Comunicarea prin e-mail este o parte integrantă a muncii oricărui angajat modern de birou. Și contabilii nu fac excepție. Cum să conduci corespondența în așa fel încât comunicarea de afaceri să fie productivă, confortabilă din punct de vedere emoțional și extrem de etică? Ofer cititorilor câteva sfaturi practice.

SFAT 1. Nu neglijați apelul personal adresat destinatarului din scrisorile dumneavoastră

Făcând acest lucru, îți vei demonstra atenția față de personalitatea persoanei. Dacă o scrisoare este scrisă unui anumit destinatar, atunci lipsa unei adrese personale pare incorectă și nepoliticoasă.

Când scrii una dintre primele tale scrisori destinatarului, apare adesea întrebarea: care este cel mai bun mod de a te adresa lui - pur și simplu prin prenume sau după numele lui și patronimul? În acest caz, trebuie să te uiți la ceea ce este scris în semnătura care încheie scrisoarea persoanei către tine. Dacă numele este indicat acolo (fără patronim), de exemplu „Svetlana Kotova”, atunci nu ezitați să mă contactați pe nume. Și dacă semnătura scrie „Svetlana Vasilievna Kotova, contabil șef al Trenzor LLC”, atunci trebuie să vă adresați destinatarului în consecință. În orice caz, a doua opțiune este extrem de corectă și, prin urmare, un câștig-câștig.

Nu recomand să vă bazați pe informațiile din câmpul „De la”. La urma urmei, este adesea completat inițial nu de proprietarul adresei de e-mail, ci de specialistul IT al companiei la configurarea e-mailului.

Apropo, vă sfătuiesc cu tărie să nu utilizați forma scurtă a numelui atunci când vă adresați unui partener de afaceri sau unui client („Sash” în loc de „Sasha”, „An” în loc de „Anya”), indiferent cât de democratică este scrierea. stil și oricât de veche ar fi corespondența ta. Ceea ce sună familiar în vorbirea vorbită pare prea simplu în vorbirea scrisă.

SFAT 2. Acordați o atenție deosebită formei salutului dvs

Nu ar trebui să folosiți expresia "O zi buna!". Chiar dacă ai intenția bună de a potrivi fusul orar al destinatarului, această frază sună fără gust, aș spune chiar vulgar. Este mai bine să utilizați opțiuni neutre: "Buna ziua...", "Bună ziua...". Și, bineînțeles, adăugați numele destinatarului la salut dacă îl cunoașteți. Personal, de exemplu, mi se pare mult mai plăcut în loc de un fără chip "Buna ziua!" deveni personal „Bună, Tamara!”.

Amintiți-vă că în acest fel economisiți mult timp destinatarului. La urma urmei, el va putea să evalueze imediat conținutul scrisorii primite și să decidă rapid asupra priorității și importanței acesteia.

Subiectul trebuie să fie scurt, dar în același timp să reflecte cu acuratețe subiectul corespondenței. De exemplu, „Acord, factură, act de la Alpha LLC”în loc de „Documente”. Pe măsură ce aspecte ale problemei în discuție se schimbă, clarificați subiectul. De exemplu, „Cooperare cu Perm” → „Cooperare cu Perm. Data negocierilor” → „Cooperarea cu Perm. Proiect de acord".

Dacă în timpul corespondenței vedeți că câmpul „Subiect” este completat aleatoriu de către destinatar sau nu este completat deloc, luați inițiativa și încercați unul dintre cele două scenarii.

SCENARIUL 1. Când răspundeți, completați singur câmpul „Subiect”. Dacă destinatarul este atent, poate că acest lucru va fi deja suficient pentru a vă aduce corespondența într-o formă adecvată.

SCENARIUL 2. Dacă destinatarul continuă să ignore completarea câmpului „Subiect”, scrieți-i o scrisoare cu ceva de genul următor: „Allah, vă sugerez să indicați imediat subiectul scrisorii în câmpul „Subiect”. Cred că în acest fel vom crește semnificativ eficiența comunicării noastre.”.

SFAT 4. Acordați atenție câmpurilor „Către” și „Cc”.

Trebuie să înțelegeți clar scopul general acceptat al acestor domenii într-un mediu de afaceri:

• <если>în câmpul „Către” sunteți listat doar dvs. - aceasta înseamnă că expeditorul scrisorii așteaptă o reacție din partea dvs. la întrebarea sau cererea sa;
• <если>există mai mulți destinatari în câmp - expeditorul așteaptă un răspuns de la fiecare sau oricare dintre destinatari. În acest caz, atunci când răspundeți, salvați lista de destinatari stabilită de expeditor folosind funcția „Răspunde tuturor” (desigur, cu condiția să nu doriți să răspundeți în mod intenționat doar autorului scrisorii, ascunzând esența răspunsului dvs. de la restul participanților la corespondență);
• <если>numele tău apare în câmpul „Copiere” - expeditorul dorește să fii conștient de întrebare, dar nu așteaptă un răspuns de la tine. Aceasta înseamnă că nu trebuie să intrați în corespondență pe această problemă. Dacă totuși decideți să faceți acest lucru, atunci un semn de bună formă ar fi să începeți scrisoarea cu una dintre următoarele expresii: „Dacă este posibil, aș dori să mă alătur discuției despre această problemă...”, „Să-mi exprim părerea...”.

În ceea ce privește domeniul BCC, din perspectiva eticii în afaceri, este cel mai controversat instrument de email. Uneori este perceput ca un instrument de observare și informare aproape secretă. La urma urmei, destinatarii plasați în BCC nu sunt vizibili pentru alți destinatari. În unele companii, de obicei mari, care sunt deosebit de scrupuloase în materie de etică, este strict interzisă folosirea acestui domeniu în corespondența corporativă, cu excepția mailingurilor în masă. Dar în majoritatea companiilor îl folosesc, respectând următoarele reguli:

• trimiterea unei scrisori cu câmpul „Bcc” completat presupune că autorul scrisorii a notificat destinatarii ascunși (sau urmează să facă acest lucru) despre motivul și scopul acestei forme de mesaj;
• destinatarul ascuns nu are nevoie să intre în corespondență.

În timpul antrenamentelor, mi se pune adesea întrebarea: există standarde general acceptate cu privire la timpul în care este necesar să răspund la o scrisoare a unui client sau a unui coleg? Dar nu poți da un răspuns universal.

Dacă vorbim de corespondență internă, totul aici este determinat de viteza și ritmul de viață al companiei în sine. Există companii în care o întârziere a răspunsului de peste o oră și jumătate este considerată proastă manieră. Și undeva răspunsul în timpul zilei este în ordinea lucrurilor.

Ca regulă generală, cel mai acceptabil timp de răspuns la o scrisoare este de 2-3 ore. Acesta este așa-numitul timp de așteptare confortabil, când expeditorul așteaptă un răspuns și nu experimentează disconfort intern din tăcerea destinatarului său.

Dar dacă, după ce ați primit și citit scrisoarea, vă dați seama că nu puteți da un răspuns complet la ea în 24 de ore? Apoi, conform regulilor bunelor maniere, notificați expeditorului primirea scrisorii și termenul aproximativ pentru a răspunde la aceasta. De exemplu: „Bună ziua, Serghei Vasilievici! Am primit scrisoarea ta. Voi răspunde în următoarele două zile” sau „Andrey, am primit scrisoarea. Mulțumesc! Pentru a răspunde am nevoie de mai multe informații. Voi încerca să răspund nu mai târziu...”.

SFAT 6. Urmați regulile de bază pentru prezentarea informațiilor într-o scrisoare

Nu sunt multe dintre ele:

• atunci când citiți o scrisoare, cel mai confortabil volum se potrivește „pe un singur ecran”, maxim - pe o pagină A4;
• Volumul atașamentelor trimise nu trebuie să depășească 3 MB. Fișierele mai mari pot cauza înghețarea e-mailurilor la destinatar;
• Când „împachetați” atașamente, utilizați codificarea universală zip sau rar. Alte extensii pot fi blocate sau întrerupte în timpul transmiterii și pot crea probleme destinatarului;
• nu începe niciodată un răspuns ca o scrisoare nouă (fără a salva istoricul corespondenței). În caz contrar, destinatarul va fi obligat să piardă timpul căutând mesajul original;
• scrieți într-o limbă cât mai ușor de înțeles pentru destinatar. Mulți oameni se întreabă dacă este potrivit să folosiți vocabularul corporativ sau intern, argou, abrevieri și anglicisme.

Acest lucru trebuie decis separat în fiecare caz specific.

Astfel, corespondența internă corporativă într-o companie este aproape întotdeauna plină de argou și abrevieri: sunt familiare și de înțeles tuturor participanților și economisesc timp. Dar trebuie să le folosiți cu atenție în corespondența cu contrapărțile.

A fost un astfel de caz în practica mea. O colegă pregătea materiale pentru o editură și în ultima ei scrisoare i-au scris: „Masha, te rog trimite-ți toate materialele cât mai curând posibil”. Masha a decis că aceasta era o desemnare a unui format necunoscut pentru ea, în care textul trebuia tradus. Ea a ucis mult timp, prin cârlig sau prin escroc, dându-și seama cum să satisfacă cererea editorului. Imaginați-vă supărarea Mașinii când, 2 zile mai târziu, află că misteriosul „cât mai repede” este o abreviere pentru cuvântul de vorbire engleză „cât mai curând posibil”. Dar Masha ar putea trimite materiale într-o jumătate de oră din momentul în care a primit cererea!

SFAT 7. Încheiați fiecare scrisoare cu un bloc de semnătură și contactele dvs

Indiferent de cât de aproape cunoașteți destinatarul și de cât timp a avut loc corespondența dvs., fiecare dintre scrisorile dvs. ar trebui să conțină un bloc format dintr-o semnătură și informații de contact. Acesta este un element integral al culturii comunicării în afaceri.

Blocul trebuie să conțină:

• numele și prenumele dvs. Nu este nevoie să folosiți abrevieri. În loc de „T.L. Vorotyntsev"în semnătura mea indic „Tamara Leonidovna Vorotyntseva” sau „Tamara Vorotyntseva” pentru ca destinatarul să înțeleagă cum să mă contacteze într-o scrisoare de răspuns;
• pozitia ta. Acest lucru oferă destinatarului posibilitatea de a înțelege limitele autorității și competenței dumneavoastră profesionale în rezolvarea problemelor;
• informații de contact (telefon, e-mail, numele companiei, site-ul web). În acest fel, veți oferi destinatarului oportunitatea unei comunicări operaționale suplimentare, dacă este necesar.

La tot ce s-a spus, vreau să adaug: e-mailurile tale sunt tocmai hainele prin care ești întâmpinat. Cu alte cuvinte, respectând eticheta corespondenței de afaceri, vei face cea mai plăcută impresie destinatarului tău.

Corespondența de afaceri este o parte integrantă a imaginii unei companii și a unui om de afaceri. Stabilirea contactului, menținerea legăturilor, discutarea problemelor de afaceri în scris este uneori de preferat și adesea pur și simplu necesară, prin urmare imaginea creată în corespondența de afaceri trebuie să corespundă pe deplin imaginii externe care se formează prin comunicarea live. În același timp, în corespondența de afaceri, respectarea regulilor și cerințelor este obligatorie nu numai în principii generale, dar și în lucruri mărunte și detalii.

Principiile și eticheta corespondenței de afaceri

Eticheta corespondenței de afaceri, în general, nu diferă de cerințele generale ale comunicării de afaceri. Iată principiile sale principale:

• politețe, respect,
• claritatea stabilirii obiectivelor,
• orientat spre rezultate și orientat către contact,
• atitudine responsabilă față de timpul și obligațiile altora,
• consecvență și acuratețe logică,
• specificitatea faptică,
• alfabetizare,
• neutralitatea tonului, rigoarea și formalitatea vorbirii,
• respectarea subordonării şi a tradiţiilor.

Aceste cerințe nu sunt originale, dar implementarea lor garantează o interacțiune constructivă cu partenerii și clienții.

Forme de litere și formule de limbă

Antetul cu antet este chipul companiei, astfel încât atributele sale obligatorii sunt alfabetizarea, acuratețea detaliilor, îngrijirea exterioară și originalitatea modestă a designului.

Fie că este vorba de o versiune de colț sau longitudinală a formularului, numele complet al organizației, adresa poștală, reală și oficială, telefonul, faxul, adresele de e-mail și adresa paginii electronice oficiale trebuie să fie ușor de citit. Lista de detalii nu este strict reglementată, dar caracterul complet al datelor pare întotdeauna mai avantajos.

Pentru referință: Sunt de dorit și informații despre înregistrarea corespondenței - despre data, numărul din listă, despre executorul specific care a pregătit documentul pentru trimitere. Dacă aceasta este o scrisoare de răspuns, atunci este necesară o trimitere la scrisoarea de solicitare.

Într-o scrisoare de afaceri, se poate indica și genul, ceea ce simplifică formatarea corespondenței: scrisoare de informare, propunere, cerere, petiție, scuze, condoleanțe, recunoștință.

Scrisoare pe antetul oficial al organizației

Prima parte a scrisorii este o adresă, a cărei formulă conține numele și patronimul destinatarului sau o versiune mai oficială - cuvântul „domn.”:

• Dragă Fedor Fedorovich!
• Stimate domnule Smirnov!
• Stimate domnule director!

Partea principală a scrisorii - informativă - conține un mesaj scurt, ușor de înțeles și succint și sarcini clare: furnizarea de informații, clarificarea informațiilor, rezolvarea unei probleme de aprovizionare etc. Dacă scrisoarea conține un refuz, atunci este corect să începeți prima jumătate cu o justificare clară și probantă. Formulele de limbaj pot fi diferite, în funcție de tonul ales:

• Compania cere să ia în considerare problema...
• Președintele și Consiliul de Administrație solicită să fie informați despre...
• Vă rugăm să luați în considerare oportunitatea...
• Vă rugăm să răspundeți cât mai curând posibil...

Partea finală a scrisorii este recunoștință, scuze, asigurări că problema va fi rezolvată cât mai curând posibil și speranță pentru o cooperare ulterioară.

Scrisorile de afaceri necesită respectarea procedurilor oficiale: dacă scrisoarea necesită semnătura unui manager, atunci aceasta trebuie să fie semnată de manager (cel puțin, adjunctul acestuia).

Eticheta de afaceri online și e-mailuri de afaceri

Scrisorile electronice, ca și cele pe hârtie, constau din câteva elemente importante care necesită o completare competentă nu din cauza unor reguli speculative, ci tocmai pentru că aceste elemente pot fi informative și foarte convenabile din punct de vedere utilitar și practic. O scrisoare corectă garantează un răspuns corect și prompt, precum și o soluție constructivă a problemei.

Pentru referință: Companiile au adesea propriile servere și programe de e-mail și, de asemenea, dezvoltă un stil corporativ pentru formatarea e-mailului și reguli interne pentru corespondență, care de obicei nu le contrazic pe cele standard, ci le completează.

1. Destinatar: Se obișnuiește să se indice o singură adresă în rândul destinatarului.

Acest lucru indică nu numai o atitudine respectuoasă față de interlocutor, dar îl va proteja și pe acestae— Poștăde la spam, e-mailuri inutile și priviri indiscrete.

1. O copie a scrisorii destinatarului este completată într-un anumit scop.

Trimițând o scrisoare destinatarului principal și indicând o alta în secțiunea „copie”, destinatarul informează cel de-al doilea interlocutor despre ceea ce se întâmplă, dar nu îi cere să răspundă sau să participe direct la corespondență.

1. Subiect: specificitate și unicitate.

Cea mai mare specificitate a subiectului ar trebui să-l ajute atât pe destinatar, cât și pe destinatar să navigheze în subiectul de discuție și să facă distincția între multe probleme și sarcini: nu doar „Raport de la Katya”, ci „Raport pentru mai 2015. Schiță”. Vă rugăm să rețineți: numele în acest caz este inutil, deoarece destinatarul este deja clar pentru destinatar din numele căsuței de e-mail.

E-mailurile sunt la fel de ușor de citit pe un monitor desktop sau pe o tabletă.

1. Corpul e-mailului ar trebui să conțină 3 elemente cheie.

Mai întâi, un salut (dacă aceasta este prima literă a acestei zile, de exemplu) și o adresă (în fiecare scrisoare). În al doilea rând, o enunțare a întrebării: o prezentare a ta (dacă scrisoarea este prima), o reamintire a sarcinilor rezolvate, o descriere a problemei sau a soluției acesteia. În al treilea rând, o cerere sau o încurajare la acțiune.

1. Funcția de notificare pentru citirea e-mailului necesită sensibilitate.

Ar trebui folosit dacă scrisoarea este cu adevărat importantă, dar nu există nicio modalitate de a întreba despre primirea ei prin telefon, de exemplu. Această funcție impune de obicei beneficiarului obligații psihologice neclare, vag formulate, deci nu trebuie abuzată. O opțiune corectă și mai puțin categorică este o solicitare politicoasă la sfârșitul scrisorii pentru a indica faptul că a fost citită.

1. Semnătura necesită concizie și în același timp capacitate.

Formularea poate conține formula standard „Cu respect” sau poate fi limitată la nume și prenume. Semnătura, inclusiv numele, funcția, numele organizației și informațiile de contact, nu trebuie să depășească 7 rânduri. Este recomandabil să indicați informații de contact alternative, pe lângă căsuța poștală: telefon,Skype, ICQ, alți mesageri populari.

1. Atașamente: principalul lucru este să avertizați și să denumiți corect fișierele.

Netiquette necesită informații despre documentul din fișierul atașat scrisorii: despre format, volumul și conținutul acestuia. Investiția nu trebuie să fie mai mare de 3-5Mb. Titlul său, ca și subiectul scrisorii, ar trebui să fie extrem de scurt, specific și unic.

Tip normal de e-mail

Timpul de reacție al unei scrisori din netichetă diferă de timpul dinoprit— linia. Două până la trei ore este un timp confortabil pentru a aștepta un răspuns la o scrisoare urgentă. Ca răspuns la mesaje urgente sau importante, uneori este suficient să avertizam căe— Poștăprimite și informațiile luate în considerare. Dacă problema necesită o analiză îndelungată, atunci destinatarul trebuie să-și informeze interlocutorul despre timpul necesar pentru a răspunde la întrebare.

Pentru referință: O zi este un moment confortabil pentru a răspunde la e-mailuri. Dacă nu există niciun răspuns în termen de 3 zile, regulile de etichetă vă permit să trimiteți o a doua scrisoare sau să contactați destinatarul folosind o sursă alternativă de comunicare - telefon,Skype, ICQ. Tăcerea timp de 5-7 zile sau ca răspuns la o solicitare repetată poate fi considerată o refuz de a continua corespondența de afaceri.

Reputația unui om de afaceri și a unei companii constă nu numai în eficiența și eficacitatea afacerii, ci și în micile lucruri și nuanțe ale oricărei etape a negocierilor de afaceri. Respectarea principiilor corespondenței de afaceri este cerută de la fiecare reprezentant al companiei: de la un funcționar minor la un specialist în relații publice și șeful companiei.

Video: Cum să scrieți scrisori de afaceri clar, clar și înțeles

In contact cu

Regulile de scriere a scrisorilor au rămas de neclintit, în ciuda faptului că viața s-a schimbat. Nimeni nu mai scrie scrisori pe hârtie cu mâinile. Acestea au fost înlocuite cu SMS-uri, e-mail și mesagerie instant. Prin urmare, literele au devenit mai scurte și mai concise. În același timp, genul epistolar nu a dispărut nicăieri. Fiecare dintre noi trebuie să-și amintească și să respecte standardele etice, astfel încât sentimentele să ajungă la destinatar.

Sarcina este și mai complicată de faptul că în text trebuie să poți transmite esența solicitării tale atunci când interacționezi cu un partener de afaceri, când aplici pentru un loc de muncă, când încerci să convingi un client să cumpere un produs scump - în un cuvânt, într-un mediu de afaceri.

Salvați acest articol în marcaje și utilizați-l ca o foaie de cheat înainte de a scrie fiecare scrisoare - nu veți regreta!

Și acum, în ordine.

Reguli pentru scrierea scrisorilor:

• Trebuie să răspundeți la toate e-mailurile primite.
• Nu ar trebui să scrieți imediat un răspuns la o scrisoare: trebuie să vă gândiți cu atenție, dar nu ar trebui să întârziați prea mult scrisoarea: riscați să vă distrugeți relația cu destinatarul.
• Dacă răspundeți destinatarului, ar trebui să îi trimiteți o carte poștală, astfel încât să știe că scrisoarea lui a fost livrată cu succes.
• Corespondența personală trebuie păstrată într-un loc inaccesibil altora.
• Chiar și o scrisoare personală trebuie să fie structurată compozițional.
• Înainte de a împacheta o scrisoare într-un plic, aceasta trebuie verificată cu atenție.
• Trebuie să scrii o scrisoare când ești într-o dispoziție bună. Este inacceptabil să trimiteți scrisori care conțin declarații furioase sau indicii ironice.
• A scrie scrisori anonime este indecent.
• Dacă trebuie să faceți o remarcă abstractă sau adăugare la scrisoare, ar trebui să puneți denumirea PS (post skriptum) în fața acesteia. Trebuie să includeți inițialele la sfârșitul acestui addendum.
• O scrisoare scrisă de mână trebuie scrisă cu un scris de mână lizibil pentru a nu supăra sau înfuria destinatarul.
• Scrisorile personale trebuie scrise atunci când ești singur.
• Citirea scrisorilor altora fără permisiune este inacceptabilă.
• Este inacceptabil să deschideți un plic care conține o scrisoare care nu vă este adresată.

Tipuri de litere

I. Carte poștală

Dacă vrei să scrii ceva, ar trebui să-l împachetezi într-un plic. Când trimiteți cărți poștale la mai multe adrese simultan, trebuie să vă asigurați că textul este diferit pentru fiecare.

II. Scrisoare de mulțumire

Există o scrisoare de mulțumire, astfel încât să poți mulțumi unei persoane în scris pentru ajutorul oferit și să-ți exprimi recunoştinţa. Lungimea scrisorii de mulțumire este destul de mică.

III. Scrisoare de reamintire

O scrisoare de reamintire servește pentru a reaminti unei persoane despre o obligație neîndeplinită, o datorie uitată etc. Este scris în cel mai politicos mod posibil. Scrisoarea de reamintire trebuie sigilată pentru a nu pune din neatenție destinatarul într-o poziție neplăcută în fața altor persoane.

IV. Scrisoare de scuze

Ei scriu doar dacă își dau seama cu adevărat de vinovăția lor și se pocăiesc de ceea ce au făcut. Ar trebui scris din suflet, politicos și tacticos.

V. Scrisoare de condoleanţe.

O scrisoare de condoleanțe este scrisă imediat după primirea unei vești triste. Dacă nu ați reușit să-l trimiteți la timp, nu-l trimiteți deloc: nu ar trebui să mai amintiți oamenilor de durerea lor. Scrisoarea de condoleanțe ar trebui să aibă o lungime mică. Ar trebui să fie scris din inimă, fără a fi folosit citate frumoase, fără tot felul de pretenții. O scrisoare de condoleanțe este scrisă de mână pe hârtie simplă. Nu trebuie să includeți o carte poștală cu acest tip de scrisoare.

Există diferite genuri: CV, scrisoare de reclamație, scrisoare de solicitare de informații etc.

Schema de redactare a unei scrisori de cerere de angajare:

• Apel oficial.
• O explicație a motivului pentru care scrieți scrisoarea.
• Indicarea sursei de informații despre postul vacant.
• Puteți explica de ce sunteți interesat de postul propus?
• Atunci trebuie să dai scurta descriere educația și experiența de muncă existentă.
• Vă puteți descrie calitățile individuale care îndeplinesc cel mai bine cerințele pentru un candidat pentru postul propus.
• În continuare, ar trebui să indicați că atașați CV-ul și să vă exprimați disponibilitatea de a furniza informații suplimentare, dacă este necesar.
• La final, trebuie să indicați numele complet și data redactării scrisorii oficiale. Aplicați semnătura dvs. personală.

Valentina
Reproducerea materialelor articolului fără un link către site este interzisă!

Corespondența de afaceri este un detaliu foarte important al unui flux de lucru de succes, care rămâne adesea subestimat. La fel ca și conversația personală, corespondența poate fi un mare impuls al carierei.

Dar există și cealaltă față a monedei - ignorarea regulilor Corespondență de afaceri poate avea un impact negativ asupra parteneriatelor. Adesea, eficiența realizării intențiilor tale poate depinde de cele mai mici detalii ale textului. Imaginea afacerii se bazează pe experiența de a efectua corespondență de afaceri.

Ce este corespondența de afaceri și ce funcții are?

Poate că ai abilități bune de comunicare orală, ai darul persuasiunii, obții întotdeauna rezultate fructuoase din comunicarea directă cu partenerul tău, dar, din păcate, aceasta nu este cheia unei corespondențe de afaceri de succes. Un număr mare de oameni de afaceri de succes, care au abilități de oratorie strălucitoare și carisma extraordinară, din anumite motive nu își pot aplica abilitățile în discursul scris, iar participarea la corespondența oficială de afaceri rămâne un proces dureros și dificil pentru ei.

Cel mai bun articol al lunii

Marshall Goldsmith, un antrenor de top în afaceri conform Forbes, a dezvăluit o tehnică care i-a ajutat pe managerii de top de la Ford, Walmart și Pfizer să urce pe scara carierei. Puteți economisi o consultație de 5.000 USD gratuit.

Articolul are un bonus: un exemplu de scrisoare de instrucțiuni pentru angajați pe care fiecare manager ar trebui să o scrie pentru a crește productivitatea.

Corespondență de afaceri include anumite reguli și reglementări pe care trebuie să le cunoașteți. Pentru a vă asigura că redactarea documentelor și scrisorilor nu cauzează probleme, este necesar să se studieze caracteristicile cheie.

Corespondența de afaceri include mai mult de un concept. Acest termen se aplică numeroaselor tipuri de documente de afaceri oficiale care aparțin sistemului de informații și materiale de referință. Există diferite moduri de a clasifica corespondența de afaceri.

Corespondența oficială îndeplinește o funcție importantă în timpul adoptării și implementării deciziilor administrative:

1. În perioada de formare și de luare a deciziilor, corespondența de afaceri poate fi folosită pentru a obține date care pot facilita acest proces.
2. În timpul implementării soluției stabilite, corespondența de afaceri poate fi utilizată în scopuri de notificare - puteți informa partenerii despre procesul de implementare sau termenele limită pentru finalizarea unui proiect.

Statisticile arată că volumul corespondenței de afaceri între organizații crește în concordanță cu creșterea economică și creșterea activității afacerilor.

• Creșterea cu 1% a produsului intern brut creează o creștere de 1% a corespondenței de afaceri;
• Dacă traducem calculele pe cap de locuitor, atunci numărul de litere este: în SUA - 700, în Franța - 432, în Germania - 252, în Cehia - 68, în Polonia - 48, în Brazilia - 26, în India - 15, iar în Rusia - 8.

Ponderea corespondenței oficiale în Rusia este determinată după cum urmează:

• 63% – populație;
• 22% – organizații comerciale;
• 15% – organizații bugetare.

La întreprinderi, corespondența de afaceri reprezintă 70-75% din toate documentele.

• 10 reguli de corespondență prin e-mail pe care orice om de afaceri ar trebui să le cunoască

Corespondența care respectă toate regulile corespondenței de afaceri poate fi folosită de instanță ca probă.

Corespondența comercială poate avea forță juridică numai dacă a fost întocmită de o persoană competentă fără a încălca procedura oficială și în conformitate cu legislația în vigoare.

Forța juridică presupune asemenea calități ale unui document oficial care sunt capabile să intensifice anumite acțiuni juridice. Scrisoarea are putere juridică din momentul în care este semnată de o persoană competentă, iar în unele situații este necesară ștampila companiei.

Dacă doriți ca documentele dvs. de hârtie să aibă forță juridică, atunci trebuie să utilizați formulare specializate și un set de detalii.În primul rând, se folosesc următoarele:

• numele companiei sau numele persoanei - autorul scrisorii,
• informații de fundal despre autor,
• semnătura autorului,
• în unele situații – sigiliul companiei.

Documentație, care sunt folosite pentru a face schimb de date în cadrul unei organizații sunt numite „corespondență internă”:

• rapoarte,
• oficial,
• note explicative,
• certificate,
• promoții,
• reprezentare.

Astfel de documente nu sunt incluse în

În munca managerială, corespondența de afaceri efectuează o serie de functii:

• informativ;
• comunicativ;
• social;
• legal;
• manageriale;
• cultural;
• istoric.

Funcția de informare– corespondența comercială poate stoca informații importante.

Funcția de comunicare– corespondența de afaceri servește ca mijloc de comunicare între angajați, management și organizații.

Functie sociala - corespondența de afaceri poate îndeplini diverse funcții sociale, în primul rând, răspunde nevoilor de informare.

Funcția juridică– corespondența comercială poate fi folosită ca probă atunci când mergeți în instanță.

Funcția de management– corespondența de afaceri poate iniția decizii de management și poate ajuta la implementarea acestora.

Funcția culturală– corespondența de afaceri poate transmite aspecte etnice și național-culturale ale documentelor.

Funcția istorică– corespondența de afaceri poate transmite societății informații istorice.

Corespondența de afaceri este capabilă să îndeplinească multe funcții în același timp, dar principalele rămân informaționale și de comunicare.

Mesajele de afaceri nu sunt folosite în procesul de reglementare legală. Actele juridice de reglementare există sub formă de reguli, regulamente, instrucțiuni, rezoluții, ordine, ordine și nu sunt publicate ca scrisori și mesaje.

• Managementul negocierilor: cum să determinați psihotipul interlocutorului dvs

Clasificarea și principalele tipuri de corespondență comercială

Cele mai importante motive pentru clasificarea corespondenței de afaceri sunt următoarele puncte:

1. Teritoriu:

• corespondența în cadrul unui stat;
• corespondenţa dintre persoane sau organizaţii din state diferite (internaţionale).

1. Tipul de comunicare pe care ați ales să trimiteți scrisori corespondentului:

• telegramă - un document de referință și informare care a fost trimis de către autor (în numele organizației) destinatarului (o altă organizație sau persoană) folosind o comunicare telegrafică disponibilă pentru uz public;
• telegrama telex – trimisă printr-o rețea specială de telex.
• fax (fax) – destinatarul primește o copie a documentului; Pentru a realiza o astfel de comunicare, trebuie să aveți un suport de hârtie.
• mesaj telefonic – documente de tip informativ care sunt trimise și primite prin telefon.
• mesaj electronic – documente de referință și de informare care sunt trimise și primite printr-o rețea de informare și telecomunicații.

1. Zona de aplicare:

• corespondența de management;
• corespondența comercială se realizează între angajații care desfășoară activități comerciale;
• corespondența de producție se realizează în domeniul confecționării mărfurilor;
• corespondența personală depășește sfera relațiilor oficiale de afaceri.

1. Starea expeditorului:

• corespondența de afaceri cu o organizație (entitate juridică);
• corespondență de afaceri cu o persoană fizică.

1. Numar de destinatari:

• la o singură adresă;
• la multe adrese.

1. Cronologia scrisorii:

• mesaj de inițiativă;
• mesaj de răspuns.

1. Gradul de tipificare a textului în limba corespondenței de afaceri:

• mesaje emise pe baza de formulare unificate;
• mesaje nereglementate.

1. Statutul în ierarhia corporativă:

• mesaje de la autoritățile superioare;
• mesaje de la organizațiile subordonate;
• mesaje de la alte organizații.

1. Subiectul corespondenței de afaceri:

• mesaje cu privire la chestiuni comerciale;
• mesaje pe probleme de logistică;
• mesaje pe probleme juridice etc.

1. Natura impactului asupra destinatarului:

• scrisori de afaceri scrise pentru a rezolva probleme de afaceri;
• scrisori de etichetă scrise pentru a pune presiune asupra sferei emoționale a destinatarului.

• Psihologia negocierii: 3 focusuri de atenție în vânzările prin telefon

Corespondență comercială oficială: ce ar trebui să fie în conținutul scrisorii

Etica corespondenței de afaceri presupune că scrisoarea conține un singur subiect și, în consecință, destinatarul este obligat să răspundă sau să acționeze în limitele acesteia. Combinarea mai multor elemente informaționale într-o singură scrisoare este considerată o încălcare a regulilor corespondenței de afaceri.

Fiecare literă, dacă este compusă corect, poate fi împărțită în următoarele părți:

• introducere;
• parte principală;
• concluzie.

În introducere Este necesar să se sublinieze pe scurt scopul și motivul pentru care scrie o scrisoare de afaceri.

Parte principală conţine esenţa recursului.

În partea finală, este necesar să facem un rezumat - acestea pot fi concluzii, solicitări, instrucțiuni, sugestii și așa mai departe. Vă rugăm să rețineți că utilizarea „postscripturilor” este o încălcare a etichetei corespondenței de afaceri. Scrisoare scrisă în stil formal de afaceri, spre deosebire de literar, nu trebuie să conțină nicio figură stilistică. Mijloacele artistice de exprimare nu sunt adecvate în astfel de documente.

Dacă trebuie să trimiteți o grafică, ar trebui să o trimiteți ca fișier separat, în loc să o plasați într-un document. Imaginile nu se afișează întotdeauna corect pe suporturi diferite. În scrisoarea în sine, faceți un link care indică locul în care este stocată imaginea, de exemplu, „imaginea este în fișierul atașat”. Dacă ați trimis mai multe fișiere, asigurați-vă că le semnați pentru a evita confuzia și timpul pierdut.

Dacă folosiți foarte mult acronime sau acronime, ar trebui să vă asigurați că destinatarul poate descifra și înțelege ce vreți să spuneți. Cel mai bine este să scapi de obiceiul de a folosi forme scurte.

Reținerea emoțiilor

Corespondența comercială oficială nu poate include niciun mijloc de expresivitate emoțională. Eliminați-le complet! Acest lucru este valabil pentru absolut toate tipurile de texte de afaceri, chiar și atunci când scrieți reclamații, rapoarte sau scrisori de recunoștință. Amintiți-vă că abaterile de la normele de etichetă în afaceri sunt inacceptabile. Mesajul tau trebuie sa fie extrem de discret. Toți oamenii prețuiesc creativitatea și originalitatea, dar corespondența oficială de afaceri nu tolerează astfel de manifestări. Un mesaj oficial de la un pesimist sau un optimist, un îngrijitor sau directorul unei întreprinderi trebuie să respecte standardele stabilite și, prin urmare, nu ar trebui să difere.

Utilizarea unui vocabular special

Pentru a conecta părțile informaționale în corespondența de afaceri, se folosesc următoarele clișee: expresii:

• din cauza a ceva;
• bazat;
• în virtutea;
• în conformitate cu;
• bazat;
• fi atent la;
• luand in considerare;
• ce a servit.

În plus, în corespondența de afaceri este permisă utilizarea abrevierilor și abrevierilor general acceptate. Dacă aveți îndoieli dacă destinatarul vă va înțelege abrevierea, atunci faceți fără ea - extindeți complet expresia.

Salutari

Vă recomandăm cu tărie să nu recurgeți la expresia colocvială ușoară „Bună ziua”. Această expresie a devenit un indicator al prost gust al oricărei corespondențe online, inclusiv al afacerilor. O opțiune bună pentru salutări este schema standard - „Bună ziua / Bună ziua, Prenume / Nume patronimic”. Merită să explicați de unde ați luat adresa destinatarului dacă nu îl cunoașteți personal.

Volumul scrisorii

Corespondența de afaceri nu este o proză, nu este un flux al gândurilor tale despre orice subiect. Mesajul trebuie să fie cât mai concis, scurtați textul cât mai mult, dar nu uitați că trebuie să transmiteți toate informațiile necesare fără a le denatura. Ar fi grozav dacă întregul mesaj să încapă pe un singur ecran.

Răspunsuri la scrisori

Dacă doriți să răspundeți la un mesaj de e-mail, ar trebui să faceți clic pe butonul „Răspuns”, apoi scrisoarea dvs. va fi trimisă împreună cu întregul istoric al corespondenței. Dacă faceți clic pe butonul „Scrieți o scrisoare”, atunci când este trimis, va fi transmis doar mesajul în sine, iar destinatarul nu poate înțelege întotdeauna de la cine este mesajul și ce se cere de la el. Acest lucru este valabil mai ales pentru acele situații în care, după câteva zile, decideți să răspundeți și să vă continuați corespondența de afaceri. În comunicarea de afaceri, citarea interlocutorului tău nu este interzisă, dimpotrivă, aceasta îi va permite să navigheze rapid și să înțeleagă ceea ce se spune;

Există situații în care interlocutorul își exprimă o nemulțumire extremă și este pur și simplu nepoliticos în scrisoarea sa către interlocutor, trebuie să reacționați cu sânge rece - răspundeți la astfel de mesaje cu reținere și politicos. Când desfășurați corespondență oficială, responsabilitatea dvs. este să respectați toate regulile de etichetă în afaceri, nu vă bazați pe manierele interlocutorului dvs.

Viteza de răspuns în corespondența comercială electronică este foarte importantă, este mai bine să faceți acest lucru în câteva ore de la primire. Dar uneori acest lucru nu este posibil, așa că puteți răspunde în următoarele zile. Oamenii de știință spun că cel mai convenabil moment pentru a aștepta un răspuns la un e-mail este două zile sau 48 de ore. Dacă timpul de așteptare este prelungit, atunci aceasta este luată ca o atitudine lipsită de respect față de interlocutor sau este considerată ca o ignorare. Se întâmplă ca subiectul scrisorii să nu vă permită să respectați termenul limită specificat și să fie nevoie de mai mult timp pentru a răspunde. Într-o astfel de situație, merită să-ți anunți interlocutorul că ai primit scrisoarea, să-l informezi despre termenele de care ai nevoie. Cu această abordare, expeditorul va fi calm și veți putea construi un parteneriat de încredere și respectuos.

Încheierea scrisorii

Ar trebui să excludeți din scrisoare astfel de fraze care ar putea semăna cu manipularea: „Sper sincer la o interacțiune de succes”, „Vă mulțumesc anticipat pentru răspunsul rapid” și altele asemenea. Vă puteți încheia e-mailul de afaceri cu „Salut”. Pentru mulți acest lucru va părea prea formulatic, dar pentru corespondența de afaceri este acceptabil. În semnătură, vă rugăm să includeți numele, funcția și organizația dvs. Va fi util să indicați contacte pentru comunicare promptă cu dvs. sau cu compania dvs.

E timpul să trimiți mesaje

Evident, corespondența electronică nu este concepută pentru citire și răspuns imediat, dar asta nu înseamnă că timpul de trimitere a acestora nu este reglementat în niciun fel. Regulile pentru corespondența prin e-mail de afaceri exclud trimiterea de mesaje cu întârziere, în weekend și sărbători. Este indicat să nu depășiți ziua de lucru standard.

Nu uitați să verificați cu atenție textul mesajului pentru greșeli de scriere, erori și încălcări. Înainte de a trimite, vă rugăm să vă asigurați că numele și adresa poștală ale destinatarului sunt scrise corect.

Eticheta de vorbire a scrisului

Corespondența de afaceri este foarte solicitantă pentru expeditor. Când scrieți o scrisoare, trebuie să respectați anumite norme și reguli de etichetă de vorbire, adoptate de societate special pentru corespondența de afaceri.

Astfel de norme au dus la abandonarea expresiilor clasice de politețe în limbajul corespondenței de afaceri, dar nu datorită efortului economisitor, ci înlocuirii lor cu fraze moderne stabile. De-a lungul timpului s-au format forme stabile de comunicare, transmitere de cereri, formulare de refuzuri, întrebări etc.

Utilizarea pronumelor

Datele din corespondența de afaceri au devenit extrem de standard, prezentarea lor prin percepția individuală nu este justificată. Un mesaj de afaceri ar trebui să reflecte nu interesele personale, ci cele corporative ale organizației. Din această cauză, textul mesajelor este transmis nu de la „eu” personal, ci mai degrabă de la „noi”. Cu toate acestea, pronumele „noi” în sine nu este folosit practic în litere, deoarece sfârșitul verbului indică deja persoana întâi și plural.

Alegerea formei vocii verbului

De exemplu, luați în considerare următoarea frază: „Nu ați furnizat bunurile în perioada specificată”. Același lucru, dar cu vocea pasivă: „Bunurile pe care le-ați promis nu au fost livrate în timpul specificat”. Prima variantă face vinovat persoana căreia i se adresează scrisoarea, a doua variantă doar subliniază faptul neîndeplinirii serviciilor contractuale. Folosind vocea pasivă, este mai probabil să păstrați un ton pozitiv, asemănător cu afacerile, în corespondența dvs.

Dacă doriți să subliniați o persoană, un departament, un serviciu etc., atunci folosiți vocea activă a verbului. Începeți fraza cu subiectul și puneți verbul la timpul prezent, de exemplu: „Departamentul de vânzări cere...”

Amintiți-vă că vocea pasivă este folosită în corespondența comercială și în documente atunci când acțiunea descrisă, și nu sursa acesteia, este subiectul principal al mesajului, de exemplu: „Reducerea a fost făcută”, „Plata a fost efectuată”, „ Condițiile au fost îndeplinite.”

Selectarea tipului de verb

Dacă intenționați să evidențiați persistența oricăror acțiuni negative sau chiar ilegale, atunci este mai bine să utilizați forma imperfectă a verbului, de exemplu: „Lucrătorii din atelierul de tâmplărie încalcă în mod constant regulile de siguranță la incendiu”. Când este necesar să subliniem că o acțiune deja a avut loc, se folosește forma perfectă, de exemplu: „Angajatul a părăsit deja locul de muncă”.

Cuvinte și fraze introductive

Datorită cuvintelor și frazelor introductive, puteți regla tensiunea situației. Reduceți uscăciunea corespondenței de afaceri. Comparați: „Vă rugăm să trimiteți documentele stocate în arhiva dvs.” și „Vă rugăm să trimiteți documente stocate probabil în arhiva dvs.” - a doua opțiune sună mai politicos și mai tacticos.

Chiar și mesajele negative pot fi atenuate cu cuvinte introductive: „Aplicația dvs. nu poate fi acceptată pentru examinare” și „Din păcate, cererea dvs. nu poate fi acceptată pentru examinare”.

În lumea strictă a eticii corespondenței în afaceri, aceasta este pur și simplu o mană divină, una dintre puținele moduri de a arăta politețe și delicatețe. Utilizarea cuvintelor și expresiilor introductive poate stabili un ton prietenos de corespondență, netezi caracterul calm caracteristic corespondenței oficiale, fără a încălca regulile și normele de comunicare în afaceri.

Caracteristicile etichetei corespondenței de afaceri

Corespondența de afaceri se caracterizează prin utilizarea cuvântului „drag” ca adresă către interlocutor. Plasarea unui semn de exclamare după acest cuvânt va indica semnificația specială a acestei litere, iar plasarea unei virgule după o adresă în corespondența de afaceri dă un caracter mai casual mesajului.

Între persoane de aceeași funcție sau specializare, forma optimă de adresă, care corespunde etichetei corespondenței de afaceri, este „stimată coleg”. Dacă omiteți cuvântul „dragă”, veți stabili un ton neutru pentru corespondență. „Dragi colegi” este o formă care are o conotație emoțională, este populară în mesajele de felicitare.

Dacă doriți să trimiteți o scrisoare cu caracter personal, și nu un mesaj oficial de afaceri, atunci puteți obține folosind prenumele și patronimul. Indicând numele tău de familie într-o astfel de scrisoare, vei da un ton oficial și politicos de comunicare.

Un mesaj al cărui subiect este luarea unei decizii trebuie să includă: două părți:

• baza deciziei luate;
• prezentarea soluției în sine.

Aceste piese pot fi schimbate. Dacă ați luat o decizie pozitivă cu privire la această problemă, atunci puteți începe scrisoarea cu formularea acesteia.

Din punct de vedere psihologic, este mai bine să plasați o decizie negativă la sfârșitul scrisorii.

Dacă trebuie să formulați un refuz, atunci încercați să o faceți cu blândețe, dar în cadrul etichetei în afaceri. În primul rând, ar trebui să descrieți în detaliu motivele deciziei dvs. și abia apoi să faceți concluzia în sine. Cu această abordare, destinatarul se va pregăti treptat psihologic pentru vești proaste, va putea suporta mai ușor refuzul, ceea ce înseamnă că nu-i vei lovi mândria.

În corespondența de afaceri, este foarte important să arăți respect față de interlocutor, dar nu trebuie să mergi la extreme. Tonul scrisorii tale trebuie să fie neutru și strict, chiar sec. Desigur, grosolănia sau lipsa de respect sunt inacceptabile în nicio circumstanță.

Pentru corespondența de afaceri, paternitatea contează. Practica clericală în domeniul semnării documentelor solicită respectarea ordinului oficial: de exemplu, un răspuns la un mesaj semnat de un manager trebuie să fie semnat de o persoană cu aceeași autoritate. Un răspuns la un mesaj certificat de directorul adjunct poate fi dat directorului spre semnare.

Viața de afaceri oferă multe ocazii pentru a face diferite tipuri de solicitări.

Aceste scrisori descriu adesea beneficiile respectării unei anumite solicitări. Cel mai popular tip de solicitare atunci când se efectuează corespondență comercială corespunde formei unei declarații individuale și colective. Puteți scrie cererea dvs. după cum urmează:

• persoana întâi singular, de exemplu, „Vă rog...”;
• persoana întâi plural, de exemplu, „Noi întrebăm...”;
• de la persoana a III-a singular, de exemplu, „Întreprinderea de cusut cu trei fire cere...”;
• de la persoana a treia plural, dacă trebuie să utilizați mai mult de un substantiv, de exemplu, („Șeful și angajații organizației întreabă ...”).

Corespondența comercială implică răspunsuri la mesajele primite. Aceste scrisori de răspuns au o formă specială, care depinde de caracteristicile mesajului primit.

• link la mesajul anterior;
• respectați baza terminologică selectată anterior, ordinea de prezentare a punctelor de conținut.

Abilitățile de gestionare a documentelor și a proceselor de afaceri sunt studiate în cadrul cursului de management de proiect. Puteți studia întreaga practică a muncii de birou și a gestionării documentelor la cursul „Munca de birou și corespondența de afaceri” în timpul programului dumneavoastră de formare individuală.

Opinia expertului

Comunicarea cu un client în persoană și prin corespondență sunt radical diferite

Alexandra Karepina,

consultant în comunicare scrisă, copywriter, Moscova

În Rusia, mesajele uscate și oficiale de la inspectoratul fiscal și alte servicii sunt folosite pentru a fi considerate un model de corespondență de afaceri. Dar, spre deosebire de inspecțiile guvernamentale, companiile doresc să fie orientate către client. În 2011, portalul E-executive (www.e-xecutive.ru) a realizat un mini-sondaj în rândul vizitatorilor. Oamenii de afaceri, managerii și specialiștii în resurse umane au fost întrebați dacă concentrarea asupra clienților face parte din strategia organizației lor. Majoritatea (73%) au răspuns da, 21% au recunoscut că, deși centrarea pe client nu este în mod formal o prioritate strategică, ei transformă constant afacerea în jurul consumatorului și doar 6% au spus că o firmă nu. Cu toate acestea, de multe ori dorința de a trata clienții în mod uman se referă doar la comunicarea verbală. Când un client vine la o companie sau sună la telefon, îi vorbesc politicos și temeinic, îi ascultă argumentele, îi arată atenție și respect. Dar dacă comunicarea are loc prin corespondență comercială electronică, atunci clientul, de regulă, primește refuzuri înghețate și răspunsuri directe:

„Ca răspuns la mesajul despre fapte de vătămare a sănătății care ar fi avut loc din vina Company LLC, vă informăm că cererea depusă împotriva Company LLC a fost respinsă. Simptomele afecțiunilor expuse în scrisoare nu au legătură cu activitățile Companiei SRL, ele nu pot constitui un argument valid pentru depunerea unei reclamații, în acest sens, Compania SRL consideră problema închisă.”

Când citește o astfel de scrisoare, o persoană simte nu doar o atitudine rece, ci și o atitudine înghețată față de sine. El înțelege că problema lui va rămâne fără atenția și înțelegerea cuvenite.

Formular de corespondență comercială: caracteristici ale designului scrisorilor

Pe lângă structură, o altă parte importantă a unei scrisori de afaceri bune este formatarea corectă a acesteia.

1. Formă.

Corespondența comercială oficială poate fi efectuată pe antet special al companiei. Anteturile și subsolurile formularelor includ anumite date:

• Numele companiei;
• adresa companiei;
• telefon si fax;
• site-ul web (dacă este disponibil) și adresa de e-mail.

Adesea, formularele conțin detalii și logo-ul companiei.

Accesul la aceste date îl va ajuta pe destinatar să navigheze rapid și să identifice expeditorul, făcându-i mai ușor să vă contacteze.

1. Câmpuri.

Marjele sunt o componentă obligatorie a unei scrisori de afaceri pot fi folosite pentru note de către destinatar sau pentru depozitarea într-o arhivă. Criterii de proiectare: în stânga - trei centimetri, în dreapta - unu și jumătate până la doi centimetri. Pentru comoditate, puteți utiliza standardele clasice Microsoft Word.

1. Marca de înregistrare a unui document care conține numărul de semnături ale scrisorii de către o persoană competentă.

De exemplu, efectuați corespondență comercială prin poștă cu o altă organizație și ați uitat să indicați data și numărul de trimitere. Și interlocutorul dvs. primește un număr mare de scrisori în fiecare zi, într-o astfel de situație este foarte dificil să urmăriți scrisoarea, deoarece cel mai adesea căutarea se efectuează exact după dată și număr. Dacă scrieți un răspuns, nu uitați, pe lângă numărul mesajului dvs., să indicați și numărul scrisorii primite (anterioare). Numărul de înregistrare este indicat în colțul din stânga sus al documentului.

Exemplu de număr de înregistrare: Ref. Nr 5987 din data de 16 august 2016 la intrare. Nr 189 din data de 08.05.2016.

1. Antetul scrisorii.

Corespondența comercială a unei organizații include o adresă către destinatar, care este situată sub mărcile de înregistrare, cel mai adesea, este formatată după cum urmează: funcția deținută și numele destinatarului sunt indicate în colțul din dreapta sus al documentului; Apelul în sine este situat în centrul mesajului, iar la sfârșit există un semn de exclamare. Uneori, antetul este evidențiat folosind font aldine.

1. Fontul unei scrisori influențează fundamental percepția acesteia de către destinatar.

Fontul trebuie ales cu înțelepciune. Ar trebui să fie optim - nu mic și nici mare. Puteți alege un font standard pentru dvs. și îl puteți utiliza în răspunsurile la orice litere. Cea mai obișnuită alegere este dimensiunea fontului Times New Roman 12 și spațierea între rânduri. Dacă aveți informații despre problemele de vedere ale destinatarului, puteți mări fontul mesajului. Pentru corespondența de afaceri personală, este acceptată o selecție largă de fonturi.

1. Numerotarea foilor.

Acest lucru se aplică literelor mari și literelor cu atașamente. Când aranjați numerotarea paginilor în Microsoft Word, puteți utiliza funcția „Header and Footer” – „Insert AutoText” – „Pagina”. Nu. de tot.” Acest lucru îl va ajuta pe destinatar să calculeze corect întregul volum al mesajului și să nu facă o greșeală în succesiunea paginilor. Numerele paginilor sunt indicate în colțul din dreapta jos.

1. Informații despre artist.

Aceste date trebuie să fie prezente în orice corespondență comercială și documente care sunt certificate de conducerea organizației. Acest lucru permite destinatarului să contacteze cu ușurință un angajat al unei alte organizații care este responsabil pentru rezolvarea problemelor discutate în scrisoare. Datele trebuie să le includă Numele completși un număr de telefon pentru contact, atât serviciul, cât și telefoanele mobile vor face. Vă rugăm să includeți și adresa dvs. de e-mail. Toate aceste date sunt indicate la sfârșitul scrisorii, după semnătură. Dimensiunea fontului trebuie să fie cu o unitate mai mică decât cea principală.

1. Aplicații.

Aplicațiile trebuie pregătite separat, dar numerotarea rămâne continuă - comună pentru întregul mesaj (opțional). Indicați informații despre disponibilitatea aplicației în documentul principal, plasați-o înaintea semnăturii managerului.

• Tehnici de conversație telefonică: 6 sfaturi pentru a te ajuta să nu te confuzi

Exemple de scrisori de afaceri

Vedeți cum ar putea arăta corespondența de afaceri. Mai jos sunt oferite exemple de scrisori.

Scrisoare de mulțumire

Scrisoare de garantie

Mail informativ

Efectuarea corespondenței de afaceri: reguli generale

Dacă doriți să trimiteți o scrisoare nu de natură comercială, ci mai degrabă un mesaj personal, atunci vă puteți descurca cu o adresă simplă după nume și patronim. Adăugând numele tău de familie într-un astfel de mesaj, vei da un ton oficial și politicos de comunicare.

O scrisoare al cărei subiect este o decizie este de obicei alcătuită din două părți: baza deciziei luate și prezentarea deciziei în sine. Aceste piese pot fi schimbate. Dacă ați luat o decizie pozitivă cu privire la această problemă, atunci puteți începe scrisoarea cu formularea ei și numai după aceea treceți la o descriere a modului exact în care ați făcut-o.

Atunci când redactați un document cu o decizie negativă, ar trebui să acordați o atenție deosebită justificării.

Dacă în corespondența de afaceri descrieți în detaliu motivul refuzului dvs., puteți face scrisoarea mai plină de tact și nu veți răni mândria destinatarului. Un refuz nepoliticos și lipsit de respect va avea un impact negativ asupra interacțiunilor viitoare cu partenerul tău. Dacă includeți toate argumentele logice și motivele refuzului, atunci percepția unei astfel de știri va fi mult mai ușoară pentru destinatar.

Eticheta corespondenței de afaceri nu include utilizarea oricăror emoții atunci când scrieți scrisori. Neutralitatea prezentării este singura normă acceptabilă. În acest fel literele rămân imparțiale. Este interzisă exprimarea nepoliticosului și a lipsei de respect față de interlocutor, dar și politețea excesivă este inacceptabilă. Secitatea corespondenței de afaceri nu înseamnă că autorii nu sunt preocupați de cine i-a trimis scrisoarea de afaceri.

Caracteristici ale adresei destinatarului

De obicei, destinatarului i se adresează o singură dată, în introducerea scrisorii. Sa luam in considerare trei moduri.

1. Adresa inițială în corespondența de afaceri către o persoană necunoscută sau în prezența unor relații oficiale stricte necesită menținerea distanței necesare. De exemplu: „Stimate domnule Krasilnikov!”
2. Când vă adresați unei persoane familiare cu care ați fost într-un parteneriat de mult timp, este mai bine să utilizați adresa după nume și patronimic. De exemplu: „Dragă Olga Stanislavovna!”
3. Dacă trebuie să vă adresați nu unei persoane, ci întregii echipe, atunci utilizați construcția tipică „stimați colegi/parteneri!”

La încheierea corespondenței de afaceri, trebuie să utilizați construcții de închidere. Există multe opțiuni:

• "Cu sinceritate".
• "Cele mai bune gânduri".
• „Cu speranța unei cooperări continue”, etc.

Orice corespondență comercială oficială trebuie să respecte cinci cerințe:

• claritate și precizie;
• dorința de concizie a textului;
• caracterul complet al mesajului;
• politețea și neutralitatea tonului;
• fara erori.

Dacă destinatarul nu înțelege semnificația mesajului dvs., atunci nu va putea răspunde corect la acesta. Pentru a asigura claritatea mesajului, trebuie să selectați cele mai potrivite fraze care vă pot dezvălui pe deplin intențiile. Nu trebuie să neglijați regulile de punctuație, stil etc. Acordați atenție coordonării cuvintelor dintr-o propoziție și împărțirii textului.

Trebuie adăugat că în corespondența de afaceri, propozițiile ar trebui să fie cât mai scurte.

Dar nu abuzați de această regulă - textul de propoziții foarte scurte nu este un eșantion de corespondență de afaceri. Când compuneți o scrisoare, luați în considerare nivelul intelectual al interlocutorului dvs.

Majoritatea oamenilor de afaceri suferă din cauza lipsei de timp, așa că astfel de oameni salută orice oportunitate care îi poate ajuta să economisească resurse. Atunci când desfășurați corespondență de afaceri cu acest tip de persoane, ar trebui să fiți extrem de concis. Vor fi foarte recunoscători dacă îți exprimi gândurile pe scurt și clar.

Concizia presupune absența unor detalii minore, dar trebuie să transmiți pe deplin sensul mesajului tău fără a-l denatura, altfel scrisoarea ta riscă să fie nuanțată de lipsă de curtoazie și neglijență. Nu omite fapte importante care au legătură directă cu problema nu exclude complet expresiile de politețe și respect.

• Standarde de comunicare cu clienții: cum se dezvoltă și implementează

Completitudine (completitudine)

Nu reduceți caracterul complet al textului în favoarea conciziei sale. Dacă ți-e frică să nu ratezi ceva, fă o schiță a unei scrisori de afaceri în care poți contura toate detaliile principale ale mesajului. După ce ați întocmit un astfel de plan, trebuie să verificați din nou punctele sale dacă toate elementele importante sunt luate în considerare, apoi treceți la scrierea scrisorii în sine. Dacă ați omis ceva, adăugați doar detalii la schiță. Dacă aveți nevoie de informații suplimentare care nu au legătură directă cu subiectul corespondenței, le puteți exprima post scriptum.

Politețe (politețe)

Corespondența de afaceri pentru o organizație care se respectă ar trebui să se desfășoare într-o atmosferă politicoasă și politicoasă. Atunci când comunicați cu fiecare partener, exprimați-vă respectul și respectul, respectând măsura stabilită pentru corespondența în comunicarea de afaceri. În plus, „dulcerea” excesivă va crea impresia de lingușire, care nu va spori succesul în comunicarea cu clienții și partenerii, dar vă poate distruge reputația afacerii.

Forma corespondenței de afaceri necesită politețe în funcție de contextul mesajului. Dacă scrisoarea transmite destinatarului informații negative, este mai bine să arătați reținere în exprimarea curtoaziei.

Alfabetizare

Alfabetizarea este o condiție prealabilă pentru scrierea corespondenței de afaceri. Acordați o atenție deosebită următoarelor puncte:

• gramatica - construcția fără erori a propozițiilor;
• ortografie - scrierea corectă a cuvintelor;
• plasarea literelor majuscule;
• punctuația corectă;
• acord - respectarea caracteristicilor gramaticale.
• scrierea numerelor (cifre) - de exemplu, numerele până la zece sunt scrise în cuvinte, numerele (peste zece) - în numere.

Reguli pentru corespondența prin e-mail de afaceri: studiază comunicarea de afaceri online

Metoda „obișnuită” de a trimite scrisori și-a pierdut de mult din popularitate, așa că vom arunca o privire mai atentă asupra regulilor de desfășurare a corespondenței online de afaceri. Oferim recomandări de bază, a căror respectare vă va ajuta să conduceți corespondența de afaceri în conformitate cu regulile și reglementările acceptate.

1. Numele căsuței dvs. poștale.

Primul lucru la care destinatarul acordă atenție atunci când actualizează e-mailul este adresa de la care a fost trimisă scrisoarea. Majoritatea oamenilor minimiză semnificația acestui fapt. Adesea, angajații trimit un e-mail de afaceri din contul lor personal.

Acest lucru este acceptabil numai dacă numele de e-mail reflectă numele dvs. formal și nu o poreclă, cum ar fi „kot185” sau „agent007”, dacă cutia dvs. poștală are un nume atât de informal, atunci trimiterea corespondenței către partenerii de afaceri sau angajații organizației dvs. este strict interzisă. Imaginați-vă doar ce gânduri vor apărea la o persoană care primește o ofertă de cooperare de la un „taffy” sau „daisy”.

În plus, ar trebui să vă abțineți de la a utiliza nume de adrese de e-mail care încep cu info@, inbox@ și altele asemenea. Aceste nume nu sunt considerate la nivelul corespunzător - nu sunt luate în serios și există riscul ca scrisoarea să nu fie deschisă și trimisă la spam. Cea mai bună opțiune pentru corespondența de afaceri sunt numele compilate conform schemei prezentate [email protected], unde numele sunt datele dumneavoastră personale (numele și prenumele), iar compania este numele organizației.

1. Destinatari.

Când desfășurați corespondență de afaceri prin e-mail, puteți trimite mesaje direct destinatarului și, în același timp, puteți invita și alți observatori care vor putea citi conținutul scrisorii, dar nu vor răspunde la aceasta. Acest lucru se face folosind funcția de trimitere a destinatarilor la o copie. Decideți în prealabil de la care dintre destinatari trebuie să primiți un răspuns, aranjați destinatarii în conformitate cu această decizie. Încercați să nu setați mai mulți destinatari simultan ca destinatari direcți, altfel riscați să nu primiți un răspuns de la niciunul dintre ei. După ce a citit scrisoarea, toată lumea va crede că altcineva a dat deja răspunsul.

Dacă vi s-a trimis o copie a unui mesaj de afaceri, atunci, după cum probabil ați ghicit, răspunsul dvs. nu este necesar. Dacă există o nevoie urgentă de participare, atunci trimiterea unei scrisori de răspuns în numele dvs. nu este interzisă - acest lucru nu va încălca regulile corespondenței prin e-mail de afaceri. Dar nu uitați să fiți politicos - cereți scuze pentru întreruperea de la începutul mesajului.

1. Formatarea literelor.

Stilul de afaceri oficial. Acest stil este determinat de excluderea adjectivelor descriptive și de absența detaliilor inutile. Rămân doar fapte concrete, clare și logice. După ce ați compus mesajul, trebuie să îl citiți din nou pentru a vă asigura că nu există elemente inutile care nu sunt semnificative pentru conținut. Dacă sunteți sigur că mesajul dvs. nu conține astfel de elemente, atunci puteți trimite scrisoarea în siguranță.

Alfabetizare. Acest punct este pur și simplu evident. Dar această regulă nu poate fi ignorată. Alfabetizarea este un element de bază pentru fiecare scrisoare și corespondența de afaceri în general. Un autor care face greșeli de ortografie nu va putea crea o imagine serioasă a unui om de afaceri.

Subiectul scrisorii. Trebuie indicat în câmpul corespunzător. Încercați să formulați subiectul succint și pe scurt - astfel încât interlocutorul să se orienteze rapid și să înțeleagă ideea principală a textului următor. Nu rezuma subiectul într-un singur cuvânt. „Propunere”, „detalii”, etc. sunt subiecte prost formulate pentru e-mailurile de afaceri. Iar „Ofertă comercială de la... organizație” este o formulă bună. Dacă furnizați date foarte importante într-o scrisoare, marcați-o cu o casetă de selectare specială, această opțiune există în aproape toate sistemele de poștă.

Font. Ar trebui să vă faceți scrisoarea cât mai lizibilă posibil. Cele mai populare fonturi pentru e-mailurile de afaceri sunt Arial și Times New Roman. Nu ar trebui să fie afișat Abilități creative atunci când alegeți o culoare, acest lucru este inutil. Nu utilizați litere mari, emoticoane și diferite simboluri specifice. Este acceptabilă evidențierea anumitor părți cu caractere cursive sau aldine, dar numai dacă este necesar.

Pentru a face scrisoarea mai ușor de citit, puteți adăuga subtitluri în text. Dar nici ei nu trebuie abuzați de această oportunitate de cel mult 3-4 ori.

Un paragraf al mesajului nu trebuie să ocupe mai mult de patru rânduri ale mesajului. Când citiți paragrafe mari, textul este foarte greu de dezlegat, iar ideea principală se poate pierde.

Toate listele existente trebuie formatate folosind marcatori.

Șablon corporativ. Este grozav dacă organizația dvs. are un șablon de e-mail comercial de marcă, atunci puteți redirecționa toate e-mailurile cu acesta. Acest lucru face mai ușor să fii amintit și să ieși în evidență printre concurenți, fără a încălca eticheta în afaceri. Dar nici aici nu poți exagera comunicarea eficientă în afaceri se bazează pe obținerea unui mijloc de aur. Rețineți că corespondența prin e-mail nu este întotdeauna efectuată pe un computer, încercați să vă asigurați că șablonul dvs. corporativ se potrivește cu orice rezoluție a ecranului, inclusiv pe mobil;

• Cum se scrie o scrisoare de vânzare: 8 greșeli care îi enervează pe șefi

Exemplu de e-mail de afaceri

Opinia expertului

Majoritatea oamenilor văd e-mailul ca pe un mod informal de comunicare.

Alexandru Tsurkan,

Director general al agenției de comunicare „Business League”, Moscova

Cred că în țara noastră se acordă foarte puțină atenție etichetei corespondenței de afaceri (aceasta nu se aplică, poate, doar companiilor occidentale care operează în Rusia). Mulți angajați și chiar manageri ai organizațiilor non-occidentale tratează e-mailurile ca pe o modalitate informală de comunicare; Acest lucru se datorează în mare măsură faptului că o astfel de corespondență este rareori echivalată cu un document juridic. Dar aș vrea să vă reamintesc că regulile corespondenței în afaceri există pentru toată lumea.

În corespondența prin e-mail, folosesc de obicei caseta de selectare Importanță ridicată și activez Livrarea mesajelor și Citiți raportul. Cred că atunci când desfășurați corespondență de afaceri trebuie să respectați limitele, nu folosesc niciodată emoticoane sau alte incluziuni informale. În opinia mea, acest lucru este pur și simplu inacceptabil. Vă pot recomanda să faceți copii ale tuturor e-mailurilor importante prin fax - pentru organizația noastră, acest lucru a devenit o parte integrantă a corespondenței cu partenerii.

Corespondență electronică: memoriu pentru director

1. Folosiți butonul „Răspunde tuturor”.

Dacă mai multe persoane sunt implicate în întrebare și corespondența a fost efectuată între un grup de persoane, atunci răspunsul trebuie trimis tuturor participanților săi și nu autorului ultimei scrisori.

2. Indicați întotdeauna subiectul scrisorii.

Datele informative din secțiunea „Subiect” îl vor ajuta pe destinatar să navigheze în subiectul corespondenței și îi va fi mai ușor să sorteze literele. Utilizați eticheta „IMPORTANT!” din titlu. Merită doar dacă este adevărat. Sau puteți pur și simplu să faceți clic pe butonul „Importanță”, care este prezent în toate serviciile de e-mail. Este bine dacă puteți rămâne la un singur format pentru formularea subiectelor pentru corespondența de afaceri. Nu uitați că majoritatea destinatarilor folosesc filtre pentru a sorta e-mailurile. Este în interesul dumneavoastră să veniți cu numele corect care să poată fi citit de mașină.

3. Scrisoarea trebuie să fie scurtă și structurată.

Încercați să transmiteți clar sensul mesajului dvs., evidențiați detaliile principale și scăpați de cele minore. Este mai bine dacă, după ce ați citit mesajul pentru prima dată, puteți înțelege imediat problema principală, semnificația și acțiunile ulterioare așteptate pe care le așteptați de la destinatar. Date suplimentare pot fi plasate într-un atașament - aceasta este o modalitate foarte convenabilă, mai ales dacă există o mulțime de astfel de materiale.

• Trimiterea de e-mailuri către clienți: un caz inspirator

4. Fii politicos.

Chiar și în corespondența de afaceri, acordați atenție salutului și semnăturii. Puteți face semnătura automată, apoi va fi atașată la fiecare dintre scrisorile dvs. De asemenea, trebuie să plasați accente semantice și emoționale - evitați stilul telegrafic. Chiar dacă într-o scrisoare atingeți o problemă, conflict sau altă situație dificilă, nu trebuie să adoptați un ton lipsit de respect. În muncă, interacțiunea și găsirea soluțiilor potrivite sunt foarte importante. Încercați să rămâneți mereu discret și politicos, atunci veți putea stabili relație de încredere cu partenerii dvs. de afaceri.

5. La scrisori trebuie să se răspundă! Și repede.

Un răspuns rapid este foarte important pentru corespondența de afaceri ignorarea acestui punct poate cauza multe dificultăți. Este mult mai convenabil pentru autorul scrisorii să știe că aceasta a fost deschisă, citită și, prin urmare, se poate aștepta la un răspuns rapid. Nu conta pe răspunsuri automate și notificări șablon, este mai bine să scrieți o notă concisă despre dvs.

Unele tipuri de corespondență comercială nu ar trebui să primească răspuns:

1. Dacă adresa dvs. de e-mail se află în câmpul „Cc”. - autorul a vrut să vă prezinte un anumit subiect sau întrebare, dar nu așteaptă răspunsul dvs.

2. Dacă adresa dvs. pur și simplu nu există - aceasta înseamnă că autorul a dorit să vă prezinte un anumit subiect sau problemă în secret de la destinatarul principal al scrisorii (vă aflați în copia „ascunsă” a scrisorii).

6. Nu ștergeți textul scrisorii la care răspundeți.

Uneori se întâmplă să treacă mult timp din momentul în care primești o scrisoare și până când este deschisă. Multe organizații au programe speciale pentru arhivarea corespondenței electronice. De remarcat că în unele state în care corespondența de afaceri electronice are forță legală, păstrarea ei pe termen lung este prevăzută de lege. În Rusia, arhivarea corespondenței dintre oamenii de afaceri nu este necesară, deși o practică similară există deja în unele companii lider din țara noastră.

Încercați să vă imaginați ca fiind destinatarul, priviți scrisoarea prin ochii lui. Acesta este unul dintre sfaturile principale în urma lui, puteți ieși din fluxul de corespondență.

7. Scrie corect.

Chiar și greșelile rare pe care le face destinatarul într-o scrisoare pot fi considerate o lipsă de respect față de destinatar. Asta arată că te-ai grăbit și nu ai acordat suficientă atenție scrisorii. Și un număr mare de erori indică alfabetizarea scăzută a expeditorului, o astfel de desfășurare a corespondenței de afaceri poate arunca întreaga companie într-o lumină proastă.

Informații despre expert și companie

Agenţie„Liga Afacerilor”, Moscova. Compania a apărut pe piața de publicitate și relații publice încă din 1991. „Business League” oferă partenerilor un sistem cuprinzător de suport de comunicare profesională în multe industrii: PR și MediaRelations, publicitate și design, marketing și comunicații de marketing, cercetare sociologică și specială, proiecte creative și organizare de evenimente speciale, consultanță în comunicare. În 2004, „Business League” a primit prestigiosul premiu internațional de afaceri StevieInternationalBusinessAward și a fost desemnată „Agenția anului” de membrii juriului la categoria „Cea mai bună companie, birou, produs”.

Alexandra Karepina– business coach al unei organizații în domeniul corespondenței de afaceri și copywriting. În domeniul consultanței și vânzărilor corporative (în companii rusești și străine) - mai mult de zece ani. Creator de programe de formare în domeniul lingvisticii afacerilor și copywriting. Autor al cărților „The Art of Business Writing. Legi, trucuri, instrumente” (ed. a II-a - M.: Mann, Ivanov și Ferber, 2010) și „Scriem convingător. Propriul tău copywriter” (M.: Mann, Ivanov și Ferber, 2013). Gazda blocului emisiunii TV „Cum să rezolvi lucrurile de nerezolvat” pe canalul „Succes”.

MATERIALE EPISTOLARE (CORESPONDENȚĂ PRIVATĂ)

Specificitatea speciei și semnificația corespondenței ca sursă.

Sursele de origine personală, alături de memoriile și jurnalele, includ corespondența care nu este de natură oficială, denumită altfel documentație epistolară (din latinescul epistolă - mesaj, scrisoare). Această categorie nu poate include documente precum scrisorile schimbate între șefii de stat și de guvern sau cele numite scrisori de apel către asociații politici, publicul de masă etc.; ele aparțin unor tipuri complet diferite de surse deja discutate mai sus.

O scrisoare informală este un document prin care două persoane private comunică între ele - corespondent(autorul scrisorii) și destinaţie. Relațiile lor pot fi foarte diferite în diferite cazuri (familiale, prietenoase, camaradele, legate de activități politice comune, încordat de frig etc.), dar în corespondența privată vor fi întotdeauna exprimate într-o formă care este specifică contactului personal direct și nu. destinată publicității. Prin urmare, chiar și atunci când vorbim de corespondență cu conținut pur politic - de exemplu, despre corespondența lui K. Marx, F. Engels, V.I. Lenin cu persoane care le-au fost asociați sau oponenți în lupta ideologică - se distinge de documentele politice reale prin faptul că conține un dialog doar cu destinatarii imediati, și nu cu cititorul de masă.

„Scrisorile către putere” publicate acum pe scară largă în țara noastră (către diferite organe de stat, autorități de partid, ziare etc.) sunt o sursă care este puțin probabil să aibă analogi în străinătate și este foarte valoroasă pentru studiul aspectelor ascunse anterior ale vieții sovietice. societate. Dar este fundamental diferită de excelenta corespondență care va fi discutată în acest capitol. Din sursele epistolare autentice, ar trebui să se separe în mod clar lucrările artistice, de memorii, jurnalistice și de altă natură în care utilizarea formei de corespondență sau a denumirii „scrisoare” este doar un dispozitiv literar specific al autorului („romane cu litere”, precum „Nouvelle Héloïse” de J.-J Rousseau, „Scrisori persane” de Montesquieu, „Scrisori de la un călător rus” de N.M. Karamzin, „Scrisori din străinătate” și „Scrisori pariziene” de P.V. Annenkov, „Scrisori din Franța și Italia ” de A.I. „Douăzeci de scrisori către un prieten” de fiica lui Stalin S. Alliluyeva etc.).

Până la începutul secolului al XXI-lea, corespondența personală ca modalitate de comunicare se stinge treptat. Acesta este înlocuit de telefon (telefoane obișnuite și mai ales mobile), e-mail și schimb de opinii prin internet (forumuri, teleconferințe). Scrisorile detaliate, scrise de mână nu sunt tipice timpurilor moderne, iar ceea ce se va spune în continuare despre sursele epistolare se referă la condițiile istorice care au devenit deja un lucru din trecut și, în consecință - problemele timpurilor predominant moderne, mai degrabă decât moderne.

Corespondența privată este în multe privințe apropiată de sursele de memorii, dar nu este una dintre ele și nu este o varietate a acestora, în primul rând pentru că are un scop funcțional diferit. Scrisorile, atât prin natura materialului, cât și ca formă, pot semăna cu înregistrări din jurnal sau pot conține fragmente de amintiri din trecut, dar înregistrează evenimente, fapte, situații de viață nu pentru a păstra amintirea acestora pentru scriitorul însuși, pentru a lui. descendenți sau generații viitoare în general, dar cu scopul de a informa o anumită persoană despre aceștia - destinatarul.

La fel ca memoriile și jurnalele, sursele epistolare sunt valoroase pentru cercetător în primul rând pentru că îi permit să reconstituie climatul spiritual și emoțional al epocii studiate, să-și imagineze modul în care anumite evenimente au fost percepute de oamenii care le-au observat sau le-au trăit. În acest sens, faptul că corespondența surprinde un punct de vedere subiectiv (care transmite nu doar viziunea asupra lumii a corespondentului însuși, ci într-o anumită măsură și stările de spirit caracteristice mediului său social) nu este un minus, ci un plus de acest tip de sursă. Dacă corespondența este folosită ca sursă de informații faptice (și uneori completează sau clarifică semnificativ fapte cunoscute istoricului din alte documente), atunci poziția subiectivă a scriitorului se poate dovedi, dimpotrivă, a fi un element negativ, impactul căruia trebuie eliminat printr-o analiză critică atentă.

Pentru un istoric, uneori o singură literă este cea mai importantă dovadă, dar sursa de bază a cercetării este îmbogățită mai ales prin apelarea la mari complexe de materiale epistolare. Acestea pot fi, în primul rând, scrisori (uneori de-a lungul multor ani) de la același corespondent către un anume destinatar; într-un astfel de caz, este recomandabil să includeți scrisori de la destinatar, i.e. studiați această corespondență în forma ei bilaterală și, de asemenea, faceți referire la corespondența corespondentului cu alte persoane, în legătură cu problema studiată. Alte seturi de scrisori sunt formate mai mult sau mai puțin artificial - ele sunt unite nu de personalitatea corespondentului sau a destinatarului, ci de scopul celor care le-au cules sau compus. Dar ele, de regulă, se disting printr-o anumită omogenitate tipică a materialului, ceea ce face posibilă studierea lor ca sursă multiplă (această abordare și posibilitățile pe care le deschide au fost discutate mai sus - vezi capitolul 8).

Corespondență și arhive personale. Publicaţii de surse epistolare. Sursele epistolare sunt mult mai puțin susceptibile de o contabilitate bibliografică corectă decât altele. Acest lucru este valabil mai ales pentru masa uriașă a acestora care rămâne nepublicată. Proporția materialelor inedite aici este chiar mai mare decât în ​​rândul memoriilor și jurnalelor, deoarece corespondența pentru scopul propus nu implică publicare. Este publicat, de regulă, la o perioadă considerabilă de timp după moartea participanților săi și a persoanelor ale căror interese ar putea fi cumva afectate de publicarea sa, iar în alte cazuri - cu anumite confesiuni.

Corespondența nepublicată rămâne în arhivele personale sau familiale și formează cea mai mare parte a documentației acestora. De obicei, scrisorile sunt păstrate în actele destinatarului, dar uneori sunt returnate corespondentului sau moștenitorilor acestuia. Corespondența privată este depozitată în arhivele de stat, muzeele și departamentele de manuscrise ale bibliotecilor, ca parte a colecțiilor personale corespunzătoare. Cercetătorii pot avea acces la acesta pe baza regulilor de arhivă în vigoare într-o anumită țară sau (dacă nu a fost transferat la niciun depozit de stat, municipal sau științific) cu acordul personal al proprietarilor săi.

Arhivele personalităților publice și guvernamentale includ întotdeauna documentație nu numai de origine personală, ci și cea care are legătură directă cu funcția lor oficială, postul lor de partid etc. Ca parte a arhivelor lor, este ușor să distingem, pe de o parte, lucrările oficiale (în sensul larg), care sunt astfel după tip, și, pe de altă parte, astfel de materiale cu caracter incontestabil personal, cum ar fi înregistrările în jurnal, schițe sau texte completate de memorii etc. Corespondența salvată de fondator se întâmplă cel mai adesea să fie atât personală, cât și de afaceri (din nou în sens larg), și este mult mai dificil să izolați materialul epistolar propriu-zis de ea.

În ceea ce privește hârtiile personalităților politice din diferite țări occidentale, întrebarea cui ar trebui să le dețină și unde ar trebui să fie păstrate este decisă diferit. În Statele Unite, actele (inclusiv cele oficiale) ale președinților care și-au încetat mandatul au fost considerate multă vreme drept proprietate personală și, ca urmare, arhivele unora dintre ei (M. Filmore, M. Van Buren, W. Grant) au fost distruse de ei înșiși sau de moștenitorii lor. Apoi depozitarea arhivelor prezidențiale a fost preluată de departamentul de manuscrise al Bibliotecii Congresului, unde au fost concentrate fondurile a 23 de președinți, inclusiv documente care nu au legătură cu biroul (în special, există 194 de volume de lucrări ale lui A. Lincoln pentru perioada 1833-1865). Crearea unui sistem de biblioteci prezidențiale în Statele Unite presupune în primul rând stocarea și utilizarea științifică a documentației generate în timpul președinției relevante, dar alte documente ale fostului președinte sau ale persoanelor apropiate acestuia pot fi transferate în aceste biblioteci-muzee (pe cale de donaţie). În mod fundamental, problema separării documentelor „publice” ale președinților de cele „private” nu a fost rezolvată în practica arhivistică și legislația arhivistică din Statele Unite. În Italia, Arhivele Centrale de Stat (Roma) conțin fonduri ale persoanelor care au ocupat funcții ministeriale în perioada de după unificarea națională.

Întrucât arhivele personalităților politice proeminente au atras în mod natural și continuă să atragă atenția istoricilor, cele care au fost deschise pentru uz științific au devenit subiectul unor publicații speciale care le acoperă în întregime sau parțial. Corespondența este întotdeauna inclusă în astfel de publicații. În SUA, de exemplu, în legătură cu aniversarea a 200 de ani de la existență, lucrările „părinților fondatori” ai statului american au fost publicate din nou și la un înalt nivel științific și arheografic. Arhiva personală a lui J. Washington a compilat 70 de volume în formă publicată, B. Franklin - 62 de volume, T. Jefferson - 50 de volume, arhiva familiei Adams - 130 de volume etc. Aceste publicații au inclus și scrisori nu numai scrise de acești indivizi, ci și primite de aceștia, adică. corespondenţa acestora în complexul corespondent-destinatar.

Un exemplu de tip diferit, selectiv de publicație bazată pe materiale de arhivă personală este publicarea lucrărilor unei personalități politice italiene proeminente de la sfârșitul secolului al XIX-lea - începutul secolului al XX-lea. G. Giolitti. După moartea lui Giolitti, arhiva acestuia a fost transferată de către moștenitorii săi în depozitul de stat, cu excepția acelor documente pe care familia le considera legate de sfera privată a vieții sale. Publicația menționată include documente din ambele părți ale arhivei lui Giolitti, iar acestea sunt exclusiv scrisori (de la Giolitti însuși și adresate acestuia), întotdeauna legate într-un fel sau altul de relații politice și uneori de natură complet oficială.

În general, corespondența oamenilor de stat din țările europene și americane a fost publicată în cantități neglijabil de mici. Miniștri, parlamentari, lideri ai partidelor influente, diplomați de seamă sau lideri militari, de obicei, apar de bunăvoie pe tipărit împreună cu memoriile lor, unde pot prezenta trecutul în lumina pe care o doresc, dar pentru multă vreme își protejează corespondența, în care problemele unui caracter nepersonal sunt discutate confidential, de la publicare cu comenzi speciale. Este semnificativ, de exemplu, faptul că istoria și fundalul Primului Război Mondial se reflectă în numeroasele memorii și jurnale publicate, în timp ce corespondența celor care au jucat un rol activ în aceste evenimente, fie în fața, fie în culise, este reprezentată. de relativ puţine publicaţii.

Dar pentru cercetători, arhivele nu numai ale oamenilor cu nume istorice mari sunt de valoare și interes. Nu mai puțin importante, deși publicate și mai rar, sunt arhivele unor contemporani obișnuiți, în exterior neremarcabili, ai anumitor evenimente. Așa este, de exemplu, arhiva familiei nobiliare Verney (Uetpeu), care conține corespondență și alte documente ale mai multor generații ale acesteia care au trăit înainte, în timpul și după Revoluția engleză. Această arhivă de familie este descrisă într-o recenzie specială compilată de Comisia Regală pentru Sursele Istorice Manuscrise și o parte din ea a fost publicată.

Cea mai amplă corespondență este de obicei condusă de scriitori, publiciști și filozofi, care devin „maeștrii gândirii” ai timpului lor. Arhivele lor conțin multe scrisori de la o varietate de corespondenți. Deci, L.N. Aproximativ 6 mii de oameni i-au scris lui Tolstoi numai din străinătate, iar corespondența primită de la ei a însumat aproximativ 9 mii de scrisori." La rândul lor, scrisorile scrise de mână de la scriitori și gânditori celebri sunt păstrate cu grijă de către destinatari, copiate și adesea devin obiecte de colecție. depozitele conțin, de exemplu, autografe ale multor scrisori ale lui Voltaire, care au venit în țara noastră în moduri diferite: parțial ca urmare a corespondenței sale cu destinatarii ruși (Catherine II, A.R. Vorontsov, D.M. Golitsyn etc.), parțial - ca un rezultat al activităților de colectare Cea mai mare colecție de materiale ale lui Voltaire (178 de scrisori, cu excepția uneia, scrise de mână) este prezentată în arhivele Institutului de Istorie din Sankt Petersburg al Academiei Ruse de Științe”.

Corespondența reprezentanților de seamă ai culturii, percepuți în societate ca o continuare și o parte integrantă a acestora activitate creativă, adesea începe să fie făcut public relativ repede. Dar o publicare cu adevărat științifică a moștenirii lor epistolare necesită o muncă preliminară enormă (căutarea originalelor, compararea diverselor texte etc.), care nu poate fi făcută într-un un timp scurt. Soarta corespondenței lui Voltaire este indicativă în acest sens. De la sfârşitul secolului al XVIII-lea. a fost publicat de multe ori - atât în ​​părți separate, cât și în lucrări colectate ale operelor sale (pentru prima dată - în 1785). O ediție în 52 de volume a lucrărilor și scrisorilor lui Voltaire, publicată în 1877-1885. L. Molan, a fost concepută ca o publicație științifică, rezumată în raport cu toate cele precedente. Cu toate acestea, multe dintre literele din ea au fost reproduse nu din originale, ci din copii, adesea complet defecte, combinând în mod arbitrar bucăți de texte diferite (au fost identificate o serie de erori în această ediție la compararea originalelor literelor corespunzătoare păstrate în Rusia. Cu acesta). Și abia în 1952 în Elveția, T. Besterman a început o ediție a corespondenței lui Voltaire, bazată pe originalele și fotocopiile din acestea, care în forma sa finită însumau 107 volume (inclusiv cărți de referință) și pot fi considerate cu adevărat științifice.

Unul dintre cele mai extinse complexe epistolare ale timpurilor moderne este corespondența lui K. Marx și F. Engels între ei și cu terți. A fost studiat temeinic în contextul cercetărilor privind istoria marxismului, care în epoca sovietică era deosebit de răspândită în URSS, dar nu se limita la țara noastră.

După moartea lui Marx, Engels și-a păstrat toate actele și apoi le-a lăsat moștenire (împreună cu propria arhivă) Consiliului de Administrație al Social Democrației Germane, numindu-l pe E. Bernstein ca persoană responsabilă pentru publicarea lor. Înainte de Primul Război Mondial, Consiliul SPD a publicat scrisori de la Marx și Engels unul către altul în patru volume, precum și o colecție care, printre alte corespondențe, includea scrisorile lor către F.A. Sorge. O serie de scrisori ale fondatorilor marxismului au fost publicate în organul teoretic al SPD Neue Zeit.

Cu toate acestea, corespondența dintre Marx și Engels nu a fost prezentată pe deplin în arhiva SPD. Engels a păstrat scrisori pe care el și Marx le-au schimbat unul cu celălalt, corespondență pe care le-au primit din diferite țări și schițe ale multor răspunsuri ale sale. În același timp, o parte semnificativă din scrisorile trimise atât de Engels, cât și de Marx către diferite persoane au rămas la destinatari.

În 1921, la Moscova a fost creat Institutul Marx și Engels (mai târziu Institutul de Marxism-Leninism sub Comitetul Central al PCUS). A devenit centrul muncii sistematice pentru a colecta, studia și publica întreaga moștenire literară a fondatorilor marxismului. Arhiva Centrală a Partidului a IML, care a existat până în 1991, conținea (în fotocopii sau originale) aproape toată corespondența lui Marx și Engels descoperită până atunci. Originalele manuscriselor lor și ale altor lucrări, care se aflau în arhivele SPD, au fost scoase din Germania după ce nazismul a ajuns la putere și a intrat în depozit la Institutul Internațional de Istorie Socială din Amsterdam. În prezent, IISS și RGASPI implementează împreună proiectul editorial MEGA (Marx-Engels Gesamtausgabe), care a început în perioada interbelică - o publicație completă în limbile originale a moștenirii literare a lui Marx și Engels, inclusiv corespondență.

Un alt centru semnificativ în care s-a strâns documentație despre istoria marxismului și s-au efectuat cercetări în acest domeniu a fost Institutul G. J. Feltrinelli din Milano, creat după eliberarea Italiei de sub fascism. A publicat, în special, corespondența lui Marx și Engels cu corespondenții lor italieni pentru 1848-1895. (un total de 528 de scrisori către și dinspre Italia) și corespondență dintre Engels și fondatorul ISP F. Turati. Antonio Labriola i-a scris adesea lui Engels din Italia, dar au fost găsite doar câteva dintre scrisorile lui Engels către el.

De la începutul secolului al XXI-lea, corespondența lui Marx și Engels a fost publicată cel mai complet în cea de-a doua ediție a lucrărilor lor în limba rusă. Volumele principale și suplimentare ale acestei publicații includ peste 4 mii de scrisori de la fondatorii marxismului.

În ultimele decenii, în legătură cu întorsătura generală a istoriografiei străine spre studiul începutului uman în istorie și, în special, a percepției acestuia de către oamenii de rând, obișnuiți, implicați în evenimente mari, documente precum scrisorile de pe fronturile ambelor războaie mondiale. au atras atenția. În Germania, unde există mai multe publicații de astfel de scrisori decât în ​​alte țări, li se acordă o mare importanță ca sursă pentru studiul „vieții de zi cu zi pe front” (cenzura militară le-a împiedicat să reflecte alte aspecte ale războiului). În 1997, a fost publicat un studiu special privind scrisorile participanților la Primul Război Mondial și utilizarea lor în lupta politică a Republicii Weimar. Publicația, intitulată „Cealaltă față a războiului”, include scrisori germane din prima linie din cel de-al doilea război mondial. O colecție semnificativă de scrisori de la personalul militar german pentru anii 1938-1945. se află în RGVA printre alte documente capturate (fond 1452, 189 unități de depozitare). La începutul anilor 90. Scrisorile incluse în el de pe Frontul de Est au fost publicate în Germania cu ajutorul arhiviștilor ruși.

În Franța, publicațiile scrisorilor din prima linie din perioada Primului Război Mondial acoperă în principal complexe personale individuale. O încercare de a prezenta o imagine generalizată a experiențelor umane reflectate în astfel de scrisori a fost făcută de postul de radio Radio France. Ea s-a adresat ascultătorilor de radio cu un apel să trimită scrisori păstrate de la soldații din prima linie din 1914-1918. și a primit peste 8 mii de scrisori. Din aceste scrisori s-a făcut o selecție pentru o publicație tipărită și două CD-uri care rulează (înregistrate de cititorii contemporani). Dar ambele își propun să popularizeze cunoștințele despre război, și nu în scopuri de cercetare. În același mod, a fost pregătită o publicație similară de scrisori și alte documente personale despre debarcarea trupelor anglo-americane în Normandia în 1944 (include mărturii atât ale locuitorilor locali, cât și ale participanților la luptele de ambele părți).

În general, sursele epistolare ale vremurilor moderne și contemporane au fost publicate în țările Europei și Americii într-o varietate de publicații care au variat ca sferă, scop și calitate, care este imposibil de oferit chiar și o scurtă descriere sumar. Cu toate acestea, cea mai mare parte a acestora, constând în scrisori de la persoane care par să nu fi fost implicate în acte și evenimente de proporții istorice, rămâne nu numai nepublicată, ci și în mare măsură necunoscută cercetătorilor.

Analiza sursei documentelor epistolare. Ținând cont de ceea ce tocmai s-a spus, atunci când se iau în considerare metodele de analiză sursă a corespondenței, este indicat să se ia ca bază un caz atât de complex, dar destul de probabil, când un cercetător lucrează la el într-o arhivă, unde acest material a fost păstrat într-o formă nepublicată și poate nici măcar nu a fost sortat și sistematizat.

La conditii similare Este necesar, în primul rând, să fim atenți la ce lucrări s-a găsit scrisoarea studiată: dacă a fost păstrată ca document izolat sau face parte dintr-un întreg grup de scrisori scrise de aceeași mână, dacă (de la sine sau împreună cu alte scrisori) face parte din orice fond personal sau familial etc. Localizarea unei scrisori în arhivă este uneori singura informație despre aceasta care poate fi folosită ca punct de plecare la analiza acestei surse, începând cu identificarea corespondentului și a destinatarului.

Cel mai adesea, textul scrisorii în sine conține indicații despre cui a fost scrisă și cui a fost adresată, și anume, o adresă către destinatar la început și semnătura corespondentului la sfârșit. Dar uneori numele corespondentului și al destinatarului trebuie stabilite prin cercetări speciale - de exemplu, dacă se găsește doar o schiță de scrisoare, unde nu sunt indicate, dacă sunt înlocuite cu porecle secrete sau porecle prietenoase, dacă începutul și sfârșitul scrisorii nu au fost păstrate etc. În astfel de cazuri, apartenența scrisorii la o anumită colecție sau grup de documente poate oferi un indiciu. Cita, de regulă, se păstrează în colecția corespondentului, iar scrisoarea, trimisă și ajunsă la destinație, se află în colecția destinatarului. Desigur, sunt posibile excepții de la această regulă: destinatarul ar putea din anumite motive să returneze corespondentul, fondatorul fondului nu ar putea fi corespondentul sau destinatarul însuși, ci unul dintre rudele unuia sau celuilalt; Dacă există motive să presupunem așa ceva, atunci acest lucru ar trebui verificat pe baza afilierii documentelor rămase a acestui fond sau întâlniri. Cu toate acestea, într-un fel sau altul, în cele din urmă este de obicei posibil să ajungeți fie la corespondent, fie la destinatar. Corespondentul poate fi identificat și prin scrierea de mână a scrisorii, dar numai dacă există alte mostre, deja „identificate” din acest scris de mână.

În anumite condiții, este posibil, cunoscând numele corespondentului, să se stabilească numele destinatarului, sau invers. Pentru a face acest lucru, este necesar să aveți o idee despre cercul de oameni cu care această persoană a corespuns și, de preferință, și despre natura relației sale cu ei. Având astfel de informații și ținând cont de conținutul, tonul și alte caracteristici ale scrisorii studiate, este posibil, cu un grad rezonabil de probabilitate, să presupunem de la cine anume a fost primită sau cui a fost adresată. Dar orice astfel de presupunere nu poate fi considerată dovedită până când nu este verificată și confirmată prin analiza scrisului de mână (dacă se referă la corespondent), mărturie din alte surse sau într-un alt mod.

Printre cele mai comune metode de atribuire a surselor epistolare, se recomandă găsirea dovezilor documentare despre cine a fost autorul scrisorii studiate, analiza ideilor acestei scrisori în comparație cu altele folosind „paralele tematice” și „comparații textuale”, analizați vocabularul care transmite aceste idei, modele și expresii de vorbire caracteristice și alte elemente de stil. Atribuirea literelor (precum și a altor surse de origine personală) după stilul autorului poate fi efectuată nu numai prin metode tradiționale, ci și cu ajutorul analizei computerizate cantitative.

Nu te poți limita la a cunoaște doar numele corespondentului și al destinatarului. Cercetătorul poate găsi util tot ceea ce privește personalul, familia, prieteniile, legăturile de afaceri, trăsăturile de caracter, placerile și antipatiile, poziția oficială și alte aspecte ale vieții și activităților fiecăruia dintre ei. S-a menționat deja mai sus că uneori este posibil să se identifice al doilea după numele unui participant la corespondență; o „cunoștință” detaliată cu ambele personaje oferă cheia pentru rezolvarea altor probleme importante.

O astfel de întrebare apare atunci când se crede că corespondentul este celebru, dar există îndoieli dacă o anumită scrisoare sau un anumit grup de scrisori este de fapt scris de mână. O astfel de îndoială este mai ales potrivită dacă, de exemplu, aceste scrisori au fost păstrate nu printre actele personale ale destinatarului sau ale presupusului corespondent, ci în arhivele poliției, într-un dosar în instanță, unde au apărut ca un fel de probă împotriva sa, sau în posesia unui terț, dintr-un motiv oarecare interesat să-l compromită. Un exemplu tipic este un document brut fabricat prezentat de către acuzare în timpul procesului Dreyfus, care ar fi confirmat că prin intermediul lui au fost transferate germanilor informații secrete franceze. Era o scrisoare a unui agent militar german (atașat) la Paris către colegul său italian, scrisă în franceză cu multe erori făcute în mod deliberat de autorii falsului. Dar nu au ținut cont de faptul că autorul imaginar al scrisorii era originar din Alsacia și cunoștea excelent limba franceză și, prin urmare, nu ar fi putut să scrie atât de analfabet.

Pentru a verifica autenticitatea scrisorilor, este necesar să se obțină informații despre activitățile și mediul imediat al autorului la momentul redactării acestora. Dovada incontestabilă a autenticității sau confirmarea falsului este oferită de un examen grafologic, i.e. verificarea autorului unei scrisori prin scris de mână.

Uneori, nu numai scrisorile îngropate în arhive se dovedesc a fi false, ci și cele care au devenit proprietatea cititorului. Farsele literare în genul epistolar nu sunt atât de neobișnuite. Să menționăm cel puțin cele patru volume de scrisori publicate la Londra, scrise în 1746-1762. favorita lui Ludovic al XV-lea, marchiza de Pompadour, scrisoarea falsificată pe scară largă a lui Frederic al II-lea către Jean-Jacques Rousseau, compusă într-un scop mistifiant de englezul X. Walpole (fiul unei figuri politice celebre), sau corespondența falsificată lui Ludovic al XVI-lea cu fraţii săi publicat în 1803 în Franţa şi alte persoane.

La mijlocul secolului al XIX-lea, când a devenit la modă și prestigioasă strângerea de autografe și manuscrise antice, un anume Denis Vran-Luc, un specialist neîntrecut în fabricarea de falsuri, inclusiv multe scrisori falsificate, a devenit notoriu în Franța. Printre falsurile sale s-au numărat „scrisori” de la Galileo, Pascal, Shakespeare, Rabelais, Cleopatra (către Cezar), împărați romani, apostoli, Maria Magdalena și alții. Victima farselor sale a fost, în special, matematicianul și colecționarul Michel Chales anunțat în Academia de Litere, „demonstrând” că legea gravitației universale a fost descoperită cu 35 de ani înainte de Newton de către Pascal. În cele din urmă, păcălitorul a fost dezvăluit de un grup de experți și a fost judecat sub acuzația de fraudă, dar a ieșit cu o pedeapsă relativ ușoară (doi ani de închisoare și o amendă de 25 de lire sterline).

Este logic să suspectăm un fals, de exemplu, dacă publicarea corespondenței a fost întreprinsă cu scopul explicit de a provoca senzație, un scandal public sau de a discredita sau de a vărui pe unul dintre participanții săi. Poate fi publicat și un text original, falsificat în anumite părți prin editare arbitrară, ștergeri nespecificate etc.

Falsificarea documentelor epistolare publicate este dezvăluită în aceleași moduri ca cele descrise în legătură cu falsurile de memorii. Un exemplu clar este modul în care a fost dovedită falsitatea majorității scrisorilor lui A.M. Gorki către istoricul și scriitorul local siberian V.I. Anuchin, publicat ultima dată în 1941.

Un element important al procedurii de analiză sursă a unei scrisori este stabilirea orei și a locului scrierii acesteia. Dacă scrisoarea autografă examinată nu este o ciornă, atunci textul acesteia conține de obicei cel puțin o dată ștampilată la început sau la sfârșit. Dar chiar și în scrisorile trimise destinatarilor, data poate lipsi cu totul, incompletă (doar data și luna - fără a indica anul) sau incorectă (de exemplu, la începutul unui nou an, scrisorile sunt adesea marcate din greșeală ca vechi) . Pentru a stabili data completă sau pentru a o clarifica, se folosesc diverse tehnici. O scrisoare trimisă și primită la destinație și stocată împreună cu plicul este datată conform ștampilei poștale aplicate atunci când a fost trimisă. Aceeași ștampilă ajută la stabilirea locului unde a fost scrisă scrisoarea. Cu toate acestea, pe baza ștampilei, ora și locul scrierii scrisorii se determină doar aproximativ, deoarece scrisorile sunt uneori trimise cu întârziere și nu neapărat de unde au fost scrise. Dacă în scrisoare există o dată incompletă, inclusiv ziua și luna care indică ziua săptămânii (de exemplu, „vineri, 4 ianuarie”), elementul (anul) lipsă poate fi stabilit folosind așa-numitul „calendar perpetuu”. ”, dar ținând cont de faptul că astfel de combinații se repetă la anumite intervale. Când nu există alte posibilități, ar trebui să încercați să stabiliți locul și cel puțin data aproximativă a scrierii scrisorii pe baza conținutului acesteia. Pentru scrisorile de întâlniri sunt deosebit de utile răspunsurile la evenimente cu date precise, mențiunile sărbătorilor viitoare sau trecute, vârsta corespondentului, a destinatarului sau a persoanelor apropiate acestora și anumite observații ale naturii. La pregătirea pentru tipărirea scrisorilor lui Voltaire către prietenul său, contele Dargental (Charles-Augustin de Ferriol), acestea au fost datate în funcție de locul exact în care Voltaire i-a scris destinatarului său, ce titlu i-a numit etc.

Atunci când un cercetător lucrează cu materiale epistolare publicate, datele de bază enumerate mai sus despre fiecare scrisoare individuală (corespondent, destinatar, ora și locul scrierii) sunt de obicei raportate în publicație. Dar chiar și în publicațiile de cel mai înalt nivel științific, aceste date se dovedesc uneori a fi insuficient de precise și sunt apoi revizuite pe baza unor noi cercetări. Cu atât mai precaut ar trebui să acceptăm atribuirea și datarea bazate pe dovezi indirecte ale scrisorilor publicate fără o muncă strictă științifică și textuală asupra lor.

Este foarte important să știm dacă redactorii publicației au avut originalele scrisorilor incluse în ea. De asemenea, trebuie avut în vedere cine și în ce scop a fost realizată această publicație, care este nivelul ei arheografic general, dacă presupune acoperirea completă a moștenirii epistolare a corespondentului sau scrisorile sale către o anumită persoană sau este de natură selectivă, include doar documente nou găsite etc. P.

Publicarea, realizată conform originalelor și cu respectarea principiilor științifice arheografice, garantează integralitatea și acuratețea textelor scrisorilor. Dacă publicațiile existente nu sunt suficient de sigure, dar cercetătorul nu se poate întoarce direct la originale, este necesar să se identifice cel puțin erorile cele mai evidente din texte printr-o analiză comparativă a diferitelor ediții ale corespondenței studiate.

Analiza surselor epistolare bazată pe esența conținutului lor, în anumite condiții, este complicată de prezența subtextului ascuns în ele, care trebuie identificat și descifrat. Această sarcină apare des și din mai multe motive. Corespondentul poate, cu ajutorul omisiunilor și al expresiilor simplificate, „să se joace de-a v-ați ascunselea” cu destinatarul dacă relația lor nu este propice pentru sinceritatea reciprocă. Cu relații personale foarte strânse între cei care corespund, scrisorile lor, adresate doar unul altuia, sunt concepute pentru a fi înțelese dintr-o privire și de aceea conțin o mulțime de lucruri de neînțeles pentru cei neinițiați (hints, porecle pline de umor etc. .). Uneori, în sfârșit, scriitorul însuși își asumă posibilitatea ca scrisoarea să fie citită de altcineva decât destinatarul și ia măsuri în prealabil împotriva unui astfel de cititor nedorit și uneori periculos sau, dimpotrivă, spune ceva anume pentru el. De exemplu, Antonio Gramsci, în scrisorile sale cenzurate către familia sa dintr-o închisoare fascistă, a folosit diverse tehnici esopie, inclusiv analogii istorice, când a vorbit despre poziția sa de prizonier politic. Așadar, pentru a-și exprima atitudinea față de ideea unei cereri de grațiere care i-a fost insuflată cu insistență lui și celor dragi, despre care nu a putut scrie în mod direct, a condamnat aspru respectarea arătată într-o situație similară de patriotul italian. din perioada Restauraţiei F. Confalonieri, care a fost aruncat într-o închisoare austriacă. Vorbind despre o carte pe care o citise recent, care conținea textul petiției de clemență a lui Confalonieri, Gramsci a apreciat-o drept „un document scris de un om care a atins gradul extrem de umilință și rușine” și a subliniat în mod deliberat aceste cuvinte.

Materialele epistolare, cu toată subiectivitatea aprecierilor și opiniilor surprinse în ele, se numără printre cele mai sigure surse istorice. Același autor în corespondența sa, care nu este destinată funcțional publicării, este mult mai sincer decât, de exemplu, în discursurile politice publice sau în memoriile adresate unui cerc larg de cititori. Erorile de memorie pot afecta fiabilitatea corespondenței numai în cazurile în care corespondentul discută cu destinatarul chestiuni de demult, și nu știri relativ recente. Prin urmare, nu este o coincidență că compararea cu corespondența este de dorit atunci când se verifică mărturia aproape tuturor tipurilor de surse discutate mai sus.

Dar fiabilitatea surselor epistolare nu trebuie absolutizată în niciun caz. Calitățile personale ale corespondentului, relația sa cu destinatarul, rolul său în evenimentele pe care le descrie - toate acestea afectează foarte semnificativ gradul de imparțialitate și, în consecință, acuratețea în transmiterea faptelor, ca să nu mai vorbim de evaluarea acestora. Pe lângă părtinirea conștientă sau inconștientă inerente corespondentului, informațiile pe care le raportează pot fi nesigure din cauza insuficienței informațiilor pe care le deține. Prin urmare, o verificare critică a altor surse (ale căror alegere depinde de unde, de ce și în ce direcție în corespondența sunt cele mai probabile distorsiuni ale adevărului) este la fel de obligatorie în acest caz ca și în toate celelalte.

(Labriola L. Să amintim ca exemplu scrisori către soția și sora căpitanului armatei franceze Anatole Castex, publicate în 1996 de fiul său, specialist în istoria Primului Război Mondial.

Vezi: Sgashs/ A. Lerere da1 carcere. A whitefish 61 B. Sarpogio e E. Guinn Toppo, 1968. P. 626-627.