Kommunikation via e-post är en integrerad del av varje modern kontorsarbetares arbete. Och revisorer är inget undantag. Hur sköter man korrespondens på ett sådant sätt att affärskommunikation är produktiv, känslomässigt bekväm och extremt etisk? Jag ger läsarna några praktiska råd.

TIPS 1. Försumma inte personlig vädjan till adressaten i dina brev

Genom att göra detta kommer du att visa din uppmärksamhet på personens personlighet. Om ett brev skrivs till en specifik mottagare, ser bristen på en personlig adress i det felaktigt och oartigt ut.

När du skriver ett av dina första brev till adressaten uppstår ofta frågan: vad är det bästa sättet att tilltala honom - helt enkelt med hans förnamn eller med hans förnamn och patronym? I det här fallet måste du titta på vad som står i signaturen som avslutar personens brev till dig. Om namnet anges där (utan patronym), till exempel "Svetlana Kotova", kontakta mig då med namn. Och om signaturen säger "Svetlana Vasilievna Kotova, chefsrevisor för Trenzor LLC", då måste du tilltala mottagaren därefter. I alla fall är det andra alternativet extremt korrekt, och därför en win-win.

Jag rekommenderar inte att du litar på informationen i fältet "Från". När allt kommer omkring, fylls det ofta i initialt inte av ägaren av e-postadressen, utan av företagets IT-specialist när du ställer in e-post.

Förresten, jag råder dig starkt att inte använda den korta formen av namnet när du vänder dig till en affärspartner eller kund ("Sash" istället för "Sasha", "An" istället för "Anya"), oavsett hur demokratisk texten är. stil och oavsett hur gammal din korrespondens. Det som låter bekant i talat tal ser för enkelt ut i skriftligt tal.

TIPS 2. Var särskilt uppmärksam på formen på din hälsning

Du bör inte använda frasen "God dag!". Även om du har den goda avsikten att matcha mottagarens tidszon låter den här frasen smaklös, jag skulle till och med säga vulgärt. Det är bättre att använda neutrala alternativ: "Hallå...", "God eftermiddag...". Och självklart, lägg till mottagarens namn i hälsningen om du känner till det. Personligen tycker jag till exempel att det är mycket trevligare istället för ett ansiktslöst "Hallå!" bli personlig "Hej Tamara!".

Kom ihåg att du på detta sätt sparar mottagarens tid. När allt kommer omkring kommer han omedelbart att kunna bedöma innehållet i det mottagna brevet och snabbt besluta om dess prioritet och betydelse.

Ämnesraden ska vara kort, men samtidigt korrekt återspegla ämnet för korrespondensen. Till exempel, "Avtal, faktura, agera från Alpha LLC" istället för "Dokument". När aspekter av frågan som diskuteras förändras, förtydliga ämnet. Till exempel, "Samarbete med Perm" → "Samarbete med Perm. Datum för förhandlingar" → "Samarbete med Perm. Utkast till avtal".

Om du under korrespondensen ser att fältet "Ämne" fylls i slumpmässigt av din adressat eller inte alls är ifyllt, ta initiativet och prova ett av två scenarier.

SCENARIO 1. När du svarar fyller du själv i fältet "Ämne". Om mottagaren är uppmärksam kanske detta redan räcker för att få din korrespondens i en adekvat form.

SCENARIO 2. Om mottagaren fortsätter att ignorera att fylla i "Ämne"-fältet, skriv till honom ett brev med något i stil med följande: "Alla, jag föreslår att du omedelbart anger ämnet för brevet i fältet "Ämne". Jag tror att vi på detta sätt kommer att avsevärt öka effektiviteten i vår kommunikation.".

TIPS 4. Var uppmärksam på fälten "Till" och "Cc".

Du måste tydligt förstå det allmänt accepterade syftet med dessa områden i en affärsmiljö:

• <если>i fältet "Till" är bara du listad - detta betyder att avsändaren av brevet väntar på en reaktion från dig på sin fråga eller begäran;
• <если>det finns flera mottagare i fältet - avsändaren väntar på svar från var och en av mottagarna. I det här fallet, när du svarar, spara listan över mottagare som ställts in av avsändaren med funktionen "Svara alla" (naturligtvis förutsatt att du inte medvetet bara vill svara på författaren till brevet, döljer kärnan i ditt svar från resten av korrespondensdeltagarna);
• <если>ditt namn visas i fältet "Kopiera" - avsändaren vill att du ska vara medveten om frågan, men han förväntar sig inget svar från dig. Det betyder att du inte ska korrespondens i denna fråga. Om du ändå bestämmer dig för att göra detta, skulle ett tecken på god form vara att börja brevet med en av följande fraser: "Om möjligt skulle jag vilja delta i diskussionen om denna fråga...", "Låt mig uttrycka min åsikt...".

När det gäller BCC-området är det ur ett affärsetiskt perspektiv det mest kontroversiella e-postverktyget. Ibland uppfattas det som ett verktyg för nästan hemlig observation och information. När allt kommer omkring är mottagare som placerats i BCC inte synliga för andra mottagare. I vissa, vanligtvis stora företag, som är särskilt noggranna i frågor om etik, är det strängt förbjudet att använda detta fält i företagskorrespondens, förutom massutskick. Men i de flesta företag använder de det och följer följande regler:

• att skicka ett brev med "Bcc"-fältet ifyllt förutsätter att författaren till brevet har meddelat de dolda mottagarna (eller kommer att göra det) om orsaken och syftet med denna form av meddelande;
• den dolda mottagaren behöver inte ingå korrespondens.

Under utbildningar får jag ofta frågan: finns det några allmänt accepterade normer för den tid inom vilken det är nödvändigt att svara på ett brev från en kund eller kollega? Men du kan inte ge ett universellt svar på det.

Om vi ​​pratar om intern korrespondens bestäms allt här av företagets hastighet och livsrytm. Det finns företag där en försening av svar på mer än en och en halv timme anses vara dåligt uppförande. Och någonstans ligger svaret under dagen i rätt ordning.

Som en generell regel är den mest acceptabla svarstiden på ett brev inom 2-3 timmar. Detta är den så kallade bekväma väntetiden, när avsändaren väntar på ett svar och inte upplever internt obehag från sin adressats tystnad.

Men tänk om du efter att ha tagit emot och läst brevet inser att du inte kan ge ett fullständigt svar på det inom 24 timmar? Underrätta sedan avsändaren om ditt mottagande av brevet och den ungefärliga tidsramen för att svara på det, enligt reglerna för gott uppförande. Till exempel: "Hej, Sergey Vasilievich! Jag fick ditt brev. Jag svarar inom de närmaste dagarna" eller "Andrey, jag fick brevet. Tack! För att svara behöver jag mer information. Jag ska försöka svara senast...”.

TIPS 6. Följ de grundläggande reglerna för att presentera information i ett brev

Det finns inte många av dem:

• när du läser ett brev passar den mest bekväma volymen "på en skärm", maximalt - på en A4-sida;
• Volymen av skickade bilagor bör inte överstiga 3 MB. Större filer kan göra att e-post fryser hos mottagaren;
• När du "paketerar" tillbehör, använd den universella zip- eller rar-kodningen. Andra anknytningar kan blockeras eller avbrytas under överföringen och skapa problem för mottagaren;
• börja aldrig ett svar som ett nytt brev (utan att spara korrespondenshistoriken). Annars kommer mottagaren att tvingas slösa tid på att söka efter det ursprungliga meddelandet;
• skriva på ett språk som är så begripligt för mottagaren som möjligt. Många undrar om det är lämpligt att använda professionell eller intern företagsordförråd, slang, förkortningar och anglicismer.

Detta måste avgöras separat i varje enskilt fall.

Således är intern företagskorrespondens i ett företag nästan alltid fylld av slang och förkortningar: de är bekanta och begripliga för alla deltagare och sparar tid. Men du måste använda dem noggrant i korrespondens med motparter.

Det fanns ett sådant fall i min praktik. En kollega höll på att förbereda material till ett förlag och i hennes senaste brev skrev de till henne: "Masha, skicka allt ditt material så fort som möjligt". Masha bestämde sig för att detta var en beteckning på ett för henne okänt format, till vilket texten behövde översättas. Hon slog ihjäl mycket tid, med krok eller skurk, och kom på hur hon skulle tillfredsställa förlagets begäran. Föreställ dig maskinens irritation när den två dagar senare får reda på att det mystiska "asap" är en förkortning för det allmänt använda engelsktalande ordet "så snart som möjligt". Men Masha kunde skicka material inom en halvtimme från det att hon fick förfrågan!

TIPS 7. Avsluta varje bokstav med ett block med din signatur och dina kontakter

Oavsett hur nära du känner mottagaren och hur länge din korrespondens har pågått, bör vart och ett av dina brev innehålla ett block som består av en signatur och kontaktinformation. Detta är en integrerad del av kulturen för affärskommunikation.

Blocket måste innehålla:

• ditt för- och efternamn. Det finns ingen anledning att använda förkortningar. Istället för "T.L. Vorotyntsev" i min signatur anger jag "Tamara Leonidovna Vorotyntseva" eller "Tamara Vorotyntseva" så att adressaten förstår hur man kontaktar mig i ett svarsbrev;
• din position. Detta ger mottagaren möjlighet att förstå gränserna för din auktoritet och professionella kompetens för att lösa frågor;
• kontaktuppgifter (telefon, e-post, företagsnamn, webbplats). På så sätt kommer du att ge mottagaren möjlighet till ytterligare operativ kommunikation vid behov.

Till allt som har sagts vill jag tillägga: dina e-postmeddelanden är just de kläder som du hälsas av. Med andra ord, genom att följa etiketten för affärskorrespondens kommer du att göra det mest behagliga intrycket på din mottagare.

Affärskorrespondens är en integrerad del av bilden av ett företag och en affärsperson. Att etablera kontakt, upprätthålla kontakter, diskutera affärsfrågor skriftligt är ibland att föredra, och ofta helt enkelt nödvändigt, därför måste bilden som skapas i affärskorrespondens helt motsvara den externa bilden som bildas av livekommunikation. Samtidigt, i affärskorrespondens, är efterlevnad av regler och krav obligatorisk, inte bara i generella principer, men också i små saker och detaljer.

Principer och etikett för affärskorrespondens

Affärskorrespondensetikett skiljer sig i allmänhet inte från de allmänna kraven för affärskommunikation. Här är dess huvudprinciper:

• artighet, respekt,
• tydliga målsättningar,
• resultatorienterad och kontaktorienterad,
• ansvarsfull inställning till andra människors tid och skyldigheter,
• logisk konsekvens och noggrannhet,
• saklig specificitet,
• läskunnighet,
• neutralitet i tonen, rigoritet och formalitet i talet,
• iakttagande av underordning och traditioner.

Dessa krav är inte originella, men deras genomförande garanterar en konstruktiv interaktion med partners och kunder.

Bokstavsform och språkformler

Ett brevhuvud med brevpapper är företagets ansikte utåt, så dess obligatoriska egenskaper är läskunnighet, noggrannhet i detaljer, yttre prydlighet och blygsam designs originalitet.

Oavsett om det är ett hörn eller en longitudinell version av formuläret, måste organisationens fullständiga namn, postadress, faktisk och officiell adress, telefon, fax, e-postadresser och adressen till den officiella elektroniska sidan vara lätt att läsa. Listan med detaljer är inte strikt reglerad, men fullständigheten av data ser alltid mer fördelaktig ut.

För referens: Information om registrering av korrespondens är också önskvärt - om datum, nummer i listan, om den specifika exekutor som förberedde dokumentet för sändning. Om detta är ett svarsbrev är en hänvisning till begärandebrevet nödvändig.

I ett affärsbrev är det också möjligt att ange genren, vilket förenklar formateringen av korrespondens: informationsbrev, förslag, begäran, framställning, ursäkt, kondoleanser, tacksamhet.

Brev på organisationens officiella brevpapper

Den första delen av brevet är en adress, vars formel innehåller adressatens namn och patronym eller en mer officiell version - ordet "Mr.":

• Kära Fedor Fedorovich!
• Käre herr Smirnov!
• Käre herr direktör!

Huvuddelen av brevet - informativt - innehåller ett kort, begripligt och koncist meddelande och tydliga uppgifter: tillhandahålla information, förtydliga information, lösa ett leveransproblem, etc. Om brevet innehåller ett avslag är det korrekt att börja den första halvan med en tydlig och bevislig motivering. Språkformler kan vara olika, beroende på den valda tonen:

• Företaget ber att överväga frågan...
• VD och styrelse begär att få information om...
• Vänligen överväg möjligheten...
• Var god svara så snart som möjligt...

Den sista delen av brevet är tacksamhet, ursäkt, försäkringar om att frågan kommer att lösas så snart som möjligt och hoppas på ytterligare samarbete.

Affärsbrev kräver efterlevnad av officiella förfaranden: om brevet kräver underskrift av en chef måste det undertecknas av chefen (åtminstone hans ställföreträdare).

Företagsetikett på nätet och affärse-post

Elektroniska brev, liksom pappers-, består av flera viktiga element som kräver kompetent ifyllning, inte alls på grund av spekulativa regler, utan just för att dessa element kan vara informativa och mycket bekväma ur en utilitaristisk och praktisk synvinkel. Ett korrekt brev garanterar ett korrekt och snabbt svar, samt en konstruktiv lösning på problemet.

Som referens: Företag har ofta sina egna e-postservrar och program, och utvecklar även en företagsstil för e-postformatering och interna regler för korrespondens, som vanligtvis inte motsäger de vanliga, utan kompletterar dem.

1. Adressat: Det är vanligt att ange en adress på adressraden.

Detta indikerar inte bara en respektfull attityd mot samtalspartnern, utan kommer också att skydda honome— postfrån spam, onödiga utskick och nyfikna ögon.

1. En kopia av adressatens brev fylls i för ett specifikt ändamål.

Genom att skicka ett brev till huvudmottagaren och ange en annan i avsnittet "kopia", informerar adressaten den andra samtalspartnern om vad som händer, men kräver inte att han svarar eller direkt deltar i korrespondensen.

1. Ämnesrad: specificitet och unikhet.

Ämnets yttersta specificitet bör hjälpa både adressaten och adressaten att navigera i diskussionsämnet och skilja mellan många problem och uppgifter: inte bara "Rapport från Katya", utan "Rapport för maj 2015. Utkast." Observera: namnet i detta fall är värdelöst, eftersom adressaten redan är tydlig för adressaten från namnet på e-postrutan.

E-postmeddelanden är lika lätta att läsa på en stationär bildskärm eller en surfplatta.

1. E-postmeddelandets brödtext ska innehålla 3 nyckelelement.

Först en hälsning (om detta till exempel är dagens första brev) och en adress (i varje brev). För det andra, ett uttalande av frågan: en presentation av dig själv (om brevet är det första), en påminnelse om de uppgifter som ska lösas, en beskrivning av problemet eller dess lösning. För det tredje, en begäran eller uppmuntran till handling.

1. Funktionen för läsavisering via e-post kräver känslighet.

Det bör användas om brevet är riktigt viktigt, men det finns inget sätt att fråga om mottagandet via telefon till exempel. Denna funktion ålägger vanligtvis mottagaren oklara, vagt formulerade psykologiska skyldigheter, så den ska inte missbrukas. Ett korrekt och mindre kategoriskt alternativ är en artig begäran i slutet av brevet för att indikera att det har lästs.

1. Signaturen kräver kortfattadhet och samtidigt kapacitet.

Formuleringen kan innehålla standardformeln "Med respekt" eller vara begränsad till efternamn och förnamn. Signaturen, inklusive namn, befattning, organisationsnamn och kontaktinformation, bör inte överstiga 7 rader. Det är lämpligt att ange alternativ kontaktinformation, förutom brevlådan: telefon,Skype, ICQ, andra populära budbärare.

1. Bilagor: det viktigaste är att varna och namnge filerna korrekt.

Netikett kräver information om dokumentet i filen som bifogas brevet: om formatet, dess volym och innehåll. Investeringen bör inte vara mer än 3-5Mb. Dess titel, liksom ämnet för brevet, bör vara extremt kort, specifik och unik.

Normal typ av e-post

Reaktionstiden för ett brev i nätetikett skiljer sig från tiden iav— linje. Två till tre timmar är en bekväm tid att vänta på svar på ett brådskande brev. Som svar på brådskande eller viktiga meddelanden räcker det ibland att varna dete— postmottagna och information beaktas. Om problemet kräver långvarig övervägande, måste adressaten informera sin samtalspartner om den tid det kommer att ta att svara på frågan.

Som referens: En dag är en bekväm tid att svara på e-postmeddelanden. Om det inte finns något svar inom 3 dagar tillåter etikettreglerna dig att skicka ett andra brev eller kontakta adressaten med en alternativ kommunikationskälla - telefon,Skype, ICQ. Tystnad i 5-7 dagar eller som svar på en upprepad begäran kan betraktas som en ovilja att fortsätta affärskorrespondens.

En affärspersons och ett företags rykte består inte bara av verksamhetens effektivitet och effektivitet, utan också av de små sakerna och nyanserna i alla stadier av affärsförhandlingar. Efterlevnad av principerna för affärskorrespondens krävs av varje företrädare för företaget: från en mindre kontorist till en PR-specialist och chefen för företaget.

Video: Hur man skriver affärsbrev tydligt, tydligt och förståeligt

I kontakt med

Reglerna för att skriva brev har förblivit orubbliga, trots att livet har förändrats. Ingen skriver brev på papper med händerna längre. De har ersatts av SMS, e-post och snabbmeddelanden. Därför blev breven kortare och mer koncisa. Samtidigt har epistolärgenren inte försvunnit någonstans. Var och en av oss behöver komma ihåg och följa etiska normer så att känslor når mottagaren.

Uppgiften är ännu mer komplicerad av det faktum att du i text måste kunna förmedla kärnan i din förfrågan när du interagerar med en affärspartner, när du söker ett jobb, när du försöker övertyga en kund att köpa en dyr produkt - i ett ord, i en affärsmiljö.

Spara den här artikeln i dina bokmärken och använd den som ett fuskark innan du skriver varje bokstav - du kommer inte att ångra det!

Och nu, i ordning.

Regler för att skriva brev:

• Du måste svara på alla e-postmeddelanden som tas emot.
• Du bör inte skriva ett svar på ett brev direkt: du måste tänka igenom det noggrant, men du bör inte fördröja brevet för mycket: du riskerar att förstöra din relation med mottagaren.
• Om du svarar till mottagaren bör du skicka ett vykort till honom så att han vet att hans brev levererades.
• Personlig korrespondens ska förvaras på en plats oåtkomlig för andra.
• Även ett personligt brev måste vara sammansatt uppbyggt.
• Innan du packar ett brev i ett kuvert måste det kontrolleras noggrant.
• Du måste skriva ett brev när du är på gott humör. Det är oacceptabelt att skicka brev som innehåller arga uttalanden eller ironiska antydningar.
• Att skriva anonyma brev är oanständigt.
• Om du behöver göra någon abstrakt anmärkning eller tillägg till brevet bör du sätta beteckningen PS (post skriptum) framför den. Du måste inkludera dina initialer i slutet av detta tillägg.
• Ett handskrivet brev ska skrivas med läsbar handskrift för att inte uppröra eller reta mottagaren.
• Personliga brev ska skrivas när du är ensam.
• Att läsa andras brev utan tillåtelse är oacceptabelt.
• Det är oacceptabelt att öppna ett kuvert som innehåller ett brev som inte är adresserat till dig.

Typer av bokstäver

I. Vykort

Om du vill skriva något ska du packa det i ett kuvert. När du skickar vykort till flera adresser samtidigt måste du se till att texten är olika för alla.

II. Tackbrev

Ett tackbrev finns så att du kan tacka en person skriftligen för den hjälp de gett och uttrycka din tacksamhet. Längden på tackbrevet är ganska liten.

III. Påminnelsebrev

Ett påminnelsebrev tjänar till att påminna en person om en ouppfylld skyldighet, en bortglömd skuld etc. Det är skrivet på det mest artiga sätt som möjligt. Påminnelsebrevet ska förseglas för att inte oavsiktligt försätta mottagaren i en obehaglig position inför andra människor.

IV. ursäktsbrev

De skriver om de verkligen inser sin skuld och ångrar det de har gjort. Det ska skrivas från hjärtat, artigt och taktfullt.

V. Kondoleansbrev.

Ett kondoleansbrev skrivs omedelbart efter mottagandet av tråkiga nyheter. Om du inte lyckades skicka den i tid, skicka den inte alls: du ska inte återigen påminna människor om deras sorg. Kondoleansbrevet bör vara litet. Det ska skrivas från hjärtat, utan att använda vackra citat, utan all sorts pretentiöshet. Ett kondoleansbrev skrivs för hand på vanligt papper. Du bör inte inkludera ett vykort med den här typen av brev.

Det finns olika genrer: CV, klagomålsbrev, informationsförfrågan osv.

Schema för att skriva ett anställningsbrev:

• Officiell överklagan.
• En förklaring av anledningen till att du skriver brevet.
• Uppgift om källan till information om den lediga tjänsten.
• Kan du förklara varför du är intresserad av det föreslagna jobbet?
• Då måste du ge kort beskrivning din befintliga utbildning och arbetslivserfarenhet.
• Du kan beskriva dina individuella egenskaper som bäst uppfyller kraven för en sökande till den föreslagna tjänsten.
• Därefter bör du ange att du bifogar ditt CV och uttrycka din beredvillighet att ge ytterligare information om det behövs.
• I slutet måste du ange det fullständiga namnet och datumet för att skriva det officiella brevet. Använd din personliga signatur.

Valentina
Reproduktion av artikelmaterial utan länk till webbplatsen är förbjuden!

Affärskorrespondens är en mycket viktig detalj i ett framgångsrikt arbetsflöde, som ofta förblir underskattat. Precis som personliga samtal kan korrespondens vara en bra karriärhöjare.

Men det finns också den andra sidan av myntet – okunskap om reglerna affärskorrespondens kan ha en negativ inverkan på partnerskap. Ofta kan effektiviteten av att uppnå dina avsikter bero på de minsta detaljerna i texten. Företagsbild baseras på erfarenheten av att bedriva affärskorrespondens.

Vad är affärskorrespondens och vilka funktioner har den?

Kanske har du goda muntliga kommunikationsförmåga, du har gåvan att övertala, du uppnår alltid fruktbara resultat från direkt kommunikation med din partner, men tyvärr är detta inte nyckeln till framgångsrik affärskorrespondens. Ett stort antal framgångsrika affärsmän som har briljanta oratoriska färdigheter och extraordinär karisma kan av någon anledning inte tillämpa sina förmågor på skriftligt tal, och deltagande i officiell affärskorrespondens förblir en smärtsam och svår process för dem.

Månadens bästa artikel

Marshall Goldsmith, en ledande affärscoach enligt Forbes, avslöjade en teknik som hjälpte toppchefer på Ford, Walmart och Pfizer att klättra på karriärstegen. Du kan spara en konsultation på $5 000 gratis.

Artikeln har en bonus: ett exempel på instruktioner för anställda som varje chef bör skriva för att öka produktiviteten.

Affärskorrespondens innehåller vissa regler och förordningar som du behöver känna till. För att säkerställa att utarbetandet av dokument och brev inte orsakar några problem är det nödvändigt att studera nyckelfunktionerna.

Affärskorrespondens omfattar mer än ett koncept. Denna term gäller för många typer av officiella affärsdokument som hör till systemet med information och referensmaterial. Det finns olika sätt att klassificera affärskorrespondens.

Officiell korrespondens fyller en viktig funktion under antagandet och genomförandet av administrativa beslut:

1. Under bildandet och beslutsfattandet kan affärskorrespondens användas för att få fram data som kan underlätta denna process.
2. Under implementeringen av den etablerade lösningen kan affärskorrespondens användas i aviseringssyfte - du kan informera partners om implementeringsprocessen eller deadlines för att slutföra ett projekt.

Statistik visar att volymen affärskorrespondens mellan organisationer ökar i takt med ekonomisk tillväxt och ökad affärsaktivitet.

• 1% ökning av bruttonationalprodukten skapar 1% ökning av affärskorrespondens;
• Om vi ​​översätter beräkningarna per capita är antalet bokstäver: i USA - 700, i Frankrike - 432, i Tyskland - 252, i Tjeckien - 68, i Polen - 48, i Brasilien - 26, i Indien - 15, och i Ryssland - 8.

Andelen officiell korrespondens i Ryssland bestäms enligt följande:

• 63% – befolkning;
• 22 % – kommersiella organisationer;
• 15 % – budgetorganisationer.

På företag står affärskorrespondens för 70–75 % av alla dokument.

• 10 regler för e-postkorrespondens som varje affärsman bör känna till

Korrespondens som följer alla regler för affärskorrespondens kan användas av domstolen som bevis.

Affärskorrespondens kan ha rättslig kraft endast om den har upprättats av en behörig person utan att bryta mot det officiella förfarandet och i enlighet med gällande lagstiftning.

Rättslig kraft innebär sådana egenskaper hos ett officiellt dokument som kan intensifiera vissa rättsliga åtgärder. Brevet har laga kraft från det att det undertecknas av en behörig person, och i vissa situationer krävs företagsstämpel.

Om du vill att dina pappersdokument ska ha rättskraft, måste du använda specialformulär och en uppsättning detaljer. Först och främst används följande:

• företagets namn eller namnet på personen - författaren till brevet,
• bakgrundsinformation om författaren,
• författarens signatur,
• i vissa situationer - företagets sigill.

Dokumentation, som används för att utbyta data inom en organisation kallas "intern korrespondens":

• rapporter,
• officiell,
• Förklarande anteckningar,
• certifikat,
• erbjudanden,
• representation.

Sådana dokument ingår inte i

I ledningsarbete utför affärskorrespondens ett antal funktioner:

• informativ;
• kommunikativ;
• social;
• Rättslig;
• ledarskap;
• kulturell;
• historisk.

Informationsfunktion– affärskorrespondens kan lagra viktig information.

Kommunikationsfunktion– affärskorrespondens fungerar som ett kommunikationsmedel mellan anställda, ledning och organisationer.

Social funktion - affärskorrespondens kan utföra olika sociala funktioner för det första, den uppfyller informationsbehoven.

Juridisk funktion– affärskorrespondens kan användas som bevis när man går till domstol.

Ledningsfunktion– affärskorrespondens kan initiera ledningsbeslut och hjälpa till att genomföra dem.

Kulturell funktion– Affärskorrespondens kan förmedla etniska och nationellt-kulturella aspekter av dokument.

Historisk funktion– affärskorrespondens kan förmedla historisk information till samhället.

Affärskorrespondens kan utföra många funktioner samtidigt, men de viktigaste förblir informativa och kommunikationsmässiga.

Företagsmeddelanden används inte i processen för lagreglering. Reglerande rättsakter finns i form av regler, föreskrifter, instruktioner, resolutioner, order, order och publiceras inte som brev och meddelanden.

• Förhandlingsledning: hur man bestämmer psykotypen för din samtalspartner

Klassificering och huvudtyper av affärskorrespondens

De viktigaste skälen för att klassificera affärskorrespondens är följande punkter:

1. Territorium:

• korrespondens inom en stat;
• korrespondens mellan personer eller organisationer från olika stater (internationella).

1. Den typ av kommunikation du har valt att skicka brev till korrespondenten:

• telegram - ett referens- och informationsdokument som skickades av författaren (på organisationens vägnar) till mottagaren (en annan organisation eller person) med hjälp av telegrafkommunikation tillgänglig för allmänt bruk;
• telextelegram – skickas via ett speciellt telexnät.
• fax (fax) – adressaten får en kopia av dokumentet; För att genomföra sådan kommunikation måste du ha ett pappersmedium.
• telefonmeddelande – dokument av informationstyp som skickas och tas emot via telefon.
• elektroniskt meddelande – referens- och informationshandlingar som skickas och tas emot via ett informations- och telenät.

1. Applikationsområde:

• ledningskorrespondens;
• kommersiell korrespondens utförs mellan anställda som är engagerade i affärsverksamhet;
• produktionskorrespondens utförs inom området för tillverkning av varor;
• personlig korrespondens går utöver räckvidden för officiella affärsförbindelser.

1. Avsändarstatus:

• affärskorrespondens med en organisation (juridisk person);
• affärskorrespondens med en person.

1. Antal mottagare:

• till en enda adress;
• till många adresser.

1. Kronologi för brevet:

• initiativmeddelande;
• svara meddelande.

1. Grad av texttypificering på språket för affärskorrespondens:

• meddelanden utfärdade på grundval av enhetliga formulär;
• oreglerade meddelanden.

1. Status i företagshierarkin:

• meddelanden från högre myndigheter;
• meddelanden från underordnade organisationer;
• meddelanden från andra organisationer.

1. Ämne för affärskorrespondens:

• meddelanden om kommersiella frågor;
• meddelanden om logistikfrågor;
• meddelanden om juridiska frågor m.m.

1. Typen av påverkan på mottagaren:

• affärsbrev skrivna för att lösa affärsproblem;
• etikettbrev skrivna för att sätta press på adressatens känslomässiga sfär.

• Förhandlingens psykologi: 3 fokuspunkter i telefonförsäljning

Officiell affärskorrespondens: vad ska stå i brevets innehåll

Etiken för affärskorrespondens förutsätter att brevet endast innehåller ett ämne, och följaktligen måste adressaten svara eller agera inom dess gränser. Att kombinera flera informationsobjekt i ett brev anses vara ett brott mot reglerna för affärskorrespondens.

Varje bokstav, om den är korrekt sammansatt, kan delas in i följande delar:

• introduktion;
• huvudsak;
• slutsats.

I inledningen Det är nödvändigt att kortfattat beskriva syftet och anledningen till att skriva ett affärsbrev.

Huvudsak innehåller överklagandets kärna.

I den sista delen är det nödvändigt att sammanfatta - det kan vara slutsatser, förfrågningar, instruktioner, förslag och så vidare. Observera att användningen av "efterskrift" är ett brott mot affärskorrespondensetiketten. Brev skrivet i formell affärsstil, till skillnad från litterära, bör inte innehålla några stilfigurer. Konstnärliga uttrycksmedel är inte lämpliga i sådana dokument.

Om du behöver skicka en bild, bör du skicka den som en separat fil istället för att placera den i ett dokument. Bilder visas inte alltid korrekt på olika media. Gör en länk i själva brevet som anger var bilden är lagrad, till exempel "bilden finns i den bifogade filen." Om du har skickat flera filer, se till att signera dem för att undvika förvirring och slöseri med tid.

Om du använder akronymer eller akronymer mycket bör du se till att mottagaren kan tyda och förstå vad du menar. Det är bäst att bli av med vanan att använda korta former.

Begränsning av känslor

Officiell affärskorrespondens kan inte innehålla några medel för känslomässig uttrycksfullhet. Eliminera dem helt! Det gäller absolut alla typer av affärstexter, även när man skriver klagomål, rapporter eller tackbrev. Kom ihåg att avvikelser från normerna för affärsetikett är oacceptabla. Ditt meddelande måste vara extremt diskret. Alla människor värdesätter kreativitet och originalitet, men officiell affärskorrespondens tolererar inte sådana manifestationer. Ett officiellt meddelande från en pessimist eller optimist, en vaktmästare eller direktören för ett företag måste följa etablerade standarder och bör därför inte skilja sig åt.

Användning av specialordförråd

För att koppla samman informationsdelar i affärskorrespondens används följande klichéer: uttryck:

• på grund av något;
• baserad;
• på grund av;
• i enlighet med;
• baserad;
• uppmärksamma;
• med tanke på;
• vad som serverades.

Dessutom är det i affärskorrespondens tillåtet att använda allmänt accepterade förkortningar och förkortningar. Om du tvivlar på om mottagaren kommer att förstå din förkortning, gör du utan den - utöka frasen helt.

Hälsningar

Vi rekommenderar starkt att du inte tar till det sargade vardagsuttrycket "God dag". Den här frasen har blivit en indikator på den dåliga smaken av all korrespondens på nätet, inklusive företag. Ett bra alternativ för hälsningar är standardschemat - "Hej / God eftermiddag, Förnamn / Patronymnamn." Det är värt att förklara var du fått mottagarens adress ifrån om du inte känner honom personligen.

Bokstavsvolym

Affärskorrespondens är inte ett prosaverk, inte en ström av dina tankar om något ämne. Budskapet ska vara så kortfattat som möjligt, förkorta texten så mycket som möjligt, men glöm inte att du måste förmedla all nödvändig information utan att förvränga den. Det skulle vara bra om hela meddelandet får plats på en skärm.

Svar på brev

Om du vill svara på ett e-postmeddelande ska du klicka på knappen "Svara", då skickas ditt brev tillsammans med hela korrespondenshistoriken. Om du klickar på knappen "Skriv ett brev" kommer bara själva meddelandet att skickas när det skickas, och mottagaren kan inte alltid förstå vem meddelandet kommer från och vad som krävs av honom. Detta gäller särskilt för de situationer när du efter några dagar bestämmer dig för att svara och fortsätta din affärskorrespondens. I affärskommunikation är det inte förbjudet att citera din samtalspartner, tvärtom, detta gör att han snabbt kan navigera och förstå vad som sägs.

Det finns situationer när samtalspartnern uttrycker extremt missnöje och helt enkelt är oförskämd i sitt brev till samtalspartnern, du måste reagera kallblodigt - svara på sådana meddelanden med återhållsamhet och artigt. När du utför officiell korrespondens är ditt ansvar att följa alla regler för affärsetikett, lita inte på din samtalspartners sätt.

Svarshastigheten i elektronisk affärskorrespondens är mycket viktig, det är bättre att göra detta inom några timmar efter mottagandet. Men ibland är detta inte möjligt, så du kan svara inom de närmaste dagarna. Forskare säger att den lämpligaste tiden att vänta på ett svar på ett e-postmeddelande är två dagar eller 48 timmar. Om väntetiden förlängs, betraktas detta som en respektlös attityd mot samtalspartnern eller anses ignorera. Det händer att ämnet för brevet inte tillåter dig att hålla den angivna deadline och det tar längre tid att svara. I en sådan situation är det värt att meddela din samtalspartner att du har fått brevet, informera honom om de tidsfrister som du behöver. Med detta tillvägagångssätt kommer avsändaren att vara lugn och du kommer att kunna bygga ett förtroendefullt och respektfullt partnerskap.

Brevets slutsats

Fraser som kan likna manipulation bör uteslutas från brevet: "Jag hoppas innerligt på framgångsrik interaktion", "Tack på förhand för ditt snabba svar" och liknande. Du kan avsluta ditt företags-e-postmeddelande med "Hälsningar". För många kommer detta att verka för formellt, men för affärskorrespondens är det acceptabelt. I din signatur, vänligen inkludera ditt namn, befattning och organisation. Det kommer att vara användbart att ange kontakter för snabb kommunikation med dig eller ditt företag.

Dags att skicka meddelanden

Uppenbarligen är elektronisk korrespondens inte utformad för omedelbar läsning och svar, men det betyder inte att tidpunkten för att skicka dem inte är reglerad på något sätt. Reglerna för affärse-postkorrespondens utesluter att skicka meddelanden sent, på helger och helgdagar. Det är tillrådligt att inte gå längre än den vanliga arbetsdagen.

Glöm inte att noggrant kontrollera texten i meddelandet för stavfel, fel och överträdelser. Innan du skickar, se till att adressatens namn och postadress är rättstavade.

Taletikett för att skriva

Affärskorrespondens är mycket krävande av avsändaren. När du skriver ett brev måste du följa vissa normer och regler för taletikett, antagna av samhället specifikt för affärskorrespondens.

Sådana normer ledde till övergivandet av klassiska uttryck för artighet i affärskorrespondensens språk, men inte på grund av att spara ansträngningar, utan för att ersätta dem med moderna stabila fraser. Med tiden bildades stabila kommunikationsformer, överföring av förfrågningar, formulering av avslag, frågor etc.

Användning av pronomen

Data från affärskorrespondens har blivit extremt standard. Presentationen av den genom individuell uppfattning är inte motiverad. Ett affärsbudskap ska inte spegla organisationens personliga, utan företagets intressen. På grund av detta sänds meddelandetexten inte från det personliga "jag", utan snarare från "vi". Men själva pronomenet "vi" används praktiskt taget inte i bokstäver, eftersom slutet av verbet redan betecknar första person och plural.

Att välja en verbröstform

Tänk till exempel på följande fras: "Du tillhandahöll inte varorna inom den angivna perioden." Samma sak, men med den passiva rösten: "Varorna du lovade levererades inte inom den angivna tiden." Det första alternativet gör den person som brevet är riktat till skyldig, det andra alternativet betonar bara det faktum att kontraktstjänster inte har fullgjorts. Genom att använda den passiva rösten är det mer sannolikt att du bibehåller en positiv, affärsmässig ton i din korrespondens.

Om du vill betona en person, avdelning, tjänst, etc., använd då verbets aktiva röst. Börja frasen med ämnet och sätt verbet i presens, till exempel: "Säljavdelningen kräver..."

Kom ihåg att den passiva rösten används i affärskorrespondens och dokument när handlingen som beskrivs, och inte dess källa, är huvudämnet i meddelandet, till exempel: "Reduktionen har gjorts", "Betalning har gjorts", " Villkoren har uppfyllts.”

Välja typ av verb

Om du har för avsikt att markera uthålligheten av negativa eller till och med olagliga handlingar, är det bättre att använda den ofullkomliga formen av verbet, till exempel: "Arbetare i snickeriet bryter ständigt mot brandsäkerhetsbestämmelserna." När det är nödvändigt att betona att en åtgärd redan har inträffat används den perfekta formen, till exempel: "Den anställde har redan lämnat arbetsplatsen."

Inledande ord och fraser

Tack vare inledande ord och fraser kan du reglera spänningen i situationen. Minska torrheten i affärskorrespondens. Jämför: "Vänligen skicka dokument lagrade i ditt arkiv" och "Vänligen skicka dokument som förmodligen finns lagrade i ditt arkiv" - det andra alternativet låter mer artigt och taktfullt.

Även negativa budskap kan mildras med inledande ord: "Din ansökan kan inte tas upp till prövning" och "Tyvärr kan din ansökan inte tas till behandling."

I den strikta världen av affärskorrespondensetik är detta helt enkelt en gudagåva, ett av få sätt att visa artighet och delikatess. Användningen av inledande ord och fraser kan sätta en vänlig korrespondenston, jämna ut lugnet som kännetecknar officiell korrespondens, utan att bryta mot reglerna och normerna för affärskommunikation.

Funktioner i affärskorrespondensetikett

Affärskorrespondens kännetecknas av användningen av ordet "kära" som en adress till samtalspartnern. Att placera ett utropstecken efter detta ord kommer att indikera den speciella innebörden av detta brev, och att placera ett kommatecken efter en adress i affärskorrespondens ger meddelandet en mer avslappnad karaktär.

Mellan personer med samma position eller specialisering är den optimala tilltalsformen, som motsvarar etiketten för affärskorrespondens, "kära kollega." Om du utelämnar ordet "kära" kommer du att ange en neutral ton för korrespondensen. "Kära kollegor" är en form som har en känslomässig klang, den är populär i gratulationsmeddelanden.

Om du vill skicka ett brev av personlig karaktär, och inte ett officiellt affärsmeddelande, kan du få det genom att använda ditt förnamn och patronym. Genom att ange ditt efternamn i ett sådant brev kommer du att ange en officiell och artig kommunikationston.

Ett meddelande vars ämne fattar ett beslut måste bestå av: två delar:

• grund för det fattade beslutet;
• presentation av själva lösningen.

Dessa delar kan bytas ut. Om du har fattat ett positivt beslut i denna fråga kan du börja brevet med dess ordalydelse.

Det är bättre psykologiskt att placera ett negativt beslut i slutet av brevet.

Om du behöver formulera ett avslag, försök att göra det försiktigt, men inom ramen för affärsetiketten. Först och främst bör du beskriva i detalj skälen till ditt beslut och först därefter göra själva slutsatsen. Med detta tillvägagångssätt kommer mottagaren gradvis psykologiskt att förbereda sig för dåliga nyheter, han kommer lättare att kunna uthärda vägran, vilket innebär att du inte kommer att träffa hans stolthet.

I affärskorrespondens är det mycket viktigt att visa respekt för samtalspartnern, men du bör inte gå till ytterligheter. Tonen i ditt brev måste vara neutral och strikt, till och med torr. Naturligtvis är elakhet eller respektlöshet oacceptabelt under några omständigheter.

För affärskorrespondens är författarskapet viktiga. Kontorpraxis inom området för att underteckna dokument kräver att den officiella ordern följs: till exempel måste ett svar på ett meddelande undertecknat av en chef undertecknas av en person med samma myndighet. Ett svar på ett meddelande som intygats av biträdande chefen kan lämnas till direktören för underskrift.

Affärslivet ger många tillfällen att göra olika typer av förfrågningar.

Dessa brev beskriver ofta fördelarna med att uppfylla en given begäran väl. Den mest populära typen av begäran vid affärskorrespondens motsvarar formen av ett individuellt och kollektivt uttalande. Du kan skriva din förfrågan enligt följande:

• första person singular, till exempel "Snälla...";
• första person plural, till exempel "Vi frågar...";
• från tredje person singular, till exempel, "De tre trådarnas sömnadsföretag frågar...";
• från tredje person plural, om du behöver använda mer än ett substantiv, till exempel ("Organisationens chef och anställda frågar ...").

Affärskorrespondens innebär svar på mottagna meddelanden. Dessa svarsbrev har en speciell form, som beror på egenskaperna hos det mottagna meddelandet.

• länk till tidigare meddelande;
• hålla sig till den tidigare valda terminologiska basen, ordningen för presentationen av innehållspunkterna.

Dokument- och affärsprocesshanteringsfärdigheter studeras i projektledningskursen. Du kan studera hela praktiken av kontorsarbete och dokumenthantering i kursen "Kontorsarbete och affärskorrespondens" under ditt individuella utbildningsprogram.

Expertutlåtande

Kommunikation med en klient personligen och genom korrespondens är radikalt annorlunda

Alexandra Karepina,

skriftlig kommunikationskonsult, copywriter, Moskva

I Ryssland används torra och officiella meddelanden från skatteinspektionen och andra tjänster för att betraktas som en modell för affärskorrespondens. Men till skillnad från statliga inspektioner vill företag vara kundorienterade. Under 2011 genomförde E-xecutive-portalen (www.e-xecutive.ru) en mini-enkät bland besökare. Affärsmän, chefer och HR-specialister tillfrågades om kundfokus är en del av deras organisations strategi. Majoriteten (73 %) svarade ja, 21 % medgav att även om kundcentrering inte formellt sett är en strategisk prioritet, så vänder de konsekvent verksamheten runt konsumenten, och endast 6 % sa ett bestämt nej. Men viljan att behandla klienter humant handlar ofta bara om verbal kommunikation. När en kund kommer till ett företag eller ringer i telefon talar de artigt och grundligt till honom, lyssnar på hans argument, visar uppmärksamhet och respekt. Men om kommunikation sker genom elektronisk affärskorrespondens, får klienten som regel iskalla avslag och direkta svar:

"Som svar på meddelandet om fakta om skada på hälsan som påstås ha inträffat på grund av Company LLCs fel, informerar vi dig om att anspråket mot Company LLC har avvisats. Symptomen på åkommor som anges i brevet är inte relaterade till Company LLCs verksamhet, de kan inte vara ett giltigt argument för att lämna in ett krav, i detta avseende anser Company LLC att frågan är avslutad."

När man läser ett sådant brev känner en person inte bara en cool, utan en isig attityd mot sig själv. Han förstår att hans problem kommer att förbli utan vederbörlig uppmärksamhet och förståelse.

Blankett för affärskorrespondens: funktioner i bokstavsdesign

Förutom struktur är en annan viktig del av ett bra affärsbrev dess korrekta formatering.

1. Form.

Officiell affärskorrespondens kan utföras på särskilt företagsbrevpapper. Sidhuvuden och sidfötter i formulären innehåller vissa uppgifter:

• Företagsnamn;
• Företags Adress;
• telefon och fax;
• webbplats (om tillgänglig) och e-postadress.

Ofta innehåller blanketterna företagsuppgifter och logotyp.

Tillgång till dessa uppgifter hjälper mottagaren att snabbt navigera och identifiera avsändaren, vilket gör det enkelt för honom att kontakta dig.

1. Fält.

Marginaler är en obligatorisk del av ett affärsbrev de kan användas för anteckningar av adressaten eller för arkivering. Designkriterier: till vänster - tre centimeter, till höger - en och en halv till två centimeter. För enkelhetens skull kan du använda klassiska Microsoft Word-standarder.

1. Registreringsmärket för ett dokument som innehåller antalet underskrifter av brevet av en behörig person.

Till exempel, du bedriver affärskorrespondens via post med en annan organisation och glömde att ange datum och nummer för sändning. Och din samtalspartner får ett stort antal bokstäver varje dag, i en sådan situation är det mycket svårt att spåra brevet, eftersom sökningen oftast utförs exakt efter datum och nummer. Om du skriver ett svar, glöm inte, förutom numret på ditt meddelande, att ange numret på det inkommande (föregående) brevet. Registreringsnumret anges i det övre vänstra hörnet av dokumentet.

Exempel på registreringsnummer: Ref. nr 5987 daterad 16 augusti 2016 vid entrén. nr 189 daterad 2016-05-08.

1. Bokstavshuvud.

En organisations affärskorrespondens inkluderar en adress till mottagaren, som oftast är formaterad enligt följande: positionen och adressatens namn anges i det övre högra hörnet av dokumentet. Själva överklagandet finns i mitten av meddelandet, och i slutet finns ett utropstecken. Ibland är rubriken markerad med fetstil.

1. Typsnittet i ett brev påverkar i grunden dess uppfattning av adressaten.

Typsnittet måste väljas med omtanke. Den ska vara optimal – inte liten och inte stor. Du kan välja ett standardtypsnitt för dig själv och använda det i svar på alla bokstäver. Det vanligaste valet är Times New Roman teckenstorlek 12 och enstaka radavstånd. Om du har information om mottagarens synproblem kan du öka teckensnittet på meddelandet. För personlig affärskorrespondens är ett brett urval av typsnitt acceptabelt.

1. Numrering av blad.

Det gäller stora bokstäver och bokstäver med bilagor. När du ordnar sidnumrering i Microsoft Word kan du använda funktionen "Header and Footer" - "Insert AutoText" - "Page". Nej av allt." Detta kommer att hjälpa mottagaren att korrekt beräkna hela volymen av meddelandet och inte göra ett misstag i sekvensen av sidor. Sidnummer anges i det nedre högra hörnet.

1. Information om konstnären.

Dessa uppgifter måste finnas i all affärskorrespondens och dokument som är certifierade av organisationens ledning. Detta gör att mottagaren enkelt kan kontakta en anställd i en annan organisation som är ansvarig för att lösa de frågor som diskuteras i brevet. Uppgifterna måste inkludera det fullständiga namn och ett telefonnummer för kontakt, både arbete och mobiltelefoner duger. Inkludera även din e-postadress. Alla dessa uppgifter anges i slutet av brevet, efter signaturen. Teckenstorleken bör vara en enhet mindre än den huvudsakliga.

1. Ansökningar.

Ansökningar måste förberedas separat, men numreringen förblir kontinuerlig - gemensam för hela meddelandet (valfritt). Ange information om applikationens tillgänglighet i huvuddokumentet, placera den före chefens signatur.

• Telefonkonversationstekniker: 6 tips som hjälper dig att inte bli förvirrad

Exempel på affärsbrev

Se hur affärskorrespondens kan se ut. Exempel på bokstäver finns nedan.

Tackbrev

Garantibrev

Informationsmail

Att genomföra affärskorrespondens: allmänna regler

Om du vill skicka ett brev som inte är av affärskaraktär, utan snarare ett personligt meddelande, kan du klara dig med en enkel adress med namn och patronym. Genom att lägga till ditt efternamn i ett sådant meddelande kommer du att ange en officiell och artig kommunikationston.

En skrivelse vars ämne är ett beslut består vanligtvis av två delar: underlaget för det fattade beslutet och presentationen av själva beslutet. Dessa delar kan bytas ut. Om du har fattat ett positivt beslut i denna fråga kan du börja brevet med dess ordalydelse och först efter det gå vidare till en beskrivning av exakt hur du gjorde det.

När du upprättar ett dokument med ett negativt beslut bör du vara särskilt uppmärksam på motiveringen.

Om du i affärskorrespondens beskriver orsaken till ditt avslag i detalj, kan du göra brevet mer taktfullt och kommer inte att skada mottagarens stolthet. En oförskämd och respektlös vägran kommer att ha en negativ inverkan på framtida interaktioner med din partner. Om du inkluderar alla logiska argument och skäl för avslag, blir uppfattningen av sådana nyheter mycket lättare för mottagaren.

Affärskorrespondensetikett inkluderar inte användningen av några känslor när du skriver brev. Presentationsneutralitet är den enda acceptabla normen. På så sätt förblir bokstäverna opartiska. Det är förbjudet att uttrycka elakhet och respektlöshet mot samtalspartnern, men överdriven artighet är också oacceptabelt. Torrheten i affärskorrespondensen betyder inte att författarna inte bryr sig om vem som skickade honom affärsbrevet.

Funktioner för att tilltala adressaten

Vanligtvis tilltalas mottagaren en gång, i inledningen till brevet. Låt oss överväga tre sätt.

1. Den första adressen i affärskorrespondens till en obekant person eller i närvaro av strikta officiella förbindelser kräver att det nödvändiga avståndet upprätthålls. Till exempel: "Kära herr Krasilnikov!"
2. När du vänder dig till en bekant person som du har varit i partnerskap med länge är det bättre att använda adressen med namn och patronym. Till exempel: "Kära Olga Stanislavovna!"
3. Om du inte behöver vända dig till en person utan till hela teamet, använd då den typiska konstruktionen "kära kollegor/partners!"

Vid avslutningen av affärskorrespondens måste du använda stängningskonstruktioner. Det finns många alternativ:

• "Vänliga hälsningar".
• "Med vänliga hälsningar".
• ”Med hopp om fortsatt samarbete” osv.

All officiell affärskorrespondens måste följa fem krav:

• klarhet och precision;
• önskan om textens korthet;
• meddelande fullständighet;
• artighet och neutralitet i tonen;
• inga fel.

Om mottagaren inte förstår innebörden av ditt meddelande, kommer han inte att kunna svara på det korrekt. För att säkerställa tydligheten i meddelandet måste du välja de mest lämpliga fraserna som helt kan avslöja dina avsikter. Du bör inte försumma reglerna för skiljetecken, stil etc. Var uppmärksam på koordineringen av ord i en mening och uppdelningen av texten.

Det bör tilläggas att i affärskorrespondens bör meningar vara så korta som möjligt.

Men missbruk inte denna regel - text med mycket korta meningar är inte ett exempel på affärskorrespondens. När du skriver ett brev, överväg den intellektuella nivån hos din samtalspartner.

De flesta affärsmän lider av brist på tid, så sådana människor välkomnar alla möjligheter som kan hjälpa dem att spara resurser. När du bedriver affärskorrespondens med den här typen av människor bör du vara extremt kortfattad. De kommer att vara mycket tacksamma om du uttrycker dina tankar kort och tydligt.

Kortfattadhet innebär avsaknad av mindre detaljer, men du måste helt och hållet förmedla innebörden av ditt meddelande utan att förvränga det, annars riskerar ditt brev att präglas av ohövlighet och slarv. Uteslut inte viktiga fakta som är direkt relaterade till saken utesluter inte uttryck för artighet och respekt.

• Standarder för kommunikation med kunder: hur man utvecklar och implementerar

Fullständighet (fullständighet)

Förminska inte textens fullständighet till förmån för dess korthet. Om du är rädd för att missa något, gör ett utkast till ett affärsbrev där du kan beskriva alla de viktigaste detaljerna i meddelandet. Efter att ha upprättat en sådan plan måste du kontrollera dess punkter igen om alla viktiga element beaktas, fortsätt sedan med att skriva själva brevet. Om du missat något, lägg bara till detaljer i skissen. Om du behöver ytterligare information som inte är direkt relaterad till ämnet för korrespondens, kan du uttrycka det efter scriptum.

Artighet (artighet)

Affärskorrespondens för en organisation med självrespekt bör föras i en artig och artig atmosfär. När du kommunicerar med varje partner, uttryck din vördnad och respekt, observera den åtgärd som fastställts för korrespondens i affärskommunikation. Dessutom kommer överdriven "sötma" att skapa intrycket av direkt smicker, vilket inte kommer att öka din framgång i kommunikationen med kunder och partners, men kan förstöra ditt företags rykte.

Formen för affärskorrespondens kräver artighet beroende på meddelandets sammanhang. Om brevet förmedlar negativ information till mottagaren är det bättre att visa återhållsamhet med att uttrycka artighet.

Läskunnighet

Läskunnighet är en förutsättning för att skriva affärskorrespondens. Var särskilt uppmärksam på följande punkter:

• grammatik - felfri konstruktion av meningar;
• stavning - korrekt stavning av ord;
• placering av versaler;
• korrekt interpunktion;
• avtal - överensstämmelse med grammatiska funktioner.
• skriva siffror (siffror) - till exempel skrivs nummer upp till tio i ord, siffror (över tio) - i siffror.

Regler för affärse-postkorrespondens: studerar affärskommunikation online

Den "vanliga" metoden för att skicka brev har länge förlorat sin popularitet, så vi kommer att titta närmare på reglerna för att bedriva affärskorrespondens online. Vi erbjuder grundläggande rekommendationer, vars efterlevnad hjälper dig att genomföra affärskorrespondens i enlighet med accepterade regler och föreskrifter.

1. Namnet på din brevlåda.

Det allra första mottagaren uppmärksammar vid uppdatering av post är adressen som brevet skickades från. De flesta förringar betydelsen av detta faktum. Ofta skickar anställda ett företagsmail från sitt personliga konto.

Detta är endast acceptabelt om e-postnamnet återspeglar ditt formella namn och inte något smeknamn som "kot185" eller "agent007", om din brevlåda har ett sådant informellt namn, är det strängt förbjudet att skicka korrespondens till affärspartners eller anställda i din organisation. Föreställ dig bara vilka tankar som kommer att dyka upp hos en person som får ett erbjudande om samarbete från en "taffy" eller "daisy".

Dessutom bör du avstå från att använda e-postadresser som börjar med info@, inbox@ och liknande. Dessa namn anses inte på rätt nivå – de tas inte på allvar, och det finns en risk att brevet helt enkelt inte öppnas och skickas till spam. Det bästa alternativet för affärskorrespondens är namn sammanställda enligt det presenterade schemat [e-postskyddad], där namn är dina personuppgifter (efternamn och förnamn), och företag är namnet på organisationen.

1. Mottagare.

När du bedriver affärskorrespondens via e-post kan du skicka meddelanden direkt till mottagaren och samtidigt bjuda in andra observatörer som kommer att kunna läsa innehållet i brevet, men inte svara på det. Detta görs med hjälp av funktionen att skicka mottagare till en kopia. Bestäm i förväg vilka av mottagarna du behöver få svar från, ordna mottagarna enligt detta beslut. Försök att inte ställa in flera mottagare samtidigt som direktmottagare, annars riskerar du att inte få svar från någon av dem. Efter att ha läst brevet kommer alla att tro att någon annan redan har gett svaret.

Om du har fått en kopia av ett företagsmeddelande behöver du, som du kanske har gissat, inte ditt svar. Om det finns ett brådskande behov av ditt deltagande är det inte förbjudet att skicka ett svarsbrev för din räkning - detta kommer inte att bryta mot reglerna för affärse-postkorrespondens. Men kom ihåg att vara artig – be om ursäkt för avbrottet i början av meddelandet.

1. Formatera bokstäver.

Officiell affärsstil. Denna stil bestäms av uteslutningen av beskrivande adjektiv och frånvaron av onödiga detaljer. Endast konkreta fakta, klara och logiska, återstår. När du har skrivit meddelandet måste du läsa det igen för att se till att det inte finns några onödiga element som inte har betydelse för innehållet. Om du är säker på att ditt meddelande inte innehåller sådana element, kan du säkert skicka brevet.

Läskunnighet. Denna punkt är helt enkelt uppenbar. Men denna regel kan inte ignoreras. Läskunnighet är ett grundläggande element för varje brev och affärskorrespondens i allmänhet. En författare som gör stavfel kommer inte att kunna skapa en seriös bild av en affärsperson.

Bokstavsämne. Det måste anges i lämpligt fält. Försök att formulera ämnet kortfattat och kortfattat - så att samtalspartnern snabbt förstår huvudtanken i den efterföljande texten. Sammanfatta inte ämnet med ett ord. "Förslag", "detaljer" etc. är dåligt formulerade ämnesrader för företagsmail. Och ”Kommersiellt erbjudande från ... organisation” är en bra formulering. Om du tillhandahåller mycket viktiga data i ett brev, markera det med en speciell kryssruta. Detta alternativ finns i nästan alla postsystem.

Font. Du bör göra ditt brev så läsbart som möjligt. De mest populära typsnitten för affärse-post är Arial och Times New Roman. Bör inte visas Kreativa färdigheter när du väljer en färg är detta onödigt. Använd inte stora bokstäver, uttryckssymboler och olika specifika symboler. Det är acceptabelt att markera vissa delar i kursiv eller fet stil, men bara om det behövs.

För att göra ditt brev lättare att läsa kan du lägga till underrubriker i hela texten. Men de ska inte missbrukas heller, använd inte denna möjlighet mer än 3-4 gånger.

Ett stycke i meddelandet bör inte uppta mer än fyra rader av meddelandet. När man läser stora stycken är texten mycket svår att reda ut, och huvudidén kan gå förlorad.

Alla befintliga listor måste formateras med hjälp av markörer.

Företagsmall. Det är bra om din organisation har en varumärkesmall för företags-e-post, då kan du vidarebefordra all e-post med den. Detta gör det lättare att bli ihågkommen och sticka ut bland konkurrenterna utan att bryta mot affärsetiketten. Men du kan inte överdriva det här heller; effektiv affärskommunikation bygger på att uppnå en gyllene medelväg. Kom ihåg att e-postkorrespondens inte alltid utförs på en dator, försök att se till att din företagsmall matchar vilken skärmupplösning som helst, inklusive mobil.

• Hur man skriver ett försäljningsbrev: 8 misstag som irriterar chefer

Exempel på e-post för företag

Expertutlåtande

De flesta ser e-post som ett informellt sätt att kommunicera.

Alexander Tsurkan,

Generaldirektör för kommunikationsbyrån "Business League", Moskva

Jag tror att i vårt land ägnas väldigt lite uppmärksamhet åt etiketten för affärskorrespondens (detta gäller kanske inte bara västerländska företag som är verksamma i Ryssland). Många anställda och till och med chefer för icke-västerländska organisationer behandlar e-post som ett informellt sätt att kommunicera; Detta beror till stor del på att sådan korrespondens sällan likställs med en juridisk handling. Men jag vill påminna om att reglerna för affärskorrespondens finns för alla.

I e-postkorrespondens använder jag vanligtvis kryssrutan Hög betydelse och aktiverar meddelandeleverans och läsrapport. Jag tror att när du utför affärskorrespondens måste du respektera gränser. Jag använder aldrig uttryckssymboler eller andra informella inneslutningar. Enligt min åsikt är detta helt enkelt oacceptabelt. Jag kan rekommendera att du gör kopior av alla viktiga e-postmeddelanden per fax - för vår organisation har detta blivit en integrerad del av korrespondensen med partners.

Elektronisk korrespondens: PM för direktören

1. Använd knappen "Svara alla".

Om mer än en person är inblandad i frågan och korrespondensen genomfördes mellan en grupp människor, ska svaret skickas till alla dess deltagare, och inte till författaren till det sista brevet.

2. Ange alltid ämnet för brevet.

Informativ information i avsnittet "Ämne" hjälper mottagaren att navigera i ämnet för korrespondensen, och det blir lättare för honom att sortera bokstäverna. Använd etiketten "VIKTIGT!" i rubriken. Det är bara värt det om det är sant. Eller så kan du helt enkelt klicka på knappen "Viktighet", som finns i alla e-posttjänster. Det är bra om du kan hålla dig till ett format för formulering av ämnen för affärskorrespondens. Glöm inte att de flesta mottagare använder filter för att sortera e-post. Det ligger i ditt intresse att komma på rätt namn som kommer att vara maskinläsbart.

3. Brevet ska vara kort och strukturerat.

Försök att tydligt förmedla innebörden av ditt meddelande, markera de viktigaste detaljerna och bli av med de mindre. Det är bättre om du, efter att ha läst meddelandet för första gången, omedelbart kan förstå huvudproblemet, innebörden och de förväntade ytterligare åtgärderna som du förväntar dig av mottagaren. Ytterligare data kan placeras i en bilaga - det här är ett mycket bekvämt sätt, särskilt om det finns mycket sådant material.

• Skicka e-post till kunder: ett inspirerande fall

4. Var artig.

Även i affärskorrespondens, var uppmärksam på hälsningen och underskriften. Du kan göra signaturen automatisk, sedan bifogas den till vart och ett av dina brev. Du måste också placera semantiska och känslomässiga accenter - undvik telegrafisk stil. Även om du i ett brev berör något problem, konflikt eller annan svår situation bör du inte anta en respektlös ton. I arbetet är interaktion och att hitta rätt lösningar mycket viktigt. Försök att alltid vara diskret och artig, då kommer du att kunna etablera dig förtroendefull relation med dina affärspartners.

5. Brev måste besvaras! Och snabbt.

Ett snabbt svar är mycket viktigt för affärskorrespondens att ignorera denna punkt kan orsaka många svårigheter. Det är mycket bekvämare för författaren till brevet att veta att det har öppnats, lästs och därför kan förvänta sig ett snabbt svar. Räkna inte med autosvar och mallmeddelanden, det är bättre att skriva en kortfattad anteckning om dig själv.

Vissa typer av affärskorrespondens bör inte besvaras:

1. Om din e-postadress finns i fältet "Cc". - författaren ville introducera dig till ett visst ämne eller en viss fråga, men han väntar inte på ditt svar.

2. Om din adress helt enkelt inte finns - detta betyder att författaren ville introducera dig till ett visst ämne eller en fråga i hemlighet från huvudmottagaren av brevet (du är i den "dolda" kopian av brevet).

6. Radera inte texten i brevet du svarar på.

Ibland händer det att det går mycket tid från det att du får ett brev tills det öppnas. Många organisationer har särskilda program för arkivering av elektronisk korrespondens. Det bör noteras att i vissa stater där elektronisk affärskorrespondens har rättslig kraft föreskrivs dess långsiktiga bevarande enligt lag. I Ryssland är arkivering av korrespondens mellan affärspersoner inte nödvändigt, även om en liknande praxis redan finns i några ledande företag i vårt land.

Försök att föreställa dig dig själv som adressaten, titta på ditt brev genom hans ögon. Detta är ett av de viktigaste tipsen efter det, du kan sticka ut från flödet av korrespondens.

7. Skriv rätt.

Även sällsynta misstag som adressaten gör i ett brev kan uppfattas som respektlöshet mot adressaten. Detta visar att du hade bråttom och inte uppmärksammade brevet tillräckligt. Ett stort antal fel tyder på låg läskunnighet hos avsändaren.

Information om experten och företaget

Byrå"Business League", Moskva. Företaget dök upp på reklam- och PR-marknaden redan 1991. "Business League" ger partners ett omfattande system för professionell kommunikationsstöd inom många branscher: PR och MediaRelations, reklam och design, marknadsföring och marknadskommunikation, sociologisk och speciell forskning, kreativa projekt och organisering av speciella evenemang, kommunikationsrådgivning. Redan 2004 fick "Business League" det prestigefyllda internationella affärspriset StevieInternationalBusinessAward och utsågs till "Årets byrå" av juryn i kategorin "Bästa företag, kontor, produkt."

Alexandra Karepina– affärscoach för en organisation inom området affärskorrespondens och copywriting. Inom området konsulttjänster och företagsförsäljning (i ryska och utländska företag) - mer än tio år. Skapare av utbildningsprogram inom området företagslingvistik och copywriting. Författare till böckerna ”The Art of Business Writing. Lagar, knep, verktyg" (2:a uppl. - M.: Mann, Ivanov och Ferber, 2010) och "Vi skriver övertygande. Min egen copywriter" (M.: Mann, Ivanov och Ferber, 2013). Värd för tv-showblocket "Hur man löser det olösliga" på kanalen "Framgång".

EPISTOLÄR MATERIAL (PRIVAT KORRESPONDENS)

Artspecificitet och betydelse av korrespondens som källa.

Källor av personligt ursprung, tillsammans med memoarer och dagböcker, inkluderar korrespondens som inte är av officiell karaktär, annars kallad epistolär dokumentation (från latinets epistel - meddelande, brev). Denna kategori kan inte inkludera dokument som brevutväxlade mellan stats- och regeringschefer, eller de som kallas brev av vädjande till politiska medarbetare, masspublik, etc.; de tillhör helt andra typer av källor som redan diskuterats ovan.

Ett informellt brev är ett dokument genom vilket två privatpersoner kommunicerar med varandra - korrespondent(författare till brevet) och destination. Deras relationer kan vara mycket olika i olika fall (familje, vänskaplig, kamratlig, förknippad med gemensamma politiska aktiviteter, spänd kyla, etc.), men i privat korrespondens kommer de alltid att uttryckas i en form som är specifik för direkt personlig kontakt och inte avsedd för publicitet. Därför, även när vi talar om korrespondens av rent politiskt innehåll - till exempel om korrespondensen av K. Marx, F. Engels, V.I. Lenin med personer som var deras medarbetare eller motståndare i den ideologiska kampen - den särskiljs från faktiska politiska dokument genom att den innehåller en dialog endast med de omedelbara adresserna, och inte med massläsaren.

De "brev till makten" som nu är allmänt publicerade i vårt land (till olika statliga organ, partimyndigheter, tidningar, etc.) är en källa som sannolikt inte kommer att ha analoger utomlands och är mycket värdefull för att studera tidigare dolda aspekter av sovjetlivets liv samhälle. Men den skiljer sig i grunden från den utmärkta korrespondens som kommer att diskuteras i detta kapitel. Från äkta brevkällor bör man tydligt skilja sådana konstnärliga, memoarer, journalistiska och andra verk där användningen av korrespondensformen eller namnet "bokstav" endast är en specifik litterär anordning av författaren ("romaner i bokstäver" som t.ex. “Nouvelle Héloïse” av J.-J., “Persian Letters” av Montesquieu, “Letters from a Russian Traveler” av N.M. Karamzin, “Letters from Abroad” och “Parisian Letters” av P.V. Annenkov, “Letters from France and Italy ” av A.I. ”Tjugo brev till en vän” av Stalins dotter S. Alliluyeva, etc.).

I början av 2000-talet håller personlig korrespondens som kommunikationssätt gradvis på att dö ut. Den ersätts av telefon (vanliga och särskilt mobiltelefoner), e-post och åsiktsutbyte via Internet (forum, telefonkonferenser). Detaljerade, handskrivna brev är inte typiska för modern tid, och vad som kommer att sägas härnäst om epistolära källor hänvisar till historiska förhållanden som redan har blivit ett minne blott, och följaktligen - problemen i övervägande modern, snarare än modern tid.

Privat korrespondens ligger på många sätt nära memoarkällor, men är inte en av dem och är inte en variation av dem, främst för att den har ett annat funktionellt syfte. Brev, både till materialets natur och till formen, kan likna dagboksanteckningar eller innehålla fragment av minnen från det förflutna, men de registrerar händelser, fakta, livssituationer inte för att bevara minnet av dem för författaren själv, hans ättlingar eller framtida generationer i allmänhet, men i syfte att informera en specifik person om dem – adressaten.

Liksom memoarer och dagböcker är epistolära källor värdefulla för forskaren främst för att de tillåter honom att rekonstruera det andliga och känslomässiga klimatet under den studerade eran, att föreställa sig hur vissa händelser uppfattades av de människor som observerade eller upplevde dem. I denna mening är det faktum att korrespondensen fångar en subjektiv synvinkel (som inte bara förmedlar korrespondentens egen världsbild, utan i viss mån även de stämningar som är karakteristiska för hans sociala miljö) inte ett minus, utan ett plus för denna typ av källa. Om korrespondens används som en källa till faktainformation (och ibland avsevärt kompletterar eller förtydligar fakta som historikern känner till från andra dokument), så kan författarens subjektiva ställning tvärtom visa sig vara ett negativt inslag, effekterna måste avlägsnas genom noggrann kritisk analys.

För en historiker är ibland en enda bokstav det viktigaste beviset, men forskningens källbas berikas särskilt genom att vända sig till stora komplex av brevmaterial. Det kan för det första vara brev (ibland under många år) från samma korrespondent till en specifik adressat; i ett sådant fall är det lämpligt att ta med brev från adressaten, d.v.s. studera denna korrespondens i dess bilaterala form, och hänvisa även till korrespondentens korrespondens med andra personer, eftersom den hänför sig till problemet som studeras. Andra uppsättningar av brev bildas mer eller mindre artificiellt - de förenas inte av korrespondentens eller adressatens personlighet, utan av syftet med dem som samlade eller komponerade dem. Men de kännetecknas som regel av en viss typisk homogenitet i materialet, vilket gör det möjligt att studera dem som en multipel källa (detta tillvägagångssätt och de möjligheter det öppnar diskuterades ovan - se kapitel 8).

Korrespondens och personliga arkiv. Publikationer av epistolära källor. Epistolära källor är mycket mindre mottagliga för korrekt bibliografisk redovisning än andra. Detta gäller särskilt den enorma massan av dem som förblir opublicerade. Andelen opublicerat material här är till och med större än bland memoarer och dagböcker, eftersom korrespondens för dess avsedda syfte innebär inte publicering. Den publiceras som en allmän regel en lång tid efter att dess deltagare och personer vars intressen på något sätt kan påverkas av publiceringen och i andra fall - med vissa valörer har dött.

Opublicerad korrespondens finns kvar i personliga eller familjearkiv och utgör huvuddelen av deras dokumentation. Vanligtvis förvaras brev i adressatens papper, men ibland skickas de tillbaka till korrespondenten eller hans arvingar. Privat korrespondens deponeras i statliga arkiv, museer och manuskriptavdelningar på biblioteken som en del av motsvarande personliga samlingar. Forskare kan få tillgång till det baserat på de arkivregler som gäller i ett visst land eller (om det inte har överförts till något statligt, kommunalt eller vetenskapligt förvar) med personligt medgivande från dess ägare.

I arkiven över offentliga och statliga personer ingår alltid dokumentation inte bara av personligt ursprung, utan även sådant som är direkt relaterat till deras officiella ställning, partiuppdrag etc. Som en del av deras arkiv är det lätt att urskilja å ena sidan officiella (i vid bemärkelse) papper, som är sådana efter typ, och å andra sidan sådant material av onekligen personlig karaktär, såsom dagboksanteckningar, skisser eller färdiga texter av memoarer m.m. Korrespondensen som sparas av grundaren råkar oftast vara både personlig och affärsmässig (igen i vid mening), och det är mycket svårare att isolera det faktiska brevmaterialet från den.

När det gäller papper från politiska personer i olika västländer avgörs frågan om vem som ska äga dem och var de ska förvaras olika. I USA betraktades papper (inklusive officiella) från presidenter som avslutade sin mandatperiod under lång tid som deras personliga egendom, och som ett resultat av detta ansågs arkiven för några av dem (M. Filmore, M. Van Buren, W. Grant) förstördes av dem själva eller deras arvingar. Sedan togs förvaringen av presidentarkiv över av manuskriptavdelningen vid Library of Congress, där medel från 23 presidenter koncentrerades, inklusive dokument som inte var relaterade till kontoret (i synnerhet finns det 194 volymer av A. Lincolns papper för perioden från 1833 till 1865). Skapandet av ett system med presidentbibliotek i USA innebär i första hand lagring och vetenskaplig användning av dokumentation som genererats under det relevanta presidentskapet, men andra dokument från den tidigare presidenten eller personer nära honom kan överföras till dessa biblioteksmuseer (förresten av donation). I grunden har problemet med att skilja presidenternas "offentliga" papper från de "privata" inte lösts i arkivpraxis och arkivlagstiftning i USA. I Italien innehåller det centrala statliga arkivet (Rom) medel för personer som hade ministerposter under tiden efter det nationella enandet.

Eftersom arkiven för framstående politiska personer naturligt attraherade och fortsätter att dra till sig historikers uppmärksamhet, blev de som öppnades för vetenskapligt bruk föremål för särskilda publikationer som täcker dem helt eller delvis. Korrespondens ingår alltid i sådana publikationer. I USA, till exempel, i samband med 200-årsjubileet av dess existens, publicerades tidningarna från den amerikanska statens "founding fathers" på nytt och på en hög vetenskaplig och arkeografisk nivå. J. Washingtons personliga arkiv sammanställde 70 volymer i publicerad form, B. Franklin - 62 volymer, T. Jefferson - 50 volymer, arkivet för familjen Adams - 130 volymer osv. Dessa publikationer omfattade också brev inte bara skrivna av dessa individer, utan också mottagna av dem, d.v.s. deras korrespondens i korrespondent-adresseratkomplexet.

Ett exempel på en annan, selektiv typ av publikation baserad på personligt arkivmaterial är publiceringen av tidningar från en framstående italiensk politisk person i slutet av 1800- och början av 1900-talet. G. Giolitti. Efter Giolittis död överfördes hans arkiv av hans arvingar till statens förråd, med undantag för de handlingar som familjen ansåg relaterade till hans livs privata sfär. Den nämnda publikationen innehåller dokument från båda delarna av Giolittis arkiv, och dessa är uteslutande brev (från Giolitti själv och adresserade till honom), alltid på ett eller annat sätt kopplade till politiska relationer, och ibland av helt officiell karaktär.

I allmänhet har korrespondensen från statsmän i europeiska och amerikanska länder publicerats i försumbart små mängder. Ministrar, parlamentariker, ledare för inflytelserika partier, framstående diplomater eller militära ledare dyker vanligtvis villigt upp i tryck med sina memoarer, där de kan presentera det förflutna i det ljus de önskar, men under lång tid skyddar de sin korrespondens, där problem med en icke-personlig karaktär diskuteras konfidentiellt, från publicering med särskilda beställningar. Det är till exempel betydelsefullt att första världskrigets historia och bakgrund återspeglas i de många publicerade memoarerna och dagböckerna, samtidigt som korrespondensen från dem som spelat en aktiv roll i dessa händelser, antingen framför eller bakom kulisserna, finns representerad. av relativt få publikationer.

Men för forskare är arkiven av inte bara personer med stora historiska namn av värde och intresse. Inte mindre viktiga, även om de publiceras ännu mer sällan, är arkiven över vanliga, utåt sett omärkliga samtida av vissa händelser. Sådant är till exempel arkivet för den adliga familjen Verney (Uetpeu), som innehåller korrespondens och andra dokument från flera av dess generationer som levde före, under och efter den engelska revolutionen. Detta släktarkiv beskrivs i en särskild granskning sammanställd av Royal Commission on Manuscript Historical Sources, och en del av den har publicerats.

Den mest omfattande korrespondensen förs vanligtvis av författare, publicister och filosofer, som blir sin tids "tankemästare". Deras arkiv innehåller många brev från en mängd olika korrespondenter. Så, L.N. Cirka 6 tusen människor skrev till Tolstoy bara från utlandet, och posten som mottogs från dem uppgick till ungefär 9 tusen brev." I sin tur bevaras handskrivna brev från kända författare och tänkare noggrant av adressarna, kopieras och blir ofta samlarobjekt. arkiven innehåller till exempel autografer på många av Voltaires brev, som kommit till vårt land på olika sätt: dels som ett resultat av hans korrespondens med ryska adressater (Catherine II, A.R. Vorontsov, D.M. Golitsyn, etc.), dels - som ett resultat av insamlingsaktiviteter Den största samlingen av Voltaires material (178 brev, utom ett, handskrivna) presenteras i arkivet för St. Petersburg Institute of History of the Russian Academy of Sciences."

Korrespondens mellan framstående företrädare för kultur, som i samhället uppfattas som en fortsättning och en integrerad del av deras kreativ aktivitet, börjar ofta offentliggöras relativt snabbt. Men en verkligt vetenskaplig publicering av deras epistolära arv kräver ett enormt förarbete (söka efter original, jämföra olika texter etc.), vilket inte kan göras i en en kort tid. Ödet för Voltaires korrespondens är vägledande i denna mening. Sedan slutet av 1700-talet. den publicerades många gånger - både i separata delar och i samlade verk av hans verk (för första gången - 1785). En 52-volymsupplaga av Voltaires verk och brev, publicerad 1877-1885. L. Molan, var tänkt som en vetenskaplig publikation, sammanfattning i förhållande till alla tidigare. Men många av bokstäverna i den återgavs inte från originalen, utan från kopior, ofta helt felaktiga, som godtyckligt kombinerade delar av olika texter (ett antal fel i denna utgåva identifierades när man jämförde originalen av motsvarande brev som bevarats i Ryssland med det). Och först 1952 i Schweiz började T. Besterman en upplaga av Voltaires korrespondens, baserad på originalen och fotokopiorna från dem, som i sin färdiga form uppgick till 107 volymer (inklusive referensböcker) och kan anses vara verkligt vetenskapliga.

Ett av de mest omfattande brevkomplexen i modern tid är K. Marx och F. Engels korrespondens sinsemellan och med tredje parter. Den studerades grundligt i samband med forskning om marxismens historia, som under sovjettiden var särskilt utbredd i Sovjetunionen, men inte begränsad till vårt land.

Efter Marx död behöll Engels alla sina papper och testamenterade dem sedan (tillsammans med sitt eget arkiv) till den tyska socialdemokratins styrelse och utsåg E. Bernstein till ansvarig för publiceringen av dem. Före första världskriget publicerade SPD-styrelsen brev från Marx och Engels till varandra i fyra volymer, samt en samling som bland annan korrespondens innehöll deras brev till F.A. Sorge. Ett antal brev från marxismens grundare publicerades i SPD:s teoretiska organ Neue Zeit.

Korrespondensen mellan Marx och Engels presenterades dock inte fullt ut i SPD:s arkiv. Engels har bevarat brev som han och Marx utbytte med varandra, korrespondens de fått från olika länder och utkast till många av hans svar. Samtidigt fanns en betydande del av de brev som både Engels och Marx skickade till olika personer kvar hos adressaten.

1921 skapades institutet för Marx och Engels (senare institutet för marxism-leninism under SUKP:s centralkommitté) i Moskva. Det blev centrum för systematiskt arbete för att samla, studera och publicera hela det litterära arvet från marxismens grundare. IML:s centrala partiarkiv, som fanns till 1991, innehöll (i fotokopior eller original) nästan all korrespondens från Marx och Engels som upptäcktes vid den tiden. Originalen till deras manuskript och andra papper, som fanns i SPD:s arkiv, togs ut ur Tyskland efter att nazismen kom till makten och förvarades på International Institute of Social History i Amsterdam. För närvarande genomför IISS och RGASPI gemensamt publiceringsprojektet MEGA (Marx-Engels Gesamtausgabe), som började under mellankrigstiden - en komplett publikation på originalspråken för Marx och Engels litterära arv, inklusive korrespondens.

Ett annat betydelsefullt centrum där dokumentation om marxismens historia samlades in och forskning bedrevs inom detta område var G. J. Feltrinelli-institutet i Milano, skapat efter Italiens befrielse från fascismen. Han publicerade i synnerhet Marx och Engels korrespondens med deras italienska korrespondenter för 1848-1895. (totalt 528 brev till och från Italien) och korrespondens mellan Engels och grundaren av ISP F. Turati. Antonio Labriola skrev också ofta till Engels från Italien, men endast ett fåtal av Engels brev till honom har hittats.

Från och med början av 2000-talet har Marx och Engels korrespondens publicerats mest fullständigt i den andra upplagan av deras verk på ryska. De viktigaste och ytterligare volymerna av denna publikation inkluderar mer än 4 tusen brev från grundarna av marxismen.

Under de senaste decennierna, i samband med den allmänna vändningen av utländsk historieskrivning mot studiet av den mänskliga början i historien och i synnerhet dess uppfattning av vanliga, vanliga människor involverade i stora händelser, dokument såsom brev från fronterna av båda världskrigen har väckt uppmärksamhet. I Tyskland, där det finns fler publikationer av sådana brev än i andra länder, ges de stor betydelse som källa för att studera ”vardagen vid fronten” (militär censur hindrade dem från att spegla andra aspekter av kriget). 1997 publicerades en särskild studie om brev från deltagare i första världskriget och deras användning i Weimarrepublikens politiska kamp. Publikationen, med titeln "The Other Face of War", innehåller tyska frontlinjebrev från andra världskriget. En betydande samling brev från tysk militär personal för åren 1938-1945. finns i RGVA bland andra inhämtade dokument (fond 1452, 189 lagerenheter). I början av 90-talet. Breven som ingick i den från östfronten publicerades i Tyskland med hjälp av ryska arkivarier.

I Frankrike täcker publikationer av frontlinjebrev från perioden under första världskriget huvudsakligen individuella personliga komplex. Ett försök att presentera en generaliserad bild av de mänskliga erfarenheter som återspeglas i sådana brev gjordes av radiostationen Radio France. Hon vände sig till radiolyssnare med en vädjan om att skicka bevarade brev från frontsoldater 1914-1918. och fick mer än 8 tusen brev. Ur dessa brev gjordes ett urval till en tryckt publikation och två spelande CD-skivor (inspelade av samtida läsare). Men båda syftar till att popularisera kunskap om kriget, och inte i forskningssyfte. På samma sätt förbereddes en liknande publicering av brev och andra personliga dokument om landsättningen av angloamerikanska trupper i Normandie 1944 (den inkluderar vittnesmål från både lokalbefolkningen och deltagare i striderna på båda sidor).

I allmänhet publicerades epistolära källor från modern och samtida tid i länderna i Europa och Amerika i en mängd olika publikationer som varierade i omfattning, syfte och kvalitet, vilket är omöjligt att ge ens en kortfattad beskrivning. Ändå förblir huvuddelen av dem, bestående av brev från personer som inte verkar ha varit inblandade i handlingar och händelser av historiska proportioner, inte bara opublicerade, utan också i stort sett okända för forskare.

Källanalys av brevhandlingar. Med hänsyn till vad som just har sagts, när man överväger metoderna för källanalys av korrespondens, är det tillrådligt att ta ett sådant komplext, men ganska troligt fall som grund, när en forskare arbetar med det i ett arkiv, där detta material har bevarats i opublicerad form, och kanske inte ens har sorterats ut och systematiserats.

På liknande förhållanden Det är först och främst nödvändigt att vara uppmärksam på vilka papper brevet som studeras befanns bland: om det bevarades som ett isolerat dokument eller är en del av en hel grupp brev skrivna av samma hand, oavsett om (av sig själv eller tillsammans med andra brev) är det en del av antingen en personlig eller familjefond, etc. Platsen för ett brev i arkivet är ibland den enda informationen om det som kan användas som utgångspunkt när man analyserar denna källa, till att börja med att identifiera korrespondent och adressat.

Oftast innehåller själva brevet indikationer på vem det skrevs och till vem det var adresserat, nämligen en adress till adressaten i början och korrespondentens underskrift i slutet. Men ibland måste namnen på korrespondenten och adressaten fastställas genom särskild forskning - till exempel om bara ett utkast till ett brev hittas, där de inte anges, om de ersätts med hemliga smeknamn eller vänliga smeknamn, om början och slutet av brevet har inte bevarats m.m. I sådana fall kan brevets tillhörighet till en specifik samling eller grupp av dokument ge en ledtråd. Utkastet lagras som regel i korrespondentens samling och brevet, som skickas och når dess destination, finns i adressatens samling. Naturligtvis är undantag från denna regel möjliga: adressaten kunde av någon anledning återsända det mottagna brevet till korrespondenten, fondens grundare kunde inte vara korrespondenten eller adressaten själv, utan en av släktingarna till den ena eller den andra. Om det finns anledning att anta något sådant, så bör detta kontrolleras utifrån anknytningen till de återstående dokumenten av denna fond eller möten. Men på ett eller annat sätt är det i slutändan oftast möjligt att nå antingen korrespondenten eller adressaten. Korrespondenten kan också identifieras av brevets handstil, men endast om det finns andra, redan "identifierade" prover av denna handstil.

Under vissa förutsättningar är det möjligt att, med kännedom om namnet på korrespondenten, fastställa adressatens namn, eller vice versa. För att göra detta är det nödvändigt att ha en uppfattning om kretsen av människor som denna person korresponderade med, och helst också om arten av hans förhållande till dem. Med sådan information och med hänsyn till innehållet, tonen och andra särdrag i brevet som studeras, är det möjligt att med en rimlig grad av sannolikhet anta från vem det togs emot eller till vem det riktades. Men något sådant antagande kan inte anses bevisat förrän det har verifierats och bekräftats genom handskriftsanalys (om det gäller korrespondenten), vittnesmål från andra källor eller på annat sätt.

Bland de vanligaste metoderna för tillskrivning av epistolära källor rekommenderas det att hitta dokumentära bevis om vem som var författaren till det undersökta brevet, analysera idéerna i detta brev i jämförelse med andra genom att använda "tematiska paralleller" och "textuella jämförelser", analysera vokabulären som förmedlar dessa idéer, karakteristiska talmönster och uttryck och andra stilelement. Tillskrivning av brev (liksom andra källor av personligt ursprung) enligt författarens stil kan utföras inte bara med traditionella metoder, utan också med hjälp av kvantitativ datoranalys.

Du kan inte begränsa dig till att bara känna till namnen på korrespondenten och adressaten. Forskaren kan ha nytta av allt som rör personligt, familj, vänskap, affärsförbindelser, karaktärsdrag, tycka om och ogillar, officiell position och andra aspekter av var och en av dems liv och aktiviteter. Det noterades redan ovan att det ibland är möjligt att identifiera den andra med namnet på en deltagare i korrespondensen; en detaljerad "bekantskap" med båda karaktärerna ger nyckeln till att lösa andra viktiga frågor.

En sådan fråga uppstår när korrespondenten tros vara känd, men det råder tvivel om huruvida ett visst brev eller en grupp av brev faktiskt finns i hans handstil. Ett sådant tvivel är särskilt lämpligt om till exempel dessa brev inte har bevarats bland adressatens eller den påstådda korrespondentens personliga papper, utan i polisarkivet, i ett rättsfall, där de förekom som någon form av bevis mot honom, eller i besittning av någon tredje part, av någon anledning intresserad av att kompromissa med honom. Ett typiskt exempel är ett grovt påhittat dokument som presenterades av åklagaren under Dreyfusrättegången, som påstås bekräfta att det var genom honom som hemlig fransk information överfördes till tyskarna. Det var ett brev från en tysk militäragent (attaché) i Paris till sin italienska kollega, skrivet på franska med många fel som medvetet gjorts av förfalskningsförfattarna. Men de tog inte hänsyn till att den imaginära författaren till brevet var född i Alsace och hade utmärkta kunskaper i det franska språket och därför inte kunde ha skrivit så analfabet.

För att verifiera brevens äkthet är det nödvändigt att få information om författarens verksamhet och omedelbara miljö vid den tidpunkt då de skrevs. Odiskutabelt bevis på äkthet eller bekräftelse av förfalskning tillhandahålls genom en grafologisk undersökning, d.v.s. kontrollera författarskapet till ett brev med handskrift.

Ibland visar sig inte bara brev begravda i arkiv vara falska, utan också de som har blivit läsarens egendom. Litterära bluffar inom epistolärgenren är inte så ovanliga. Låt oss åtminstone nämna de fyra volymerna av brev som publicerades i London, påstås skrivna 1746-1762. Ludvig XV:s favorit, Marquise de Pompadour, det vitt spridda förfalskade brevet från Fredrik II till Jean-Jacques Rousseau, komponerat i ett mystifierande syfte av engelsmannen X. Walpole (son till en berömd politisk person), eller den förfalskade korrespondensen av Ludvig XVI med hans bröder publicerade 1803 i Frankrike och andra personer.

I mitten av 1800-talet, när det blev mode och prestigefyllt att samla autografer och gamla manuskript, blev en viss Denis Vran-Luc, en oöverträffad specialist på att tillverka förfalskningar, inklusive många förfalskade brev, ökänd i Frankrike. Bland hans förfalskningar fanns "brev" från Galileo, Pascal, Shakespeare, Rabelais, Cleopatra (till Caesar), romerska kejsare, apostlar, Maria Magdalena och andra. Offret för hans bluffar var i synnerhet matematikern och samlaren Michel Chales. tillkännagav i Academy of letters, "bevisar" att lagen om universell gravitation upptäcktes 35 år före Newton av Pascal. Till slut avslöjades bluffaren av en grupp experter och ställdes inför rätta anklagad för bedrägeri, men fick ett relativt lätt straff (två års fängelse och böter på 25 pund).

Det är logiskt att misstänka en förfalskning, till exempel om publiceringen av korrespondens gjordes med det uttryckliga syftet att orsaka sensation, en offentlig skandal eller att misskreditera eller vittja en av dess deltagare. En originaltext, förfalskad i vissa delar genom godtycklig redigering, ospecificerade raderingar etc., kan också publiceras.

Förfalskningen av publicerade brevdokument avslöjas på samma sätt som beskrivits i samband med memoarförfalskning. Ett tydligt exempel är hur förfalskningen av de flesta av A.M:s brev bevisades. Gorkij till sibirisk lokalhistoriker och författare V.I. Anuchin, publicerad senast 1941.

En viktig del av proceduren för källanalys av ett brev är att fastställa tid och plats för dess författande. Om autografbrevet som granskas inte är ett utkast, innehåller dess text vanligtvis åtminstone ett datum stämplat i början eller slutet. Men även i brev som skickas till mottagare kan datumet saknas helt, ofullständigt (endast datum och månad - utan att ange år) eller felaktigt (till exempel i början av ett nytt år markeras brev ofta av misstag som gamla) . För att fastställa det fullständiga datumet eller förtydliga det används olika tekniker. Ett brev som skickas och tas emot på sin destination och som förvaras med kuvertet är daterat enligt poststämpeln som anbringades när det skickades. Samma stämpel hjälper till att fastställa platsen där brevet skrevs. Stämpeln bestämmer dock tid och plats för att skriva brevet endast ungefär, eftersom brev skickas ibland sent och inte nödvändigtvis där de skrevs. Om det finns ett ofullständigt datum i ett brev, inklusive dag och månad som anger veckodag (till exempel "fredag ​​4 januari"), kan det saknade elementet (år) fastställas med hjälp av den så kallade "evighetskalendern" ”, men med hänsyn till det faktum att sådana kombinationer upprepas med vissa intervall. När det inte finns några andra möjligheter bör du försöka fastställa platsen och åtminstone det ungefärliga datumet för att skriva brevet utifrån dess innehåll. För dejtingbrev är svar på exakt daterade händelser, omnämnanden av kommande eller tidigare helgdagar, åldern på korrespondenten, adressaten eller personer som står dem nära och vissa observationer av naturen särskilt användbara. När man förberedde för tryckning av Voltaires brev till sin vän greve Dargental (Charles-Augustin de Ferriol), daterades de utifrån var exakt Voltaire skrev till sin adressat, vilken titel han kallade honom, etc.

När en forskare arbetar med publicerat brevmaterial redovisas vanligtvis ovan angivna grunduppgifter om varje enskilt brev (korrespondent, adressat, tid och plats för skrivning) i publikationen. Men även i publikationer av högsta vetenskapliga nivå visar sig dessa data ibland vara otillräckligt korrekta och revideras sedan utifrån ny forskning. Desto mer försiktigt bör man acceptera attribution och datering baserad på indirekta bevis på brev som publicerats utan strikt vetenskapligt och textmässigt arbete på dem.

Det är mycket viktigt att veta om förberedarna av publikationen hade originalen av breven inkluderade i den. Det bör också beaktas vem och i vilket syfte denna publikation utfördes, vad dess allmänna arkeografiska nivå är, om den förutsätter full täckning av korrespondentens epistolära arv eller hans brev till en specifik person eller är selektiv till sin natur, inkluderar endast nyfunna handlingar etc. P.

Publikationen, utförd i enlighet med originalen och i enlighet med vetenskapliga arkeografiska principer, garanterar fullständigheten och riktigheten i brevens texter. Om de befintliga publikationerna inte är tillräckligt tillförlitliga, men forskaren inte kan vända sig direkt till originalen, är det nödvändigt att åtminstone identifiera de mest uppenbara felen i texterna genom en jämförande analys av olika upplagor av korrespondensen som studeras.

Analysen av epistolära källor baserat på kärnan i deras innehåll, under vissa förhållanden, kompliceras av närvaron av dold undertext i dem, som måste identifieras och dechiffreras. Denna uppgift uppstår ofta och av olika anledningar. Korrespondenten kan med hjälp av utelämnanden och strömlinjeformade uttryck ”leka kurragömma” med adressaten om deras relation inte främjar ömsesidig uppriktighet. Med mycket nära personliga relationer mellan de som korresponderar är deras brev, endast adresserade till varandra, utformade för att kunna förstås på ett ögonblick och det är därför de innehåller en massa saker som är obegripliga för den oinvigde (tips, humoristiska smeknamn, etc.) .). Ibland, slutligen, antar skribenten själv möjligheten att brevet kan läsas av någon annan än adressaten och vidtar i förväg åtgärder mot en så oönskad och ibland farlig läsare eller tvärtom säger något specifikt för honom. Till exempel använde Antonio Gramsci i sina censurerade brev till sin familj från ett fascistiskt fängelse olika esopiska tekniker, inklusive historiska analogier, när han pratade om sin position som politisk fånge. Så för att uttrycka sin inställning till idén om en benådningsframställning som ständigt ingjutits i honom och hans nära och kära, som han inte kunde skriva om direkt, fördömde han skarpt den efterlevnad som den italienska patrioten visade i en liknande situation av restaureringstiden F. Confalonieri, som kastades i ett österrikiskt fängelse. När han pratade om en bok han nyligen hade läst, som innehöll texten till Confalonieris begäran om nåd, bedömde Gramsci den som "ett dokument skrivet av en man som hade nått den extrema graden av förnedring och skam" och betonade medvetet dessa ord.

Epistolära material, med all subjektivitet i bedömningarna och åsikterna som fångas i dem, är bland de mest tillförlitliga historiska källorna. Samma författare i sin korrespondens, som inte är funktionellt avsedd för publicering, är mycket mer uppriktig än till exempel i offentliga politiska tal eller i memoarer riktade till en bred krets av läsare. Minnesfel kan påverka korrespondensens tillförlitlighet endast i de fall då korrespondenten diskuterar med adressaten frågor från länge sedan, och inte relativt färska nyheter. Därför är det ingen slump att jämförelse med korrespondens är önskvärd när man kontrollerar vittnesmålen från nästan alla typer av källor som diskuterats ovan.

Men epistolära källors tillförlitlighet bör inte på något sätt absolutiseras. Korrespondentens personliga egenskaper, hans förhållande till adressaten, hans roll i händelserna som han beskriver - allt detta påverkar mycket avsevärt graden av hans opartiskhet och följaktligen noggrannheten i att förmedla fakta, för att inte tala om deras bedömning. Förutom den medvetna eller omedvetna partiskheten som är inneboende i korrespondenten, kan den information han rapporterar vara opålitlig på grund av otillräcklig information han har. Därför är en kritisk kontroll av andra källor (vilka valet beror på var, varför och i vilken riktning i korrespondensen förvrängningar av sanningen är mest sannolika) lika obligatorisk i detta fall som i alla andra.

(Labriola L. Låt oss som exempel nämna brev till den franska armékaptenen Anatole Castex fru och syster, publicerade 1996 av hans son, en specialist på historien om första världskriget.

Se: Sgashs/ A. Lerere da1 carcere. En sik 61 B. Sarpogio e E. Guinn Toppo, 1968. S. 626-627.