis en évidence en caractères gras.

1. La police d'une lettre influence fondamentalement sa perception par le destinataire.

La police doit être choisie judicieusement. Il doit être optimal – ni petit ni grand. Vous pouvez choisir vous-même une police standard et l'utiliser dans les réponses à n'importe quelle lettre. Le choix le plus courant est la taille de police Times New Roman 12 et l’interligne simple. Si vous disposez d'informations sur les problèmes de vision du destinataire, vous pouvez augmenter la police du message. Pour la correspondance professionnelle personnelle, un large choix de polices est acceptable.

1. Numérotation des feuilles.

Cela s'applique aux grandes lettres et aux lettres avec pièces jointes. Lors de la numérotation des pages dans Microsoft Word, vous pouvez utiliser la fonction « En-tête et pied de page » – « Insérer une insertion automatique » – « Page ». Non, de tout. Cela aidera le destinataire à calculer correctement tout le volume du message et à ne pas se tromper dans l'ordre des pages. Les numéros de page sont indiqués dans le coin inférieur droit.

1. Informations sur l'artiste.

Ces données doivent être présentes dans toute correspondance commerciale et documents certifiés par la direction de l’organisation. Cela permet au destinataire de contacter facilement un employé d'une autre organisation chargé de résoudre les problèmes évoqués dans la lettre. Les données doivent l'inclure nom et prénom et un numéro de téléphone pour contacter, le travail et les téléphones portables feront l'affaire. Veuillez également inclure votre adresse e-mail. Toutes ces données sont indiquées à la fin de la lettre, après la signature. La taille de la police doit être d’une unité plus petite que la taille principale.

1. Applications.

Les candidatures doivent être préparées séparément, mais la numérotation reste continue - commune à l'ensemble du message (facultatif). Indiquez les informations sur la disponibilité de la candidature dans le document principal, placez-la devant la signature du responsable.

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Exemples de lettres commerciales

Découvrez à quoi pourrait ressembler la correspondance commerciale. Des exemples de lettres sont fournis ci-dessous.

Lettre de remerciement

Lettre de garantie

Courrier d'information

Conduite de la correspondance commerciale : règles générales

Si vous souhaitez envoyer une lettre non pas à caractère commercial, mais plutôt un message personnel, alors vous pouvez vous contenter d'une simple adresse par nom et patronyme. En ajoutant votre nom de famille dans un tel message, vous donnerez un ton de communication officiel et poli.

Une lettre dont l'objet est une décision est généralement composée de deux parties : le fondement de la décision prise et la présentation de la décision elle-même. Ces pièces peuvent être échangées. Si vous avez pris une décision positive sur cette question, vous pouvez alors commencer la lettre par son libellé, et seulement après cela passer à une description exacte de la manière dont vous l'avez prise.

Lors de la rédaction d'un document contenant une décision négative, vous devez accorder une attention particulière à la justification.

Si, dans une correspondance commerciale, vous décrivez en détail la raison de votre refus, vous pouvez rendre la lettre avec plus de tact et ne nuira pas à la fierté du destinataire. Un refus grossier et irrespectueux aura un impact négatif sur les interactions futures avec votre partenaire. Si vous incluez tous les arguments logiques et les raisons de refus, la perception de ces nouvelles sera alors beaucoup plus facile pour le destinataire.

L'étiquette de la correspondance commerciale n'inclut pas l'utilisation d'émotions lors de la rédaction de lettres. La neutralité de la présentation est la seule norme acceptable. De cette façon, les lettres restent impartiales. Il est interdit d'exprimer de l'impolitesse et du manque de respect envers l'interlocuteur, mais une politesse excessive est également inacceptable. La sécheresse de la correspondance commerciale ne signifie pas que les auteurs ne se soucient pas de savoir qui lui a envoyé la lettre commerciale.

Caractéristiques de l'adressage au destinataire

Habituellement, le destinataire est adressé une seule fois, dans l'introduction de la lettre. Considérons trois façons.

1. L'adresse initiale dans une correspondance commerciale avec une personne inconnue ou en présence de relations officielles strictes nécessite de maintenir la distance nécessaire. Par exemple : « Cher M. Krasilnikov !
2. Lorsque vous vous adressez à une personne familière avec laquelle vous êtes en partenariat depuis longtemps, il est préférable d'utiliser l'adresse par son nom et son patronyme. Par exemple : « Chère Olga Stanislavovna !
3. Si vous devez vous adresser non pas à une personne, mais à toute l’équipe, utilisez la construction typique « chers collègues/partenaires !

À la fin de la correspondance commerciale, vous devez utiliser des constructions de clôture. Il existe de nombreuses options :

• "Sincèrement".
• "Meilleurs vœux".
• "Avec l'espoir d'une coopération continue", etc.

Toute correspondance commerciale officielle doit être conforme cinq exigences :

• clarté et précision;
• le désir de brièveté du texte ;
• exhaustivité du message ;
• politesse et neutralité de ton ;
• aucune erreur.

Si le destinataire ne comprend pas le sens de votre message, il ne pourra alors pas y répondre correctement. Pour garantir la clarté du message, vous devez sélectionner les phrases les plus appropriées qui peuvent révéler pleinement vos intentions. Il ne faut pas négliger les règles de ponctuation, de style, etc. Faites attention à la coordination des mots dans une phrase et à la division du texte.

Il faut ajouter que dans la correspondance commerciale, les phrases doivent être les plus courtes possibles.

Mais n'abusez pas de cette règle : un texte composé de phrases très courtes n'est pas un échantillon de correspondance commerciale. Lorsque vous rédigez une lettre, tenez compte du niveau intellectuel de votre interlocuteur.

La plupart des hommes d'affaires souffrent d'un manque de temps et sont donc ouverts à toute opportunité qui peut les aider à économiser des ressources. Lorsque vous effectuez une correspondance commerciale avec ce type de personnes, vous devez être extrêmement concis. Ils vous seront très reconnaissants si vous exprimez vos pensées brièvement et clairement.

La concision implique l'absence de détails mineurs, mais vous devez transmettre pleinement le sens de votre message sans le dénaturer, sinon votre lettre risque d'être teintée d'impolitesse et de négligence. N'omettez pas les faits importants directement liés à l'affaire ; n'excluez pas complètement les expressions de politesse et de respect.

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Complétude (exhaustivité)

Ne réduisez pas l’exhaustivité du texte au profit de sa brièveté. Si vous avez peur de manquer quelque chose, rédigez un brouillon de lettre commerciale dans lequel vous pourrez décrire tous les principaux détails du message. Après avoir élaboré un tel plan, vous devez en vérifier à nouveau les points ; si tous les éléments importants sont pris en compte, puis procéder à la rédaction de la lettre elle-même. Si vous avez manqué quelque chose, ajoutez simplement des détails au croquis. Si vous avez besoin d'informations complémentaires qui ne sont pas directement liées au sujet de la correspondance, vous pouvez les exprimer post scriptum.

Courtoisie (courtoisie)

La correspondance commerciale d'une organisation qui se respecte doit se dérouler dans une atmosphère courtoise et polie. Lorsque vous communiquez avec chaque partenaire, exprimez votre déférence et votre respect, en respectant la mesure établie pour la correspondance dans la communication commerciale. De plus, une « douceur » excessive créera une impression de flatterie pure et simple, ce qui n'ajoutera rien à votre succès dans la communication avec les clients et les partenaires, mais peut ruiner la réputation de votre entreprise.

La forme de la correspondance commerciale requiert de la politesse selon le contexte du message. Si la lettre transmet des informations négatives au destinataire, il est préférable de faire preuve de retenue dans l'expression de la courtoisie.

L'alphabétisation

L'alphabétisation est une condition préalable à la rédaction de correspondance commerciale. Portez une attention particulière aux points suivants :

• grammaire - construction de phrases sans erreur ;
• orthographe - l'orthographe correcte des mots ;
• placement des lettres majuscules;
• ponctuation correcte ;
• accord - respect des caractéristiques grammaticales.
• écrire des nombres (chiffres) - par exemple, les nombres jusqu'à dix sont écrits en mots, les nombres (plus de dix) - en nombres.

Règles de correspondance par courrier électronique professionnel: étudier la communication d'entreprise en ligne

La méthode « habituelle » d'envoi de lettres a depuis longtemps perdu de sa popularité, nous examinerons donc de plus près les règles de conduite de la correspondance commerciale en ligne. Nous proposons des recommandations de base dont le respect vous aidera à mener une correspondance commerciale conformément aux règles et réglementations acceptées.

1. Le nom de votre boîte aux lettres.

La toute première chose à laquelle le destinataire fait attention lors de la mise à jour du courrier est l'adresse à partir de laquelle la lettre a été envoyée. La plupart des gens minimisent l’importance de ce fait. Souvent, les employés envoient un e-mail professionnel depuis leur compte personnel.

Ceci n'est acceptable que si le nom de l'e-mail reflète votre nom officiel et non un surnom tel que « kot185 » ou « agent007 ». Si votre boîte aux lettres porte un tel nom informel, l'envoi de correspondance à des partenaires commerciaux ou aux employés de votre organisation est strictement interdit. Imaginez simplement quelles pensées apparaîtront chez une personne qui reçoit une offre de coopération d'une « tire » ou d'une « marguerite ».

De plus, vous devez vous abstenir d’utiliser des noms d’adresses e-mail commençant par info@, inbox@, etc. Ces noms ne sont pas pris en compte au niveau approprié - ils ne sont pas pris au sérieux et il existe un risque que la lettre ne soit tout simplement pas ouverte et envoyée au spam. La meilleure option pour la correspondance commerciale est celle des noms compilés selon le schéma présenté. [email protégé], où nom correspond à vos données personnelles (nom et prénom) et société est le nom de l'organisation.

1. Destinataires.

Lorsque vous effectuez une correspondance commerciale par courrier électronique, vous pouvez envoyer des messages directement au destinataire et en même temps inviter d'autres observateurs qui pourront lire le contenu de la lettre, mais n'y répondront pas. Cela se fait en utilisant la fonction d'envoi aux destinataires vers une copie. Décidez à l'avance de quel destinataire vous devez recevoir une réponse, organisez les destinataires conformément à cette décision. Essayez de ne pas définir plusieurs destinataires à la fois comme destinataires directs, sinon vous risquez de ne recevoir de réponse d'aucun d'entre eux. Après avoir lu la lettre, tout le monde pensera que quelqu'un d'autre a déjà donné la réponse.

Si vous avez reçu une copie d'un message professionnel, comme vous l'avez peut-être deviné, votre réponse n'est pas requise. Si votre participation est urgente, il n'est pas interdit d'envoyer une lettre de réponse en votre nom - cela ne violera pas les règles de la correspondance électronique professionnelle. Mais n'oubliez pas d'être poli : excusez-vous pour l'interruption au début du message.

1. Formatage des lettres.

Style commercial officiel. Ce style est déterminé par l'exclusion des adjectifs descriptifs et l'absence de détails inutiles. Il ne reste que des faits concrets, clairs et logiques. Après avoir rédigé le message, vous devez le relire pour vous assurer qu'il ne contient pas d'éléments inutiles qui n'ont pas d'importance pour le contenu. Si vous êtes sûr que votre message ne contient pas de tels éléments, vous pouvez envoyer la lettre en toute sécurité.

L'alphabétisation. Ce point est tout simplement évident. Mais cette règle ne peut être ignorée. L'alphabétisation est un élément de base pour toute lettre et toute correspondance commerciale en général. Un auteur qui fait des fautes d’orthographe ne pourra pas créer une image sérieuse d’un homme d’affaires.

Sujet de la lettre. Il doit être indiqué dans le champ approprié. Essayez de formuler le sujet de manière succincte et brève - afin que l'interlocuteur s'oriente rapidement et comprenne l'idée principale du texte suivant. Ne résumez pas le sujet en un mot. « Proposition », « détails », etc. sont des lignes d'objet mal formulées pour les e-mails professionnels. Et « Offre commerciale de… organisation » est une bonne formulation. Si vous fournissez des données très importantes dans une lettre, cochez-la avec une case spéciale ; cette option existe dans presque tous les systèmes de messagerie.

Police de caractère. Vous devez rendre votre lettre aussi lisible que possible. Les polices les plus populaires pour les e-mails professionnels sont Arial et Times New Roman. Ne devrait pas être affiché Compétences créatives lors du choix d’une couleur, cela n’est pas nécessaire. N'utilisez pas de grosses lettres, d'émoticônes et divers symboles spécifiques. Il est acceptable de surligner certaines parties en italique ou en gras, mais seulement si nécessaire.

Pour faciliter la lecture de votre lettre, vous pouvez ajouter des sous-titres dans tout le texte. Mais il ne faut pas non plus en abuser : profitez de cette opportunité pas plus de 3 à 4 fois.

Un paragraphe du message ne doit pas occuper plus de quatre lignes du message. Lors de la lecture de gros paragraphes, le texte est très difficile à disséquer et l'idée principale peut être perdue.

Toutes les listes existantes doivent être formatées à l'aide de marqueurs.

Modèle d'entreprise. C'est formidable si votre organisation dispose d'un modèle de courrier électronique professionnel de marque, vous pouvez alors transférer tous les courriers avec celui-ci. Cela permet de se souvenir plus facilement et de se démarquer des concurrents sans violer l'étiquette commerciale. Mais ici non plus, il ne faut pas en faire trop : une communication d’entreprise efficace repose sur l’atteinte d’un juste milieu. N'oubliez pas que la correspondance par courrier électronique ne s'effectue pas toujours sur un ordinateur ; essayez de vous assurer que votre modèle d'entreprise correspond à n'importe quelle résolution d'écran, y compris mobile.

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Exemple d'e-mail professionnel

Opinion d'expert

La plupart des gens considèrent le courrier électronique comme un moyen de communication informel.

Alexandre Tsurkan,

Directeur général de l'agence de communication « Business League », Moscou

Je crois que dans notre pays, très peu d'attention est accordée à l'étiquette de la correspondance commerciale (cela ne s'applique peut-être pas uniquement aux entreprises occidentales opérant en Russie). De nombreux employés, voire dirigeants d’organisations non occidentales, considèrent les e-mails comme un moyen de communication informel ; Cela est dû en grande partie au fait qu’une telle correspondance est rarement assimilée à un document juridique. Mais je tiens à vous rappeler que les règles de correspondance commerciale existent pour tout le monde.

Dans la correspondance par courrier électronique, j'utilise généralement la case à cocher Haute importance et j'active la remise des messages et le rapport de lecture. Je crois que lorsque vous effectuez une correspondance commerciale, vous devez respecter les limites ; je n'utilise jamais d'émoticônes ou d'autres inclusions informelles. À mon avis, c’est tout simplement inacceptable. Je peux recommander de faire des copies de tous les e-mails importants par fax - pour notre organisation, cela fait désormais partie intégrante de la correspondance avec les partenaires.

Correspondance électronique : note pour le directeur

1. Utilisez le bouton « Répondre à tous ».

Si plusieurs personnes sont impliquées dans la question et que la correspondance a été effectuée entre un groupe de personnes, alors la réponse doit être envoyée à tous ses participants, et non à l'auteur de la dernière lettre.

2. Indiquez toujours le sujet de la lettre.

Les données informatives dans la section « Objet » aideront le destinataire à naviguer dans l'objet de la correspondance et il lui sera plus facile de trier les lettres. Utilisez l'étiquette « IMPORTANT ! » dans le titre. Cela ne vaut le coup que si c'est vrai. Ou vous pouvez simplement cliquer sur le bouton « Importance », présent dans tous les services de messagerie. C'est bien si vous pouvez vous en tenir à un seul format pour la formulation des sujets de correspondance commerciale. N'oubliez pas que la plupart des destinataires utilisent des filtres pour trier les emails. Il est dans votre intérêt de trouver le bon nom qui sera lisible par machine.

3. La lettre doit être courte et structurée.

Essayez de transmettre clairement le sens de votre message, mettez en évidence les détails principaux et débarrassez-vous des détails mineurs. Il est préférable que, après avoir lu le message pour la première fois, vous puissiez immédiatement comprendre le problème principal, la signification et les actions supplémentaires que vous attendez du destinataire. Des données supplémentaires peuvent être placées dans une pièce jointe - c'est un moyen très pratique, surtout s'il existe de nombreux documents de ce type.

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4. Soyez poli.

Même dans la correspondance commerciale, faites attention au message d'accueil et à la signature. Vous pouvez rendre la signature automatique, elle sera ensuite attachée à chacune de vos lettres. Vous devez également placer des accents sémantiques et émotionnels – évitez le style télégraphique. Même si dans une lettre vous évoquez un problème, un conflit ou une autre situation difficile, vous ne devez pas adopter un ton irrespectueux. Au travail, l'interaction et la recherche des bonnes solutions sont très importantes. Essayez de toujours rester discret et poli, vous pourrez alors établir relation de confiance avec vos partenaires commerciaux.

5. Il faut répondre aux lettres ! Et rapidement.

Une réponse rapide est très importante pour la correspondance commerciale ; ignorer ce point peut entraîner de nombreuses difficultés. Il est beaucoup plus pratique pour l'auteur de la lettre de savoir qu'elle a été ouverte, lue et peut donc s'attendre à une réponse rapide. Ne comptez pas sur les répondeurs automatiques et les modèles de notifications ; il est préférable d’écrire une note concise sur vous-même.

Certains types de correspondance commerciale ne doivent pas recevoir de réponse :

1. Si votre adresse email se trouve dans le champ « Cc » - l'auteur voulait vous présenter un certain sujet ou une certaine question, mais il n'attend pas votre réponse.

2. Si votre adresse n'existe tout simplement pas - cela signifie que l'auteur voulait vous présenter un certain sujet ou une certaine question en secret auprès du destinataire principal de la lettre (vous êtes dans la copie « cachée » de la lettre).

6. Ne supprimez pas le texte de la lettre à laquelle vous répondez.

Il arrive parfois que beaucoup de temps s'écoule entre le moment où vous recevez une lettre et celui où elle est ouverte. De nombreuses organisations disposent de programmes spéciaux pour archiver la correspondance électronique. Il convient de noter que dans certains États où la correspondance commerciale électronique a force de loi, sa conservation à long terme est prévue par la loi. En Russie, l'archivage de la correspondance entre hommes d'affaires n'est pas nécessaire, même si une pratique similaire existe déjà dans certaines grandes entreprises de notre pays.

Essayez de vous imaginer comme le destinataire, regardez votre lettre à travers ses yeux. C'est l'un des principaux conseils ; en le suivant, vous pourrez vous démarquer du flux de correspondance.

7. Écrivez correctement.

Même les rares erreurs commises par le destinataire dans une lettre peuvent être considérées comme un manque de respect envers le destinataire. Cela montre que vous étiez pressé et que vous n’avez pas prêté suffisamment d’attention à la lettre. Et un grand nombre d'erreurs indique un faible niveau d'alphabétisation de l'expéditeur ; une telle conduite imprudente de la correspondance commerciale peut jeter un mauvais jour sur l'ensemble de l'entreprise.

Informations sur l'expert et l'entreprise

Agence"Business League", Moscou. L'entreprise est apparue sur le marché de la publicité et des relations publiques dès 1991. « Business League » offre aux partenaires un système complet d'accompagnement en communication professionnelle dans de nombreux secteurs : relations publiques et médias, publicité et design, marketing et communications marketing, recherches sociologiques et spécialisées, projets créatifs et organisation d'événements spéciaux, conseil en communication. En 2004, la « Business League » a reçu le prestigieux prix international du commerce StevieInternationalBusinessAward et a été nommée « Agence de l'année » par les membres du jury dans la catégorie « Meilleure entreprise, bureau, produit ».

Alexandra Karépine– coach d'affaires d'une organisation dans le domaine de la correspondance commerciale et de la rédaction. Dans le domaine du conseil et de la vente aux entreprises (dans des entreprises russes et étrangères) - plus de dix ans. Créateur de programmes de formation dans le domaine de la linguistique commerciale et de la rédaction. Auteur des livres « L'art de l'écriture commerciale. Lois, astuces, outils » (2e éd. - M. : Mann, Ivanov et Ferber, 2010) et « Nous écrivons de manière convaincante. Mon propre rédacteur" (M. : Mann, Ivanov et Ferber, 2013). Animateur de l'émission télévisée "Comment résoudre l'insoluble" sur la chaîne "Success"

DOCUMENTS ÉPISTOLAIRES (CORRESPONDANCE PRIVÉE)

Spécificité de l'espèce et importance de la correspondance en tant que source.

Les sources d'origine personnelle, ainsi que les mémoires et les journaux intimes, comprennent la correspondance qui n'est pas de nature officielle, autrement appelée documentation épistolaire (du latin épître - message, lettre). Cette catégorie ne peut pas inclure des documents tels que les lettres échangées entre chefs d'État et de gouvernement, ou celles appelées lettres d'appel à des associés politiques, à des audiences de masse, etc. ; ils appartiennent à des types de sources complètement différents déjà évoqués ci-dessus.

Une lettre informelle est un document par lequel deux particuliers communiquent entre eux - correspondant(auteur de la lettre) et destination. Leurs relations peuvent être très différentes selon les cas (familiales, amicales, camarades, liées à des activités politiques communes, tendues et froides, etc.), mais dans la correspondance privée elles s'exprimeront toujours sous une forme spécifique au contact personnel direct et non destiné à la publicité. Par conséquent, même lorsqu'il s'agit de correspondance à contenu purement politique - par exemple, de la correspondance de K. Marx, F. Engels, V.I. Lénine avec des personnes qui étaient ses associés ou ses adversaires dans la lutte idéologique - il se distingue des documents politiques réels par le fait qu'il contient un dialogue uniquement avec les destinataires immédiats et non avec le lecteur de masse.

Les « lettres au pouvoir » désormais largement publiées dans notre pays (à divers organes de l'État, autorités du parti, journaux, etc.) sont une source qui n'a probablement pas d'analogue à l'étranger et est très précieuse pour étudier des aspects auparavant cachés de la vie de l'Union soviétique. société. Mais elle est fondamentalement différente de l’excellente correspondance dont il sera question dans ce chapitre. Des sources épistolaires authentiques, il convient de séparer clairement les œuvres artistiques, mémorielles, journalistiques et autres dans lesquelles l'utilisation de la forme de correspondance ou du nom « lettre » n'est qu'un dispositif littéraire spécifique de l'auteur (« romans en lettres » comme « Nouvelle Héloïse » de J.-J. Rousseau, « Lettres persanes » de Montesquieu, « Lettres d'un voyageur russe » de N.M. Karamzin, « Lettres de l'étranger » et « Lettres parisiennes » de P.V. Annenkov, « Lettres de France et d'Italie ». » par A.I. « Vingt lettres à un ami » de la fille de Staline S. Alliluyeva, etc.).

Au début du XXIe siècle, la correspondance personnelle comme moyen de communication disparaît progressivement. Il est remplacé par le téléphone (téléphones classiques et surtout portables), le courrier électronique et l'échange d'opinions via Internet (forums, téléconférences). Les lettres manuscrites détaillées ne sont pas typiques des temps modernes, et ce qui sera dit ensuite à propos des sources épistolaires fait référence à des conditions historiques qui sont déjà devenues une chose du passé et, par conséquent, aux problèmes des temps principalement modernes plutôt que modernes.

La correspondance privée est à bien des égards proche des sources de mémoire, mais n'en fait pas partie et n'en constitue pas une variété, principalement parce qu'elle a un objectif fonctionnel différent. Les lettres, tant par la nature du matériau que par la forme, peuvent ressembler à des entrées de journal ou contenir des fragments de souvenirs du passé, mais elles enregistrent des événements, des faits, des situations de vie non pas pour en préserver la mémoire pour l'écrivain lui-même, son descendants ou générations futures en général, mais dans le but d'en informer une personne spécifique - le destinataire.

Comme les mémoires et les journaux intimes, les sources épistolaires sont précieuses pour le chercheur avant tout parce qu'elles lui permettent de reconstituer le climat spirituel et émotionnel de l'époque étudiée, d'imaginer comment certains événements ont été perçus par ceux qui les ont observés ou vécus. En ce sens, le fait que la correspondance capte un point de vue subjectif (qui transmet non seulement la vision du monde du correspondant lui-même, mais aussi dans une certaine mesure les humeurs caractéristiques de son environnement social) n'est pas un moins, mais un plus de ce type de source. Si la correspondance est utilisée comme source d'informations factuelles (et qu'elle complète ou clarifie parfois de manière significative des faits connus de l'historien à partir d'autres documents), alors la position subjective de l'écrivain peut, au contraire, s'avérer être un élément négatif, le dont l’impact doit être éliminé grâce à une analyse critique minutieuse.

Pour un historien, une seule lettre constitue parfois la preuve la plus importante, mais la base source de la recherche s'enrichit particulièrement en se tournant vers de grands complexes de documents épistolaires. Il peut s'agir tout d'abord de lettres (parfois étalées sur plusieurs années) d'un même correspondant à un destinataire précis ; dans un tel cas, il est conseillé d'inclure les lettres du destinataire, c'est-à-dire étudier cette correspondance dans ses termes bilatéraux et se référer également à la correspondance du correspondant avec d’autres personnes, dans la mesure où elle se rapporte au problème étudié. D'autres séries de lettres sont formées plus ou moins artificiellement - elles ne sont pas unies par la personnalité du correspondant ou du destinataire, mais par le but de ceux qui les ont collectées ou composées. Mais ils se distinguent en règle générale par une certaine homogénéité typique du matériel, qui permet de les étudier comme une source multiple (cette approche et les possibilités qu'elle ouvre ont été évoquées plus haut - voir chapitre 8).

Correspondance et archives personnelles. Publications de sources épistolaires. Les sources épistolaires se prêtent beaucoup moins à une comptabilité bibliographique précise que les autres. Cela s’applique particulièrement à l’immense masse d’entre eux qui restent inédits. La proportion de documents inédits ici est encore plus grande que parmi les mémoires et les journaux intimes, car la correspondance aux fins prévues n’implique pas la publication. Il est publié, en règle générale, longtemps après le décès de ses participants et des personnes dont les intérêts pourraient être affectés d'une manière ou d'une autre par sa publication, et dans d'autres cas - avec certaines dénominations.

Les correspondances inédites demeurent dans les archives personnelles ou familiales et constituent l'essentiel de leur documentation. Habituellement, les lettres sont conservées dans les papiers du destinataire, mais parfois elles sont restituées au correspondant ou à ses héritiers. La correspondance privée est déposée dans les archives de l'État, les musées et les départements de manuscrits des bibliothèques dans le cadre des collections personnelles correspondantes. Les chercheurs peuvent y avoir accès sur la base des règles archivistiques en vigueur dans un pays donné ou (s'il n'a été transféré à aucun dépôt étatique, municipal ou scientifique) avec le consentement personnel de ses propriétaires.

Les archives des personnalités publiques et gouvernementales comprennent toujours des documents non seulement d'origine personnelle, mais aussi ceux qui sont directement liés à leur position officielle, à leur poste dans un parti, etc. Dans le cadre de leurs archives, il est aisé de distinguer, d'une part, les documents officiels (au sens large), qui sont tels par type, et, d'autre part, les documents au caractère indéniablement personnel, comme les notes de journal intime, des croquis ou des textes complétés de mémoires, etc. La correspondance conservée par le fondateur s’avère le plus souvent être à la fois personnelle et professionnelle (toujours au sens large), et il est beaucoup plus difficile d’en isoler le matériel épistolaire réel.

En ce qui concerne les papiers des personnalités politiques des différents pays occidentaux, la question de savoir à qui ils doivent appartenir et où ils doivent être conservés est tranchée différemment. Aux Etats-Unis, les papiers (y compris officiels) des présidents qui mettaient fin à leur mandat ont longtemps été considérés comme leur propriété personnelle, et par conséquent les archives de certains d'entre eux (M. Filmore, M. Van Buren, W. Grant) ont été détruits par eux-mêmes ou par leurs héritiers. Ensuite, le stockage des archives présidentielles a été pris en charge par le département des manuscrits de la Bibliothèque du Congrès, où étaient concentrés les fonds de 23 présidents, y compris des documents non liés à la fonction (il existe notamment 194 volumes de papiers d'A. Lincoln pour le période de 1833 à 1865). La création d'un système de bibliothèques présidentielles aux États-Unis implique principalement le stockage et l'utilisation scientifique de la documentation générée au cours de la présidence concernée, mais d'autres documents de l'ancien président ou de ses proches peuvent être transférés dans ces bibliothèques-musées (par voie de don). Fondamentalement, le problème de la séparation des documents « publics » des présidents des documents « privés » n’a pas été résolu dans la pratique archivistique et dans la législation archivistique aux États-Unis. En Italie, les Archives centrales de l'État (Rome) contiennent des fonds de personnes ayant occupé des postes ministériels après l'unification nationale.

Les archives de personnalités politiques marquantes ayant naturellement attiré et continuant d'attirer l'attention des historiens, celles qui ont été ouvertes à un usage scientifique ont fait l'objet de publications spéciales les couvrant en totalité ou en partie. La correspondance est toujours incluse dans ces publications. Aux États-Unis, par exemple, à l'occasion du 200e anniversaire de son existence, les articles des « pères fondateurs » de l'État américain ont été publiés à nouveau et à un niveau scientifique et archéologique élevé. Les archives personnelles de J. Washington compilaient 70 volumes sous forme publiée, B. Franklin - 62 volumes, T. Jefferson - 50 volumes, les archives de la famille Adams - 130 volumes, etc. Ces publications comprenaient également des lettres non seulement écrites par ces personnes, mais également reçues par elles, c'est-à-dire leur correspondance dans le complexe correspondant-destinataire.

Un exemple d'un type différent et sélectif de publication basé sur des documents d'archives personnelles est la publication des articles d'une personnalité politique italienne de premier plan de la fin du XIXe et du début du XXe siècle. G. Giolitti. Après la mort de Giolitti, ses archives ont été transférées par ses héritiers aux archives de l'État, à l'exception des documents que la famille considérait comme liés à la sphère privée de sa vie. La publication mentionnée comprend des documents des deux parties des archives de Giolitti, et ce sont exclusivement des lettres (de Giolitti lui-même et qui lui sont adressées), toujours liées d'une manière ou d'une autre aux relations politiques, et parfois de nature tout à fait officielle.

En général, la correspondance des hommes d’État des pays européens et américains a été publiée en quantité négligeable. Les ministres, les parlementaires, les dirigeants de partis influents, les diplomates éminents ou les chefs militaires paraissent généralement volontiers sous forme imprimée avec leurs mémoires, où ils peuvent présenter le passé sous la lumière qu'ils désirent, mais ils protègent longtemps leur correspondance, dans laquelle les problèmes d'un La nature non personnelle est discutée de manière confidentielle, dès la publication sur commande spéciale. Il est significatif, par exemple, que l'histoire et le contexte de la Première Guerre mondiale soient reflétés dans les nombreux mémoires et journaux publiés, tandis que la correspondance de ceux qui ont joué un rôle actif dans ces événements, que ce soit sur le devant ou dans les coulisses, est représentée. par relativement peu de publications.

Mais pour les chercheurs, les archives de grands noms historiques ne sont pas les seules à présenter une valeur et un intérêt. Non moins importantes, bien que publiées encore moins fréquemment, sont les archives de contemporains ordinaires et apparemment banals de certains événements. Telles sont par exemple les archives de la famille noble du Verney (Uetpeu), qui contiennent la correspondance et d'autres documents de plusieurs de ses générations qui ont vécu avant, pendant et après la Révolution anglaise. Ces archives familiales sont décrites dans une revue spéciale compilée par la Commission royale sur les sources historiques manuscrites, et une partie a été publiée.

La correspondance la plus abondante est généralement menée par des écrivains, des publicistes et des philosophes, qui deviennent les « maîtres de la pensée » de leur temps. Leurs archives contiennent de nombreuses lettres provenant de divers correspondants. Ainsi, L.N. Environ 6 000 personnes ont écrit à Tolstoï depuis l'étranger seulement, et le courrier reçu d'eux s'élevait à environ 9 000 lettres. » À leur tour, les lettres manuscrites d'écrivains et de penseurs célèbres sont soigneusement conservées par les destinataires, copiées et deviennent souvent des objets de collection. les dépôts contiennent, par exemple, des autographes de nombreuses lettres de Voltaire, parvenues dans notre pays de différentes manières : en partie à cause de sa correspondance avec des destinataires russes (Catherine II, A.R. Vorontsov, D.M. Golitsyn, etc.), en partie - comme le résultat d'activités de collecte. La plus grande collection de documents de Voltaire (178 lettres, sauf une, manuscrite) est présentée dans les archives de l'Institut d'histoire de Saint-Pétersbourg de l'Académie des sciences de Russie.

Correspondance d'éminents représentants de la culture, perçue dans la société comme une continuation et une partie intégrante de leur activité créative, commence souvent à être rendu public assez rapidement. Mais une publication véritablement scientifique de leur patrimoine épistolaire nécessite un énorme travail préalable (recherche d'originaux, comparaison de textes divers, etc.), qui ne peut se faire de manière simple. un bref délais. Le sort de la correspondance de Voltaire est révélateur en ce sens. Depuis la fin du XVIIIe siècle. il a été publié à plusieurs reprises - à la fois en parties séparées et dans des recueils de ses œuvres (pour la première fois - en 1785). Une édition en 52 volumes des œuvres et des lettres de Voltaire, publiée en 1877-1885. L. Molan, a été conçue comme une publication scientifique, résumée par rapport à toutes les précédentes. Cependant, de nombreuses lettres qu'elle contient n'ont pas été reproduites à partir des originaux, mais à partir de copies, souvent complètement défectueuses, combinant arbitrairement des morceaux de textes différents (un certain nombre d'erreurs dans cette édition ont été identifiées en comparant les originaux des lettres correspondantes conservées en Russie avec ça). Et seulement en 1952 en Suisse, T. Besterman a commencé une édition de la correspondance de Voltaire, basée sur les originaux et leurs photocopies, qui, dans sa forme finale, s'élevait à 107 volumes (y compris les ouvrages de référence) et peut être considérée comme véritablement scientifique.

L'un des complexes épistolaires les plus étendus des temps modernes est la correspondance de K. Marx et F. Engels entre eux et avec des tiers. Il a été étudié en profondeur dans le cadre de recherches sur l’histoire du marxisme, qui à l’époque soviétique était particulièrement répandu en URSS, mais ne se limitait pas à notre pays.

Après la mort de Marx, Engels conserva tous ses papiers et les légua (ainsi que ses propres archives) au Conseil de la social-démocratie allemande, désignant E. Bernstein comme responsable de leur publication. Avant la Première Guerre mondiale, le conseil d'administration du SPD publiait les lettres de Marx et d'Engels en quatre volumes, ainsi qu'un recueil comprenant, entre autres correspondances, leurs lettres à F.A. Sorge. Un certain nombre de lettres des fondateurs du marxisme ont été publiées dans l'organe théorique du SPD Neue Zeit.

Cependant, la correspondance entre Marx et Engels n’était pas entièrement présentée dans les archives du SPD. Engels a conservé les lettres que lui et Marx ont échangées, la correspondance qu'ils ont reçue de différents pays et les brouillons de plusieurs de ses réponses. Dans le même temps, une partie importante des lettres envoyées par Engels et Marx à différentes personnes sont restées chez les destinataires.

En 1921, l'Institut de Marx et Engels (plus tard l'Institut du marxisme-léninisme relevant du Comité central du PCUS) fut créé à Moscou. Elle est devenue le centre d'un travail systématique visant à collecter, étudier et publier l'ensemble du patrimoine littéraire des fondateurs du marxisme. Les Archives centrales du Parti de l'IML, qui existèrent jusqu'en 1991, contenaient (sous forme de photocopies ou d'originaux) presque toute la correspondance de Marx et d'Engels découverte à cette époque. Les originaux de leurs manuscrits et d'autres documents, qui se trouvaient dans les archives du SPD, ont été sortis d'Allemagne après l'arrivée au pouvoir du nazisme et ont été stockés à l'Institut international d'histoire sociale d'Amsterdam. Actuellement, l'IISS et le RGASPI mettent en œuvre conjointement le projet d'édition MEGA (Marx-Engels Gesamtausgabe), qui a débuté dans l'entre-deux-guerres - une publication complète dans les langues originales du patrimoine littéraire de Marx et Engels, y compris la correspondance.

Un autre centre important où la documentation sur l'histoire du marxisme a été collectée et où des recherches ont été menées dans ce domaine était l'Institut G. J. Feltrinelli de Milan, créé après la libération de l'Italie du fascisme. Il publie notamment la correspondance de Marx et Engels avec leurs correspondants italiens pour 1848-1895. (un total de 528 lettres vers et depuis l'Italie) et correspondance entre Engels et le fondateur du FAI F. Turati. Antonio Labriola écrivait aussi souvent à Engels depuis l'Italie, mais seules quelques lettres d'Engels lui ont été retrouvées.

Depuis le début du XXIe siècle, la correspondance de Marx et Engels a été publiée de manière plus complète dans la deuxième édition de leurs ouvrages en russe. Les volumes principaux et supplémentaires de cette publication comprennent plus de 4 000 lettres des fondateurs du marxisme.

Au cours des dernières décennies, en lien avec le tournant général de l'historiographie étrangère vers l'étude du commencement humain dans l'histoire et, en particulier, sa perception par les gens ordinaires impliqués dans les grands événements, des documents tels que des lettres des fronts des deux guerres mondiales ont attiré l'attention. En Allemagne, où les publications de ces lettres sont plus nombreuses que dans d’autres pays, elles revêtent une grande importance en tant que source d’étude de la « vie quotidienne au front » (la censure militaire les empêchait de refléter d’autres aspects de la guerre). En 1997, une étude spéciale a été publiée sur les lettres des participants à la Première Guerre mondiale et leur utilisation dans la lutte politique de la République de Weimar. La publication, intitulée "L'autre visage de la guerre", comprend des lettres allemandes du front de la Seconde Guerre mondiale. Une importante collection de lettres de militaires allemands pour les années 1938-1945. se trouve au RGVA parmi d'autres documents saisis (fonds 1452, 189 unités de stockage). Au début des années 90. Les lettres du front de l’Est qu’il contient ont été publiées en Allemagne avec l’aide d’archivistes russes.

En France, les publications de lettres de première ligne de la période de la Première Guerre mondiale couvrent essentiellement des complexes personnels individuels. La station de radio Radio France a tenté de présenter une image généralisée des expériences humaines reflétées dans ces lettres. Elle s'est adressée aux auditeurs de la radio en leur demandant d'envoyer des lettres préservées des soldats de première ligne de 1914-1918. et reçu plus de 8 000 lettres. À partir de ces lettres, une sélection a été faite pour une publication imprimée et deux CD diffusés (enregistrés par des lecteurs contemporains). Mais tous deux visent à vulgariser les connaissances sur la guerre, et non à des fins de recherche. De la même manière, une publication similaire de lettres et autres documents personnels sur le débarquement des troupes anglo-américaines en Normandie en 1944 a été préparée (elle comprend des témoignages de résidents locaux et de participants aux batailles des deux côtés).

En général, les sources épistolaires des temps modernes et contemporains ont été publiées dans les pays d'Europe et d'Amérique dans une variété de publications dont la portée, le but et la qualité variaient, dont il est impossible de donner même une brève description sommaire. Néanmoins, la majeure partie d’entre elles, constituée de lettres de personnes qui ne semblent pas avoir été impliquées dans des actes et des événements aux proportions historiques, reste non seulement inédite, mais aussi largement inconnue des chercheurs.

Analyse des sources des documents épistolaires. Compte tenu de ce qui vient d'être dit, lors de l'examen des méthodes d'analyse des sources des correspondances, il convient de se baser sur un cas aussi complexe, mais tout à fait probable, lorsqu'un chercheur y travaille dans une archive, où ce matériel a été conservé sous une forme inédite et n’a peut-être même pas été trié et systématisé.

À conditions similaires Il faut tout d'abord faire attention aux papiers parmi lesquels la lettre étudiée a été trouvée : si elle a été conservée comme un document isolé ou si elle fait partie de tout un groupe de lettres écrites de la même main, que ce soit (par elle-même ou avec d'autres lettres), il fait partie d'un fonds personnel ou familial, etc. La localisation d'une lettre dans les archives est parfois la seule information la concernant qui peut servir de point de départ à l'analyse de cette source, à commencer par l'identification du correspondant et du destinataire.

Le plus souvent, le texte de la lettre lui-même contient des indications sur qui elle a été écrite et à qui elle a été adressée, à savoir l'adresse au destinataire au début et la signature du correspondant à la fin. Mais parfois, les noms du correspondant et du destinataire doivent être établis au moyen de recherches particulières - par exemple, si l'on ne trouve qu'un brouillon de lettre, là où ils ne sont pas indiqués, s'ils sont remplacés par des surnoms secrets ou amicaux, si le le début et la fin de la lettre n'ont pas été conservés, etc. Dans de tels cas, l’appartenance de la lettre à une collection ou à un groupe de documents spécifique peut fournir un indice. En règle générale, la traite est conservée dans la collection du correspondant et la lettre, envoyée et parvenue à destination, est dans la collection du destinataire. Bien entendu, des exceptions à cette règle sont possibles : le destinataire pourrait pour une raison quelconque retourner la lettre reçue au correspondant ; le fondateur du fonds ne pourrait pas être le correspondant ou le destinataire lui-même, mais l'un des proches de l'un ou l'autre. S'il y a des raisons de supposer quelque chose comme ça, cela doit être vérifié en fonction de l'affiliation des documents restants. de ce fonds ou des réunions. Cependant, d'une manière ou d'une autre, il est généralement possible de joindre soit le correspondant, soit le destinataire. Le correspondant peut également être identifié par l'écriture manuscrite de la lettre, mais seulement s'il existe d'autres échantillons déjà « identifiés » de cette écriture.

Sous certaines conditions, il est possible, connaissant le nom du correspondant, d'établir le nom du destinataire, ou inversement. Pour ce faire, il faut avoir une idée du cercle de personnes avec lesquelles cette personne correspondait, et de préférence aussi de la nature de sa relation avec elles. Disposant de ces informations et compte tenu du contenu, du ton et d'autres caractéristiques de la lettre étudiée, il est possible avec un degré de probabilité raisonnable de supposer de qui exactement elle a été reçue ou à qui elle a été adressée. Mais une telle hypothèse ne peut être considérée comme prouvée tant qu'elle n'est pas vérifiée et confirmée par une analyse manuscrite (si elle concerne le correspondant), des témoignages provenant d'autres sources ou de toute autre manière.

Parmi les méthodes d'attribution de sources épistolaires les plus courantes, il est recommandé de trouver des preuves documentaires sur l'auteur de la lettre étudiée, d'analyser les idées de cette lettre par rapport à d'autres à l'aide de « parallèles thématiques » et de « comparaisons textuelles », analyser le vocabulaire véhiculant ces idées, les modèles de discours et d'expressions caractéristiques et d'autres éléments de style. L'attribution des lettres (ainsi que d'autres sources d'origine personnelle) selon le style de l'auteur peut être effectuée non seulement par des méthodes traditionnelles, mais également à l'aide d'une analyse informatique quantitative.

Vous ne pouvez pas vous limiter à connaître uniquement les noms du correspondant et du destinataire. Le chercheur peut trouver utile tout ce qui concerne la personne, la famille, les amitiés, les relations d'affaires, les traits de caractère, les goûts et les aversions, la position officielle et d'autres aspects de la vie et des activités de chacun d'eux. On a déjà noté plus haut qu'il est parfois possible d'identifier le second par le nom d'un participant à la correspondance ; une « connaissance » détaillée des deux personnages fournit la clé pour résoudre d’autres problèmes importants.

Une telle question se pose lorsque l'on croit que le correspondant est célèbre, mais qu'il existe un doute quant à savoir si une lettre ou un groupe de lettres particulier est réellement de sa main. Un tel doute est particulièrement approprié si, par exemple, ces lettres ont été conservées non pas parmi les papiers personnels du destinataire ou du correspondant présumé, mais dans les archives de la police, dans un procès, où elles sont apparues comme une sorte de preuve contre lui, ou en possession d'un tiers, pour une raison quelconque intéressé à le compromettre. Un exemple typique est un document grossièrement fabriqué présenté par l’accusation lors du procès Dreyfus, confirmant prétendument que c’est par son intermédiaire que des informations secrètes françaises ont été transmises aux Allemands. Il s'agissait d'une lettre d'un agent militaire allemand (attaché) à Paris à son collègue italien, rédigée en français avec de nombreuses erreurs délibérément commises par les auteurs du faux. Mais ils n'ont pas tenu compte du fait que l'auteur imaginaire de la lettre était originaire d'Alsace et maîtrisait parfaitement la langue française et n'aurait donc pas pu écrire de manière aussi analphabète.

Pour vérifier l'authenticité des lettres, il est nécessaire d'obtenir des informations sur les activités et l'environnement immédiat de l'auteur au moment de leur rédaction. La preuve incontestable de l'authenticité ou la confirmation de la contrefaçon est apportée par un examen graphologique, c'est-à-dire vérifier la paternité d'une lettre par écriture manuscrite.

Parfois, non seulement les lettres enfouies dans les archives s'avèrent fausses, mais aussi celles qui sont devenues la propriété du lecteur. Les canulars littéraires du genre épistolaire ne sont pas si rares. Citons au moins les quatre volumes de lettres publiés à Londres, prétendument écrits en 1746-1762. la favorite de Louis XV, la marquise de Pompadour, la fausse lettre largement diffusée de Frédéric II à Jean-Jacques Rousseau, composée dans un but mystifiant par l'Anglais X. Walpole (fils d'un homme politique célèbre), ou encore la fausse correspondance de Louis XVI avec ses frères publié en 1803 en France et autres personnes.

Au milieu du XIXe siècle, alors qu'il devient à la mode et prestigieux de collectionner des autographes et des manuscrits anciens, un certain Denis Vran-Luc, spécialiste inégalable de la fabrication de faux, dont de nombreuses lettres contrefaites, devient célèbre en France. Parmi ses contrefaçons figuraient des « lettres » de Galilée, Pascal, Shakespeare, Rabelais, Cléopâtre (à César), des empereurs romains, des apôtres, de Marie-Madeleine et d'autres. La victime de ses canulars était notamment le mathématicien et collectionneur Michel Chales, qui. » a annoncé à l'Académie des lettres, « prouvant » que la loi de la gravitation universelle a été découverte 35 ans avant Newton par Pascal. En fin de compte, le canular a été dénoncé par un groupe d'experts et a été jugé pour fraude, mais s'en est tiré avec une peine relativement légère (deux ans de prison et 25 £ d'amende).

Il est logique de soupçonner un faux, par exemple, si la publication d'une correspondance a été entreprise dans le but explicite de faire sensation, un scandale public, ou de discréditer ou blanchir l'un de ses participants. Un texte original, falsifié en certaines parties par des modifications arbitraires, des suppressions quelconques, etc., peut également être publié.

La falsification des documents épistolaires publiés se révèle de la même manière que celle décrite à propos des contrefaçons de mémoires. Un exemple clair est la façon dont la fausseté de la plupart des lettres d’A.M. a été prouvée. Gorki à l'historien et écrivain local sibérien V.I. Anuchin, publié pour la dernière fois en 1941.

Un élément important de la procédure d'analyse de la source d'une lettre consiste à établir l'heure et le lieu de sa rédaction. Si la lettre autographe examinée n'est pas un brouillon, son texte contient généralement au moins une date tamponnée au début ou à la fin. Mais même dans les lettres envoyées aux destinataires, la date peut être totalement manquante, incomplète (uniquement la date et le mois - sans indiquer l'année) ou incorrecte (par exemple, au début d'une nouvelle année, les lettres sont souvent marquées par erreur comme anciennes) . Pour établir la date complète ou la clarifier, diverses techniques sont utilisées. Une lettre envoyée et reçue à destination et conservée avec l'enveloppe est datée du cachet de la poste apposé lors de son envoi. Le même cachet permet d'établir le lieu où la lettre a été écrite. Cependant, sur la base du cachet, l'heure et le lieu d'écriture de la lettre ne sont déterminés qu'approximativement, car les lettres sont parfois envoyées en retard et pas nécessairement d’où elles ont été écrites. S'il y a une date incomplète dans la lettre, y compris le jour et le mois indiquant le jour de la semaine (par exemple, « vendredi 4 janvier »), l'élément manquant (année) peut être établi à l'aide du « calendrier perpétuel ». », mais en tenant compte du fait que de telles combinaisons sont répétées à certains intervalles. Lorsqu'il n'y a pas d'autres possibilités, vous devriez essayer d'établir le lieu et au moins la date approximative de rédaction de la lettre en fonction de son contenu. Pour dater les lettres, les réponses à d'éventuels événements précisément datés, les mentions de vacances à venir ou passées, l'âge du correspondant, du destinataire ou de ses proches, ainsi que certaines observations de la nature sont particulièrement utiles. Lors de la préparation de l'impression des lettres de Voltaire à son ami le comte Dargental (Charles-Augustin de Ferriol), elles étaient datées en fonction de l'endroit exact où Voltaire écrivait à son destinataire, du titre qu'il l'appelait, etc.

Lorsqu'un chercheur travaille avec des documents épistolaires publiés, les données de base énumérées ci-dessus concernant chaque lettre individuelle (correspondant, destinataire, heure et lieu d'écriture) sont généralement rapportées dans la publication. Mais même dans les publications du plus haut niveau scientifique, ces données s’avèrent parfois insuffisamment précises et sont ensuite révisées sur la base de nouvelles recherches. Il faut être d’autant plus prudent d’accepter l’attribution et la datation fondées sur des preuves indirectes de lettres publiées sans un travail scientifique et textuel strict sur celles-ci.

Il est très important de savoir si les rédacteurs de la publication possédaient les originaux des lettres qui y étaient incluses. Il convient également de prendre en compte qui et dans quel but cette publication a été entreprise, quel est son niveau archéographique général, si elle suppose une couverture complète du patrimoine épistolaire du correspondant ou de ses lettres à une personne spécifique ou si elle est de nature sélective, comprend uniquement les documents nouvellement trouvés, etc. P.

La publication, réalisée selon les originaux et dans le respect des principes scientifiques archéographiques, garantit l'exhaustivité et l'exactitude des textes des lettres. Si les publications existantes ne sont pas suffisamment fiables, mais que le chercheur ne peut pas se tourner directement vers les originaux, il faut au moins identifier les erreurs les plus évidentes dans les textes à travers une analyse comparative des différentes éditions de la correspondance étudiée.

L'analyse des sources épistolaires en fonction de l'essence de leur contenu, sous certaines conditions, est compliquée par la présence de sous-textes cachés, qui doivent être identifiés et déchiffrés. Cette tâche se pose souvent et pour diverses raisons. Le correspondant peut, à l'aide d'omissions et d'expressions épurées, « jouer à cache-cache » avec le destinataire si leur relation n'est pas propice à la franchise mutuelle. Avec des relations personnelles très étroites entre ceux qui correspondent, leurs lettres, adressées uniquement les uns aux autres, sont conçues pour être comprises d'un seul coup d'œil et c'est pourquoi elles contiennent beaucoup de choses incompréhensibles pour les non-initiés (indices, surnoms humoristiques, etc. .). Parfois, enfin, l'écrivain lui-même assume la possibilité que la lettre soit lue par quelqu'un d'autre que le destinataire et prend à l'avance des mesures contre un lecteur aussi indésirable et parfois dangereux ou, au contraire, dit quelque chose spécifiquement pour lui. Par exemple, Antonio Gramsci, dans ses lettres censurées à sa famille depuis une prison fasciste, a utilisé diverses techniques ésopiennes, y compris des analogies historiques, pour parler de sa position de prisonnier politique. Ainsi, afin d'exprimer son attitude face à l'idée d'une demande de grâce qui lui était constamment inculquée, ainsi qu'à ses proches, sur laquelle il ne pouvait pas écrire directement, il a vivement condamné la complaisance manifestée dans une situation similaire par le patriote italien. de l'époque Restauration F. Confalonieri, jeté dans une prison autrichienne. Parlant d’un livre qu’il avait lu récemment et qui contenait le texte de la demande de grâce de Confalonieri, Gramsci l’a évalué comme « un document écrit par un homme qui avait atteint le degré extrême d’humiliation et de honte » et a délibérément souligné ces mots.

Les documents épistolaires, avec toute la subjectivité des évaluations et des opinions qu'ils contiennent, sont parmi les sources historiques les plus fiables. Le même auteur dans sa correspondance, qui n'est pas fonctionnellement destinée à la publication, est beaucoup plus franc que, par exemple, dans des discours politiques publics ou dans des mémoires adressées à un large cercle de lecteurs. Les erreurs de mémoire ne peuvent affecter la fiabilité de la correspondance que dans les cas où le correspondant discute avec le destinataire de sujets anciens et non d'actualités relativement récentes. Ce n'est donc pas un hasard si la comparaison avec la correspondance est souhaitable lors de la vérification des témoignages de presque tous les types de sources évoqués ci-dessus.

Mais la fiabilité des sources épistolaires ne doit en aucun cas être absolue. Les qualités personnelles du correspondant, sa relation avec le destinataire, son rôle dans les événements qu'il décrit, tout cela affecte de manière très significative le degré de son impartialité et, par conséquent, l'exactitude de la transmission des faits, sans parler de leur appréciation. Outre les préjugés conscients ou inconscients inhérents au correspondant, les informations qu'il rapporte peuvent s'avérer peu fiables en raison de l'insuffisance des informations dont il dispose. Par conséquent, un contrôle critique d’autres sources (dont le choix dépend de où, pourquoi et dans quelle direction dans la correspondance les distorsions de la vérité sont les plus probables) est aussi obligatoire dans ce cas que dans tous les autres.

(Labriola L. Citons à titre d'exemple les lettres à l'épouse et à la sœur du capitaine de l'armée française Anatole Castex, publiées en 1996 par son fils, spécialiste de l'histoire de la Première Guerre mondiale.

Voir : Sgashs/ UN. Lerere da1 carcere. Un corégone 61 B. Sarpogio e E. Guinn Toppo, 1968. P. 626-627.