La comunicación por correo electrónico es una parte integral del trabajo de cualquier oficinista moderno. Y los contadores no son una excepción. ¿Cómo llevar a cabo la correspondencia de tal manera que la comunicación empresarial sea productiva, emocionalmente cómoda y extremadamente ética? Ofrezco a los lectores algunos consejos prácticos.

CONSEJO 1. No descuides el llamamiento personal al destinatario de tus cartas.

Al hacer esto, demostrarás tu atención a la personalidad de la persona. Si una carta está escrita a un destinatario específico, la falta de una dirección personal parece incorrecta y descortés.

Cuando escribe una de sus primeras cartas al destinatario, a menudo surge la pregunta: ¿cuál es la mejor manera de dirigirse a él, simplemente por su nombre o por su nombre y patronímico? En este caso, debes fijarte en lo que está escrito en la firma que finaliza la carta que te envía la persona. Si el nombre se indica allí (sin patronímico), por ejemplo "Svetlana Kotova", entonces no dudes en contactarme por mi nombre. Y si la firma dice “Svetlana Vasilievna Kotova, jefa de contabilidad de Trenzor LLC”, entonces deberá dirigirse al destinatario en consecuencia. En cualquier caso, la segunda opción es muy correcta y, por tanto, beneficiosa para todos.

No recomiendo confiar en la información del campo "De". Después de todo, a menudo no lo completa inicialmente el propietario de la dirección de correo electrónico, sino el especialista en TI de la empresa al configurar el correo electrónico.

Por cierto, le recomiendo encarecidamente que no utilice la forma abreviada del nombre cuando se dirija a un socio comercial o cliente ("Sash" en lugar de "Sasha", "An" en lugar de "Anya"), sin importar cuán democrática sea la escritura. estilo y sin importar la antigüedad de su correspondencia. Lo que suena familiar en el habla hablada parece demasiado simple en el habla escrita.

CONSEJO 2. Presta especial atención a la forma de tu saludo.

No deberías usar la frase "¡Buen día!". Incluso si tienes la buena intención de coincidir con la zona horaria del destinatario, esta frase suena de mal gusto, incluso diría vulgar. Es mejor utilizar opciones neutrales: "Hola...", "Buenas tardes...". Y por supuesto, añade el nombre del destinatario al saludo si lo conoces. Personalmente, por ejemplo, lo encuentro mucho más agradable que un anónimo. "¡Hola!" ser personal "¡Hola, Támara!".

Recuerda que de esta forma ahorras mucho tiempo al destinatario. Después de todo, podrá evaluar inmediatamente el contenido de la carta recibida y decidir rápidamente sobre su prioridad e importancia.

La línea de asunto debe ser breve, pero al mismo tiempo reflejar con precisión el tema de la correspondencia. Por ejemplo, “Acuerdo, factura, acto de Alpha LLC” en lugar de "Documentos". A medida que cambien aspectos del tema en discusión, aclare el tema. Por ejemplo, “Cooperación con Perm” → “Cooperación con Perm. Fecha de las negociaciones" → "Cooperación con Perm. Proyecto de acuerdo".

Si durante la correspondencia ve que el campo "Asunto" lo completa al azar su destinatario o no lo completa en absoluto, tome la iniciativa y pruebe uno de dos escenarios.

ESCENARIO 1. Al responder, complete usted mismo el campo "Asunto". Si el destinatario está atento, quizás esto ya sea suficiente para que su correspondencia tenga la forma adecuada.

ESCENARIO 2. Si el destinatario continúa ignorando completar el campo "Asunto", escríbale una carta con algo como lo siguiente: “Alla, te sugiero que indiques inmediatamente el asunto de la carta en el campo “Asunto”. Creo que de esta manera aumentaremos significativamente la eficacia de nuestra comunicación”..

CONSEJO 4. Presta atención a los campos “Para” y “Cc”

Es necesario comprender claramente el propósito generalmente aceptado de estos campos en un entorno empresarial:

• <если>en el campo "Para" solo usted figura en la lista; esto significa que el remitente de la carta está esperando su reacción a su pregunta o solicitud;
• <если>hay varios destinatarios en el campo: el remitente está esperando una respuesta de cada uno o cualquiera de los destinatarios. En este caso, al responder, guarde la lista de destinatarios establecida por el remitente mediante la función "Responder a todos" (por supuesto, siempre que no desee responder deliberadamente solo al autor de la carta, ocultando la esencia de su respuesta). del resto de participantes por correspondencia);
• <если>su nombre aparece en el campo "Copiar": el remitente quiere que usted esté al tanto de la pregunta, pero no espera una respuesta de su parte. Esto significa que no debe entablar correspondencia sobre este tema. Si aun así decide hacer esto, entonces una señal de buena forma sería comenzar la carta con una de las siguientes frases: "Si es posible, me gustaría unirme a la discusión de este tema...", "Déjame expresar mi opinión...".

En cuanto al campo BCC, desde una perspectiva de ética empresarial, es la herramienta de correo electrónico más controvertida. A veces se percibe como una herramienta de observación e información casi secreta. Después de todo, los destinatarios colocados en CCO no son visibles para otros destinatarios. En algunas empresas, normalmente grandes, que son especialmente escrupulosas en materia de ética, está estrictamente prohibido utilizar este campo en la correspondencia corporativa, excepto en el caso de envíos masivos de correo. Pero en la mayoría de empresas lo utilizan, observando las siguientes reglas:

• enviar una carta con el campo "Cco" completado supone que el autor de la carta ha notificado a los destinatarios ocultos (o va a hacerlo) sobre el motivo y el propósito de esta forma de mensaje;
• el destinatario oculto no necesita mantener correspondencia.

Durante las capacitaciones, a menudo me preguntan: ¿existen estándares generalmente aceptados con respecto al tiempo dentro del cual es necesario responder una carta de un cliente o colega? Pero no se puede dar una respuesta universal.

Si hablamos de correspondencia interna, aquí todo está determinado por la velocidad y el ritmo de vida de la propia empresa. Hay empresas en las que un retraso en la respuesta superior a una hora y media se considera de mala educación. Y en algún lugar la respuesta durante el día está en el orden de las cosas.

Como regla general, el tiempo de respuesta más aceptable a una carta es de 2 a 3 horas. Este es el llamado tiempo de espera cómodo, cuando el remitente espera una respuesta y no siente malestar interno por el silencio de su destinatario.

Pero, ¿qué pasa si, después de recibir y leer la carta, se da cuenta de que no puede darle una respuesta completa dentro de las 24 horas? Luego, de acuerdo con las reglas de las buenas costumbres, notifique al remitente la recepción de la carta y el plazo aproximado para responder a ella. Por ejemplo: “¡Hola, Serguéi Vasílievich! Recibí tu carta. Te responderé en los próximos días” o “Andrey, recibí la carta. ¡Gracias! Para responder necesito más información. Intentaré responder no más tarde…”.

CONSEJO 6. Siga las reglas básicas para presentar información en una carta.

No hay muchos de ellos:

• al leer una carta, el volumen más cómodo cabe "en una pantalla", el máximo, en una página A4;
• El volumen de archivos adjuntos enviados no debe exceder los 3 MB. Los archivos más grandes pueden hacer que el correo se congele en el destinatario;
• Al “empaquetar” archivos adjuntos, utilice la codificación universal zip o rar. Otras extensiones pueden bloquearse o cortarse durante la transmisión y crear problemas al destinatario;
• nunca comience una respuesta como una nueva carta (sin guardar el historial de correspondencia). De lo contrario, el destinatario se verá obligado a perder tiempo buscando el mensaje original;
• escribir en un idioma que sea lo más comprensible posible para el destinatario. Mucha gente se pregunta si es apropiado utilizar vocabulario, jerga, abreviaturas y anglicismos profesionales o internos de la empresa.

Esto debe decidirse por separado en cada caso específico.

Así, la correspondencia corporativa interna de una empresa casi siempre está repleta de jerga y abreviaturas: son familiares y comprensibles para todos los participantes y ahorran tiempo. Pero es necesario utilizarlos con cuidado en la correspondencia con las contrapartes.

Hubo un caso así en mi práctica. Una colega estaba preparando materiales para una editorial y en su última carta le escribieron: “Masha, envía todos tus materiales lo antes posible”. Masha decidió que se trataba de la designación de un formato desconocido para ella al que debía traducirse el texto. Ella perdió mucho tiempo, por las buenas o por las malas, descubriendo cómo satisfacer la petición del editor. Imagínese la molestia de la Máquina cuando, 2 días después, se entera de que el misterioso "asap" es una abreviatura de la palabra ampliamente utilizada en inglés "tan pronto como sea posible". ¡Pero Masha pudo enviar materiales en media hora desde el momento en que recibió la solicitud!

CONSEJO 7. Termina cada carta con un bloque de firma y tus contactos

Independientemente de qué tan de cerca conozca al destinatario y cuánto tiempo haya estado en su correspondencia, cada una de sus cartas debe contener un bloque que consta de una firma e información de contacto. Este es un elemento integral de la cultura de la comunicación empresarial.

El bloque debe contener:

• Tu nombre y apellido. No es necesario utilizar abreviaturas. En lugar de “T.L. Vorotyntsev" en mi firma indico "Tamara Leonidovna Vorotyntseva" o "Tamara Vorotyntseva" para que el destinatario sepa cómo ponerse en contacto conmigo en una carta de respuesta;
• tu posición. Esto le brinda al destinatario la oportunidad de comprender los límites de su autoridad y competencia profesional para resolver problemas;
• información de contacto (teléfono, correo electrónico, nombre de la empresa, sitio web). De esta manera, brindará al destinatario la oportunidad de realizar comunicaciones operativas adicionales si es necesario.

A todo lo dicho, quiero agregar: tus correos electrónicos son la misma ropa con la que te saludan. En otras palabras, si observa la etiqueta de la correspondencia comercial, causará la impresión más agradable a su destinatario.

La correspondencia comercial es una parte integral de la imagen de una empresa y de un empresario. A veces es preferible y, a menudo, simplemente necesario establecer contacto, mantener conexiones y discutir cuestiones comerciales por escrito, por lo que la imagen creada en la correspondencia comercial debe corresponder completamente a la imagen externa que se forma durante la comunicación en vivo. Al mismo tiempo, en la correspondencia comercial, el cumplimiento de las reglas y requisitos es obligatorio no solo en principios generales, pero también en las pequeñas cosas y detalles.

Principios y etiqueta de la correspondencia comercial.

La etiqueta de la correspondencia comercial generalmente no difiere de los requisitos generales de la comunicación comercial. Éstos son sus principios fundamentales:

• cortesía, respeto,
• claridad en el establecimiento de objetivos,
• orientado a resultados y al contacto,
• actitud responsable hacia el tiempo y las obligaciones de otras personas,
• coherencia lógica y precisión,
• especificidad fáctica,
• literatura,
• neutralidad de tono, rigor y formalidad en el discurso,
• observancia de la subordinación y las tradiciones.

Estos requisitos no son originales, pero su implementación garantiza una interacción constructiva con socios y clientes.

Forma de letras y fórmulas lingüísticas.

El membrete del membrete es la cara de la empresa, por lo que sus atributos obligatorios son la alfabetización, la precisión de los detalles, la pulcritud externa y la modesta originalidad del diseño.

Ya sea una versión de esquina o longitudinal del formulario, el nombre completo de la organización, dirección postal, real y oficial, teléfono, fax, direcciones de correo electrónico y la dirección de la página electrónica oficial deben ser de fácil lectura. La lista de detalles no está estrictamente regulada, pero la integridad de los datos siempre parece más ventajosa.

Como referencia: también es deseable información sobre el registro de la correspondencia: sobre la fecha, el número en la lista, sobre el albacea específico que preparó el documento para su envío. Si se trata de una carta de respuesta, entonces es necesaria una referencia a la carta de solicitud.

En una carta comercial también es posible indicar el género, lo que simplifica el formato de la correspondencia: carta informativa, propuesta, solicitud, petición, disculpa, condolencias, agradecimiento.

Carta en papel membretado oficial de la organización.

La primera parte de la carta es una dirección, cuya fórmula contiene el nombre y el patronímico del destinatario o una versión más oficial: la palabra "Señor":

• ¡Querido Fyodor Fedorovich!
• ¡Estimado señor Smirnov!
• Estimado señor director!

La parte principal de la carta, informativa, contiene un mensaje breve, comprensible y conciso y tareas claras: proporcionar información, aclarar información, resolver problemas de suministro, etc. Si la carta contiene una negativa, entonces es correcto comenzar la primera mitad con una justificación clara y probatoria. Las fórmulas del lenguaje pueden ser diferentes, según el tono elegido:

• La empresa pide considerar el tema...
• El Presidente y la Junta Directiva solicitan ser informados sobre...
• Por favor considere la oportunidad...
• Por favor, responda lo antes posible...

La parte final de la carta es agradecimiento, disculpa, garantías de que el problema se resolverá lo antes posible y esperanza de una mayor cooperación.

Las cartas comerciales requieren el cumplimiento de los procedimientos oficiales: si la carta requiere la firma de un gerente, entonces debe estar firmada por el gerente (al menos, su suplente).

Etiqueta comercial en línea y correos electrónicos comerciales

Las cartas electrónicas, como las de papel, constan de varios elementos importantes que requieren una cumplimentación competente, no en absoluto por reglas especulativas, sino precisamente porque estos elementos pueden ser informativos y muy convenientes desde un punto de vista utilitario y práctico. Una carta correcta garantiza una respuesta correcta y rápida, así como una solución constructiva al problema.

Como referencia: las empresas suelen tener sus propios servidores y programas de correo electrónico, y también desarrollan un estilo corporativo para el formato del correo electrónico y reglas internas para la correspondencia, que generalmente no contradicen las estándar, sino que las complementan.

1. Destinatario: Es costumbre indicar una dirección en la línea del destinatario.

Esto indica no solo una actitud respetuosa hacia el interlocutor, sino que también lo protegerá.mi— correodel spam, correos innecesarios y miradas indiscretas.

1. Se completa una copia de la carta del destinatario para un propósito específico.

Al enviar una carta al destinatario principal e indicar otra en el apartado “copia”, el destinatario informa al segundo interlocutor de lo que está sucediendo, pero no le exige que responda ni participe directamente en la correspondencia.

1. Línea de asunto: especificidad y singularidad.

La máxima especificidad del tema debería ayudar tanto al destinatario como al destinatario a navegar por el tema de discusión y distinguir entre muchos problemas y tareas: no solo el "Informe de Katya", sino el "Informe de mayo de 2015. Borrador". Tenga en cuenta: el nombre en este caso es inútil, ya que el destinatario ya está claro para el destinatario a partir del nombre del buzón de correo electrónico.

Los correos electrónicos son igualmente fáciles de leer en un monitor de escritorio o en una tableta.

1. El cuerpo del correo electrónico debe contener 3 elementos clave.

Primero, un saludo (si es la primera letra de este día, por ejemplo) y una dirección (en cada letra). En segundo lugar, un planteamiento de la pregunta: una presentación de uno mismo (si la carta es la primera), un recordatorio de las tareas a resolver, una descripción del problema o su solución. En tercer lugar, una petición o estímulo para actuar.

1. La función de notificación de lectura de correo electrónico requiere sensibilidad.

Debe utilizarse si la carta es realmente importante, pero no es posible preguntar por su recepción por teléfono, por ejemplo. Esta función normalmente impone obligaciones psicológicas poco claras y vagamente formuladas al destinatario, por lo que no se debe abusar de ella. Una opción correcta y menos categórica es una solicitud cortés al final de la carta para indicar que ha sido leída.

1. La firma requiere concisión y al mismo tiempo capacidad.

La redacción puede contener la fórmula estándar "Con respeto" o limitarse al apellido y al nombre. La firma, incluyendo nombre, cargo, nombre de la organización e información de contacto, no debe exceder las 7 líneas. Es recomendable indicar datos de contacto alternativos, además del buzón: teléfono,Skype, ICQ, otros mensajeros populares.

1. Archivos adjuntos: lo principal es advertir y nombrar los archivos correctamente.

La netiqueta requiere información sobre el documento en el archivo adjunto a la carta: sobre el formato, su volumen y contenido. La inversión no debe ser más de 3-5megabyte. Su título, al igual que el asunto de la carta, debe ser sumamente breve, específico y único.

Tipo normal de correo electrónico

El tiempo de reacción de una carta en netiqueta difiere del tiempo enapagado— línea. De dos a tres horas es un tiempo cómodo para esperar una respuesta a una carta urgente. En respuesta a correos electrónicos urgentes o importantes, a veces basta con advertir quemi— correoinformación recibida y tenida en cuenta. Si el problema requiere una consideración detenida, el destinatario debe informar a su interlocutor sobre el tiempo que le llevará responder a la pregunta.

Como referencia: un día es un momento cómodo para responder correos electrónicos. Si no hay respuesta dentro de los 3 días, las reglas de etiqueta le permiten enviar una segunda carta o comunicarse con el destinatario utilizando una fuente de comunicación alternativa: teléfono,Skype, ICQ. El silencio durante 5 a 7 días o en respuesta a una solicitud repetida puede considerarse como una falta de voluntad para continuar la correspondencia comercial.

La reputación de un empresario y de una empresa consiste no sólo en la eficiencia y eficacia del negocio, sino también en las pequeñas cosas y matices de cualquier etapa de las negociaciones comerciales. Se requiere el cumplimiento de los principios de la correspondencia comercial por parte de todos los representantes de la empresa: desde un empleado menor hasta un especialista en relaciones públicas y el director de la empresa.

Video: Cómo escribir cartas comerciales de forma clara, clara y comprensible.

En contacto con

Las reglas para escribir cartas se han mantenido inquebrantables, a pesar de que la vida ha cambiado. Ya nadie escribe letras en papel con las manos. Han sido sustituidos por SMS, correo electrónico y mensajería instantánea. Por tanto, las cartas se volvieron más cortas y concisas. Al mismo tiempo, el género epistolar no ha desaparecido por ningún lado. Cada uno de nosotros necesita recordar y observar normas éticas para que los sentimientos lleguen al destinatario.

La tarea se complica aún más por el hecho de que en el texto es necesario poder transmitir la esencia de su solicitud al interactuar con un socio comercial, al solicitar un empleo, al intentar convencer a un cliente para que compre un producto caro, en una palabra, en un entorno empresarial.

Guarda este artículo en tus favoritos y úsalo como hoja de referencia antes de escribir cada letra. ¡No te arrepentirás!

Y ahora, en orden.

Reglas para escribir cartas:

• Debes responder a todos los correos electrónicos recibidos.
• No debe escribir una respuesta a una carta de inmediato: debe pensarlo detenidamente, pero no debe retrasar demasiado la carta: corre el riesgo de arruinar su relación con el destinatario.
• Si respondes al destinatario, debes enviarle una postal para que sepa que su carta fue entregada exitosamente.
• La correspondencia personal debe guardarse en un lugar inaccesible a otros.
• Incluso una carta personal debe tener una estructura compositiva.
• Antes de empaquetar una carta en un sobre, es necesario revisarla cuidadosamente.
• Necesitas escribir una carta cuando estés de buen humor. Es inaceptable enviar cartas que contengan declaraciones enojadas o sugerencias irónicas.
• Escribir cartas anónimas es indecente.
• Si necesita hacer algún comentario abstracto o agregar a la carta, debe anteponer la designación PS (post skriptum). Debe incluir sus iniciales al final de este anexo.
• Una carta escrita a mano debe estar escrita con letra legible para no molestar o enojar al destinatario.
• Las cartas personales deben escribirse cuando esté solo.
• Leer cartas de otras personas sin permiso es inaceptable.
• Es inaceptable abrir un sobre que contenga una carta que no esté dirigida a usted.

tipos de letras

I. Postal

Si quieres escribir algo, debes empacarlo en un sobre. Cuando envía postales a varias direcciones a la vez, debe asegurarse de que el texto sea diferente para cada una.

II. Carta de agradecimiento

Existe una carta de agradecimiento para que pueda agradecer por escrito a una persona la ayuda que le brindó y expresar su gratitud. La extensión de la carta de agradecimiento es bastante pequeña.

III. carta recordatoria

Una carta recordatorio sirve para recordar a una persona una obligación incumplida, una deuda olvidada, etc. Está escrito de la manera más educada posible. La carta recordatoria debe estar sellada para no poner inadvertidamente al destinatario en una posición desagradable frente a otras personas.

IV. Carta de disculpa

Sólo escriben si realmente se dan cuenta de su culpa y se arrepienten de lo que han hecho. Debe escribirse desde el corazón, con educación y tacto.

V. Carta de condolencia.

Se escribe una carta de condolencia inmediatamente después de recibir una triste noticia. Si no logró enviarlo a tiempo, no lo envíe en absoluto: no debe recordarle a la gente su dolor una vez más. La carta de condolencia debe ser pequeña. Debe escribirse desde el corazón, sin usar hermosas citas, sin todo tipo de pretensiones. Una carta de condolencia se escribe a mano en papel normal. No debes incluir una postal con este tipo de carta.

Existen diferentes géneros: currículum vitae, carta de queja, carta de solicitud de información, etc.

Esquema para redactar una carta de solicitud de empleo:

• Recurso oficial.
• Una explicación del motivo por el que escribe la carta.
• Indicación de la fuente de información sobre la vacante.
• ¿Puedes explicar por qué estás interesado en el trabajo propuesto?
• Entonces necesitas dar Breve descripción su educación y experiencia laboral existentes.
• Puede describir sus cualidades individuales que mejor cumplan con los requisitos de un solicitante para el puesto propuesto.
• A continuación, deberá indicar que adjunta su currículum y expresar su disposición a facilitar información adicional si fuera necesario.
• Al final deberá indicar el nombre completo y fecha de redacción del oficio. Aplique su firma personal.

Valentina
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La correspondencia comercial es un detalle muy importante de un flujo de trabajo exitoso, que a menudo se subestima. Al igual que una conversación personal, la correspondencia puede ser un gran impulso profesional.

Pero también está la otra cara de la moneda: el desconocimiento de las reglas. correspondencia de negocios puede tener un impacto negativo en las asociaciones. A menudo, la eficacia para lograr sus intenciones puede depender de los detalles más pequeños del texto. La imagen empresarial se basa en la experiencia en la realización de correspondencia comercial.

¿Qué es la correspondencia comercial y qué funciones tiene?

Quizás tenga buenas habilidades de comunicación oral, tenga el don de la persuasión, siempre obtenga resultados fructíferos de la comunicación directa con su pareja, pero, desafortunadamente, esta no es la clave para una correspondencia comercial exitosa. Un gran número de empresarios exitosos que tienen brillantes habilidades de oratoria y un carisma extraordinario, por alguna razón no pueden aplicar sus habilidades al discurso escrito, y la participación en la correspondencia comercial oficial sigue siendo un proceso doloroso y difícil para ellos.

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Correspondencia de negocios incluye ciertas reglas y regulaciones que usted necesita saber. Para que la redacción de documentos y cartas no cause ningún problema, es necesario estudiar las características clave.

La correspondencia comercial incluye más de un concepto. Este término se aplica a numerosos tipos de documentos comerciales oficiales que pertenecen al sistema de información y material de referencia. Existen diferentes formas de clasificar la correspondencia comercial.

La correspondencia oficial desempeña una función importante durante la adopción y ejecución de decisiones administrativas:

1. Durante el período de formación y toma de decisiones, la correspondencia comercial puede utilizarse para obtener datos que puedan facilitar este proceso.
2. Durante la implementación de la solución establecida, la correspondencia comercial se puede utilizar con fines de notificación: puede informar a los socios sobre el proceso de implementación o los plazos para completar un proyecto.

Las estadísticas muestran que el volumen de correspondencia comercial entre organizaciones está aumentando en consonancia con el crecimiento económico y el aumento de la actividad empresarial.

• Un aumento del 1% en el producto interno bruto genera un aumento del 1% en la correspondencia comercial;
• Si traducimos los cálculos per cápita, entonces el número de letras es: en EE. UU. - 700, en Francia - 432, en Alemania - 252, en la República Checa - 68, en Polonia - 48, en Brasil - 26, en India - 15, y en Rusia - 8.

La proporción de correspondencia oficial en Rusia se determina de la siguiente manera:

• 63% – población;
• 22% – organizaciones comerciales;
• 15% – organizaciones presupuestarias.

En las empresas, la correspondencia comercial representa entre el 70% y el 75% de todos los documentos.

• 10 reglas de la correspondencia por correo electrónico que todo empresario debería conocer

El tribunal puede utilizar como prueba la correspondencia que cumpla con todas las reglas de la correspondencia comercial.

La correspondencia comercial sólo puede tener fuerza legal si fue redactada por una persona competente sin violar el procedimiento oficial y de conformidad con la legislación vigente.

La fuerza legal implica cualidades de un documento oficial que son capaces de intensificar ciertas acciones legales. La carta tiene fuerza legal desde el momento en que la firma una persona competente y, en algunas situaciones, se requiere el sello de la empresa.

Si desea que sus documentos en papel tengan fuerza legal, debe utilizar formularios especializados y un conjunto de detalles. En primer lugar, se utilizan los siguientes:

• el nombre de la empresa o el nombre de la persona: el autor de la carta,
• información general sobre el autor,
• firma del autor,
• en algunas situaciones, el sello de la empresa.

Documentación, que se utilizan para intercambiar datos dentro de una organización se denominan “correspondencia interna”:

• informes,
• oficial,
• notas explicatorias,
• certificados,
• ofertas,
• representación.

Dichos documentos no están incluidos en

En el trabajo de gestión, la correspondencia comercial realiza una serie de funciones:

• informativo;
• comunicativo;
• social;
• legal;
• gerencial;
• cultural;
• histórico.

Función de información– La correspondencia comercial puede almacenar información importante.

Función de comunicación– la correspondencia comercial sirve como medio de comunicación entre los empleados, la dirección y las organizaciones.

Función social - la correspondencia comercial puede realizar diversas funciones sociales; en primer lugar, satisface las necesidades de información.

Función jurídica– La correspondencia comercial puede utilizarse como prueba en los tribunales.

Funcion de gerencia– la correspondencia comercial puede iniciar decisiones de gestión y ayudar en su implementación.

Función cultural– la correspondencia comercial puede transmitir aspectos étnicos y nacional-culturales de los documentos.

Función histórica– la correspondencia comercial puede transmitir información histórica a la sociedad.

La correspondencia comercial es capaz de realizar muchas funciones al mismo tiempo, pero las principales siguen siendo la información y la comunicación.

Los mensajes comerciales no se utilizan en el proceso de regulación legal. Los actos jurídicos reglamentarios existen en forma de reglas, reglamentos, instrucciones, resoluciones, órdenes, órdenes y no se publican como cartas y mensajes.

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Clasificación y principales tipos de correspondencia comercial.

Los motivos más importantes para clasificar la correspondencia comercial son los siguientes puntos:

1. Territorio:

• correspondencia dentro de un estado;
• Correspondencia entre personas u organizaciones de diferentes estados (internacional).

1. El tipo de comunicación que ha elegido para enviar cartas al corresponsal:

• telegrama: un documento de referencia e información que fue enviado por el autor (en nombre de la organización) al destinatario (otra organización o persona) mediante comunicación telegráfica disponible para uso público;
• Telegrama télex: enviado a través de una red de télex especial.
• fax (fax): el destinatario recibe una copia del documento; Para realizar dicha comunicación es necesario disponer de un soporte papel.
• mensaje telefónico: documentos de tipo informativo que se envían y reciben por teléfono.
• mensaje electrónico: documentos de referencia e información que se envían y reciben a través de una red de información y telecomunicaciones.

1. Área de aplicación:

• correspondencia de gestión;
• la correspondencia comercial se realiza entre empleados que se dedican a actividades comerciales;
• la correspondencia de producción se lleva a cabo en el campo de la fabricación de bienes;
• La correspondencia personal va más allá del ámbito de las relaciones comerciales oficiales.

1. Estado del remitente:

• correspondencia comercial con una organización (entidad legal);
• correspondencia comercial con un individuo.

1. Número de destinatarios:

• a una sola dirección;
• a muchas direcciones.

1. Cronología de la carta:

• mensaje de iniciativa;
• mensaje de respuesta.

1. Grado de tipificación del texto en el idioma de la correspondencia comercial:

• mensajes emitidos sobre la base de formularios unificados;
• mensajes no regulados.

1. Estado en la jerarquía corporativa:

• mensajes de autoridades superiores;
• mensajes de organizaciones subordinadas;
• mensajes de otras organizaciones.

1. Asunto de la correspondencia comercial:

• mensajes sobre asuntos comerciales;
• mensajes sobre cuestiones logísticas;
• mensajes sobre temas legales, etc.

1. La naturaleza del impacto en el destinatario:

• cartas comerciales escritas para resolver problemas comerciales;
• Cartas de etiqueta escritas para ejercer presión sobre la esfera emocional del destinatario.

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Correspondencia comercial oficial: qué debe contener la carta

La ética de la correspondencia comercial supone que la carta contiene un solo tema y, en consecuencia, el destinatario debe responder o actuar dentro de sus límites. Combinar varios elementos informativos en una carta se considera una violación de las reglas de la correspondencia comercial.

Cada letra, si está correctamente compuesta, se puede dividir en las siguientes partes:

• introducción;
• parte principal;
• conclusión.

en la introducción Es necesario describir brevemente el propósito y el motivo de escribir una carta comercial.

Parte principal contiene la esencia del recurso.

En la parte final, es necesario resumir: pueden ser conclusiones, solicitudes, instrucciones, sugerencias, etc. Tenga en cuenta que el uso de "posdatas" es una violación de la etiqueta de la correspondencia comercial. Carta escrita en estilo formal de negocios, a diferencia del literario, no debe contener figuras estilísticas. Los medios de expresión artísticos no son apropiados en dichos documentos.

Si necesita enviar un gráfico, debe enviarlo como un archivo separado en lugar de colocarlo en un documento. Las imágenes no siempre se muestran correctamente en diferentes medios. En la propia carta, haga un enlace que indique dónde está almacenada la imagen, por ejemplo, "la imagen está en el archivo adjunto". Si ha enviado varios archivos, asegúrese de firmarlos para evitar confusiones y pérdida de tiempo.

Si utilizas mucho siglas o acrónimos, debes asegurarte de que el destinatario pueda descifrar y comprender lo que quieres decir. Lo mejor es deshacerse del hábito de utilizar formularios breves.

Restricción de las emociones

La correspondencia comercial oficial no puede incluir ningún medio de expresividad emocional. ¡Elimínalos por completo! Esto se aplica a absolutamente todo tipo de textos comerciales, incluso cuando se escriben quejas, informes o cartas de agradecimiento. Recuerde que las desviaciones de las normas de etiqueta comercial son inaceptables. Su mensaje debe ser extremadamente discreto. Todas las personas valoran la creatividad y la originalidad, pero la correspondencia comercial oficial no tolera tales manifestaciones. Un mensaje oficial de un pesimista o optimista, de un conserje o del director de una empresa debe cumplir con los estándares establecidos y, por lo tanto, no debe diferir.

Uso de vocabulario especial.

Para conectar partes de información en la correspondencia comercial, se utilizan los siguientes clichés: expresiones:

• debido a algo;
• basado;
• en virtud de;
• de acuerdo con;
• basado;
• prestar atención a;
• considerando;
• lo que sirvió.

Además, en la correspondencia comercial se permite utilizar abreviaturas y abreviaturas generalmente aceptadas. Si tiene dudas sobre si el destinatario entenderá su abreviatura, prescinda de ella y amplíe la frase por completo.

Saludos

Le recomendamos encarecidamente que no recurra a la manida expresión coloquial “Buenos días”. Esta frase se ha convertido en un indicador del mal gusto de cualquier correspondencia online, incluida la comercial. Una buena opción para los saludos es el esquema estándar: "Hola / Buenas tardes, Nombre / Nombre patronímico". Vale la pena explicar de dónde obtuvo la dirección del destinatario si no lo conoce personalmente.

Volumen de letras

La correspondencia comercial no es una prosa, ni un flujo de pensamientos sobre ningún tema. El mensaje debe ser lo más conciso posible, acortar al máximo el texto, pero no olvides que debes transmitir toda la información necesaria sin distorsionarla. Sería fantástico si todo el mensaje cabiera en una sola pantalla.

respuestas a cartas

Si desea responder a un mensaje de correo electrónico, debe hacer clic en el botón "Responder", luego su carta se enviará junto con todo el historial de correspondencia. Si hace clic en el botón "Escribir una carta", cuando se envíe, solo se transmitirá el mensaje en sí y el destinatario no siempre puede comprender de quién proviene el mensaje y qué se requiere de él. Esto es especialmente cierto en aquellas situaciones en las que, después de unos días, decide responder y continuar con su correspondencia comercial. En la comunicación empresarial no está prohibido citar a su interlocutor, al contrario, esto le permitirá navegar rápidamente y comprender lo que se dice;

Hay situaciones en las que el interlocutor expresa un descontento extremo y es simplemente grosero en su carta al interlocutor, es necesario reaccionar con sangre fría: responder a dichos mensajes con moderación y cortesía. Al realizar correspondencia oficial, su responsabilidad es cumplir con todas las reglas de etiqueta comercial, no confiar en los modales de su interlocutor;

La velocidad de respuesta en la correspondencia comercial electrónica es muy importante, es mejor hacerlo a las pocas horas de recibirla. Pero a veces esto no es posible, por lo que podrás responder en los próximos días. Los científicos dicen que el tiempo más conveniente para esperar una respuesta a un correo electrónico es dos días o 48 horas. Si el tiempo de espera se prolonga, se considera una actitud irrespetuosa hacia el interlocutor o se considera un desprecio. Sucede que el asunto de la carta no te permite cumplir con el plazo señalado y tardas más en responder. En tal situación, vale la pena notificar a su interlocutor que ha recibido la carta e informarle de los plazos que necesita. Con este enfoque, el remitente estará tranquilo y usted podrá construir una relación de confianza y respeto.

Conclusión de la carta.

Debe excluir de la carta frases que puedan parecer manipulación: "Espero sinceramente que la interacción sea exitosa", "Gracias de antemano por su rápida respuesta", etc. Puede finalizar su correo electrónico comercial con "Saludos". A muchos esto les parecerá demasiado formulado, pero para la correspondencia comercial es aceptable. En su firma, incluya su nombre, cargo y organización. Será útil indicar contactos para una rápida comunicación con usted o su empresa.

Hora de enviar mensajes

Evidentemente, la correspondencia electrónica no está diseñada para una lectura y respuesta inmediata, pero esto no significa que el tiempo de envío no esté regulado de ninguna manera. Las reglas para la correspondencia comercial por correo electrónico excluyen el envío de mensajes tarde, los fines de semana y días festivos. Es recomendable no sobrepasar la jornada laboral habitual.

No olvide revisar minuciosamente el texto del mensaje en busca de errores tipográficos, errores e infracciones. Antes de enviar, asegúrese de que el nombre y la dirección postal del destinatario estén escritos correctamente.

Etiqueta del habla de la escritura.

La correspondencia comercial es muy exigente con el remitente. Al escribir una carta, es necesario cumplir con ciertas normas y reglas de etiqueta del habla, adoptadas por la sociedad específicamente para la correspondencia comercial.

Tales normas llevaron al abandono de las expresiones clásicas de cortesía en el lenguaje de la correspondencia comercial, pero no para ahorrar esfuerzos, sino para reemplazarlas con frases modernas y estables. Con el tiempo se fueron formando formas estables de comunicación, transmisión de solicitudes, formulación de negativas, preguntas, etc.

Uso de pronombres

Los datos de la correspondencia comercial se han vuelto extremadamente estándar; su presentación a través de la percepción individual no está justificada. Un mensaje comercial no debe reflejar los intereses personales, sino corporativos de la organización. Por esta razón, el texto de los mensajes no se transmite desde el “yo” personal, sino desde el “nosotros”. Sin embargo, el pronombre "nosotros" prácticamente no se usa en las letras, porque la terminación del verbo ya denota la primera persona y el plural.

Elegir la forma de voz verbal

Por ejemplo, considere la siguiente frase: "No proporcionó los bienes dentro del período especificado". Lo mismo, pero en voz pasiva: “Los bienes que prometiste no fueron entregados dentro del tiempo especificado”. La primera opción hace culpable a la persona a quien se dirige la carta, la segunda opción solo enfatiza el hecho del incumplimiento de los servicios contractuales. Al utilizar la voz pasiva, es más probable que mantengas un tono positivo y profesional en tu correspondencia.

Si desea enfatizar a una persona, departamento, servicio, etc., utilice la voz activa del verbo. Comienza la frase con el sujeto y pon el verbo en tiempo presente, por ejemplo: “El departamento de ventas requiere…”

Recuerde que la voz pasiva se utiliza en correspondencia comercial y documentos cuando el tema principal del mensaje es la acción que se describe, y no su origen, por ejemplo: “Se ha realizado la reducción”, “Se ha realizado el pago”, “ Se han cumplido las condiciones”.

Seleccionar el tipo de verbo

Si desea resaltar la persistencia de acciones negativas o incluso ilegales, entonces es mejor usar la forma imperfecta del verbo, por ejemplo: "Los trabajadores de la carpintería violan constantemente las normas de seguridad contra incendios". Cuando es necesario enfatizar que una acción ya ocurrió, se utiliza la forma perfecta, por ejemplo: “El empleado ya abandonó el lugar de trabajo”.

Palabras y frases introductorias.

Gracias a palabras y frases introductorias, podrás regular la tensión de la situación. Reducir la sequedad de la correspondencia comercial. Compare: “Por favor envíe los documentos almacenados en su archivo” y “Por favor envíe los documentos probablemente almacenados en su archivo”; la segunda opción suena más educada y discreta.

Incluso los mensajes negativos pueden suavizarse con palabras introductorias: "Su solicitud no puede ser aceptada para su consideración" y "Desafortunadamente, su solicitud no puede ser aceptada para su consideración".

En el estricto mundo de la ética de la correspondencia comercial, esto es simplemente una bendición, una de las pocas formas de mostrar cortesía y delicadeza. El uso de palabras y frases introductorias puede establecer un tono amistoso en la correspondencia, suavizar la compostura característica de la correspondencia oficial, sin violar las reglas y normas de la comunicación comercial.

Características de la etiqueta de la correspondencia comercial.

La correspondencia comercial se caracteriza por el uso de la palabra "querido" como dirección al interlocutor. Colocar un signo de exclamación después de esta palabra indicará el significado especial de esta carta, y colocar una coma después de una dirección en la correspondencia comercial le da un carácter más informal al mensaje.

Entre personas del mismo puesto o especialización, la forma óptima de dirigirse, que corresponde a la etiqueta de la correspondencia comercial, es "querido colega". Si omites la palabra “querido”, establecerás un tono neutral para la correspondencia. “Estimados colegas” es una forma que tiene una connotación emocional; es popular en los mensajes de felicitación.

Si desea enviar una carta de carácter personal y no un mensaje comercial oficial, puede hacerlo utilizando su nombre y patronímico. Al indicar su apellido en dicha carta, establecerá un tono de comunicación oficial y educado.

Un mensaje cuyo tema sea tomar una decisión debe constar de: dos partes:

• base de la decisión tomada;
• presentación de la solución en sí.

Estas piezas se pueden intercambiar. Si ha tomado una decisión positiva sobre este tema, puede comenzar la carta con su redacción.

Psicológicamente es mejor colocar una decisión negativa al final de la carta.

Si necesita formular una negativa, intente hacerlo con cuidado, pero dentro del marco de la etiqueta comercial. En primer lugar, debe describir en detalle los motivos de su decisión y solo entonces llegar a la conclusión misma. Con este enfoque, el destinatario se preparará psicológicamente gradualmente para las malas noticias, podrá soportar más fácilmente el rechazo y, por lo tanto, no golpeará su orgullo.

En la correspondencia comercial, es muy importante mostrar respeto por el interlocutor, pero no hay que ir a los extremos. El tono de tu carta debe ser neutro y estricto, incluso seco. Naturalmente, la mala educación o la falta de respeto son inaceptables bajo ninguna circunstancia.

Para la correspondencia comercial, la autoría es importante. La práctica administrativa en el ámbito de la firma de documentos exige el cumplimiento del orden oficial: por ejemplo, una respuesta a un mensaje firmado por un gerente debe estar firmada por una persona con la misma autoridad. La respuesta a un mensaje certificado por el subdirector se puede entregar al director para que lo firme.

La vida empresarial ofrece muchas ocasiones para realizar diversos tipos de solicitudes.

Estas cartas suelen describir los beneficios de cumplir con una solicitud determinada. El tipo de solicitud más popular al realizar correspondencia comercial corresponde a la forma de declaración individual y colectiva. Puede escribir su solicitud de la siguiente manera:

• primera persona del singular, por ejemplo, “Por favor…”;
• primera persona del plural, por ejemplo, “Pedimos...”;
• de la tercera persona del singular, por ejemplo, “La empresa de costura Tres Hilos pregunta...”;
• de la tercera persona del plural, si es necesario utilizar más de un sustantivo, por ejemplo (“El jefe y los empleados de la organización preguntan...”).

La correspondencia comercial implica respuestas a los mensajes recibidos. Estas cartas de respuesta tienen una forma especial, que depende de las características del mensaje recibido.

• enlace al mensaje anterior;
• respetar la base terminológica previamente seleccionada, el orden de presentación de los puntos de contenido.

Las habilidades de gestión de documentos y procesos comerciales se estudian en el curso de Gestión de proyectos. Puede estudiar toda la práctica del trabajo de oficina y la gestión de documentos en el curso "Trabajo de oficina y correspondencia comercial" durante su programa de formación individual.

Opinión experta

La comunicación con un cliente en persona y por correspondencia es radicalmente diferente.

Alexandra Karepina,

consultor de comunicaciones escritas, redactor publicitario, Moscú

En Rusia, los mensajes secos y oficiales de la inspección fiscal y otros servicios se consideran un modelo de correspondencia comercial. Pero a diferencia de las inspecciones gubernamentales, las empresas quieren estar orientadas al cliente. En 2011, el portal E-xecutive (www.e-xecutive.ru) realizó una mini encuesta entre los visitantes. Se preguntó a empresarios, directivos y especialistas en recursos humanos si la orientación al cliente forma parte de la estrategia de su organización. La mayoría (73%) respondió que sí, el 21% admitió que, aunque centrarse en el cliente no es formalmente una prioridad estratégica, están constantemente girando el negocio en torno al consumidor, y sólo el 6% dijo rotundamente que no. Sin embargo, a menudo el deseo de tratar humanamente a los clientes se refiere únicamente a la comunicación verbal. Cuando un cliente acude a una empresa o llama por teléfono, le hablan con educación y atención, escuchan sus argumentos, le muestran atención y respeto. Pero si la comunicación se produce a través de correspondencia comercial electrónica, entonces el cliente, por regla general, recibe negativas glaciales y respuestas directas:

“En respuesta al mensaje sobre hechos de daño a la salud supuestamente ocurridos por culpa de Company LLC, le informamos que la demanda interpuesta contra Company LLC ha sido rechazada. Los síntomas de dolencias establecidos en la carta no están relacionados con las actividades de Company LLC, no pueden ser un argumento válido para presentar un reclamo, en este sentido, Company LLC considera el asunto cerrado”.

Al leer una carta así, una persona siente no solo una actitud fría, sino también helada hacia sí misma. Entiende que su problema permanecerá sin la debida atención y comprensión.

Formulario de correspondencia comercial: características del diseño de letras

Además de la estructura, otra parte importante de una buena carta comercial es su formato adecuado.

1. Forma.

La correspondencia comercial oficial se puede realizar en papel con membrete especial de la empresa. Los encabezados y pies de página de los formularios incluyen ciertos datos:

• Nombre de empresa;
• Dirección de la empresa;
• teléfono y fax;
• sitio web (si está disponible) y dirección de correo electrónico.

A menudo, los formularios contienen datos y logotipo de la empresa.

El acceso a estos datos ayudará al destinatario a navegar e identificar rápidamente al remitente, facilitándole el contacto con usted.

1. Campos.

Los márgenes son un componente obligatorio de una carta comercial; pueden usarse para notas del destinatario o para archivarse. Criterios de diseño: a la izquierda - tres centímetros, a la derecha - de uno y medio a dos centímetros. Para mayor comodidad, puede utilizar los estándares clásicos de Microsoft Word.

1. La marca de registro de un documento que contiene el número de firmas de la carta por parte de una persona competente.

Por ejemplo, está realizando correspondencia comercial por correo con otra organización y olvidó indicar la fecha y el número de envío. Y su interlocutor recibe una gran cantidad de cartas todos los días, en tal situación es muy difícil rastrear la carta, porque la mayoría de las veces la búsqueda se realiza precisamente por fecha y número. Si está escribiendo una respuesta, no olvide, además del número de su mensaje, indicar el número de la carta entrante (anterior). El número de registro se indica en la esquina superior izquierda del documento.

Ejemplo de número de registro: Ref. No. 5987 de 16 de agosto de 2016 en la entrada. No. 189 del 05/08/2016.

1. Encabezado de carta.

La correspondencia comercial de una organización incluye una dirección al destinatario, que se encuentra debajo de las marcas de registro; la mayoría de las veces tiene el siguiente formato: el puesto que ocupa y el nombre del destinatario se indican en la esquina superior derecha del documento. El llamamiento en sí está ubicado en el centro del mensaje y al final hay un signo de exclamación. A veces, el encabezado se resalta en negrita.

1. La fuente de una carta influye fundamentalmente en su percepción por parte del destinatario.

La fuente debe elegirse sabiamente. Debería ser óptimo, ni pequeño ni grande. Puede elegir una fuente estándar y utilizarla en respuestas a cualquier carta. La opción más común es la fuente Times New Roman tamaño 12 e interlineado sencillo. Si tienes información sobre los problemas de visión del destinatario, puedes aumentar la fuente del mensaje. Para correspondencia comercial personal, se acepta una amplia selección de fuentes.

1. Numeración de hojas.

Esto se aplica a letras grandes y cartas con archivos adjuntos. Al organizar la numeración de páginas en Microsoft Word, puede utilizar la función "Encabezado y pie de página" - "Insertar texto automático" - "Página". No. de todo”. Esto ayudará al destinatario a calcular correctamente el volumen total del mensaje y no cometer errores en la secuencia de páginas. Los números de página se indican en la esquina inferior derecha.

1. Información sobre el artista.

Estos datos deben estar presentes en cualquier correspondencia comercial y documentos certificados por la dirección de la organización. Esto permite al destinatario comunicarse fácilmente con un empleado de otra organización responsable de resolver los problemas discutidos en la carta. Los datos deben incluirlo. nombre completo y un número de teléfono de contacto, tanto del trabajo como de móviles servirán. Por favor incluya también su dirección de correo electrónico. Todos estos datos se indican al final de la carta, después de la firma. El tamaño de fuente debe ser una unidad menor que el principal.

1. Aplicaciones.

Las solicitudes deben prepararse por separado, pero la numeración sigue siendo continua: común para todo el mensaje (opcional). Indique información sobre la disponibilidad de la solicitud en el documento principal, colóquelo antes de la firma del gerente.

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Ejemplos de cartas comerciales

Vea cómo sería la correspondencia comercial. A continuación se proporcionan ejemplos de letras.

Carta de agradecimiento

Carta de garantía

Correo de información

Realización de correspondencia comercial: reglas generales

Si desea enviar una carta que no sea de carácter comercial, sino más bien un mensaje personal, puede arreglárselas con una dirección simple por nombre y patronímico. Al agregar su apellido en dicho mensaje, establecerá un tono de comunicación oficial y educado.

Una carta cuyo tema es una decisión suele estar compuesta por dos partes: el fundamento de la decisión tomada y la presentación de la decisión misma. Estas piezas se pueden intercambiar. Si ha tomado una decisión positiva sobre este tema, puede comenzar la carta con su redacción y solo después pasar a una descripción de exactamente cómo la redactó.

A la hora de redactar un documento con una decisión negativa, se debe prestar especial atención a la justificación.

Si en la correspondencia comercial describe en detalle el motivo de su rechazo, podrá hacer que la carta tenga más tacto y no herirá el orgullo del destinatario. Una negativa grosera e irrespetuosa tendrá un impacto negativo en futuras interacciones con tu pareja. Si incluye todos los argumentos lógicos y motivos del rechazo, la percepción de dicha noticia será mucho más fácil para el destinatario.

La etiqueta de la correspondencia comercial no incluye el uso de ninguna emoción al escribir cartas. La neutralidad de la presentación es la única norma aceptable. De esta manera las cartas permanecen imparciales. Está prohibido expresar mala educación y falta de respeto hacia el interlocutor, pero la cortesía excesiva también es inaceptable. La sequedad de la correspondencia comercial no significa que a los autores no les preocupe quién les envió la carta comercial.

Características de dirigirse al destinatario.

Por lo general, se dirige al destinatario una vez, en la introducción de la carta. Consideremos tres maneras.

1. La dirección inicial en correspondencia comercial a una persona desconocida o en presencia de relaciones oficiales estrictas requiere mantener la distancia necesaria. Por ejemplo: "¡Estimado señor Krasilnikov!"
2. Cuando se dirija a una persona conocida con la que ha estado asociado durante mucho tiempo, es mejor utilizar la dirección por nombre y patronímico. Por ejemplo: "¡Querida Olga Stanislavovna!"
3. Si necesita dirigirse no a una persona, sino a todo el equipo, utilice la típica construcción “¡queridos colegas/socios!”

Al concluir una correspondencia comercial, es necesario utilizar estructuras de cierre. Hay muchas opciones:

• "Atentamente".
• "Los mejores deseos".
• “Con la esperanza de una cooperación continua”, etc.

Cualquier correspondencia comercial oficial debe cumplir cinco requisitos:

• claridad y precisión;
• el deseo de brevedad del texto;
• integridad del mensaje;
• cortesía y neutralidad de tono;
• sin errores.

Si el destinatario no comprende el significado de su mensaje, no podrá responderlo correctamente. Para garantizar la claridad del mensaje, es necesario seleccionar las frases más apropiadas que puedan revelar plenamente sus intenciones. No debes descuidar las reglas de puntuación, estilo, etc. Presta atención a la coordinación de las palabras en una oración y a la división del texto.

Cabe añadir que en la correspondencia comercial las frases deben ser lo más breves posible.

Pero no abuse de esta regla: un texto compuesto por frases muy breves no es un ejemplo de correspondencia comercial. Al redactar una carta, considere el nivel intelectual de su interlocutor.

La mayoría de los empresarios sufren de falta de tiempo, por lo que agradecen cualquier oportunidad que pueda ayudarles a ahorrar recursos. Al realizar correspondencia comercial con este tipo de personas, conviene ser extremadamente conciso. Estarán muy agradecidos si expresas tus pensamientos de forma breve y clara.

La concisión implica la ausencia de detalles menores, pero debes transmitir plenamente el significado de tu mensaje sin distorsionarlo, de lo contrario tu carta corre el riesgo de teñirse de descortesía y negligencia. No omita hechos importantes que estén directamente relacionados con el asunto; no excluya por completo las expresiones de cortesía y respeto.

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Integridad (integridad)

No reduzca la integridad del texto a favor de su brevedad. Si tienes miedo de perderte algo, haz un borrador de una carta comercial en la que puedas resumir todos los detalles principales del mensaje. Después de elaborar dicho plan, debe verificar sus puntos nuevamente, si se tienen en cuenta todos los elementos importantes, y luego proceder a escribir la carta; Si te perdiste algo, simplemente agrega detalles al boceto. Si necesita información adicional que no esté directamente relacionada con el tema de la correspondencia, puede expresarla post scriptum.

Cortesía (cortesía)

La correspondencia comercial de una organización que se precie debe realizarse en un ambiente cortés y educado. Al comunicarse con cada socio, exprese su deferencia y respeto, observando la medida establecida para la correspondencia en la comunicación empresarial. Además, la "dulzura" excesiva creará la impresión de un halago absoluto, lo que no contribuirá a su éxito en la comunicación con clientes y socios, pero puede arruinar la reputación de su empresa.

La forma de correspondencia comercial requiere cortesía según el contexto del mensaje. Si la carta transmite información negativa al destinatario, es mejor mostrar moderación al expresar cortesía.

Literatura

La alfabetización es un requisito previo para escribir correspondencia comercial. Preste especial atención a los siguientes puntos:

• gramática: construcción de oraciones sin errores;
• ortografía: la ortografía correcta de las palabras;
• colocación de letras mayúsculas;
• puntuación correcta;
• acuerdo: cumplimiento de características gramaticales.
• escribir números (dígitos); por ejemplo, los números hasta diez se escriben en palabras, los números (más de diez), en números.

Reglas para la correspondencia comercial por correo electrónico: estudiar comunicación empresarial en línea

El método "habitual" de enviar cartas ha perdido popularidad hace mucho tiempo, por lo que analizaremos más de cerca las reglas para realizar correspondencia comercial en línea. Ofrecemos recomendaciones básicas, cuyo cumplimiento le ayudará a realizar la correspondencia comercial de acuerdo con las normas y reglamentos aceptados.

1. El nombre de su buzón.

Lo primero a lo que presta atención el destinatario al actualizar el correo es a la dirección desde donde se envió la carta. La mayoría de la gente resta importancia a la importancia de este hecho. A menudo, los empleados envían un correo electrónico comercial desde su cuenta personal.

Esto sólo es aceptable si el nombre de correo electrónico refleja su nombre formal y no algún apodo como "kot185" o "agent007", si su buzón de correo tiene un nombre tan informal, entonces está estrictamente prohibido enviar correspondencia a socios comerciales o empleados de su organización. Imagínense qué pensamientos aparecerán en una persona que recibe una oferta de cooperación de un “caramelo” o una “margarita”.

Además, debe abstenerse de utilizar nombres de direcciones de correo electrónico que comiencen con info@, bandeja de entrada@ y similares. Estos nombres no se consideran en el nivel adecuado: no se toman en serio y existe el riesgo de que la carta simplemente no se abra y se envíe como spam. La mejor opción para la correspondencia comercial son los nombres compilados según el esquema presentado. [correo electrónico protegido], donde nombre son sus datos personales (apellido y nombre) y empresa es el nombre de la organización.

1. Destinatarios.

Al realizar correspondencia comercial por correo electrónico, puede enviar mensajes directamente al destinatario y al mismo tiempo invitar a otros observadores que podrán leer el contenido de la carta, pero no responderán. Esto se hace utilizando la función de enviar a los destinatarios una copia. Decida de antemano de cuál de los destinatarios necesita recibir una respuesta, organice los destinatarios de acuerdo con esta decisión. Intente no establecer varios destinatarios a la vez como destinatarios directos; de lo contrario, corre el riesgo de no recibir respuesta de ninguno de ellos. Después de leer la carta, todos pensarán que alguien más ya ha dado la respuesta.

Si le han enviado una copia de un mensaje comercial, entonces, como habrá adivinado, no es necesaria su respuesta. Si existe una necesidad urgente de su participación, no está prohibido enviar una carta de respuesta en su nombre; esto no violará las reglas de la correspondencia comercial por correo electrónico. Pero recuerda ser cortés: discúlpate por la interrupción al principio del mensaje.

1. Dar formato a las letras.

Estilo oficial de negocios. Este estilo está determinado por la exclusión de adjetivos descriptivos y la ausencia de detalles innecesarios. Sólo quedan hechos concretos, claros y lógicos. Después de redactar el mensaje, debes leerlo nuevamente para asegurarte de que no haya elementos innecesarios que no sean importantes para el contenido. Si está seguro de que su mensaje no contiene dichos elementos, puede enviar la carta de forma segura.

Literatura. Este punto es simplemente obvio. Pero esta regla no puede ignorarse. La alfabetización es un elemento básico para toda carta y correspondencia comercial en general. Un autor que comete errores de ortografía no podrá crear una imagen seria de una persona de negocios.

Asunto de la carta. Debe indicarse en el campo correspondiente. Intente formular el tema de manera sucinta y breve, para que el interlocutor se oriente rápidamente y comprenda la idea principal del texto siguiente. No resumas el tema en una sola palabra. "Propuesta", "detalles", etc. son líneas de asunto mal redactadas para los correos electrónicos comerciales. Y "oferta comercial de... organización" es una buena redacción. Si proporciona datos muy importantes en una carta, márquela con una casilla de verificación especial; esta opción existe en casi todos los sistemas de correo.

Fuente. Debes hacer que tu carta sea lo más legible posible. Las fuentes más populares para el correo electrónico empresarial son Arial y Times New Roman. No debe mostrarse Habilidades creativas Al elegir un color, esto no es necesario. No utilice letras grandes, emoticonos y varios símbolos específicos. Es aceptable resaltar ciertas partes en cursiva o negrita, pero sólo si es necesario.

Para que su carta sea más fácil de leer, puede agregar subtítulos a lo largo del texto. Pero tampoco se debe abusar de ellos; aproveche esta oportunidad no más de 3 o 4 veces.

Un párrafo del mensaje no debe ocupar más de cuatro líneas del mensaje. Al leer párrafos largos, es muy difícil desenredar el texto y es posible que se pierda la idea principal.

Todas las listas existentes deben formatearse utilizando marcadores.

Plantilla corporativa. Es fantástico si su organización tiene una plantilla de correo electrónico empresarial personalizada, así podrá reenviar todo el correo con ella. Esto hace que sea más fácil ser recordado y destacarse entre los competidores sin violar la etiqueta comercial. Pero aquí tampoco se puede exagerar; la comunicación empresarial eficaz se basa en lograr un punto medio. Recuerde que la correspondencia por correo electrónico no siempre se realiza en una computadora; intente asegurarse de que su plantilla corporativa coincida con cualquier resolución de pantalla, incluida la móvil;

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Ejemplo de correo electrónico empresarial

Opinión experta

La mayoría de la gente ve el correo electrónico como una forma informal de comunicación.

Alexander Tsurkán,

Director General de la agencia de comunicación “Business League”, Moscú

Creo que en nuestro país se presta muy poca atención a la etiqueta de la correspondencia comercial (esto quizás no se aplica sólo a las empresas occidentales que operan en Rusia). Muchos empleados e incluso directivos de organizaciones no occidentales tratan los correos electrónicos como una forma informal de comunicación; Esto se debe en gran medida al hecho de que dicha correspondencia rara vez se equipara a un documento legal. Pero me gustaría recordarles que las reglas de la correspondencia comercial existen para todos.

En la correspondencia por correo electrónico, suelo utilizar la casilla de verificación Alta importancia y activo Entrega de mensajes y Lectura de informe. Creo que al realizar correspondencia comercial es necesario respetar los límites; nunca uso emoticonos u otras inclusiones informales. En mi opinión, esto es sencillamente inaceptable. Puedo recomendar hacer copias de todos los correos electrónicos importantes por fax; para nuestra organización esto se ha convertido en una parte integral de la correspondencia con los socios.

Correspondencia electrónica: memorando para el director

1. Utilice el botón "Responder a todos".

Si en la pregunta está involucrada más de una persona y la correspondencia se llevó a cabo entre un grupo de personas, entonces la respuesta debe enviarse a todos sus participantes, y no al autor de la última carta.

2. Indique siempre el asunto de la carta.

Los datos informativos en la sección "Asunto" ayudarán al destinatario a navegar por el tema de la correspondencia y le resultará más fácil ordenar las cartas. Utilice la etiqueta "¡IMPORTANTE!" en el título. Sólo vale la pena si es verdad. O simplemente puede hacer clic en el botón "Importancia", que está presente en todos los servicios de correo electrónico. Es bueno si puedes ceñirte a un formato para redactar los temas de la correspondencia comercial. No olvide que la mayoría de los destinatarios utilizan filtros para ordenar los correos electrónicos. Lo mejor para usted es encontrar el nombre correcto que sea legible por máquina.

3. La carta debe ser breve y estructurada.

Intente transmitir claramente el significado de su mensaje, resalte los detalles principales y elimine los menores. Es mejor si, después de leer el mensaje por primera vez, puede comprender inmediatamente el problema principal, el significado y las acciones futuras que espera del destinatario. Se pueden colocar datos adicionales en un archivo adjunto; esta es una forma muy conveniente, especialmente si hay muchos materiales de este tipo.

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4. Sea cortés.

Incluso en la correspondencia comercial, preste atención al saludo y la firma. Puedes hacer que la firma sea automática, luego se adjuntará a cada una de tus cartas. También es necesario poner acentos semánticos y emocionales; evite el estilo telegráfico. Incluso si en una carta tocas algún problema, conflicto u otra situación difícil, no debes adoptar un tono irrespetuoso. En el trabajo, la interacción y la búsqueda de las soluciones adecuadas son muy importantes. Trate de ser siempre discreto y educado, así podrá establecer relación de confianza con sus socios comerciales.

5. ¡Las cartas deben ser contestadas! Y rápido.

Una respuesta rápida es muy importante para la correspondencia comercial; ignorar este punto puede causar muchas dificultades. Es mucho más conveniente para el autor de la carta saber que ha sido abierta, leída y, por tanto, puede esperar una respuesta rápida. No cuente con respuestas automáticas ni notificaciones de plantillas; es mejor escribir una nota concisa sobre usted mismo.

Algunos tipos de correspondencia comercial no deben contestarse:

1. Si su dirección de correo electrónico se encuentra en el campo "Cc" - el autor quería presentarle un determinado tema o pregunta, pero no está esperando su respuesta.

2. Si tu dirección simplemente no existe - esto significa que el autor quería presentarle un determinado tema o asunto en secreto del destinatario principal de la carta (usted está en la copia “oculta” de la carta).

6. No borre el texto de la carta a la que responde.

A veces sucede que pasa mucho tiempo desde que recibes una carta hasta que la abres. Muchas organizaciones tienen programas especiales para archivar correspondencia electrónica. Cabe señalar que en algunos estados donde la correspondencia comercial electrónica tiene fuerza legal, su preservación a largo plazo está prevista por la ley. En Rusia no es necesario archivar la correspondencia entre empresarios, aunque ya existe una práctica similar en algunas empresas líderes de nuestro país.

Intenta imaginarte como el destinatario, mira tu carta a través de sus ojos. Este es uno de los principales consejos; siguiéndolo, podrá destacarse del flujo de correspondencia.

7. Escribe correctamente.

Incluso los errores raros que comete el destinatario en una carta pueden considerarse una falta de respeto hacia el destinatario. Esto demuestra que tenías prisa y no prestaste suficiente atención a la carta. Y una gran cantidad de errores indica un bajo nivel de alfabetización del remitente; una conducta tan descuidada en la correspondencia comercial puede perjudicar a toda la empresa.

Información sobre el experto y la empresa.

Agencia"Liga de Negocios", Moscú. La empresa apareció en el mercado de la publicidad y las relaciones públicas en el año 1991. "Business League" ofrece a sus socios un sistema integral de soporte de comunicación profesional en muchas industrias: relaciones públicas y relaciones con los medios, publicidad y diseño, marketing y comunicaciones de marketing, investigaciones sociológicas y especiales, proyectos creativos y organización de eventos especiales, consultoría de comunicación. En 2004, la “Business League” recibió el prestigioso premio internacional de negocios StevieInternationalBusinessAward y los miembros del jurado la nombraron “Agencia del año” en la categoría “Mejor empresa, oficina, producto”.

Alexandra Karepina– coach empresarial de una organización en el campo de la correspondencia comercial y la redacción publicitaria. En el ámbito de la consultoría y las ventas corporativas (en empresas rusas y extranjeras): más de diez años. Creador de programas de formación en el campo de la lingüística empresarial y la redacción publicitaria. Autor de los libros “El arte de escribir negocios. Leyes, trucos, herramientas" (2ª ed. - M.: Mann, Ivanov y Ferber, 2010) y "Escribimos de forma convincente. Tu propio redactor” (M.: Mann, Ivanov y Ferber, 2013). Presentador del bloque de TV “Cómo Resolver lo Insoluble” del canal “Éxito”

MATERIALES EPISTOLARIOS (CORRESPONDENCIA PRIVADA)

Especificidad de especie y significado de la correspondencia como fuente.

Las fuentes de origen personal, junto con las memorias y los diarios, incluyen correspondencia que no es de carácter oficial, también llamada documentación epistolar (del latín epístola - mensaje, carta). Esta categoría no puede incluir documentos como cartas intercambiadas entre Jefes de Estado y de Gobierno, o las llamadas cartas de llamamiento a asociados políticos, audiencias masivas, etc.; pertenecen a tipos de fuentes completamente diferentes ya discutidos anteriormente.

Una carta informal es un documento a través del cual dos particulares se comunican entre sí. corresponsal(autor de la carta) y destino. Sus relaciones pueden ser muy diferentes en distintos casos (familiares, amistosas, de camaradería, relacionadas con actividades políticas conjuntas, tensamente frías, etc.), pero en la correspondencia privada siempre se expresarán en una forma específica de contacto personal directo y no destinado a publicidad. Por lo tanto, incluso cuando hablamos de correspondencia de contenido puramente político -por ejemplo, de la correspondencia de K. Marx, F. Engels, V.I. Lenin con personas que fueron sus asociados u oponentes en la lucha ideológica; se distingue de los documentos políticos reales por el hecho de que contiene un diálogo sólo con los destinatarios inmediatos y no con el lector masivo.

Las "cartas al poder" que ahora se publican ampliamente en nuestro país (a varios organismos estatales, autoridades del partido, periódicos, etc.) son una fuente que difícilmente tendrá análogos en el extranjero y es muy valiosa para estudiar aspectos de la vida de los soviéticos que antes estaban ocultos. sociedad. Pero es fundamentalmente diferente de la excelente correspondencia que se discutirá en este capítulo. De las fuentes epistolares genuinas, se deben separar claramente aquellas obras artísticas, de memorias, periodísticas y de otro tipo en las que el uso de la forma de correspondencia o el nombre "carta" es sólo un recurso literario específico del autor ("novelas en letras", como “Nouvelle Héloïse” de J.-J. Rousseau, “Cartas persas” de Montesquieu, “Cartas de un viajero ruso” de N.M. Karamzin, “Cartas del extranjero” y “Cartas parisinas” de P.V. " de A.I. "Veinte cartas a un amigo" de la hija de Stalin, S. Alliluyeva, etc.).

A principios del siglo XXI, la correspondencia personal como forma de comunicación está desapareciendo gradualmente. Está siendo sustituido por el teléfono (normal y especialmente el móvil), el correo electrónico y el intercambio de opiniones a través de Internet (foros, teleconferencias). Las cartas detalladas escritas a mano no son típicas de los tiempos modernos, y lo que se dirá a continuación sobre las fuentes epistolares se refiere a condiciones históricas que ya se han convertido en cosa del pasado y, en consecuencia, a los problemas de los tiempos predominantemente modernos, más que modernos.

La correspondencia privada se acerca en muchos aspectos a las fuentes de memorias, pero no es una de ellas ni una variedad de ellas, principalmente porque tiene un propósito funcional diferente. Las cartas, tanto en la naturaleza del material como en la forma, pueden parecerse a anotaciones de diario o contener fragmentos de recuerdos del pasado, pero registran eventos, hechos, situaciones de la vida, no para preservar su memoria para el propio escritor, su descendientes o generaciones futuras en general, pero con el fin de informar sobre ellos a una persona concreta: el destinatario.

Al igual que las memorias y los diarios, las fuentes epistolares son valiosas para el investigador principalmente porque le permiten reconstruir el clima espiritual y emocional de la época en estudio, imaginar cómo ciertos eventos fueron percibidos por las personas que los observaron o vivieron. En este sentido, el hecho de que la correspondencia capte un punto de vista subjetivo (que transmite no sólo la visión del mundo del propio corresponsal, sino también, hasta cierto punto, los estados de ánimo característicos de su entorno social) no es un inconveniente, sino un plus. este tipo de fuente. Si la correspondencia se utiliza como fuente de información fáctica (y a veces complementa o aclara significativamente hechos conocidos por el historiador a partir de otros documentos), entonces la posición subjetiva del escritor puede, por el contrario, resultar un elemento negativo, la cuyo impacto debe eliminarse mediante un cuidadoso análisis crítico.

Para un historiador, a veces una sola letra es la evidencia más importante, pero la base de la investigación se enriquece especialmente al recurrir a grandes complejos de materiales epistolares. Pueden ser, en primer lugar, cartas (a veces de muchos años) del mismo corresponsal a un destinatario específico; en tal caso, es aconsejable incluir cartas del destinatario, es decir. estudiar esta correspondencia en su forma bilateral, y también hacer referencia a la correspondencia del corresponsal con otras personas, en lo que se refiere al problema en estudio. Otros conjuntos de cartas se forman de forma más o menos artificial: no están unidos por la personalidad del corresponsal o destinatario, sino por el propósito de quienes las recopilaron o compusieron. Pero, por regla general, se distinguen por una cierta homogeneidad típica del material, lo que permite estudiarlos como una fuente múltiple (este enfoque y las posibilidades que abre se discutieron anteriormente; consulte el Capítulo 8).

Correspondencia y archivos personales. Publicaciones de fuentes epistolares. Las fuentes epistolares son mucho menos susceptibles de una contabilidad bibliográfica precisa que otras. Esto se aplica especialmente a la enorme masa de ellos que permanecen inéditos. La proporción de materiales inéditos aquí es incluso mayor que entre memorias y diarios, porque La correspondencia para el propósito previsto no implica publicación. Se publica, por regla general, un tiempo considerable después de la muerte de sus participantes y de personas cuyos intereses podrían verse afectados de alguna manera por su publicación, y en otros casos, con determinadas denominaciones.

La correspondencia inédita permanece en archivos personales o familiares y constituye la mayor parte de su documentación. Por lo general, las cartas se guardan en los papeles del destinatario, pero en ocasiones se devuelven al corresponsal o a sus herederos. La correspondencia privada se deposita en archivos estatales, museos y departamentos de manuscritos de bibliotecas como parte de las correspondientes colecciones personales. Los investigadores pueden tener acceso a él con base en las normas de archivo vigentes en un país determinado o (si no ha sido transferido a ningún repositorio estatal, municipal o científico) con el consentimiento personal de sus propietarios.

Los archivos de figuras públicas y gubernamentales siempre incluyen documentación no sólo de origen personal, sino también la que está directamente relacionada con su cargo oficial, cargo partidario, etc. Como parte de sus archivos, es fácil distinguir, por un lado, documentos oficiales (en sentido amplio), que lo son por su tipo, y, por otro, materiales de carácter innegablemente personal, como anotaciones en diarios, bocetos o textos completos de memorias, etc. La correspondencia guardada por el fundador suele ser tanto personal como comercial (nuevamente en un sentido amplio), y es mucho más difícil aislar de ella el material epistolar real.

En el caso de los documentos de figuras políticas de distintos países occidentales, la cuestión de quién debería poseerlos y dónde conservarlos se decide de otra manera. En Estados Unidos, los documentos (incluidos los oficiales) de los presidentes que terminaron su mandato fueron considerados durante mucho tiempo como propiedad personal y, en consecuencia, los archivos de algunos de ellos (M. Filmore, M. Van Buren, W. Grant) fueron destruidos por ellos mismos o sus herederos. Luego, el almacenamiento de los archivos presidenciales pasó a manos del departamento de manuscritos de la Biblioteca del Congreso, donde se concentraban los fondos de 23 presidentes, incluidos documentos no relacionados con el cargo (en particular, hay 194 volúmenes de los documentos de A. Lincoln para el período de 1833 a 1865). La creación de un sistema de bibliotecas presidenciales en Estados Unidos implica principalmente el almacenamiento y uso científico de la documentación generada durante la presidencia correspondiente, pero otros documentos del expresidente o de personas cercanas a él pueden ser transferidos a estas bibliotecas-museo (a través de de donación). Fundamentalmente, el problema de separar los documentos “públicos” de los presidentes de los “privados” no se ha resuelto en la práctica y la legislación archivística de los Estados Unidos. En Italia, los Archivos Centrales del Estado (Roma) contienen fondos de personas que ocuparon cargos ministeriales en el período posterior a la unificación nacional.

Dado que los archivos de figuras políticas prominentes naturalmente atrajeron y continúan atrayendo la atención de los historiadores, aquellos que se abrieron para uso científico se convirtieron en objeto de publicaciones especiales que los cubrían total o parcialmente. La correspondencia siempre se incluye en dichas publicaciones. En Estados Unidos, por ejemplo, con motivo del 200 aniversario de su existencia, se publicaron de nuevo los documentos de los “padres fundadores” del Estado americano y con un alto nivel científico y arqueológico. El archivo personal de J. Washington compiló 70 volúmenes en forma publicada, B. Franklin - 62 volúmenes, T. Jefferson - 50 volúmenes, el archivo de la familia Adams - 130 volúmenes, etc. Estas publicaciones también incluían cartas no sólo escritas por estos individuos, sino también recibidas por ellos, es decir. su correspondencia en el complejo corresponsal-destinatario.

Un ejemplo de otro tipo de publicación selectiva basada en materiales de archivos personales es la publicación de los artículos de una destacada figura política italiana de finales del siglo XIX y principios del XX. G. Giolitti. Tras la muerte de Giolitti, su archivo fue trasladado por sus herederos al depósito estatal, con excepción de aquellos documentos que la familia consideraba relacionados con el ámbito privado de su vida. La mencionada publicación incluye documentos de ambas partes del archivo de Giolitti, y se trata exclusivamente de cartas (del propio Giolitti y dirigidas a él), siempre de una forma u otra relacionadas con relaciones políticas, y en ocasiones de carácter completamente oficial.

En general, la correspondencia de los estadistas de los países europeos y americanos se ha publicado en cantidades insignificantes. Ministros, parlamentarios, líderes de partidos influyentes, diplomáticos eminentes o jefes militares suelen aparecer voluntariamente con sus memorias impresas, donde pueden presentar el pasado en la luz que deseen, pero protegen durante mucho tiempo su correspondencia, en la que se abordan problemas de carácter De carácter no personal se tratan de forma confidencial, desde su publicación con pedidos especiales. Es significativo, por ejemplo, que la historia y los antecedentes de la Primera Guerra Mundial se reflejen en las numerosas memorias y diarios publicados, mientras que la correspondencia de quienes desempeñaron un papel activo en estos acontecimientos, ya sea delante o detrás de escena, esté representada. por relativamente pocas publicaciones.

Pero para los investigadores no sólo son valiosos e interesantes los archivos de personas con grandes nombres históricos. No menos importantes, aunque publicados incluso con menos frecuencia, son los archivos de contemporáneos comunes y aparentemente anodinos de ciertos acontecimientos. Tal es, por ejemplo, el archivo de la familia noble de Verney (Uetpeu), que contiene correspondencia y otros documentos de varias de sus generaciones que vivieron antes, durante y después de la Revolución Inglesa. Este archivo familiar se describe en una reseña especial compilada por la Comisión Real de Fuentes Históricas Manuscritas, y parte de ella ha sido publicada.

La correspondencia más extensa suele estar a cargo de escritores, publicistas y filósofos, que se convierten en los “maestros del pensamiento” de su tiempo. Sus archivos contienen muchas cartas de diversos corresponsales. Entonces, L.N. Alrededor de 6 mil personas escribieron a Tolstoi solo desde el extranjero, y el correo recibido de ellos ascendió a aproximadamente 9 mil cartas". A su vez, los destinatarios conservan cuidadosamente las cartas escritas a mano de escritores y pensadores famosos, las copian y, a menudo, se convierten en objetos de colección. En el país Los depósitos contienen, por ejemplo, autógrafos de muchas cartas de Voltaire, que llegaron a nuestro país de diferentes maneras: en parte como resultado de su correspondencia con destinatarios rusos (Catalina II, A.R. Vorontsov, D.M. Golitsyn, etc.), en parte, como Como resultado de las actividades de recolección, la colección más grande de materiales de Voltaire (178 cartas, excepto una, escrita a mano) se encuentra en los archivos del Instituto de Historia de la Academia de Ciencias de Rusia de San Petersburgo.

Correspondencia de destacados representantes de la cultura, percibidos en la sociedad como una continuación y parte integral de su actividad creativa, a menudo comienza a hacerse público con relativa rapidez. Pero una publicación verdaderamente científica de su patrimonio epistolar requiere un enorme trabajo previo (búsqueda de originales, comparación de varios textos, etc.), que no se puede hacer de forma simultánea. un tiempo corto. El destino de la correspondencia de Voltaire es indicativo en este sentido. Desde finales del siglo XVIII. Se publicó muchas veces, tanto en partes separadas como en obras completas de sus obras (por primera vez, en 1785). Una edición de 52 volúmenes de las obras y cartas de Voltaire, publicada en 1877-1885. L. Molan, fue concebida como una publicación científica, resumida en relación a todas las anteriores. Sin embargo, muchas de las cartas que contiene no fueron reproducidas a partir de originales, sino de copias, a menudo completamente defectuosas, combinando arbitrariamente fragmentos de diferentes textos (se identificaron varios errores en esta edición al comparar los originales de las cartas correspondientes conservadas en Rusia). con eso). Y recién en 1952 en Suiza, T. Besterman comenzó a editar la correspondencia de Voltaire, basada en originales y fotocopias de ellos, que en su forma final ascendía a 107 volúmenes (incluidos libros de referencia) y puede considerarse verdaderamente científico.

Uno de los complejos epistolares más extensos de los tiempos modernos es la correspondencia de K. Marx y F. Engels entre ellos y con terceros. Fue estudiado a fondo en el contexto de la investigación sobre la historia del marxismo, que en la época soviética estaba especialmente extendido en la URSS, pero no se limitaba a nuestro país.

Después de la muerte de Marx, Engels conservó todos sus documentos y luego los legó (junto con su propio archivo) al Consejo de la Socialdemocracia Alemana, nombrando a E. Bernstein como responsable de su publicación. Antes de la Primera Guerra Mundial, la Junta del SPD publicó cartas de Marx y Engels entre sí en cuatro volúmenes, así como una colección que, entre otra correspondencia, incluía sus cartas a F.A. Lo siento. En el órgano teórico del SPD, Neue Zeit, se publicaron varias cartas de los fundadores del marxismo.

Sin embargo, la correspondencia entre Marx y Engels no se presentó íntegramente en el archivo del SPD. Engels ha conservado cartas que él y Marx intercambiaron, correspondencia que recibieron de diferentes países y borradores de muchas de sus respuestas. Al mismo tiempo, una parte importante de las cartas enviadas tanto por Engels como por Marx a diferentes personas permaneció con los destinatarios.

En 1921, se creó en Moscú el Instituto de Marx y Engels (más tarde el Instituto de Marxismo-Leninismo dependiente del Comité Central del PCUS). Se convirtió en el centro de un trabajo sistemático para recopilar, estudiar y publicar todo el patrimonio literario de los fundadores del marxismo. El Archivo Central del Partido del IML, que existió hasta 1991, contenía (en fotocopias u originales) casi toda la correspondencia de Marx y Engels descubierta en ese momento. Los originales de sus manuscritos y otros documentos, que estaban en los archivos del SPD, fueron sacados de Alemania después de la llegada del nazismo al poder y almacenados en el Instituto Internacional de Historia Social de Ámsterdam. Actualmente, IISS y RGASPI están implementando conjuntamente el proyecto editorial MEGA (Marx-Engels Gesamtausgabe), que comenzó en el período de entreguerras: una publicación completa en los idiomas originales de la herencia literaria de Marx y Engels, incluida la correspondencia.

Otro centro importante donde se recopiló documentación sobre la historia del marxismo y se realizaron investigaciones en esta área fue el Instituto G. J. Feltrinelli de Milán, creado tras la liberación de Italia del fascismo. Publicó, en particular, la correspondencia de Marx y Engels con sus corresponsales italianos durante 1848-1895. (un total de 528 cartas hacia y desde Italia) y correspondencia entre Engels y el fundador del ISP F. Turati. Antonio Labriola también escribió a menudo a Engels desde Italia, pero sólo se han encontrado algunas de las cartas que Engels le dirigió.

A principios del siglo XXI, la correspondencia de Marx y Engels se publica de forma más completa en la segunda edición de sus obras en ruso. Los volúmenes principal y adicional de esta publicación incluyen más de 4 mil cartas de los fundadores del marxismo.

En las últimas décadas, en relación con el giro general de la historiografía extranjera hacia el estudio del comienzo humano en la historia y, en particular, su percepción por parte de la gente común y corriente involucrada en los grandes acontecimientos, documentos como cartas de los frentes de ambas guerras mundiales. han llamado la atención. En Alemania, donde se publican más cartas de este tipo que en otros países, se les da gran importancia como fuente para estudiar “la vida cotidiana en el frente” (la censura militar impidió que reflejaran otros aspectos de la guerra). En 1997 se publicó un estudio especial sobre las cartas de los participantes en la Primera Guerra Mundial y su utilización en la lucha política de la República de Weimar. La publicación, titulada "La otra cara de la guerra", incluye cartas alemanas de primera línea de la Segunda Guerra Mundial. Una importante colección de cartas de militares alemanes de los años 1938-1945. se encuentra en el RGVA entre otros documentos incautados (fondo 1452, 189 unidades de almacenamiento). A principios de los 90. Las cartas incluidas en él desde el frente oriental se publicaron en Alemania con la ayuda de archiveros rusos.

En Francia, las publicaciones de cartas de primera línea del período de la Primera Guerra Mundial cubren principalmente complejos personales individuales. La emisora ​​de radio Radio France intentó presentar una imagen generalizada de las experiencias humanas reflejadas en tales cartas. Se dirigió a los radioescuchas con un llamamiento para que enviaran las cartas conservadas de los soldados de primera línea de 1914-1918. y recibió más de 8 mil cartas. De estas cartas se hizo una selección para una publicación impresa y dos CD en reproducción (grabados por lectores contemporáneos). Pero ambos apuntan a popularizar el conocimiento sobre la guerra, y no a fines de investigación. Asimismo, se preparó una publicación similar de cartas y otros documentos personales sobre el desembarco de las tropas angloamericanas en Normandía en 1944 (incluye testimonios tanto de vecinos locales como de participantes en las batallas de ambos bandos).

En general, las fuentes epistolares de la época moderna y contemporánea se publicaron en los países de Europa y América en una variedad de publicaciones que variaban en alcance, finalidad y calidad, de las que es imposible dar siquiera una breve descripción resumida. Sin embargo, la mayor parte de ellas, que consisten en cartas de personas que no parecen haber estado involucradas en actos y acontecimientos de proporciones históricas, no sólo permanecen inéditas, sino que también son en gran medida desconocidas para los investigadores.

Análisis de fuentes de documentos epistolares. Teniendo en cuenta lo que se acaba de decir, al considerar los métodos de análisis de fuentes de correspondencia, es aconsejable tomar como base un caso tan complejo, pero bastante probable, cuando un investigador está trabajando en él en un archivo, donde este material se ha conservado en forma inédita y tal vez ni siquiera haya sido ordenado y sistematizado.

En condiciones similares Es necesario, en primer lugar, prestar atención a en qué papeles se encontró la carta en estudio: si se conservó como un documento aislado o si es parte de un grupo completo de cartas escritas por la misma mano, ya sea (por sí sola o junto con otras cartas) forma parte de cualquier fondo ya sea personal o familiar, etc. La ubicación de una carta en el archivo es a veces la única información sobre ella que puede utilizarse como punto de partida a la hora de analizar esta fuente, empezando por identificar al corresponsal y al destinatario.

En la mayoría de los casos, el texto de la carta contiene indicaciones de quién fue escrita y a quién estaba dirigida, es decir, una dirección al destinatario al principio y la firma del corresponsal al final. Pero a veces los nombres del corresponsal y del destinatario deben determinarse mediante una investigación especial; por ejemplo, si sólo se encuentra un borrador de una carta, donde no están indicados, si se reemplazan por apodos secretos o apodos amistosos, si el el principio y el final de la carta no se han conservado, etc. En tales casos, la pertenencia de la carta a una colección o grupo de documentos específico puede proporcionar una pista. El borrador, por regla general, se almacena en la colección del corresponsal, y la carta, enviada y llegando a su destino, en la colección del destinatario. Por supuesto, son posibles excepciones a esta regla: el destinatario podría, por algún motivo, devolver la carta recibida al corresponsal; el fundador del fondo no podría ser el corresponsal o el destinatario mismo, sino uno de los familiares de uno u otro. Si hay motivos para suponer algo como esto, entonces se debe verificar en función de la afiliación de los documentos restantes. de este fondo o reuniones. Sin embargo, de una forma u otra, al final suele ser posible contactar con el corresponsal o con el destinatario. El corresponsal también puede ser identificado por la letra de la carta, pero sólo si hay otras muestras ya “identificadas” de esta letra.

En determinadas condiciones, es posible, conociendo el nombre del corresponsal, establecer el nombre del destinatario, o viceversa. Para ello, es necesario tener una idea del círculo de personas con las que esta persona correspondía, y preferiblemente también de la naturaleza de su relación con ellas. Teniendo dicha información y teniendo en cuenta el contenido, el tono y otras características de la carta que se está estudiando, es posible con un grado razonable de probabilidad suponer de quién exactamente se recibió o a quién estaba dirigida. Pero tal suposición no puede considerarse probada hasta que sea verificada y confirmada mediante análisis de escritura (si se relaciona con el corresponsal), testimonios de otras fuentes o de alguna otra manera.

Entre los métodos más comunes de atribución de fuentes epistolares, se recomienda buscar evidencia documental sobre quién fue el autor de la carta en estudio, analizar las ideas de esta carta en comparación con otras utilizando “paralelos temáticos” y “comparaciones textuales”, Analizar el vocabulario que transmite estas ideas, patrones y expresiones característicos del habla y otros elementos de estilo. La atribución de cartas (así como otras fuentes de origen personal) según el estilo del autor se puede realizar no sólo mediante métodos tradicionales, sino también con la ayuda de análisis informático cuantitativo.

No puede limitarse a conocer únicamente los nombres del corresponsal y del destinatario. Al investigador le puede resultar útil todo lo que concierne a lo personal, familiar, de amistades, conexiones comerciales, rasgos de carácter, gustos y aversiones, cargo oficial y otros aspectos de la vida y actividades de cada uno de ellos. Ya se señaló anteriormente que a veces es posible identificar al segundo por el nombre de un participante en la correspondencia; un "conocimiento" detallado de ambos personajes proporciona la clave para resolver otras cuestiones importantes.

Una de esas preguntas surge cuando se cree que el corresponsal es famoso, pero hay dudas sobre si una carta o un grupo de cartas en particular están realmente escritos por su puño y letra. Tal duda es especialmente apropiada si, por ejemplo, estas cartas no se conservaron entre los documentos personales del destinatario o del presunto corresponsal, sino en los archivos policiales, en un proceso judicial, donde aparecieron como algún tipo de prueba en su contra. o en posesión de algún tercero, por alguna razón interesada en comprometerlo. Un ejemplo típico es un documento burdamente inventado presentado por la fiscalía durante el juicio a Dreyfus, supuestamente confirmando que fue a través de él como se transfirió información francesa secreta a los alemanes. Era una carta de un agente militar alemán (agregado) en París a su colega italiano, escrita en francés con muchos errores cometidos deliberadamente por los autores de la falsificación. Pero no tuvieron en cuenta que el autor imaginario de la carta era originario de Alsacia y tenía un excelente dominio del idioma francés, por lo que no podría haber escrito de forma tan analfabeta.

Para verificar la autenticidad de las cartas, es necesario obtener información sobre las actividades y el entorno inmediato del autor en el momento en que fueron escritas. La prueba indiscutible de autenticidad o confirmación de falsificación la proporciona un examen grafológico, es decir, comprobar la autoría de una carta a mano.

A veces resultan falsas no sólo las cartas enterradas en archivos, sino también aquellas que han pasado a ser propiedad del lector. Los engaños literarios en el género epistolar no son tan infrecuentes. Mencionemos al menos los cuatro volúmenes de cartas publicadas en Londres, supuestamente escritas en 1746-1762. la favorita de Luis XV, la marquesa de Pompadour, la carta falsificada de amplia circulación de Federico II a Jean-Jacques Rousseau, escrita con fines desconcertantes por el inglés X. Walpole (hijo de un famoso personaje político), o la correspondencia falsificada de Luis XVI con sus hermanos publicado en 1803 en Francia y otras personas.

A mediados del siglo XIX, cuando se puso de moda y prestigioso coleccionar autógrafos y manuscritos antiguos, un tal Denis Vran-Luc, un especialista insuperable en la fabricación de falsificaciones, incluidas muchas cartas falsificadas, se hizo famoso en Francia. Entre sus falsificaciones se encontraban “cartas” de Galileo, Pascal, Shakespeare, Rabelais, Cleopatra (a César), emperadores romanos, apóstoles, María Magdalena y otros. La víctima de sus engaños fue, en particular, el matemático y coleccionista Michel Chales, quien. anunció en la Academia de Letras, “demostrando” que la ley de la gravitación universal fue descubierta 35 años antes que Newton por Pascal. Al final, el farsante fue expuesto por un grupo de expertos y fue juzgado por cargos de fraude, pero salió libre con un castigo relativamente leve (dos años de prisión y una multa de 25 libras esterlinas).

Es lógico sospechar de una falsificación, por ejemplo, si la publicación de una correspondencia se realizó con el propósito explícito de causar sensación, un escándalo público o desacreditar o encubrir a uno de sus participantes. También se puede publicar un texto original, falsificado en determinadas partes mediante ediciones arbitrarias, supresiones no especificadas, etc.

La falsificación de documentos epistolares publicados se revela de la misma manera que se describe en relación con las falsificaciones de memorias. Un claro ejemplo es cómo se demostró la falsedad de la mayoría de las cartas de A.M. Gorky al historiador y escritor local siberiano V.I. Anuchin, publicado por última vez en 1941.

Un elemento importante del procedimiento para el análisis de las fuentes de una carta es establecer la hora y el lugar de su redacción. Si la carta autógrafa que se examina no es un borrador, entonces su texto suele contener al menos una fecha estampada al principio o al final. Pero incluso en las cartas enviadas a los destinatarios, la fecha puede faltar por completo, estar incompleta (solo la fecha y el mes, sin indicar el año) o ser incorrecta (por ejemplo, al comienzo de un nuevo año, las cartas a menudo se marcan por error como antiguas) . Para establecer la fecha completa o aclararla se utilizan diversas técnicas. Una carta enviada y recibida en su destino y guardada en el sobre lleva la fecha según el matasellos colocado en el momento de su envío. El mismo sello ayuda a establecer el lugar donde se escribió la carta. Sin embargo, basándose en el sello, la hora y el lugar de redacción de la carta se determinan sólo aproximadamente, porque A veces las cartas se envían tarde y no necesariamente desde donde fueron escritas. Si hay una fecha incompleta en la carta, incluido el día y el mes que indican el día de la semana (por ejemplo, "viernes 4 de enero"), el elemento faltante (año) se puede establecer utilizando el llamado "calendario perpetuo". ”, pero teniendo en cuenta el hecho de que tales combinaciones se repiten en ciertos intervalos. Cuando no existan otras posibilidades, se debe intentar establecer el lugar y al menos la fecha aproximada de redacción de la carta en función de su contenido. Para fechar cartas, son especialmente útiles las respuestas a eventos fechados con precisión, las menciones de días festivos próximos o pasados, la edad del corresponsal, el destinatario o personas cercanas a ellos y ciertas observaciones de la naturaleza. Al prepararse para imprimir las cartas de Voltaire a su amigo el Conde Dargental (Charles-Augustin de Ferriol), las fecharon basándose en dónde exactamente escribió Voltaire a su destinatario, cómo lo llamó, etc.

Cuando un investigador trabaja con materiales epistolares publicados, los datos básicos enumerados anteriormente sobre cada carta individual (corresponsal, destinatario, hora y lugar de escritura) generalmente se informan en la publicación. Pero incluso en publicaciones del más alto nivel científico, estos datos a veces resultan no ser lo suficientemente precisos y luego se revisan en base a nuevas investigaciones. Con mayor cautela se debe aceptar atribuciones y dataciones basadas en evidencia indirecta de cartas publicadas sin un estricto trabajo científico y textual sobre ellas.

Es muy importante saber si los preparadores de la publicación tenían los originales de las cartas incluidas en ella. También hay que tener en cuenta quién y con qué finalidad se realizó esta publicación, cuál es su nivel arqueográfico general, si asume una cobertura completa del patrimonio epistolar del corresponsal o sus cartas a una persona concreta o si tiene un carácter selectivo, incluye sólo documentos recién encontrados, etc. P.

La publicación, realizada según los originales y respetando los principios arqueológicos científicos, garantiza la integridad y exactitud de los textos de las cartas. Si las publicaciones existentes no son lo suficientemente fiables, pero el investigador no puede recurrir directamente a los originales, es necesario al menos identificar los errores más evidentes en los textos mediante un análisis comparativo de las diferentes ediciones de la correspondencia en estudio.

El análisis de las fuentes epistolares a partir de la esencia de su contenido, bajo determinadas condiciones, se complica por la presencia en ellas de un subtexto oculto, que es necesario identificar y descifrar. Esta tarea surge con frecuencia y por diversas razones. El corresponsal puede, mediante omisiones y expresiones simplificadas, “jugar al escondite” con el destinatario si su relación no favorece la franqueza mutua. Con relaciones personales muy estrechas entre quienes se corresponden, sus cartas, dirigidas únicamente entre sí, están diseñadas para entenderse de un vistazo y por eso contienen muchas cosas que resultan incomprensibles para los no iniciados (insinuaciones, apodos humorísticos, etc.). .). A veces, finalmente, el propio escritor asume la posibilidad de que la carta sea leída por alguien distinto del destinatario y toma medidas de antemano contra un lector tan indeseado y a veces peligroso o, por el contrario, dice algo específicamente para él. Por ejemplo, Antonio Gramsci, en sus cartas censuradas a su familia desde una prisión fascista, utilizó diversas técnicas de Esopo, incluidas analogías históricas, al hablar de su posición como preso político. Así, para expresar su actitud ante la idea de una petición de perdón que le fue inculcada persistentemente a él y a sus seres queridos, sobre la cual no podía escribir directamente, condenó enérgicamente la conformidad mostrada en una situación similar por el patriota italiano. del período de la Restauración F. Confalonieri, que fue arrojado a una prisión austríaca. Hablando de un libro que había leído recientemente y que contenía el texto de la petición de clemencia de Confalonieri, Gramsci lo evaluó como “un documento escrito por un hombre que había alcanzado el grado extremo de humillación y vergüenza” y enfatizó deliberadamente estas palabras.

Los materiales epistolares, con toda la subjetividad de las valoraciones y opiniones plasmadas en ellos, se encuentran entre las fuentes históricas más fiables. El mismo autor en su correspondencia, que funcionalmente no está destinada a ser publicada, es mucho más franco que, por ejemplo, en discursos políticos públicos o en memorias dirigidas a un amplio círculo de lectores. Los errores de memoria pueden afectar la confiabilidad de la correspondencia sólo en los casos en que el corresponsal discute con el destinatario asuntos de hace mucho tiempo y no noticias relativamente recientes. Por lo tanto, no es casualidad que la comparación con la correspondencia sea deseable al verificar el testimonio de casi todos los tipos de fuentes discutidas anteriormente.

Pero la fiabilidad de las fuentes epistolares no debería en modo alguno ser absoluta. Las cualidades personales del corresponsal, su relación con el destinatario, su papel en los hechos que describe, todo esto afecta de manera muy significativa el grado de su imparcialidad y, en consecuencia, la precisión en la transmisión de los hechos, sin mencionar su evaluación. Además del sesgo consciente o inconsciente inherente al corresponsal, la información que reporta puede ser poco confiable debido a la insuficiencia de la información que posee. Por lo tanto, una verificación crítica de otras fuentes (cuya elección depende de dónde, por qué y en qué dirección en la correspondencia son más probables las distorsiones de la verdad) es tan obligatoria en este caso como en todos los demás.

(Labriola L. Mencionemos como ejemplo las cartas a la esposa y hermana del capitán del ejército francés Anatole Castex, publicadas en 1996 por su hijo, especialista en la historia de la Primera Guerra Mundial.

Ver: Sgashs/ A. Leere da1 carcere. Un pescado blanco 61 B. Sarpogio e E. Guinn Toppo, 1968. P. 626-627.