Komunikasi melalui email merupakan bagian integral dari pekerjaan setiap pekerja kantoran modern. Dan akuntan tidak terkecuali. Bagaimana melakukan korespondensi sedemikian rupa sehingga komunikasi bisnis menjadi produktif, nyaman secara emosional, dan sangat etis? Saya menawarkan kepada pembaca beberapa nasihat praktis.

TIPS 1. Jangan abaikan permohonan pribadi kepada penerima surat Anda

Dengan melakukan ini, Anda akan menunjukkan perhatian Anda pada kepribadian orang tersebut. Jika surat ditulis untuk penerima tertentu, maka tidak adanya alamat pribadi di dalamnya terlihat salah dan tidak sopan.

Saat Anda menulis salah satu surat pertama Anda kepada penerima, pertanyaan yang sering muncul: apa cara terbaik untuk menyapanya - hanya dengan nama depannya atau dengan nama depan dan patronimiknya? Dalam hal ini, Anda perlu melihat apa yang tertulis di tanda tangan yang mengakhiri surat orang tersebut kepada Anda. Jika namanya tertera di sana (tanpa patronimik), misalnya "Svetlana Kotova", lalu jangan ragu untuk menghubungi saya berdasarkan nama. Dan jika tanda tangannya berbunyi “Svetlana Vasilievna Kotova, kepala akuntan Trenzor LLC”, maka Anda perlu menyapa penerimanya dengan tepat. Bagaimanapun, opsi kedua sangat tepat, dan karenanya sama-sama menguntungkan.

Saya tidak menyarankan mengandalkan informasi di kolom “Dari”. Lagi pula, sering kali awalnya diisi bukan oleh pemilik alamat email, tetapi oleh spesialis IT perusahaan saat menyiapkan email.

Ngomong-ngomong, saya sangat menyarankan Anda untuk tidak menggunakan nama pendek saat menyapa mitra bisnis atau klien (“Sash” bukan “Sasha”, “An” bukan “Anya”), tidak peduli seberapa demokratis tulisannya. gaya dan tidak peduli berapa umur korespondensi Anda. Apa yang terdengar familiar dalam pidato lisan terlihat terlalu sederhana dalam pidato tertulis.

TIPS 2. Berikan perhatian khusus pada bentuk sapaan Anda

Anda sebaiknya tidak menggunakan frasa tersebut "Selamat tinggal!". Sekalipun Anda memiliki niat baik untuk mencocokkan zona waktu penerima, ungkapan ini terdengar hambar, bahkan menurut saya vulgar. Lebih baik menggunakan opsi netral: "Halo...", "Selamat siang...". Dan tentu saja, tambahkan nama penerima pada salam jika Anda mengetahuinya. Secara pribadi, misalnya, menurut saya ini jauh lebih menyenangkan daripada tanpa wajah "Halo!" menjadi pribadi “Halo, Tamara!”.

Ingatlah bahwa dengan cara ini Anda menghemat waktu penerima. Bagaimanapun, dia akan dapat segera menilai isi surat yang diterima dan dengan cepat memutuskan prioritas dan kepentingannya.

Baris subjek harus singkat, tetapi pada saat yang sama mencerminkan subjek korespondensi secara akurat. Misalnya, “Perjanjian, faktur, tindakan dari Alpha LLC” bukannya "Dokumen". Ketika aspek isu yang sedang didiskusikan berubah, perjelas topiknya. Misalnya, “Kerjasama dengan Perm” → “Kerjasama dengan Perm. Tanggal negosiasi" → "Kerjasama dengan Perm. Draf perjanjian".

Jika selama korespondensi Anda melihat bahwa kolom “Subjek” diisi secara acak oleh penerima Anda atau tidak diisi sama sekali, ambil inisiatif dan coba salah satu dari dua skenario.

SKENARIO 1. Saat membalas, isi sendiri kolom “Subjek”. Jika penerimanya penuh perhatian, mungkin ini sudah cukup untuk membawa korespondensi Anda ke dalam bentuk yang memadai.

SKENARIO 2. Jika penerima terus mengabaikan pengisian kolom “Subjek”, tuliskan kepadanya surat dengan isi seperti berikut: “Alla, saya sarankan agar Anda segera mencantumkan subjek surat di kolom “Subjek”. Saya pikir dengan cara ini kita akan meningkatkan efektivitas komunikasi kita secara signifikan.”.

TIPS 4. Perhatikan kolom “Kepada” dan “Cc”.

Anda perlu memahami dengan jelas tujuan yang diterima secara umum dari bidang-bidang ini dalam lingkungan bisnis:

• <если>di kolom “Kepada” hanya Anda yang terdaftar - ini berarti pengirim surat sedang menunggu reaksi dari Anda atas pertanyaan atau permintaannya;
• <если>ada beberapa penerima di lapangan - pengirim sedang menunggu tanggapan dari masing-masing penerima. Dalam hal ini, saat membalas, simpan daftar penerima yang ditetapkan oleh pengirim menggunakan fungsi “Balas semua” (tentu saja, asalkan Anda tidak sengaja ingin membalas hanya kepada penulis surat, sehingga menyembunyikan intisari tanggapan Anda. dari peserta korespondensi lainnya);
• <если>nama Anda muncul di bidang "Salin" - pengirim ingin Anda mengetahui pertanyaannya, tetapi dia tidak mengharapkan jawaban dari Anda. Ini berarti Anda tidak boleh melakukan korespondensi mengenai masalah ini. Jika Anda masih memutuskan untuk melakukan ini, maka tanda sopan santun adalah memulai surat dengan salah satu frasa berikut: “Jika memungkinkan, saya ingin bergabung dalam diskusi tentang masalah ini…”, “Izinkan saya mengutarakan pendapat saya…”.

Sedangkan untuk bidang BCC, dari sudut pandang etika bisnis, ini adalah alat email yang paling kontroversial. Terkadang ini dianggap sebagai alat observasi dan informasi yang hampir rahasia. Bagaimanapun, penerima yang ditempatkan di BCC tidak dapat dilihat oleh penerima lainnya. Di beberapa perusahaan, biasanya perusahaan besar, yang sangat teliti dalam masalah etika, dilarang keras menggunakan bidang ini dalam korespondensi perusahaan, kecuali untuk pengiriman massal. Namun di sebagian besar perusahaan mereka menggunakannya, dengan memperhatikan aturan berikut:

• mengirimkan surat yang diisi kolom “Bcc” mengasumsikan bahwa penulis surat telah memberitahukan penerima yang tersembunyi (atau akan melakukannya) tentang alasan dan tujuan dari bentuk pesan ini;
• penerima yang tersembunyi tidak perlu melakukan korespondensi.

Selama pelatihan, saya sering ditanyai pertanyaan: apakah ada standar yang berlaku umum mengenai batas waktu yang diperlukan untuk menanggapi surat dari klien atau kolega? Tapi Anda tidak bisa memberikan jawaban universal.

Jika kita berbicara tentang korespondensi internal, semuanya ditentukan oleh kecepatan dan ritme kehidupan perusahaan itu sendiri. Ada perusahaan yang menunda respons lebih dari satu setengah jam dianggap sebagai perilaku yang buruk. Dan di suatu tempat jawabannya pada siang hari ada pada urutannya.

Sebagai aturan umum, waktu respons yang paling dapat diterima terhadap sebuah surat adalah dalam waktu 2-3 jam. Inilah yang disebut waktu tunggu yang nyaman, ketika pengirim menunggu tanggapan dan tidak mengalami ketidaknyamanan internal karena diamnya penerima.

Namun bagaimana jika, setelah menerima dan membaca surat tersebut, Anda menyadari bahwa Anda tidak dapat memberikan jawaban lengkap dalam waktu 24 jam? Kemudian, sesuai dengan aturan sopan santun, beri tahu pengirim tentang tanda terima surat Anda dan perkiraan waktu tanggapannya. Misalnya: “Halo, Sergei Vasilievich! Saya menerima surat Anda. Saya akan menjawabnya dalam beberapa hari ke depan” atau “Andrey, saya sudah menerima suratnya. Terima kasih! Untuk menjawab saya memerlukan informasi lebih lanjut. Saya akan mencoba menjawabnya nanti… ”.

TIPS 6. Ikuti aturan dasar penyajian informasi dalam surat

Jumlahnya tidak banyak:

• saat membaca surat, volume paling nyaman muat "di satu layar", maksimum - di halaman A4;
• Volume lampiran yang dikirim tidak boleh melebihi 3 MB. File yang lebih besar dapat menyebabkan email terhenti di penerima;
• Saat “mengemas” lampiran, gunakan pengkodean zip atau rar universal. Ekstensi lain mungkin diblokir atau terputus selama transmisi dan menimbulkan masalah bagi penerima;
• jangan pernah memulai balasan sebagai surat baru (tanpa menyimpan riwayat korespondensi). Jika tidak, penerima akan terpaksa membuang waktu untuk mencari pesan asli;
• tulislah dalam bahasa yang dapat dimengerti oleh penerimanya. Banyak orang bertanya-tanya apakah pantas menggunakan kosakata, bahasa gaul, singkatan, dan anglicisme profesional atau internal perusahaan.

Hal ini harus diputuskan secara terpisah dalam setiap kasus tertentu.

Dengan demikian, korespondensi internal perusahaan dalam suatu perusahaan hampir selalu penuh dengan bahasa gaul dan singkatan: akrab dan dapat dimengerti oleh semua peserta serta menghemat waktu. Tetapi Anda harus menggunakannya dengan hati-hati dalam korespondensi dengan rekanan.

Ada kasus seperti itu dalam praktik saya. Seorang kolega sedang mempersiapkan materi untuk sebuah penerbit dan dalam surat terakhirnya mereka menulis kepadanya: “Masha, tolong kirimkan semua materimu secepatnya”. Masha memutuskan bahwa ini adalah sebutan untuk format yang tidak dia ketahui, di mana teks tersebut perlu diterjemahkan. Dia menghabiskan banyak waktu, dengan cara apa pun, mencari cara untuk memenuhi permintaan penerbit. Bayangkan kekesalan Mesin ketika, 2 hari kemudian, ia mengetahui bahwa “asap” yang misterius adalah singkatan dari kata dalam bahasa Inggris yang banyak digunakan “sesegera mungkin”. Namun Masha dapat mengirimkan materi dalam waktu setengah jam sejak dia menerima permintaan tersebut!

TIPS 7. Akhiri setiap huruf dengan blok tanda tangan dan kontak Anda

Terlepas dari seberapa dekat Anda mengenal penerimanya dan berapa lama korespondensi Anda berlangsung, setiap surat Anda harus berisi blok yang terdiri dari tanda tangan dan informasi kontak. Ini merupakan elemen integral dari budaya komunikasi bisnis.

Blok tersebut harus berisi:

• nama depan dan belakang Anda. Tidak perlu menggunakan singkatan. Alih-alih “TL. Vorotyntsev" di tanda tangan saya, saya tunjukkan "Tamara Leonidovna Vorotyntseva" atau "Tamara Vorotyntseva" agar penerima memahami cara menghubungi saya melalui surat balasan;
• posisi kamu. Hal ini memberikan kesempatan kepada penerima untuk memahami batas-batas wewenang dan kompetensi profesional Anda dalam menyelesaikan masalah;
• informasi kontak (telepon, email, nama perusahaan, situs web). Dengan cara ini Anda akan memberikan kesempatan kepada penerima untuk komunikasi operasional tambahan jika diperlukan.

Untuk semua yang telah dikatakan, saya ingin menambahkan: email Anda adalah pakaian yang Anda gunakan untuk menyambut. Dengan kata lain, dengan memperhatikan etika korespondensi bisnis, Anda akan memberikan kesan yang paling menyenangkan pada penerimanya.

Korespondensi bisnis merupakan bagian integral dari citra perusahaan dan pelaku bisnis. Menjalin kontak, memelihara koneksi, mendiskusikan masalah bisnis secara tertulis terkadang lebih disukai, dan seringkali hanya diperlukan, oleh karena itu citra yang tercipta dalam korespondensi bisnis harus sepenuhnya sesuai dengan citra eksternal yang dibentuk oleh komunikasi langsung. Pada saat yang sama, dalam korespondensi bisnis, kepatuhan terhadap aturan dan persyaratan adalah wajib tidak hanya di prinsip-prinsip umum, tetapi juga dalam hal-hal kecil dan detail.

Prinsip dan etika korespondensi bisnis

Etiket korespondensi bisnis secara umum tidak berbeda dengan persyaratan umum komunikasi bisnis. Berikut prinsip utamanya:

• kesopanan, rasa hormat,
• kejelasan penetapan tujuan,
• berorientasi pada hasil dan berorientasi kontak,
• sikap bertanggung jawab terhadap waktu dan kewajiban orang lain,
• konsistensi dan akurasi logis,
• kekhususan faktual,
• melek huruf,
• netralitas nada, ketelitian dan formalitas ucapan,
• ketaatan pada subordinasi dan tradisi.

Persyaratan ini tidak orisinal, namun penerapannya menjamin interaksi konstruktif dengan mitra dan klien.

Bentuk huruf dan rumus bahasa

Kop surat adalah wajah perusahaan, sehingga atribut wajibnya adalah literasi, keakuratan detail, kerapian luar, dan orisinalitas desain yang sederhana.

Baik itu formulir sudut atau memanjang, nama lengkap organisasi, pos, alamat sebenarnya dan resmi, telepon, faks, alamat email, dan alamat halaman elektronik resmi harus mudah dibaca. Daftar detailnya tidak diatur secara ketat, namun kelengkapan data selalu terlihat lebih menguntungkan.

Untuk referensi: Informasi tentang pendaftaran korespondensi juga diinginkan - tentang tanggal, nomor dalam daftar, tentang pelaksana tertentu yang menyiapkan dokumen untuk dikirim. Jika ini adalah surat tanggapan, maka diperlukan referensi ke surat permintaan tersebut.

Dalam surat bisnis, juga dimungkinkan untuk menunjukkan genre, yang menyederhanakan format korespondensi: surat informasi, proposal, permintaan, petisi, permintaan maaf, belasungkawa, terima kasih.

Surat di atas kop surat resmi organisasi

Bagian pertama surat adalah alamat, rumusnya memuat nama dan patronimik penerima atau versi yang lebih resmi - kata “Tuan.”:

• Fyodor Fedorovich yang terhormat!
• Tuan Smirnov yang terhormat!
• Tuan Direktur yang terhormat!

Bagian utama surat - informatif - berisi pesan singkat, mudah dipahami dan ringkas serta tugas yang jelas: memberikan informasi, memperjelas informasi, menyelesaikan masalah pasokan, dll. Jika surat itu berisi penolakan, maka sebaiknya paruh pertama dimulai dengan alasan yang jelas dan bukti. Rumus bahasa mungkin berbeda, bergantung pada nada yang dipilih:

• Perusahaan meminta untuk mempertimbangkan masalah ini...
• Presiden dan Dewan Direksi meminta untuk diberitahu tentang...
• Mohon pertimbangkan peluang ini...
• Mohon ditanggapi secepatnya...

Bagian terakhir dari surat tersebut adalah ucapan terima kasih, permintaan maaf, jaminan bahwa masalah ini akan diselesaikan secepatnya, dan harapan untuk kerjasama lebih lanjut.

Surat bisnis memerlukan kepatuhan terhadap prosedur resmi: jika surat tersebut memerlukan tanda tangan seorang manajer, maka harus ditandatangani oleh manajer (setidaknya wakilnya).

Etiket Bisnis Online dan Email Bisnis

Surat elektronik, seperti halnya surat kertas, terdiri dari beberapa elemen penting yang memerlukan pengisian yang kompeten sama sekali bukan karena aturan spekulatif, tetapi justru karena elemen ini dapat bersifat informatif dan sangat nyaman dari sudut pandang utilitarian dan praktis. Surat yang benar menjamin tanggapan yang benar dan cepat, serta solusi konstruktif terhadap masalah tersebut.

Sebagai referensi: Perusahaan sering kali memiliki server dan program email sendiri, dan juga mengembangkan gaya korporat untuk pemformatan email dan aturan internal untuk korespondensi, yang biasanya tidak bertentangan dengan standar, tetapi melengkapinya.

1. Penerima: Merupakan kebiasaan untuk menunjukkan satu alamat di baris penerima.

Hal ini menunjukkan tidak hanya sikap hormat terhadap lawan bicaranya, tetapi juga perlindungannyae— suratdari spam, surat yang tidak perlu, dan pengintaian.

1. Salinan surat penerima diisi untuk tujuan tertentu.

Dengan mengirimkan surat ke penerima utama dan menunjukkan yang lain di bagian "salinan", penerima memberi tahu lawan bicara kedua tentang apa yang terjadi, tetapi tidak mengharuskan dia untuk menjawab atau berpartisipasi langsung dalam korespondensi.

1. Baris subjek: kekhususan dan keunikan.

Kekhususan topik yang paling tinggi akan membantu baik penerima maupun penerima menavigasi topik diskusi dan membedakan banyak masalah dan tugas: bukan hanya “Laporan dari Katya”, tetapi “Laporan untuk Draf Mei 2015.” Harap diperhatikan: nama dalam hal ini tidak ada gunanya, karena penerima sudah jelas dari nama kotak emailnya.

Email juga mudah dibaca di monitor desktop atau tablet.

1. Badan email harus berisi 3 elemen kunci.

Pertama, salam (jika ini surat pertama hari ini, misalnya) dan alamat (di setiap surat). Kedua, pernyataan pertanyaan: presentasi diri (jika suratnya yang pertama), pengingat tugas yang harus diselesaikan, uraian masalah atau penyelesaiannya. Ketiga, permintaan atau dorongan untuk bertindak.

1. Fungsi notifikasi pembacaan email memerlukan kepekaan.

Seharusnya digunakan jika surat itu benar-benar penting, tetapi tidak ada cara untuk menanyakan tanda terimanya melalui telepon, misalnya. Fungsi ini biasanya membebankan kewajiban psikologis yang tidak jelas dan dirumuskan secara samar-samar pada penerimanya, sehingga tidak boleh disalahgunakan. Pilihan yang benar dan tidak terlalu kategoris adalah permintaan sopan di akhir surat untuk menunjukkan bahwa surat itu telah dibaca.

1. Tanda tangan membutuhkan keringkasan dan sekaligus kapasitas.

Kata-katanya mungkin berisi rumus standar “Dengan Hormat” atau dibatasi pada nama belakang dan nama depan. Tanda tangan, termasuk nama, jabatan, nama organisasi dan informasi kontak, tidak boleh lebih dari 7 baris. Dianjurkan untuk menunjukkan informasi kontak alternatif, selain kotak surat: telepon,Skype, ICQ, utusan populer lainnya.

1. Lampiran: yang utama adalah memperingatkan dan memberi nama file dengan benar.

Netiket memerlukan informasi tentang dokumen dalam file yang dilampirkan pada surat: tentang format, volume dan isinya. Investasinya tidak boleh lebih dari 3-5Mb. Judulnya, seperti halnya subjek surat, harus sangat singkat, spesifik, dan unik.

Jenis email biasa

Waktu reaksi surat dalam netiket berbeda dengan waktu dalammati— garis. Dua hingga tiga jam adalah waktu yang nyaman untuk menunggu tanggapan terhadap surat yang mendesak. Menanggapi email yang mendesak atau penting, terkadang peringatan saja sudah cukupe— suratditerima dan informasi diperhitungkan. Jika permasalahan memerlukan pertimbangan yang panjang, maka penerima perlu memberitahukan lawan bicaranya tentang waktu yang diperlukan untuk menjawab pertanyaan tersebut.

Sebagai referensi: Suatu hari adalah waktu yang tepat untuk membalas email. Jika tidak ada tanggapan dalam 3 hari, aturan etiket mengizinkan Anda mengirim surat kedua atau menghubungi penerima menggunakan sumber komunikasi alternatif - telepon,Skype, ICQ. Diam selama 5-7 hari atau sebagai tanggapan atas permintaan berulang kali dapat dianggap sebagai keengganan untuk melanjutkan korespondensi bisnis.

Reputasi seorang pebisnis dan perusahaan tidak hanya terdiri dari efisiensi dan efektivitas bisnis, tetapi juga pada hal-hal kecil dan nuansa dari setiap tahap negosiasi bisnis. Kepatuhan terhadap prinsip-prinsip korespondensi bisnis diperlukan dari setiap perwakilan perusahaan: dari juru tulis kecil hingga spesialis hubungan masyarakat dan kepala perusahaan.

Video: Cara menulis surat bisnis dengan jelas, jelas dan mudah dipahami

Dalam kontak dengan

Aturan menulis surat tetap tak tergoyahkan, meskipun kehidupan telah berubah. Tidak ada lagi yang menulis surat di atas kertas dengan tangan. Mereka telah digantikan oleh SMS, email dan pesan instan. Oleh karena itu, surat-suratnya menjadi lebih pendek dan ringkas. Pada saat yang sama, genre epistolary tidak hilang dimanapun. Masing-masing dari kita perlu mengingat dan menaati standar etika agar perasaan kita sampai ke penerimanya.

Tugas ini semakin rumit karena dalam teks Anda harus mampu menyampaikan inti permintaan Anda saat berinteraksi dengan mitra bisnis, saat melamar pekerjaan, saat mencoba meyakinkan klien untuk membeli produk mahal - in singkatnya, dalam lingkungan bisnis.

Simpan artikel ini ke bookmark Anda dan gunakan sebagai lembar contekan sebelum menulis setiap huruf - Anda tidak akan menyesalinya!

Dan sekarang, secara berurutan.

Aturan menulis surat:

• Anda harus menanggapi semua email yang diterima.
• Anda tidak boleh langsung menulis tanggapan terhadap surat: Anda harus memikirkannya dengan hati-hati, tetapi Anda tidak boleh menunda surat itu terlalu lama: Anda berisiko merusak hubungan Anda dengan penerima.
• Jika Anda membalas kepada penerima, sebaiknya kirimkan dia kartu pos agar dia tahu bahwa suratnya berhasil terkirim.
• Korespondensi pribadi harus disimpan di tempat yang tidak dapat diakses oleh orang lain.
• Bahkan surat pribadi pun harus terstruktur secara komposisi.
• Sebelum mengemas surat ke dalam amplop harus diperiksa dengan cermat.
• Anda perlu menulis surat ketika suasana hati Anda sedang baik. Tidak dapat diterima mengirim surat yang berisi pernyataan kemarahan atau sindiran yang ironis.
• Menulis surat kaleng tidak senonoh.
• Jika surat itu perlu diberi keterangan abstrak atau tambahan, hendaknya diberi tanda PS (post skriptum) di depannya. Anda harus mencantumkan inisial Anda di akhir adendum ini.
• Surat tulisan tangan harus ditulis dengan tulisan tangan yang dapat dibaca agar tidak membuat marah atau membuat marah penerimanya.
• Surat pribadi sebaiknya ditulis saat Anda sendirian.
• Membaca surat orang lain tanpa izin adalah tindakan yang tidak dapat diterima.
• Tidak diperbolehkan membuka amplop berisi surat yang tidak ditujukan kepada Anda.

Jenis huruf

I. Kartu Pos

Jika ingin menulis sesuatu sebaiknya dikemas dalam amplop. Saat Anda mengirim kartu pos ke beberapa alamat sekaligus, Anda perlu memastikan bahwa teksnya berbeda untuk setiap orang.

II. Surat ucapan terima kasih

Surat terima kasih ada agar Anda dapat berterima kasih kepada seseorang secara tertulis atas bantuan yang mereka berikan dan mengungkapkan rasa terima kasih Anda. Panjang surat terima kasih cukup kecil.

AKU AKU AKU. Surat pengingat

Surat pengingat berfungsi untuk mengingatkan seseorang akan kewajiban yang belum dipenuhi, hutang yang terlupakan, dan lain-lain. Itu ditulis dengan cara yang paling sopan. Surat pengingat harus disegel agar tidak secara tidak sengaja menempatkan penerima pada posisi yang tidak menyenangkan di hadapan orang lain.

IV. Surat permintaan maaf

Mereka menulis hanya jika mereka benar-benar menyadari kesalahannya dan bertobat atas perbuatannya. Itu harus ditulis dari hati, dengan sopan dan bijaksana.

V.Surat belasungkawa.

Surat belasungkawa ditulis segera setelah menerima kabar duka. Jika Anda tidak berhasil mengirimkannya tepat waktu, jangan kirimkan sama sekali: Anda tidak boleh mengingatkan orang tentang kesedihan mereka sekali lagi. Surat belasungkawa harus berukuran kecil. Itu harus ditulis dari hati, tanpa menggunakan kutipan yang indah, tanpa segala macam kepura-puraan. Surat belasungkawa ditulis dengan tangan di atas kertas biasa. Anda sebaiknya tidak menyertakan kartu pos dengan jenis surat ini.

Ada berbagai genre: resume, surat pengaduan, surat permintaan informasi, dll.

Skema penulisan surat lamaran kerja:

• Banding resmi.
• Penjelasan alasan Anda menulis surat tersebut.
• Indikasi sumber informasi tentang lowongan tersebut.
• Bisakah Anda menjelaskan mengapa Anda tertarik dengan pekerjaan yang diusulkan?
• Maka Anda perlu memberi Deskripsi Singkat pendidikan dan pengalaman kerja Anda saat ini.
• Anda dapat menggambarkan kualitas individu Anda yang paling memenuhi persyaratan pelamar untuk posisi yang diusulkan.
• Selanjutnya, Anda harus menunjukkan bahwa Anda melampirkan resume Anda dan menyatakan kesiapan Anda untuk memberikan informasi tambahan jika diperlukan.
• Di bagian akhir, Anda harus mencantumkan nama lengkap dan tanggal penulisan surat resmi. Terapkan tanda tangan pribadi Anda.

Valentina
Dilarang memperbanyak materi artikel tanpa tautan ke situs!

Korespondensi bisnis adalah detail yang sangat penting dari alur kerja yang sukses, yang sering kali diremehkan. Sama seperti percakapan pribadi, korespondensi dapat menjadi pendorong karier yang hebat.

Namun ada juga sisi lain dari mata uang tersebut - ketidaktahuan akan aturan korespondensi bisnis mungkin mempunyai dampak negatif pada kemitraan. Seringkali, efektivitas pencapaian niat Anda bergantung pada detail terkecil dari teks. Citra bisnis didasarkan pada pengalaman melakukan korespondensi bisnis.

Apa itu korespondensi bisnis dan apa fungsinya?

Mungkin Anda memiliki keterampilan komunikasi lisan yang baik, Anda memiliki karunia persuasi, Anda selalu mencapai hasil yang bermanfaat dari komunikasi langsung dengan pasangan Anda, namun sayangnya, ini bukanlah kunci keberhasilan korespondensi bisnis. Sejumlah besar pengusaha sukses yang memiliki kemampuan pidato yang brilian dan karisma yang luar biasa, karena alasan tertentu tidak dapat menerapkan kemampuannya pada pidato tertulis, dan partisipasi dalam korespondensi bisnis resmi tetap menjadi proses yang menyakitkan dan sulit bagi mereka.

Artikel terbaik bulan ini

Marshall Goldsmith, pelatih bisnis papan atas menurut Forbes, mengungkapkan teknik yang membantu manajer puncak di Ford, Walmart, dan Pfizer menaiki tangga karier. Anda dapat menghemat konsultasi $5K secara gratis.

Artikel ini memiliki bonus: contoh surat instruksi untuk karyawan yang harus ditulis oleh setiap manajer untuk meningkatkan produktivitas.

Korespondensi bisnis mencakup peraturan dan ketentuan tertentu yang perlu Anda ketahui. Agar penyusunan dokumen dan surat tidak menimbulkan masalah, perlu dipelajari ciri-ciri utamanya.

Korespondensi bisnis mencakup lebih dari satu konsep. Istilah ini berlaku untuk berbagai jenis dokumen bisnis resmi yang termasuk dalam sistem informasi dan bahan referensi. Ada berbagai cara untuk mengklasifikasikan korespondensi bisnis.

Korespondensi resmi menjalankan fungsi penting dalam pengambilan dan pelaksanaan keputusan administratif:

1. Selama masa pembentukan dan pengambilan keputusan, korespondensi bisnis dapat digunakan untuk memperoleh data yang dapat memudahkan proses tersebut.
2. Selama implementasi solusi yang ditetapkan, korespondensi bisnis dapat digunakan untuk tujuan pemberitahuan - Anda dapat memberi tahu mitra tentang proses implementasi atau tenggat waktu penyelesaian proyek.

Statistik menunjukkan bahwa volume korespondensi bisnis antar organisasi meningkat seiring dengan pertumbuhan ekonomi dan peningkatan aktivitas bisnis.

• Peningkatan 1% dalam produk domestik bruto menghasilkan peningkatan 1% dalam korespondensi bisnis;
• Jika kita terjemahkan perhitungan per kapita, maka jumlah hurufnya adalah: di AS - 700, di Prancis - 432, di Jerman - 252, di Republik Ceko - 68, di Polandia - 48, di Brasil - 26, di India - 15, dan di Rusia - 8.

Porsi korespondensi resmi di Rusia ditentukan sebagai berikut:

• 63% – populasi;
• 22% – organisasi komersial;
• 15% – organisasi anggaran.

Di perusahaan, korespondensi bisnis menyumbang 70–75% dari seluruh dokumen.

• 10 aturan korespondensi email yang harus diketahui setiap pebisnis

Korespondensi yang mematuhi semua aturan korespondensi bisnis dapat digunakan oleh pengadilan sebagai alat bukti.

Surat menyurat bisnis hanya dapat mempunyai kekuatan hukum apabila dibuat oleh orang yang berwenang tanpa melanggar tata cara resmi dan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Kekuatan hukum mengandung arti kualitas suatu dokumen resmi yang mampu mengintensifkan perbuatan hukum tertentu. Surat tersebut mempunyai kekuatan hukum sejak ditandatangani oleh orang yang berwenang, dan dalam beberapa keadaan diperlukan stempel perusahaan.

Jika Anda ingin dokumen kertas Anda memiliki kekuatan hukum, maka Anda perlu menggunakan formulir khusus dan serangkaian detail. Pertama-tama, yang berikut ini digunakan:

• nama perusahaan atau nama orang – penulis surat,
• informasi latar belakang tentang penulis,
• tanda tangan penulis,
• dalam beberapa situasi - stempel perusahaan.

Dokumentasi, yang digunakan untuk bertukar data dalam suatu organisasi disebut “korespondensi internal”:

• laporan,
• resmi,
• catatan penjelasan,
• sertifikat,
• penawaran,
• perwakilan.

Dokumen-dokumen tersebut tidak termasuk dalam

Dalam pekerjaan manajerial, korespondensi bisnis dilakukan sejumlah fungsi:

• informasional;
• komunikatif;
• sosial;
• hukum;
• manajerial;
• kultural;
• historis.

Fungsi informasi– korespondensi bisnis dapat menyimpan informasi penting.

Fungsi komunikasi– korespondensi bisnis berfungsi sebagai sarana komunikasi antara karyawan, manajemen dan organisasi.

Fungsi sosial - korespondensi bisnis dapat menjalankan berbagai fungsi sosial; pertama-tama, memenuhi kebutuhan informasi.

Fungsi hukum– korespondensi bisnis dapat digunakan sebagai bukti ketika pergi ke pengadilan.

Fungsi manajemen– korespondensi bisnis dapat memulai keputusan manajemen dan membantu implementasinya.

Fungsi budaya– korespondensi bisnis dapat menyampaikan aspek etnis dan budaya nasional dari dokumen.

Fungsi sejarah– korespondensi bisnis dapat menyampaikan informasi sejarah kepada masyarakat.

Korespondensi bisnis mampu menjalankan banyak fungsi secara bersamaan, tetapi yang utama tetap bersifat informasi dan komunikasi.

Pesan bisnis tidak digunakan dalam proses regulasi hukum. Perbuatan hukum pengaturan ada dalam bentuk peraturan, ketentuan, petunjuk, resolusi, perintah, petunjuk dan tidak diumumkan dalam bentuk surat dan pesan.

• Manajemen negosiasi: cara menentukan psikotipe lawan bicara Anda

Klasifikasi dan jenis utama korespondensi bisnis

Alasan paling penting untuk mengklasifikasikan korespondensi bisnis adalah poin-poin berikut:

1. Wilayah:

• korespondensi dalam satu negara bagian;
• korespondensi antara orang atau organisasi dari berbagai negara (internasional).

1. Jenis komunikasi yang Anda pilih untuk mengirim surat ke koresponden:

• telegram - dokumen referensi dan informasi yang dikirimkan oleh penulis (atas nama organisasi) kepada penerima (organisasi atau orang lain) menggunakan komunikasi telegraf yang tersedia untuk penggunaan umum;
• telex telegram – dikirim melalui jaringan telex khusus.
• faksogram (faks) – penerima menerima salinan dokumen; Untuk melakukan komunikasi tersebut diperlukan media kertas.
• pesan telepon – dokumen jenis informasi yang dikirim dan diterima melalui telepon.
• pesan elektronik – dokumen referensi dan informasi yang dikirim dan diterima melalui jaringan informasi dan telekomunikasi.

1. Area aplikasi:

• korespondensi manajemen;
• korespondensi komersial dilakukan antara karyawan yang melakukan kegiatan bisnis;
• korespondensi produksi dilakukan di bidang pembuatan barang;
• korespondensi pribadi melampaui lingkup hubungan bisnis resmi.

1. Status pengirim:

• korespondensi bisnis dengan suatu organisasi (badan hukum);
• korespondensi bisnis dengan seseorang.

1. Jumlah penerima:

• ke satu alamat;
• ke banyak alamat.

1. Kronologi surat:

• pesan inisiatif;
• pesan balasan.

1. Derajat pengetikan teks dalam bahasa korespondensi bisnis:

• pesan yang dikeluarkan berdasarkan formulir terpadu;
• pesan yang tidak diatur.

1. Status dalam hierarki perusahaan:

• pesan dari otoritas yang lebih tinggi;
• pesan dari organisasi bawahan;
• pesan dari organisasi lain.

1. Subyek korespondensi bisnis:

• pesan mengenai masalah komersial;
• pesan tentang masalah logistik;
• pesan tentang masalah hukum, dll.

1. Sifat dampak terhadap penerima:

• surat bisnis yang ditulis untuk memecahkan masalah bisnis;
• surat etiket yang ditulis untuk memberi tekanan pada lingkungan emosional penerima.

• Psikologi Negosiasi: 3 Fokus Perhatian dalam Penjualan Telepon

Korespondensi bisnis resmi: apa yang harus ada dalam isi surat

Etika korespondensi bisnis mengasumsikan bahwa surat tersebut hanya memuat satu topik, dan oleh karena itu, penerima wajib menanggapi atau bertindak dalam batas-batasnya. Menggabungkan beberapa informasi dalam satu surat dianggap melanggar aturan korespondensi bisnis.

Setiap huruf, jika disusun dengan benar, dapat dibagi menjadi berikut ini bagian:

• perkenalan;
• bagian utama;
• kesimpulan.

Dalam pendahuluan Penting untuk menguraikan secara singkat tujuan dan alasan menulis surat bisnis.

Bagian utama mengandung inti imbauan.

Pada bagian akhir perlu diringkas - bisa berupa kesimpulan, permintaan, instruksi, saran, dan sebagainya. Harap dicatat bahwa penggunaan “postscripts” merupakan pelanggaran etiket korespondensi bisnis. Surat tertulis di gaya bisnis formal, tidak seperti sastra, tidak boleh mengandung figur gaya apa pun. Sarana ekspresi artistik tidak sesuai dalam dokumen semacam itu.

Jika Anda perlu mengirim grafik, Anda harus mengirimkannya sebagai file terpisah daripada menempatkannya di dokumen. Gambar tidak selalu ditampilkan dengan benar pada media yang berbeda. Di dalam surat itu sendiri, buatlah tautan yang menunjukkan di mana gambar itu disimpan, misalnya “gambar ada di file terlampir”. Jika Anda telah mengirimkan beberapa file, pastikan untuk menandatanganinya untuk menghindari kebingungan dan membuang-buang waktu.

Jika Anda sering menggunakan akronim atau akronim, Anda harus memastikan bahwa penerima dapat menguraikan dan memahami maksud Anda. Yang terbaik adalah menghilangkan kebiasaan menggunakan formulir pendek.

Pengendalian emosi

Korespondensi bisnis resmi tidak boleh mencakup sarana ekspresi emosional apa pun. Hilangkan semuanya! Hal ini berlaku untuk semua jenis teks bisnis, bahkan saat menulis keluhan, laporan, atau surat ucapan terima kasih. Ingatlah bahwa penyimpangan dari norma etiket bisnis tidak dapat diterima. Pesan Anda harus sangat rahasia. Semua orang menghargai kreativitas dan orisinalitas, tetapi korespondensi bisnis resmi tidak mentolerir manifestasi seperti itu. Pesan resmi dari orang yang pesimis atau optimis, petugas kebersihan atau direktur suatu perusahaan harus memenuhi standar yang ditetapkan, dan oleh karena itu tidak boleh berbeda.

Penggunaan kosakata khusus

Untuk menghubungkan bagian informasi dalam korespondensi bisnis, klise berikut digunakan: ekspresi:

• karena sesuatu;
• berdasarkan;
• berdasarkan atas;
• Menurut;
• berdasarkan;
• perhatikan;
• mempertimbangkan;
• apa yang disajikan.

Selain itu, dalam korespondensi bisnis diperbolehkan menggunakan singkatan dan singkatan yang berlaku umum. Jika Anda ragu apakah penerima akan memahami singkatan Anda, lakukan tanpa itu - perluas frasa sepenuhnya.

Salam

Kami sangat menyarankan agar Anda tidak menggunakan ungkapan sehari-hari yang basi, “Selamat siang.” Ungkapan ini telah menjadi indikator buruknya setiap korespondensi online, termasuk bisnis. Pilihan salam yang baik adalah skema standar - “Halo / Selamat siang, Nama Depan / Nama Patronimik.” Perlu dijelaskan dari mana Anda mendapatkan alamat penerima jika Anda tidak mengenalnya secara pribadi.

Volume surat

Korespondensi bisnis bukanlah sebuah prosa, bukan alur pemikiran Anda tentang topik apa pun. Pesannya harus sesingkat mungkin, persingkat teksnya sebanyak mungkin, tetapi jangan lupa bahwa Anda harus menyampaikan semua informasi yang diperlukan tanpa menyimpangkannya. Akan lebih bagus jika seluruh pesan muat dalam satu layar.

Balasan surat

Jika Anda ingin membalas pesan email, Anda harus mengklik tombol “Balas”, maka surat Anda akan terkirim beserta seluruh riwayat korespondensi. Jika Anda mengklik tombol “Tulis surat”, maka ketika dikirim, hanya pesan itu sendiri yang akan dikirimkan, dan penerima tidak selalu dapat memahami dari siapa pesan itu berasal dan apa yang diminta darinya. Hal ini terutama berlaku dalam situasi ketika, setelah beberapa hari, Anda memutuskan untuk merespons dan melanjutkan korespondensi bisnis Anda. Dalam komunikasi bisnis, mengutip lawan bicara Anda tidak dilarang, sebaliknya, ini akan memungkinkan dia untuk dengan cepat menavigasi dan memahami apa yang dibicarakan.

Ada situasi ketika lawan bicara mengungkapkan ketidakpuasan yang ekstrim dan bersikap kasar dalam suratnya kepada lawan bicaranya, Anda harus bereaksi dengan darah dingin - tanggapi pesan tersebut dengan menahan diri dan sopan. Saat melakukan korespondensi resmi, tanggung jawab Anda adalah mematuhi semua aturan etiket bisnis;

Kecepatan respon dalam korespondensi bisnis elektronik sangat penting, sebaiknya dilakukan dalam beberapa jam setelah diterima. Namun terkadang hal ini tidak memungkinkan, jadi Anda bisa menjawabnya dalam beberapa hari ke depan. Para ilmuwan mengatakan bahwa waktu paling tepat untuk menunggu balasan email adalah dua hari atau 48 jam. Jika waktu tunggunya berkepanjangan, maka hal ini dianggap sebagai sikap tidak sopan terhadap lawan bicaranya atau dianggap mengabaikan. Kebetulan subjek surat tidak memungkinkan Anda untuk memenuhi tenggat waktu yang ditentukan dan membutuhkan lebih banyak waktu untuk merespons. Dalam situasi seperti itu, ada baiknya memberi tahu lawan bicara Anda bahwa Anda telah menerima surat itu, beri tahu dia tenggat waktu yang Anda perlukan. Dengan pendekatan ini, pengirim akan merasa tenang, dan Anda akan mampu membangun kemitraan yang saling percaya dan saling menghormati.

Kesimpulan surat itu

Anda harus mengecualikan dari surat tersebut frasa-frasa yang mungkin menyerupai manipulasi: “Saya dengan tulus berharap interaksi yang sukses”, “Terima kasih sebelumnya atas tanggapan cepat Anda”, dan sejenisnya. Anda dapat mengakhiri email bisnis Anda dengan kalimat “Hormat kami.” Bagi banyak orang, hal ini tampaknya terlalu dirumuskan, tetapi untuk korespondensi bisnis hal ini dapat diterima. Di tanda tangan Anda, harap sertakan nama, jabatan, dan organisasi Anda. Akan berguna untuk menunjukkan kontak untuk komunikasi yang cepat dengan Anda atau perusahaan Anda.

Saatnya mengirim pesan

Jelasnya, korespondensi elektronik tidak dirancang untuk dibaca dan ditanggapi dengan segera, namun bukan berarti waktu pengirimannya tidak diatur dengan cara apapun. Aturan untuk korespondensi email bisnis tidak termasuk pengiriman pesan terlambat, pada akhir pekan dan hari libur. Disarankan untuk tidak melampaui hari kerja standar.

Jangan lupa untuk memeriksa secara menyeluruh teks pesan apakah ada kesalahan ketik, kesalahan, dan pelanggaran. Sebelum mengirim, pastikan nama penerima dan alamat pos dieja dengan benar.

Etiket bicara dalam menulis

Korespondensi bisnis sangat menuntut pengirimnya. Saat menulis surat, Anda harus mematuhi norma dan aturan etiket bicara tertentu, yang dianut oleh masyarakat khusus untuk korespondensi bisnis.

Norma-norma seperti itu menyebabkan ditinggalkannya ekspresi kesopanan klasik dalam bahasa korespondensi bisnis, tetapi bukan karena upaya penghematan, tetapi penggantiannya dengan frasa stabil modern. Seiring waktu, bentuk komunikasi yang stabil, transmisi permintaan, perumusan penolakan, pertanyaan, dll terbentuk.

Penggunaan kata ganti

Data dari korespondensi bisnis telah menjadi sangat standar; penyajiannya melalui persepsi individu tidak dapat dibenarkan. Pesan bisnis tidak boleh mencerminkan kepentingan pribadi, tetapi kepentingan perusahaan dalam organisasi. Oleh karena itu, teks pesan dikirimkan bukan dari pribadi “saya”, melainkan dari “kita”. Namun kata ganti “kami” sendiri praktis tidak digunakan dalam huruf, karena akhiran kata kerjanya sudah menunjukkan orang pertama dan jamak.

Memilih bentuk suara kata kerja

Misalnya, perhatikan frasa berikut: “Anda tidak menyediakan barang dalam jangka waktu yang ditentukan.” Hal yang sama, tetapi dalam bentuk pasif: “Barang yang Anda janjikan tidak terkirim dalam waktu yang ditentukan.” Opsi pertama menjadikan orang yang dituju surat itu bersalah, opsi kedua hanya menekankan fakta tidak terpenuhinya layanan kontrak. Dengan menggunakan kalimat pasif, kemungkinan besar Anda akan mempertahankan nada positif dan bisnis dalam korespondensi Anda.

Jika Anda ingin menekankan seseorang, departemen, layanan, dll., gunakan kalimat aktif dari kata kerjanya. Mulailah frasa dengan subjek dan letakkan kata kerja dalam bentuk waktu sekarang, misalnya: “Departemen penjualan memerlukan...”

Ingatlah bahwa kalimat pasif digunakan dalam korespondensi bisnis dan dokumen ketika tindakan yang dijelaskan, dan bukan sumbernya, adalah topik utama pesan, misalnya: “Pengurangan telah dilakukan”, “Pembayaran telah dilakukan”, “ Persyaratan telah dipenuhi.”

Memilih jenis kata kerja

Jika Anda ingin menyoroti masih adanya tindakan negatif atau bahkan ilegal, lebih baik menggunakan bentuk kata kerja tidak sempurna, misalnya: “Pekerja di bengkel pertukangan terus-menerus melanggar peraturan keselamatan kebakaran.” Bila perlu ditekankan bahwa suatu tindakan telah terjadi, digunakan bentuk sempurna, misalnya: “Karyawan telah meninggalkan tempat kerja”.

Kata dan frasa pengantar

Berkat kata dan frasa pengantar, Anda dapat mengatur ketegangan situasi. Mengurangi kekeringan korespondensi bisnis. Bandingkan: “Silakan kirim dokumen yang disimpan di arsip Anda” dan “Silakan kirim dokumen yang mungkin disimpan di arsip Anda” - opsi kedua terdengar lebih sopan dan bijaksana.

Bahkan pesan negatif pun dapat dilunakkan dengan kata pengantar: “Permohonan Anda tidak dapat diterima untuk dipertimbangkan” dan “Sayangnya, lamaran Anda tidak dapat diterima untuk dipertimbangkan.”

Dalam dunia etika korespondensi bisnis yang ketat, ini hanyalah anugerah, salah satu dari sedikit cara untuk menunjukkan kesopanan dan kehalusan. Penggunaan kata dan frasa pengantar dapat menciptakan suasana korespondensi yang bersahabat, memuluskan sifat tenang dalam korespondensi resmi, namun tidak melanggar aturan dan norma komunikasi bisnis.

Fitur etiket korespondensi bisnis

Korespondensi bisnis ditandai dengan penggunaan kata “sayang” sebagai sapaan kepada lawan bicara. Menempatkan tanda seru setelah kata ini akan menunjukkan arti khusus surat ini, dan menempatkan koma setelah alamat dalam korespondensi bisnis memberikan karakter pesan yang lebih santai.

Di antara orang-orang dengan posisi atau spesialisasi yang sama, bentuk alamat yang optimal, yang sesuai dengan etiket korespondensi bisnis, adalah “rekan kerja yang terhormat”. Jika Anda menghilangkan kata "sayang", Anda akan menetapkan nada netral untuk korespondensi. “Rekan-rekan yang terhormat” adalah bentuk yang memiliki konotasi emosional; ini populer dalam pesan ucapan selamat.

Jika Anda ingin mengirim surat yang bersifat pribadi, dan bukan pesan bisnis resmi, Anda dapat menggunakan nama depan dan patronimik Anda. Dengan mencantumkan nama belakang Anda dalam surat tersebut, Anda akan menciptakan nada komunikasi yang resmi dan sopan.

Pesan yang topiknya pengambilan keputusan harus terdiri dari: dua bagian:

• dasar pengambilan keputusan;
• presentasi solusi itu sendiri.

Bagian-bagian ini dapat ditukar. Jika Anda telah membuat keputusan positif mengenai masalah ini, maka Anda dapat memulai surat itu dengan kata-katanya.

Secara psikologis, lebih baik menempatkan keputusan negatif di akhir surat.

Jika Anda perlu merumuskan penolakan, maka cobalah melakukannya dengan lembut, tetapi dalam kerangka etika bisnis. Pertama-tama, Anda harus menjelaskan secara rinci alasan keputusan Anda, dan baru kemudian menarik kesimpulan sendiri. Dengan pendekatan ini, penerima secara bertahap akan mempersiapkan diri secara psikologis untuk menghadapi kabar buruk, ia akan lebih mudah menanggung penolakan, yang berarti Anda tidak akan memukul harga dirinya.

Dalam korespondensi bisnis, sangat penting untuk menunjukkan rasa hormat kepada lawan bicara, tetapi Anda tidak boleh berlebihan. Nada surat Anda harus netral dan tegas, bahkan kering. Tentu saja, sikap kasar atau tidak hormat tidak dapat diterima dalam keadaan apa pun.

Untuk korespondensi bisnis, kepengarangan penting. Praktik klerikal di bidang penandatanganan dokumen memerlukan kepatuhan terhadap perintah resmi: misalnya, tanggapan terhadap pesan yang ditandatangani oleh seorang manajer harus ditandatangani oleh orang yang memiliki wewenang yang sama. Tanggapan terhadap pesan yang disahkan oleh wakil kepala dapat diberikan kepada direktur untuk ditandatangani.

Kehidupan bisnis menyediakan banyak kesempatan untuk mengajukan berbagai macam permintaan.

Surat-surat ini sering kali menjelaskan manfaat dari memenuhi permintaan yang diberikan. Jenis permintaan yang paling populer saat melakukan korespondensi bisnis adalah bentuk pernyataan individu dan kolektif. Anda dapat menulis permintaan Anda sebagai berikut:

• orang pertama tunggal, misalnya “Tolong...”;
• orang pertama jamak, misalnya “Kami mohon...”;
• dari kata ganti orang ketiga tunggal, misalnya, “Usaha menjahit Tiga Benang bertanya...”;
• dari kata ganti orang ketiga jamak, jika perlu menggunakan lebih dari satu kata benda, misalnya (“Pimpinan dan pegawai organisasi bertanya…”).

Korespondensi bisnis melibatkan balasan terhadap pesan yang diterima. Surat tanggapan ini mempunyai bentuk khusus, yang bergantung pada karakteristik pesan yang diterima.

• tautan ke pesan sebelumnya;
• mematuhi dasar terminologi yang dipilih sebelumnya, urutan penyajian poin konten.

Keterampilan manajemen dokumen dan proses bisnis dipelajari dalam kursus Manajemen Proyek. Anda dapat mempelajari seluruh praktik pekerjaan kantor dan manajemen dokumen dalam kursus “Pekerjaan kantor dan korespondensi bisnis” selama program pelatihan individu Anda.

Pendapat ahli

Komunikasi dengan klien secara langsung dan melalui korespondensi sangatlah berbeda

Alexandra Karepina,

konsultan komunikasi tertulis, copywriter, Moskow

Di Rusia, pesan kering dan resmi dari inspektorat pajak dan layanan lainnya digunakan untuk dianggap sebagai model korespondensi bisnis. Namun tidak seperti inspeksi pemerintah, bisnis ingin berorientasi pada pelanggan. Pada tahun 2011, portal E-xecutive (www.e-xecutive.ru) melakukan survei mini di antara pengunjung. Pengusaha, manajer, dan spesialis SDM ditanya apakah fokus pelanggan merupakan bagian dari strategi organisasi mereka. Mayoritas (73%) menjawab ya, 21% mengakui bahwa meskipun berpusat pada pelanggan bukan merupakan prioritas strategis secara formal, mereka secara konsisten mengarahkan bisnis ke konsumen, dan hanya 6% yang mengatakan tidak. Namun seringkali keinginan untuk memperlakukan klien secara manusiawi hanya menyangkut komunikasi verbal. Ketika klien datang ke perusahaan atau menelepon, mereka berbicara kepadanya dengan sopan dan menyeluruh, mendengarkan argumennya, menunjukkan perhatian dan rasa hormat. Tetapi jika komunikasi terjadi melalui korespondensi bisnis elektronik, maka klien, sebagai suatu peraturan, menerima penolakan dingin dan jawaban langsung:

“Menanggapi pesan tentang fakta kerugian kesehatan yang diduga terjadi karena kesalahan Perusahaan LLC, kami informasikan bahwa tuntutan yang diajukan terhadap Perusahaan LLC telah ditolak. Gejala-gejala penyakit yang disebutkan dalam surat tersebut tidak berkaitan dengan kegiatan Perusahaan LLC, tidak dapat menjadi dalil yang sah untuk mengajukan tuntutan, dalam hal ini Perusahaan LLC menganggap permasalahan tersebut telah selesai.”

Saat membaca surat seperti itu, seseorang tidak hanya merasakan sikap dingin, tetapi juga sikap dingin terhadap dirinya sendiri. Dia memahami bahwa masalahnya akan tetap ada tanpa perhatian dan pemahaman.

Formulir korespondensi bisnis: fitur desain surat

Selain struktur, bagian penting lainnya dari surat bisnis yang baik adalah formatnya yang tepat.

1. Membentuk.

Korespondensi bisnis resmi dapat dilakukan dengan kop surat khusus perusahaan. Header dan footer formulir menyertakan data tertentu:

• Nama perusahaan;
• Alamat perusahaan;
• telepon dan faks;
• situs web (jika tersedia) dan alamat email.

Seringkali formulir berisi detail dan logo perusahaan.

Akses ke data ini akan membantu penerima dengan cepat menavigasi dan mengidentifikasi pengirimnya, sehingga memudahkan dia untuk menghubungi Anda.

1. Bidang.

Margin adalah komponen wajib dari surat bisnis; dapat digunakan untuk catatan oleh penerima atau untuk pengarsipan. Kriteria desain: di sebelah kiri - tiga sentimeter, di sebelah kanan - satu setengah hingga dua sentimeter. Untuk kenyamanan, Anda dapat menggunakan standar Microsoft Word klasik.

1. Tanda pendaftaran suatu dokumen yang memuat nomor tanda tangan surat oleh orang yang berwenang.

Misalnya, Anda melakukan korespondensi bisnis melalui surat dengan organisasi lain dan lupa menyebutkan tanggal dan nomor pengiriman. Dan lawan bicara Anda menerima banyak sekali surat setiap hari, dalam situasi seperti ini sangat sulit untuk melacak surat tersebut, karena paling sering pencarian dilakukan tepat berdasarkan tanggal dan nomor. Jika Anda sedang menulis tanggapan, jangan lupa, selain nomor pesan Anda, sebutkan nomor surat masuk (sebelumnya). Nomor registrasi ditunjukkan di sudut kiri atas dokumen.

Contoh nomor registrasi : Ref. No 5987 tanggal 16 Agustus 2016 di pintu masuk. Nomor 189 tanggal 08/05/2016.

1. Tajuk surat.

Korespondensi bisnis suatu organisasi mencakup alamat penerima, yang terletak di bawah tanda pendaftaran; paling sering formatnya sebagai berikut: posisi yang dipegang dan nama penerima ditunjukkan di sudut kanan atas dokumen. Himbauan itu sendiri terletak di tengah pesan, dan di akhir ada tanda seru. Terkadang header disorot menggunakan huruf tebal.

1. Jenis huruf surat pada dasarnya mempengaruhi persepsi penerimanya.

Font harus dipilih dengan bijak. Itu harus optimal – tidak kecil dan tidak besar. Anda dapat memilih font standar untuk Anda sendiri dan menggunakannya sebagai balasan untuk surat apa pun. Pilihan paling umum adalah font Times New Roman ukuran 12 dan spasi satu baris. Jika Anda memiliki informasi tentang masalah penglihatan penerima, Anda dapat memperbesar font pesan. Untuk korespondensi bisnis pribadi, beragam pilihan font dapat diterima.

1. Penomoran lembar.

Ini berlaku untuk huruf besar dan surat dengan lampiran. Saat mengatur penomoran halaman di Microsoft Word, Anda dapat menggunakan fungsi “Header dan Footer” – “Sisipkan AutoTeks” – “Halaman”. Tidak, semuanya.” Ini akan membantu penerima menghitung dengan benar seluruh volume pesan dan tidak membuat kesalahan dalam urutan halaman. Nomor halaman tertera di pojok kanan bawah.

1. Informasi tentang artis.

Data ini harus ada dalam setiap korespondensi bisnis dan dokumen yang disertifikasi oleh manajemen organisasi. Hal ini memungkinkan penerima untuk dengan mudah menghubungi karyawan organisasi lain yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan masalah yang dibahas dalam surat tersebut. Data harus menyertakannya nama lengkap dan nomor telepon untuk dihubungi, baik telepon kantor maupun ponsel bisa digunakan. Harap sertakan juga alamat email Anda. Semua data ini ditunjukkan di akhir surat, setelah tanda tangan. Ukuran font harus satu unit lebih kecil dari ukuran font utama.

1. Aplikasi.

Permohonan harus disiapkan secara terpisah, tetapi penomorannya tetap berkesinambungan - umum untuk keseluruhan pesan (opsional). Cantumkan informasi tentang ketersediaan aplikasi pada dokumen utama, letakkan di depan tanda tangan pengelola.

• Teknik Percakapan Telepon: 6 Tips Agar Anda Tidak Bingung

Contoh surat bisnis

Lihat seperti apa korespondensi bisnisnya. Contoh surat disediakan di bawah ini.

Surat ucapan terima kasih

Surat jaminan

Surat informasi

Melakukan korespondensi bisnis: aturan umum

Jika Anda ingin mengirim surat yang bukan bersifat bisnis, melainkan pesan pribadi, maka Anda dapat menggunakan alamat sederhana berdasarkan nama dan patronimik. Dengan menambahkan nama belakang Anda dalam pesan seperti itu, Anda akan menciptakan nada komunikasi yang resmi dan sopan.

Surat yang pokok bahasannya adalah suatu keputusan, biasanya terdiri dari dua bagian: dasar pengambilan keputusan dan penyajian keputusan itu sendiri. Bagian-bagian ini dapat ditukar. Jika Anda telah membuat keputusan positif mengenai masalah ini, maka Anda dapat memulai surat itu dengan kata-katanya, dan baru setelah itu beralih ke deskripsi tentang bagaimana Anda membuatnya.

Saat menyusun dokumen dengan keputusan negatif, perhatian khusus harus diberikan pada pembenarannya.

Jika dalam korespondensi bisnis Anda menjelaskan secara rinci alasan penolakan Anda, Anda dapat membuat surat itu lebih bijaksana dan tidak akan melukai harga diri penerimanya. Penolakan yang kasar dan tidak sopan akan berdampak buruk pada interaksi selanjutnya dengan pasangan. Jika Anda memasukkan semua argumen logis dan alasan penolakan, maka persepsi berita tersebut akan lebih mudah bagi penerimanya.

Etiket korespondensi bisnis tidak mencakup penggunaan emosi apa pun saat menulis surat. Netralitas presentasi adalah satu-satunya norma yang dapat diterima. Dengan cara ini surat-suratnya tetap tidak memihak. Dilarang mengungkapkan kekasaran dan rasa tidak hormat terhadap lawan bicara, namun kesopanan yang berlebihan juga tidak dapat diterima. Kekeringan korespondensi bisnis tidak berarti penulis tidak peduli siapa yang mengiriminya surat bisnis.

Fitur menyapa penerima

Biasanya penerima dituju satu kali, di bagian pendahuluan surat. Mari kita pertimbangkan tiga jalan.

1. Alamat awal dalam korespondensi bisnis dengan orang asing atau dengan adanya hubungan resmi yang ketat memerlukan menjaga jarak yang diperlukan. Misalnya: “Tuan Krasilnikov yang terhormat!”
2. Saat menyapa orang yang Anda kenal yang sudah lama menjalin kemitraan dengan Anda, lebih baik menggunakan alamat dengan nama dan patronimik. Misalnya: “Olga Stanislavovna yang terhormat!”
3. Jika Anda tidak perlu menyapa seseorang, tetapi seluruh tim, maka gunakan konstruksi khas “rekan/mitra yang terhormat!”

Saat menyelesaikan korespondensi bisnis, Anda perlu menggunakan konstruksi penutup. Ada banyak pilihan:

• "Sungguh-sungguh".
• "Semoga sukses".
• “Dengan harapan untuk kerjasama yang berkelanjutan,” dll.

Setiap korespondensi bisnis resmi harus mematuhinya lima persyaratan:

• kejelasan dan presisi;
• keinginan untuk singkatnya teks;
• kelengkapan pesan;
• kesopanan dan netralitas nada;
• tidak ada kesalahan.

Jika penerima tidak memahami maksud pesan Anda, maka dia tidak akan bisa membalasnya dengan benar. Untuk memastikan kejelasan pesan, Anda perlu memilih frasa yang paling tepat yang dapat mengungkapkan niat Anda sepenuhnya. Jangan abaikan aturan tanda baca, gaya bahasa, dll. Perhatikan koordinasi kata dalam kalimat dan pembagian teks.

Perlu ditambahkan bahwa dalam korespondensi bisnis, kalimat harus dibuat sesingkat mungkin.

Tapi jangan menyalahgunakan aturan ini - teks kalimat yang sangat pendek bukanlah contoh korespondensi bisnis. Saat menulis surat, pertimbangkan tingkat intelektual lawan bicara Anda.

Kebanyakan pebisnis kekurangan waktu, sehingga orang-orang seperti itu menyambut setiap peluang yang dapat membantu mereka menghemat sumber daya. Saat melakukan korespondensi bisnis dengan orang seperti ini, Anda harus sangat ringkas. Mereka akan sangat berterima kasih jika Anda mengungkapkan pemikiran Anda secara singkat dan jelas.

Ringkasnya menyiratkan tidak adanya rincian kecil, namun Anda harus sepenuhnya menyampaikan maksud pesan Anda tanpa memutarbalikkannya, jika tidak, surat Anda berisiko diwarnai dengan ketidaksopanan dan kelalaian. Jangan menghilangkan fakta-fakta penting yang berhubungan langsung dengan masalah tersebut; jangan sepenuhnya mengecualikan ekspresi kesopanan dan rasa hormat.

• Standar komunikasi dengan klien: bagaimana mengembangkan dan menerapkan

Kelengkapan (kelengkapan)

Jangan mengurangi kelengkapan teks demi singkatnya. Jika Anda takut melewatkan sesuatu, buatlah draf surat bisnis yang berisi semua detail utama pesan tersebut. Setelah menyusun rencana seperti itu, Anda perlu memeriksa kembali poin-poinnya; jika semua elemen penting telah diperhitungkan, maka lanjutkan dengan menulis surat itu sendiri. Jika Anda melewatkan sesuatu, tambahkan saja detail pada sketsa. Jika Anda memerlukan informasi tambahan yang tidak berhubungan langsung dengan topik korespondensi, Anda dapat mengungkapkannya post scriptum.

Kesopanan (kesopanan)

Korespondensi bisnis untuk organisasi yang menghargai diri sendiri harus dilakukan dalam suasana yang sopan dan santun. Saat berkomunikasi dengan masing-masing mitra, ungkapkan rasa hormat dan hormat Anda, dengan memperhatikan ukuran yang ditetapkan untuk korespondensi dalam komunikasi bisnis. Selain itu, “rasa manis” yang berlebihan akan menimbulkan kesan sanjungan langsung, yang tidak akan menambah kesuksesan Anda dalam berkomunikasi dengan klien dan mitra, tetapi dapat merusak reputasi bisnis Anda.

Bentuk korespondensi bisnis memerlukan kesopanan tergantung konteks pesannya. Jika surat tersebut menyampaikan informasi negatif kepada penerimanya, lebih baik menahan diri dalam mengungkapkan sopan santun.

melek huruf

Literasi merupakan prasyarat untuk menulis korespondensi bisnis. Berikan perhatian khusus pada poin-poin berikut:

• tata bahasa - konstruksi kalimat bebas kesalahan;
• ejaan - ejaan kata yang benar;
• penempatan huruf kapital;
• tanda baca yang benar;
• persetujuan - kepatuhan dengan fitur tata bahasa.
• menulis angka (digit) - misalnya angka sampai sepuluh ditulis dengan kata, angka (lebih dari sepuluh) - dengan angka.

Aturan untuk korespondensi email bisnis: mempelajari komunikasi bisnis online

Metode pengiriman surat yang “biasa” telah lama kehilangan popularitasnya, jadi kita akan melihat lebih dekat aturan untuk melakukan korespondensi bisnis online. Kami menawarkan rekomendasi dasar, yang kepatuhannya akan membantu Anda melakukan korespondensi bisnis sesuai dengan aturan dan regulasi yang berlaku.

1. Nama kotak surat Anda.

Hal pertama yang diperhatikan penerima saat memperbarui surat adalah alamat pengiriman surat. Kebanyakan orang meremehkan pentingnya fakta ini. Seringkali, karyawan mengirim email bisnis dari akun pribadi mereka.

Ini hanya dapat diterima jika nama email mencerminkan nama resmi Anda dan bukan nama panggilan seperti "kot185" atau "agent007", jika kotak surat Anda memiliki nama informal, maka dilarang keras mengirim korespondensi ke mitra bisnis atau karyawan organisasi Anda. Bayangkan saja pemikiran apa yang akan muncul pada diri seseorang yang menerima tawaran kerja sama dari “taffy” atau “daisy”.

Selain itu, Anda sebaiknya tidak menggunakan nama alamat email yang diawali dengan info@, kotak masuk@, dan sejenisnya. Nama-nama ini tidak dipertimbangkan pada tingkat yang tepat - mereka tidak dianggap serius, dan ada risiko surat itu tidak akan dibuka dan dikirim ke spam. Pilihan terbaik untuk korespondensi bisnis adalah nama yang disusun sesuai dengan skema yang disajikan [dilindungi email], dimana nama adalah data pribadi Anda (nama belakang dan nama depan), dan perusahaan adalah nama organisasi.

1. Penerima.

Saat melakukan korespondensi bisnis melalui email, Anda dapat mengirimkan pesan langsung kepada penerimanya sekaligus mengundang pengamat lain yang akan dapat membaca isi surat tersebut, namun tidak akan membalasnya. Hal ini dilakukan dengan menggunakan fungsi mengirim penerima ke salinan. Putuskan terlebih dahulu dari penerima mana Anda perlu menerima tanggapan, atur penerima sesuai dengan keputusan ini. Cobalah untuk tidak menetapkan beberapa penerima sekaligus sebagai penerima langsung, jika tidak, Anda berisiko tidak menerima tanggapan dari salah satu dari mereka. Setelah membaca surat tersebut, semua orang akan mengira sudah ada orang lain yang memberikan jawabannya.

Jika Anda telah dikirimi salinan pesan bisnis, seperti yang sudah Anda duga, tanggapan Anda tidak diperlukan. Jika ada kebutuhan mendesak untuk partisipasi Anda, maka mengirimkan surat tanggapan atas nama Anda tidak dilarang - ini tidak akan melanggar aturan korespondensi email bisnis. Namun ingatlah untuk bersikap sopan - minta maaf atas interupsi di awal pesan.

1. Memformat surat.

Gaya bisnis resmi. Gaya ini ditentukan oleh pengecualian kata sifat deskriptif dan tidak adanya detail yang tidak perlu. Yang tersisa hanyalah fakta-fakta konkrit, jelas dan logis. Setelah menulis pesan, Anda perlu membacanya kembali untuk memastikan tidak ada unsur-unsur yang tidak perlu dan tidak signifikan terhadap isinya. Jika Anda yakin pesan Anda tidak mengandung unsur tersebut, maka Anda dapat mengirimkan surat tersebut dengan aman.

melek huruf. Hal ini sangat jelas. Namun aturan ini tidak bisa diabaikan. Literasi merupakan elemen dasar dalam setiap surat dan korespondensi bisnis pada umumnya. Seorang penulis yang melakukan kesalahan ejaan tidak akan mampu menciptakan citra serius seorang pebisnis.

Subjek surat. Itu harus ditunjukkan di bidang yang sesuai. Cobalah untuk merumuskan topik secara ringkas dan singkat - sehingga lawan bicara cepat memahami dan memahami gagasan utama teks berikutnya. Jangan meringkas topik dalam satu kata. “Proposal”, “detail”, dll. adalah baris subjek dengan kata-kata yang buruk untuk email bisnis. Dan “Penawaran komersial dari ... organisasi” adalah kata-kata yang bagus. Jika Anda memberikan data yang sangat penting dalam surat, tandai dengan kotak centang khusus; opsi ini ada di hampir semua sistem surat.

huruf. Anda harus membuat surat Anda mudah dibaca. Font paling populer untuk email bisnis adalah Arial dan Times New Roman. Tidak seharusnya ditampilkan Keterampilan kreatif saat memilih warna, ini tidak diperlukan. Jangan menggunakan huruf besar, emoticon dan berbagai simbol tertentu. Penyorotan bagian tertentu dalam huruf miring atau tebal diperbolehkan, tetapi hanya jika diperlukan.

Untuk membuat surat Anda lebih mudah dibaca, Anda dapat menambahkan subjudul di seluruh teks. Tapi mereka juga tidak boleh disalahgunakan; gunakan kesempatan ini tidak lebih dari 3-4 kali.

Satu paragraf pesan tidak boleh menempati lebih dari empat baris pesan. Saat membaca paragraf besar, teksnya sangat sulit dibedah, dan gagasan utamanya bisa hilang.

Semua daftar yang ada harus diformat menggunakan spidol.

Templat perusahaan. Sangat bagus jika organisasi Anda memiliki templat email bisnis bermerek, lalu Anda dapat meneruskan semua email dengannya. Hal ini memudahkan untuk diingat dan menonjol di antara pesaing tanpa melanggar etika bisnis. Namun Anda juga tidak boleh berlebihan di sini; komunikasi bisnis yang efektif dibangun untuk mencapai tujuan emas. Ingatlah bahwa korespondensi email tidak selalu dilakukan di komputer; cobalah untuk memastikan bahwa template perusahaan Anda cocok dengan resolusi layar apa pun, termasuk ponsel.

• Cara menulis surat penjualan: 8 kesalahan yang membuat bos kesal

Contoh email bisnis

Pendapat ahli

Kebanyakan orang memandang email sebagai cara berkomunikasi informal.

Alexander Tsurkan,

Direktur Jenderal agen komunikasi "Business League", Moskow

Saya percaya bahwa di negara kita sangat sedikit perhatian yang diberikan pada etiket korespondensi bisnis (ini mungkin tidak hanya berlaku untuk perusahaan Barat yang beroperasi di Rusia). Banyak karyawan dan bahkan manajer organisasi non-Barat memperlakukan email sebagai cara komunikasi informal; Hal ini sebagian besar disebabkan oleh kenyataan bahwa korespondensi semacam itu jarang disamakan dengan dokumen hukum. Namun saya ingin mengingatkan Anda bahwa aturan korespondensi bisnis berlaku untuk semua orang.

Dalam korespondensi email, saya biasanya menggunakan kotak centang Sangat Penting dan mengaktifkan Pengiriman Pesan dan Baca Laporan. Saya percaya bahwa ketika melakukan korespondensi bisnis Anda harus menghormati batasan; Saya tidak pernah menggunakan emotikon atau penyertaan informal lainnya. Menurut pendapat saya, ini tidak bisa diterima. Saya dapat merekomendasikan untuk membuat salinan semua email penting melalui faks - bagi organisasi kami ini telah menjadi bagian integral dari korespondensi dengan mitra.

Korespondensi elektronik: memo untuk direktur

1. Gunakan tombol “Balas semua”.

Jika lebih dari satu orang terlibat dalam pertanyaan dan korespondensi dilakukan antara sekelompok orang, maka jawabannya harus dikirimkan kepada semua pesertanya, dan bukan kepada penulis surat terakhir.

2. Selalu sebutkan subjek surat.

Data informatif di bagian “Subjek” akan membantu penerima menavigasi subjek korespondensi, dan akan lebih mudah baginya untuk menyortir surat. Gunakan label “PENTING!” Itu hanya bernilai jika itu benar. Atau Anda cukup mengklik tombol “Pentingnya”, yang ada di semua layanan email. Ada baiknya jika Anda dapat menggunakan satu format kata untuk topik korespondensi bisnis. Jangan lupa bahwa sebagian besar penerima menggunakan filter untuk mengurutkan email. Adalah kepentingan terbaik Anda untuk menemukan nama yang tepat dan dapat dibaca mesin.

3. Surat harus pendek dan terstruktur.

Cobalah untuk menyampaikan dengan jelas maksud pesan Anda, soroti detail utama dan singkirkan detail kecil. Ada baiknya jika setelah membaca pesan untuk pertama kali, Anda dapat langsung memahami pokok permasalahan, makna dan harapan tindakan selanjutnya yang Anda harapkan dari penerimanya. Data tambahan dapat ditempatkan dalam lampiran - ini adalah cara yang sangat nyaman, terutama jika materi tersebut banyak.

• Mengirim email ke klien: kasus yang menginspirasi

4. Bersikaplah sopan.

Bahkan dalam korespondensi bisnis, perhatikan salam dan tanda tangan. Anda bisa membuat tanda tangannya secara otomatis, kemudian akan dilampirkan pada setiap surat Anda. Anda juga perlu menempatkan aksen semantik dan emosional - hindari gaya telegrafik. Sekalipun dalam surat Anda menyinggung suatu masalah, konflik, atau situasi sulit lainnya, Anda tidak boleh menggunakan nada yang tidak sopan. Dalam bekerja, interaksi dan mencari solusi yang tepat sangatlah penting. Usahakan untuk selalu bersikap bijaksana dan sopan, maka Anda akan mampu membangun hubungan saling percaya dengan mitra bisnis Anda.

5. Surat harus dibalas! Dan dengan cepat.

Respons yang cepat sangat penting untuk korespondensi bisnis; mengabaikan hal ini dapat menyebabkan banyak kesulitan. Jauh lebih mudah bagi penulis surat untuk mengetahui bahwa surat itu telah dibuka, dibaca, dan oleh karena itu dapat mengharapkan tanggapan yang cepat. Jangan mengandalkan penjawab otomatis dan pemberitahuan templat; lebih baik tulis catatan singkat tentang diri Anda.

Beberapa jenis korespondensi bisnis tidak boleh dijawab:

1. Jika alamat email Anda ada di kolom “Cc”. - penulis ingin memperkenalkan Anda pada topik atau pertanyaan tertentu, tetapi dia tidak menunggu tanggapan Anda.

2. Jika alamat Anda tidak ada - ini berarti penulis ingin memperkenalkan Anda pada topik atau isu tertentu secara rahasia dari penerima utama surat tersebut (Anda berada di salinan surat yang “tersembunyi”).

6. Jangan menghapus teks surat yang Anda balas.

Terkadang banyak waktu berlalu dari saat Anda menerima surat hingga dibuka. Banyak organisasi memiliki program khusus untuk pengarsipan korespondensi elektronik. Perlu dicatat bahwa di beberapa negara bagian di mana korespondensi bisnis elektronik mempunyai kekuatan hukum, pelestarian jangka panjangnya diatur oleh hukum. Di Rusia, pengarsipan korespondensi antar pelaku bisnis tidak diperlukan, meskipun praktik serupa sudah ada di beberapa perusahaan terkemuka di negara kita.

Coba bayangkan diri Anda sebagai penerima, lihat surat Anda melalui matanya. Ini adalah salah satu tip utama; dengan mengikutinya, Anda dapat menonjol dari arus korespondensi.

7. Tulis dengan benar.

Bahkan kesalahan yang jarang terjadi yang dilakukan penerima dalam surat dapat dianggap tidak menghormati penerima. Ini menunjukkan bahwa Anda sedang terburu-buru dan kurang memperhatikan surat tersebut. Dan banyaknya kesalahan menunjukkan rendahnya literasi pengirim;

Informasi tentang pakar dan perusahaan

Agen"Liga Bisnis", Moskow. Perusahaan ini muncul di pasar periklanan dan hubungan masyarakat pada tahun 1991. "Liga Bisnis" memberi mitra sistem dukungan komunikasi profesional yang komprehensif di banyak industri: PR dan Hubungan Media, periklanan dan desain, komunikasi pemasaran dan pemasaran, penelitian sosiologis dan khusus, proyek kreatif dan organisasi acara khusus, konsultasi komunikasi. Pada tahun 2004, “Business League” menerima penghargaan bisnis internasional bergengsi StevieInternationalBusinessAward dan dinobatkan sebagai “Agency of the Year” oleh anggota juri dalam kategori “Perusahaan, kantor, produk terbaik.”

Alexandra Karepina– pelatih bisnis suatu organisasi di bidang korespondensi bisnis dan copywriting. Di bidang konsultasi dan penjualan korporat (di perusahaan Rusia dan asing) - lebih dari sepuluh tahun. Pencipta program pelatihan di bidang linguistik bisnis dan copywriting. Penulis buku “The Art of Business Writing. Hukum, trik, alat" (edisi ke-2 - M.: Mann, Ivanov dan Ferber, 2010) dan "Kami menulis dengan meyakinkan. Copywriter saya sendiri" (M.: Mann, Ivanov dan Ferber, 2013). Pembawa acara TV memblokir “Cara Memecahkan Hal yang Tidak Dapat Dipecahkan” di saluran “Sukses”.

MATERI EPISTOLARY (KORESPONDENSI PRIBADI)

Kekhususan spesies dan pentingnya korespondensi sebagai sumber.

Sumber asal pribadi, bersama dengan memoar dan buku harian, termasuk korespondensi yang tidak bersifat resmi, disebut juga dokumentasi surat (dari bahasa Latin surat - pesan, surat). Kategori ini tidak dapat mencakup dokumen-dokumen seperti surat-surat yang dipertukarkan antara kepala negara dan pemerintahan, atau disebut surat permohonan kepada rekan politik, khalayak massal, dan sebagainya; mereka berasal dari jenis sumber yang berbeda yang telah dibahas di atas.

Surat informal adalah dokumen yang melaluinya dua individu berkomunikasi satu sama lain - koresponden(penulis surat) dan tujuan. Hubungan mereka bisa sangat berbeda dalam kasus yang berbeda (keluarga, persahabatan, persahabatan, terkait dengan kegiatan politik bersama, sangat dingin, dll), tetapi dalam korespondensi pribadi mereka akan selalu diungkapkan dalam bentuk yang khusus untuk kontak pribadi langsung dan bukan dimaksudkan untuk publisitas. Oleh karena itu, bahkan ketika kita berbicara tentang korespondensi yang murni bersifat politis - misalnya, tentang korespondensi K. Marx, F. Engels, V.I. Lenin dengan orang-orang yang merupakan rekan atau penentang mereka dalam perjuangan ideologis - dokumen ini dibedakan dari dokumen politik yang sebenarnya karena dokumen tersebut berisi dialog hanya dengan penerima langsung, dan bukan dengan pembaca massal.

“Surat-surat kepada kekuasaan” yang sekarang diterbitkan secara luas di negara kita (ke berbagai badan negara, otoritas partai, surat kabar, dll.) adalah sumber yang tidak mungkin memiliki analogi di luar negeri dan sangat berharga untuk mempelajari aspek-aspek kehidupan Soviet yang sebelumnya tersembunyi. masyarakat. Namun pada dasarnya hal ini berbeda dengan korespondensi luar biasa yang akan dibahas dalam bab ini. Dari sumber-sumber surat asli, hendaknya dipisahkan dengan jelas karya seni, memoar, jurnalistik, dan karya-karya lain yang penggunaan bentuk korespondensi atau nama “surat” hanya merupakan perangkat sastra tertentu dari pengarangnya (“novel dalam huruf” seperti “Nouvelle Héloïse” oleh J.-J. Rousseau, “Persian Letters” oleh Montesquieu, “Letters from a Russian Traveler” oleh N.M. Karamzin, “Letters from Abroad” dan “Parisian Letters” oleh P.V ” oleh A.I. “Dua puluh surat untuk seorang teman” oleh putri Stalin S. Alliluyeva, dll.).

Pada awal abad ke-21, korespondensi pribadi sebagai cara komunikasi perlahan-lahan mulai punah. Hal ini digantikan oleh telepon (biasa dan khususnya telepon seluler), email, dan pertukaran pendapat melalui Internet (forum, telekonferensi). Surat-surat tulisan tangan yang terperinci bukanlah ciri khas zaman modern, dan apa yang akan dibahas selanjutnya tentang sumber-sumber surat mengacu pada kondisi sejarah yang telah menjadi masa lalu, dan karenanya, masalah-masalah yang sebagian besar terjadi di zaman modern, bukan zaman modern.

Korespondensi pribadi dalam banyak hal mirip dengan sumber memoar, tetapi bukan salah satunya atau beragam, terutama karena mempunyai tujuan fungsional yang berbeda. Surat, baik dari segi bahan maupun bentuknya, dapat menyerupai catatan harian atau berisi penggalan-penggalan kenangan masa lalu, tetapi mencatat peristiwa, fakta, situasi kehidupan bukan untuk melestarikan kenangan itu bagi penulisnya sendiri, miliknya. keturunan atau generasi mendatang secara umum, tetapi dengan tujuan untuk menginformasikan kepada orang tertentu tentang mereka - penerima.

Seperti memoar dan buku harian, sumber-sumber surat berharga bagi peneliti terutama karena memungkinkan dia merekonstruksi iklim spiritual dan emosional dari era yang diteliti, untuk membayangkan bagaimana peristiwa-peristiwa tertentu dirasakan oleh orang-orang yang mengamati atau mengalaminya. Dalam pengertian ini, fakta bahwa korespondensi menangkap sudut pandang subjektif (yang tidak hanya menyampaikan pandangan dunia koresponden itu sendiri, tetapi sampai batas tertentu juga suasana hati yang menjadi ciri lingkungan sosialnya) bukanlah suatu kekurangan, melainkan suatu kelebihan. sumber jenis ini. Jika korespondensi digunakan sebagai sumber informasi faktual (dan terkadang secara signifikan melengkapi atau memperjelas fakta yang diketahui sejarawan dari dokumen lain), maka posisi subjektif penulis, sebaliknya, dapat berubah menjadi elemen negatif. dampaknya harus dihilangkan melalui analisis kritis yang cermat.

Bagi seorang sejarawan, terkadang satu surat merupakan bukti yang paling penting, tetapi sumber dasar penelitian diperkaya secara khusus dengan beralih ke bahan-bahan surat yang sangat kompleks. Pertama-tama, ini bisa berupa surat (terkadang selama bertahun-tahun) dari koresponden yang sama ke penerima tertentu; dalam hal ini, disarankan untuk menyertakan surat dari penerima, mis. mempelajari korespondensi ini dalam bentuk bilateral, dan juga merujuk pada korespondensi koresponden dengan orang lain, karena berkaitan dengan masalah yang diteliti. Kumpulan surat-surat lainnya dibentuk kurang lebih secara artifisial - surat-surat tersebut disatukan bukan oleh kepribadian koresponden atau penerima, tetapi oleh tujuan orang yang mengumpulkan atau menyusunnya. Tetapi mereka, sebagai suatu peraturan, dibedakan oleh homogenitas materi tertentu, yang memungkinkan untuk mempelajarinya sebagai berbagai sumber (pendekatan ini dan kemungkinan yang terbuka di dalamnya telah dibahas di atas - lihat Bab 8).

Korespondensi dan arsip pribadi. Publikasi sumber surat. Sumber-sumber tulisan kurang dapat menerima pencatatan bibliografi yang akurat dibandingkan sumber lain. Hal ini berlaku terutama pada sebagian besar dari mereka yang masih belum dipublikasikan. Proporsi materi yang tidak diterbitkan di sini bahkan lebih besar dibandingkan memoar dan buku harian, karena korespondensi untuk tujuan yang dimaksudkan tidak berarti publikasi. Ini diterbitkan, sebagai aturan umum, dalam waktu yang cukup lama setelah kematian para pesertanya dan orang-orang yang kepentingannya dapat terpengaruh oleh penerbitannya, dan dalam kasus lain - dengan denominasi tertentu.

Korespondensi yang tidak dipublikasikan tetap berada di arsip pribadi atau keluarga dan menjadi bagian terbesar dari dokumentasi mereka. Biasanya surat disimpan di surat-surat penerima, namun kadang-kadang dikembalikan kepada koresponden atau ahli warisnya. Korespondensi pribadi disimpan di arsip negara, museum, dan departemen naskah perpustakaan sebagai bagian dari koleksi pribadi yang bersangkutan. Peneliti dapat mengaksesnya berdasarkan aturan kearsipan yang berlaku di suatu negara atau (jika arsip tersebut belum dipindahkan ke negara bagian, kota, atau tempat penyimpanan ilmiah mana pun) dengan persetujuan pribadi dari pemiliknya.

Arsip tokoh masyarakat dan pemerintah selalu memuat dokumentasi tidak hanya yang berasal dari pribadi, tetapi juga yang berhubungan langsung dengan jabatan resminya, jabatan partai, dan lain-lain. Sebagai bagian dari arsip mereka, mudah untuk membedakan, di satu sisi, makalah resmi (dalam arti luas), yang menurut jenisnya, dan di sisi lain, materi yang bersifat pribadi, seperti entri buku harian, sketsa atau teks memoar yang lengkap, dll. Korespondensi yang disimpan oleh pendiri paling sering bersifat pribadi dan bisnis (sekali lagi dalam arti luas), dan jauh lebih sulit untuk mengisolasi materi surat yang sebenarnya darinya.

Berkenaan dengan surat kabar tokoh politik di berbagai negara Barat, pertanyaan tentang siapa yang berhak memilikinya dan di mana harus menyimpannya diputuskan secara berbeda. Di Amerika Serikat, surat-surat (termasuk surat-surat resmi) dari presiden yang mengakhiri masa jabatannya telah lama dianggap sebagai milik pribadi mereka, dan akibatnya, arsip beberapa di antaranya (M. Filmore, M. Van Buren, W. Grant) dimusnahkan oleh mereka sendiri atau ahli warisnya. Kemudian penyimpanan arsip kepresidenan diambil alih oleh departemen manuskrip Perpustakaan Kongres, di mana dana 23 presiden dikonsentrasikan, termasuk dokumen-dokumen yang tidak berhubungan dengan kantor (khususnya, terdapat 194 jilid makalah A. Lincoln untuk periode 1833 hingga 1865). Penciptaan sistem perpustakaan kepresidenan di Amerika Serikat terutama melibatkan penyimpanan dan penggunaan ilmiah dari dokumentasi yang dihasilkan selama masa kepresidenan terkait, namun dokumen lain dari mantan presiden atau orang-orang terdekatnya dapat ditransfer ke perpustakaan-museum ini (dengan cara sumbangan). Pada dasarnya, masalah pemisahan dokumen “publik” milik presiden dan dokumen “pribadi” belum terselesaikan dalam praktik kearsipan dan undang-undang kearsipan di Amerika Serikat. Di Italia, Arsip Pusat Negara (Roma) menampung dana individu yang menduduki posisi menteri pada periode setelah unifikasi nasional.

Karena arsip tokoh politik terkemuka secara alami menarik dan terus menarik perhatian para sejarawan, arsip yang dibuka untuk penggunaan ilmiah menjadi subjek publikasi khusus yang meliput mereka secara keseluruhan atau sebagian. Korespondensi selalu disertakan dalam publikasi semacam itu. Di AS, misalnya, sehubungan dengan peringatan 200 tahun keberadaannya, makalah para “bapak pendiri” negara Amerika diterbitkan kembali dan pada tingkat ilmiah dan arkeografis yang tinggi. Arsip pribadi J. Washington mengumpulkan 70 jilid dalam bentuk terbitan, B. Franklin - 62 jilid, T. Jefferson - 50 jilid, arsip keluarga Adams - 130 jilid, dll. Publikasi ini juga mencakup surat-surat yang tidak hanya ditulis oleh orang-orang ini, tetapi juga diterima oleh mereka, yaitu. korespondensi mereka di kompleks koresponden-penerima.

Contoh jenis publikasi selektif yang berbeda berdasarkan bahan arsip pribadi adalah publikasi makalah tokoh politik terkemuka Italia pada akhir abad ke-19 dan awal abad ke-20. G.Giolitti. Setelah kematian Giolitti, arsipnya dipindahkan oleh ahli warisnya ke penyimpanan negara, kecuali dokumen-dokumen yang dianggap keluarga terkait dengan ranah pribadi kehidupannya. Publikasi tersebut mencakup dokumen-dokumen dari kedua bagian arsip Giolitti, dan ini secara eksklusif merupakan surat-surat (dari Giolitti sendiri dan ditujukan kepadanya), selalu dalam satu atau lain cara berhubungan dengan hubungan politik, dan terkadang bersifat sepenuhnya resmi.

Secara umum, korespondensi negarawan negara-negara Eropa dan Amerika diterbitkan dalam jumlah yang sangat kecil. Para menteri, anggota parlemen, pemimpin partai-partai berpengaruh, diplomat terkemuka atau pemimpin militer biasanya bersedia tampil di media cetak dengan memoar mereka, di mana mereka dapat menyajikan masa lalu sesuai keinginan mereka, tetapi untuk waktu yang lama mereka melindungi korespondensi mereka, di mana masalah-masalah a yang bersifat non-pribadi dibahas secara rahasia, mulai dari publikasi dengan perintah khusus. Penting untuk dicatat, misalnya, bahwa sejarah dan latar belakang Perang Dunia Pertama tercermin dalam banyak memoar dan buku harian yang diterbitkan, sementara korespondensi dari mereka yang berperan aktif dalam peristiwa-peristiwa tersebut, baik di depan maupun di belakang layar, terwakili. oleh publikasi yang relatif sedikit.

Namun bagi peneliti, arsip yang bernilai dan menarik tidak hanya dimiliki oleh orang-orang dengan nama besar dalam sejarah. Yang tidak kalah pentingnya, meskipun lebih jarang diterbitkan, adalah arsip-arsip peristiwa-peristiwa tertentu yang biasa-biasa saja, yang secara lahiriah biasa-biasa saja. Misalnya saja arsip keluarga bangsawan Verney (Uetpeu), yang berisi korespondensi dan dokumen lain dari beberapa generasinya yang hidup sebelum, selama dan setelah Revolusi Inggris. Arsip keluarga ini dijelaskan dalam tinjauan khusus yang disusun oleh Royal Commission on Manuscript Historical Sources, dan sebagian telah diterbitkan.

Korespondensi yang paling luas biasanya dilakukan oleh para penulis, humas, dan filsuf, yang menjadi “ahli pemikiran” pada masanya. Arsip mereka berisi banyak surat dari berbagai koresponden. Jadi, L.N. Sekitar 6 ribu orang menulis surat kepada Tolstoy dari luar negeri saja, dan surat yang diterima dari mereka berjumlah sekitar 9 ribu surat." Pada gilirannya, surat tulisan tangan dari penulis dan pemikir terkenal disimpan dengan cermat oleh penerima, disalin, dan sering kali menjadi barang koleksi. Di dalam negeri repositori berisi, misalnya, tanda tangan dari banyak surat Voltaire, yang datang ke negara kita dengan cara yang berbeda: sebagian karena korespondensinya dengan penerima Rusia (Catherine II, A.R. Vorontsov, D.M. Golitsyn, dll.), sebagian - sebagai hasil kegiatan pengumpulan. Koleksi terbesar materi Voltaire (178 surat, kecuali satu, tulisan tangan) disajikan di arsip Institut Sejarah St. Petersburg dari Akademi Ilmu Pengetahuan Rusia."

Korespondensi perwakilan budaya terkemuka, dianggap dalam masyarakat sebagai kelanjutan dan bagian integral dari budaya mereka aktivitas kreatif, sering kali mulai dipublikasikan dengan relatif cepat. Namun publikasi yang benar-benar ilmiah dari warisan tulisan mereka memerlukan pekerjaan pendahuluan yang sangat besar (mencari sumber asli, membandingkan berbagai teks, dll.), yang tidak dapat dilakukan dalam waktu singkat. waktu yang singkat. Indikasi dalam pengertian ini adalah nasib korespondensi Voltaire. Sejak akhir abad ke-18. itu diterbitkan berkali-kali - baik sebagai bagian terpisah maupun dalam kumpulan karya karyanya (untuk pertama kalinya - pada tahun 1785). Karya dan surat Voltaire edisi 52 jilid, diterbitkan pada tahun 1877-1885. L. Molan, disusun sebagai publikasi ilmiah, ringkasan dari semua publikasi sebelumnya. Namun, banyak surat di dalamnya direproduksi bukan dari aslinya, tetapi dari salinan, seringkali sepenuhnya salah, secara sewenang-wenang menggabungkan potongan-potongan teks yang berbeda (sejumlah kesalahan dalam edisi ini diidentifikasi ketika membandingkan surat asli dari surat-surat terkait yang disimpan di Rusia dengan itu). Dan baru pada tahun 1952 di Swiss, T. Besterman memulai penerbitan korespondensi Voltaire, berdasarkan aslinya dan fotokopinya, yang dalam bentuk jadinya berjumlah 107 jilid (termasuk buku referensi) dan dapat dianggap benar-benar ilmiah.

Salah satu kompleks surat yang paling luas di zaman modern adalah korespondensi K. Marx dan F. Engels satu sama lain dan dengan pihak ketiga. Ini dipelajari secara menyeluruh dalam konteks penelitian tentang sejarah Marxisme, yang pada masa Soviet tersebar luas di Uni Soviet, namun tidak terbatas di negara kita.

Setelah kematian Marx, Engels menyimpan semua makalahnya dan kemudian mewariskannya (bersama dengan arsipnya sendiri) kepada Dewan Sosial Demokrasi Jerman, menunjuk E. Bernstein sebagai orang yang bertanggung jawab atas penerbitannya. Sebelum Perang Dunia Pertama, Dewan SPD menerbitkan surat-surat Marx dan Engels satu sama lain dalam empat jilid, serta koleksinya, antara lain korespondensi, termasuk surat-surat mereka kepada F.A. Sorge. Sejumlah surat dari para pendiri Marxisme diterbitkan di organ teoretis SPD Neue Zeit.

Namun korespondensi antara Marx dan Engels tidak sepenuhnya disajikan dalam arsip SPD. Engels menyimpan surat-surat yang ia dan Marx saling bertukar, korespondensi yang mereka terima dari berbagai negara, dan draf dari banyak balasannya. Pada saat yang sama, sebagian besar surat yang dikirim oleh Engels dan Marx kepada orang yang berbeda tetap berada pada penerimanya.

Pada tahun 1921, Institut Marx dan Engels (kemudian Institut Marxisme-Leninisme di bawah Komite Sentral CPSU) didirikan di Moskow. Ini menjadi pusat kerja sistematis untuk mengumpulkan, mempelajari dan menerbitkan seluruh warisan sastra para pendiri Marxisme. Arsip Pusat Partai IML, yang ada hingga tahun 1991, memuat (dalam fotokopi atau asli) hampir semua korespondensi Marx dan Engels yang ditemukan pada saat itu. Naskah asli dan makalah lain mereka, yang ada di arsip SPD, dibawa keluar Jerman setelah Nazisme berkuasa dan disimpan di Institut Internasional Sejarah Sosial di Amsterdam. Saat ini, IISS dan RGASPI bersama-sama melaksanakan proyek penerbitan MEGA (Marx-Engels Gesamtausgabe), yang dimulai pada periode antar perang - publikasi lengkap dalam bahasa asli warisan sastra Marx dan Engels, termasuk korespondensi.

Pusat penting lainnya di mana dokumentasi tentang sejarah Marxisme dikumpulkan dan penelitian dilakukan di bidang ini adalah Institut G.J. Feltrinelli di Milan, yang didirikan setelah pembebasan Italia dari fasisme. Dia menerbitkan, khususnya, korespondensi Marx dan Engels dengan koresponden Italia mereka pada tahun 1848-1895. (total 528 surat ke dan dari Italia) dan korespondensi antara Engels dan pendiri ISP F. Turati. Antonio Labriola juga sering menulis surat kepada Engels dari Italia, namun hanya sedikit surat Engels kepadanya yang ditemukan.

Pada awal abad ke-21, korespondensi antara Marx dan Engels telah diterbitkan sepenuhnya dalam edisi kedua karya mereka dalam bahasa Rusia. Volume utama dan tambahan dari publikasi ini mencakup lebih dari 4 ribu surat dari para pendiri Marxisme.

Dalam beberapa dekade terakhir, sehubungan dengan peralihan umum historiografi asing ke arah studi tentang permulaan manusia dalam sejarah dan, khususnya, persepsinya oleh orang-orang biasa yang terlibat dalam peristiwa-peristiwa besar, dokumen-dokumen seperti surat-surat dari garis depan kedua perang dunia telah menarik perhatian. Di Jerman, di mana terdapat lebih banyak publikasi surat-surat semacam itu dibandingkan di negara lain, surat-surat tersebut dianggap sangat penting sebagai sumber untuk mempelajari “kehidupan sehari-hari di garis depan” (sensor militer mencegah surat-surat tersebut mencerminkan aspek-aspek lain dari perang). Pada tahun 1997, sebuah studi khusus diterbitkan tentang surat-surat dari para peserta Perang Dunia Pertama dan penggunaannya dalam perjuangan politik Republik Weimar. Publikasi bertajuk "Wajah Lain Perang" ini memuat surat-surat garis depan Jerman dari Perang Dunia Kedua. Kumpulan surat penting dari personel militer Jerman tahun 1938-1945. terletak di RGVA di antara dokumen-dokumen lain yang diambil (dana 1452, 189 unit penyimpanan). Di awal tahun 90an. Surat-surat yang disertakan di dalamnya dari Front Timur diterbitkan di Jerman dengan bantuan arsiparis Rusia.

Di Prancis, publikasi surat-surat garis depan dari periode Perang Dunia Pertama sebagian besar mencakup kompleks pribadi individu. Upaya untuk menyajikan gambaran umum tentang pengalaman manusia yang tercermin dalam surat-surat tersebut dilakukan oleh stasiun radio Radio France. Dia berbicara kepada pendengar radio dengan seruan untuk mengirimkan surat-surat yang diawetkan dari tentara garis depan tahun 1914-1918. dan menerima lebih dari 8 ribu surat. Dari surat-surat ini dipilih sebuah publikasi cetak dan dua CD yang diputar (direkam oleh pembaca kontemporer). Namun keduanya bertujuan untuk mempopulerkan pengetahuan tentang perang, dan bukan untuk tujuan penelitian. Dengan cara yang sama, publikasi serupa berupa surat dan dokumen pribadi lainnya tentang pendaratan pasukan Anglo-Amerika di Normandia pada tahun 1944 (termasuk kesaksian dari penduduk lokal dan peserta pertempuran di kedua sisi).

Pada umumnya sumber-sumber epistolary zaman modern dan kontemporer diterbitkan di negara-negara Eropa dan Amerika dalam berbagai terbitan yang bervariasi dalam ruang lingkup, tujuan dan kualitasnya, sehingga tidak mungkin diberikan gambaran ringkas sekalipun. Namun demikian, sebagian besar dari dokumen-dokumen tersebut, yang terdiri dari surat-surat dari orang-orang yang tampaknya tidak terlibat dalam tindakan dan peristiwa bersejarah, tidak hanya tidak dipublikasikan, tetapi juga sebagian besar tidak diketahui oleh para peneliti.

Analisis sumber dokumen surat. Mempertimbangkan apa yang baru saja dikatakan, ketika mempertimbangkan metode analisis sumber korespondensi, disarankan untuk mengambil dasar kasus yang kompleks, tetapi cukup mungkin terjadi, ketika seorang peneliti mengerjakannya di arsip, di mana materi ini telah disimpan dalam bentuk yang tidak dipublikasikan, dan mungkin bahkan belum disortir dan disistematisasikan.

Pada kondisi serupa Pertama-tama perlu diperhatikan kertas-kertas apa saja yang ditemukan surat yang diteliti itu: apakah surat itu disimpan sebagai dokumen tersendiri atau merupakan bagian dari keseluruhan kelompok surat yang ditulis oleh tangan yang sama, baik (sendiri atau bersama-sama dengan surat-surat lainnya) merupakan bagian dari dana pribadi atau keluarga, dan sebagainya. Lokasi surat dalam arsip terkadang menjadi satu-satunya informasi tentang surat tersebut yang dapat digunakan sebagai titik awal dalam menganalisis sumber tersebut, dimulai dengan mengidentifikasi koresponden dan penerima.

Seringkali, teks surat itu sendiri memuat petunjuk tentang siapa surat itu ditulis dan kepada siapa surat itu ditujukan, yaitu alamat kepada penerima di awal dan tanda tangan koresponden di akhir. Namun terkadang nama koresponden dan penerima harus diketahui melalui penelitian khusus - misalnya jika hanya ditemukan draf surat yang tidak dicantumkan, jika diganti dengan nama panggilan rahasia atau nama panggilan bersahabat, jika nama koresponden dan penerima harus ditentukan melalui penelitian khusus. awal dan akhir surat tidak dipertahankan, dll. Dalam kasus seperti ini, kepemilikan surat pada kumpulan atau kelompok dokumen tertentu dapat memberikan petunjuk. Draf biasanya disimpan dalam koleksi koresponden, dan surat, yang dikirim dan sampai di tujuannya, ada dalam koleksi penerima. Tentu saja, pengecualian terhadap aturan ini dimungkinkan: karena alasan tertentu, penerima dapat mengembalikan surat yang diterima kepada koresponden; pendiri dana tidak boleh koresponden atau penerima sendiri, tetapi salah satu kerabat salah satu pihak. Jika ada alasan untuk berasumsi seperti ini, maka ini harus diperiksa berdasarkan afiliasi dari dokumen yang tersisa dari dana ini atau pertemuan. Namun, dengan satu atau lain cara, pada akhirnya biasanya dimungkinkan untuk menghubungi koresponden atau penerima. Koresponden juga dapat diidentifikasi melalui tulisan tangan surat tersebut, tetapi hanya jika ada contoh lain yang sudah “teridentifikasi” dari tulisan tangan tersebut.

Dalam kondisi tertentu, dengan mengetahui nama koresponden, dimungkinkan untuk mengetahui nama penerima, atau sebaliknya. Untuk melakukan ini, perlu memiliki gagasan tentang lingkaran orang-orang yang berkorespondensi dengan orang tersebut, dan lebih disukai juga tentang sifat hubungannya dengan mereka. Dengan adanya informasi tersebut dan dengan mempertimbangkan isi, nada dan ciri-ciri lain dari surat yang sedang dipelajari, dengan tingkat kemungkinan yang masuk akal dapat diasumsikan dari siapa sebenarnya surat itu diterima atau kepada siapa surat itu ditujukan. Namun asumsi tersebut tidak dapat dianggap terbukti sampai diverifikasi dan dikonfirmasi melalui analisis tulisan tangan (jika berkaitan dengan koresponden), kesaksian dari sumber lain, atau dengan cara lain.

Di antara metode atribusi sumber surat yang paling umum, disarankan untuk menemukan bukti dokumenter tentang siapa penulis surat yang diteliti, menganalisis gagasan surat ini dibandingkan dengan yang lain menggunakan “persamaan tematik” dan “perbandingan tekstual”, menganalisis kosakata yang menyampaikan ide-ide ini, pola dan ekspresi bicara yang khas, serta elemen gaya lainnya. Atribusi surat-surat (serta sumber-sumber asal pribadi lainnya) menurut gaya penulis dapat dilakukan tidak hanya dengan metode tradisional, tetapi juga dengan bantuan analisis komputer kuantitatif.

Anda tidak dapat membatasi diri hanya untuk mengetahui nama koresponden dan penerima. Peneliti mungkin merasakan manfaatnya segala sesuatu yang menyangkut pribadi, keluarga, persahabatan, hubungan bisnis, karakter, suka dan tidak suka, jabatan resmi dan aspek lain dari kehidupan dan aktivitas mereka masing-masing. Telah disebutkan di atas bahwa kadang-kadang dimungkinkan untuk mengidentifikasi yang kedua dengan nama salah satu peserta korespondensi; “kenalan” mendetail dengan kedua karakter memberikan kunci untuk memecahkan masalah penting lainnya.

Salah satu pertanyaan tersebut muncul ketika koresponden diyakini terkenal, namun terdapat keraguan apakah surat atau kelompok huruf tertentu benar-benar ada dalam tulisan tangannya. Keraguan seperti itu sangat tepat jika, misalnya, surat-surat ini disimpan bukan di antara surat-surat pribadi penerima atau tersangka koresponden, tetapi di arsip polisi, dalam kasus pengadilan, di mana surat-surat itu muncul sebagai semacam bukti yang memberatkannya. atau dalam kepemilikan pihak ketiga, karena alasan tertentu tertarik untuk mengkompromikannya. Contoh tipikal adalah dokumen palsu yang disajikan oleh jaksa penuntut selama persidangan Dreyfus, yang diduga membenarkan bahwa melalui dialah informasi rahasia Prancis ditransfer ke Jerman. Itu adalah surat dari seorang agen (atas) militer Jerman di Paris kepada rekannya dari Italia, ditulis dalam bahasa Prancis dengan banyak kesalahan yang sengaja dibuat oleh pembuat pemalsuan. Tetapi mereka tidak memperhitungkan bahwa penulis imajiner surat itu adalah penduduk asli Alsace dan menguasai bahasa Prancis dengan sangat baik, dan oleh karena itu tidak mungkin menulis begitu buta huruf.

Untuk memverifikasi keaslian surat, perlu diperoleh informasi tentang kegiatan dan lingkungan sekitar penulis pada saat surat itu ditulis. Bukti keaslian atau konfirmasi pemalsuan yang tidak dapat disangkal diberikan melalui pemeriksaan grafologi, yaitu. memeriksa kepenulisan surat dengan tulisan tangan.

Terkadang tidak hanya surat-surat yang terkubur di arsip saja yang ternyata palsu, tapi juga surat-surat yang sudah menjadi milik pembaca. Hoax sastra bergenre epistolary bukanlah hal yang jarang terjadi. Setidaknya mari kita sebutkan empat jilid surat yang diterbitkan di London, yang diduga ditulis pada tahun 1746-1762. favorit Louis XV, Marquise de Pompadour, surat palsu yang beredar luas dari Frederick II kepada Jean-Jacques Rousseau, disusun untuk tujuan yang membingungkan oleh orang Inggris X. Walpole (putra seorang tokoh politik terkenal), atau korespondensi palsu Louis XVI bersama saudara-saudaranya diterbitkan pada tahun 1803 di Perancis dan orang lain.

Pada pertengahan abad ke-19, ketika mengumpulkan tanda tangan dan manuskrip kuno menjadi mode dan bergengsi, Denis Vran-Luc, seorang spesialis yang tak tertandingi dalam memalsukan, termasuk banyak surat palsu, menjadi terkenal di Prancis. Di antara pemalsuannya adalah “surat-surat” dari Galileo, Pascal, Shakespeare, Rabelais, Cleopatra (kepada Kaisar), kaisar Romawi, rasul, Maria Magdalena dan lain-lain. Korban tipuannya, khususnya, adalah ahli matematika dan kolektor Michel Chales, yang diumumkan di Akademi Sastra, “membuktikan” bahwa hukum gravitasi universal ditemukan 35 tahun sebelum Newton oleh Pascal. Pada akhirnya, pelaku hoax diungkap oleh sekelompok ahli dan diadili atas tuduhan penipuan, namun dibebaskan dengan hukuman yang relatif ringan (dua tahun penjara dan denda £25).

Adalah logis untuk mencurigai adanya pemalsuan, misalnya, jika publikasi korespondensi dilakukan dengan tujuan yang jelas untuk menimbulkan sensasi, skandal publik, atau untuk mendiskreditkan atau menutupi salah satu partisipannya. Teks asli, yang dipalsukan di bagian tertentu melalui penyuntingan sewenang-wenang, penghapusan yang tidak ditentukan, dll., juga dapat diterbitkan.

Pemalsuan dokumen surat yang diterbitkan terungkap dengan cara yang sama seperti yang dijelaskan dalam kaitannya dengan pemalsuan memoar. Contoh nyatanya adalah terbuktinya kepalsuan sebagian besar surat-surat A.M. Gorky kepada sejarawan dan penulis lokal Siberia V.I. Anuchin, diterbitkan terakhir pada tahun 1941.

Unsur penting dalam tata cara analisis sumber suatu surat adalah penetapan waktu dan tempat penulisannya. Apabila surat tanda tangan yang diperiksa bukan rancangan, maka teksnya biasanya memuat paling sedikit cap tanggal di awal atau di akhir. Namun bahkan dalam surat yang dikirimkan kepada penerima, tanggalnya mungkin hilang sama sekali, tidak lengkap (hanya tanggal dan bulan - tanpa menyebutkan tahun) atau salah (misalnya, di awal tahun baru, surat sering salah ditandai sebagai lama) . Untuk menetapkan tanggal lengkap atau memperjelasnya, berbagai teknik digunakan. Surat yang dikirim dan diterima di tempat tujuan serta disimpan dalam amplop diberi tanggal sesuai dengan cap pos yang dibubuhkan pada saat dikirimkan. Stempel yang sama membantu menentukan tempat surat itu ditulis. Namun stempel hanya menentukan waktu dan tempat penulisan surat saja, sebab surat terkadang terlambat dikirim dan belum tentu dari tempat penulisannya. Jika surat itu tidak memuat tanggal yang lengkap, termasuk hari dan bulan yang menunjukkan hari dalam seminggu (misalnya, “Jumat, 4 Januari”), unsur (tahun) yang hilang dapat ditentukan dengan menggunakan apa yang disebut “kalender abadi”. ”, tetapi dengan mempertimbangkan fakta bahwa kombinasi tersebut diulangi pada interval tertentu. Bila tidak ada kemungkinan lain, sebaiknya usahakan menentukan tempat dan paling tidak perkiraan tanggal penulisan surat berdasarkan isinya. Untuk surat kencan, tanggapan terhadap peristiwa yang tanggalnya tepat, penyebutan hari libur yang akan datang atau yang lalu, usia koresponden, penerima atau orang yang dekat dengannya, dan pengamatan tertentu terhadap alam sangat berguna. Saat bersiap untuk mencetak surat-surat Voltaire kepada temannya Pangeran Dargental (Charles-Augustin de Ferriol), surat-surat itu diberi tanggal berdasarkan di mana tepatnya Voltaire menulis kepada penerimanya, gelar apa yang dia panggil, dll.

Ketika seorang peneliti bekerja dengan bahan surat yang diterbitkan, publikasi tersebut biasanya berisi data dasar yang tercantum di atas tentang setiap surat (koresponden, penerima, waktu dan tempat penulisan). Namun bahkan dalam publikasi tingkat ilmiah tertinggi, data ini terkadang kurang akurat dan kemudian direvisi berdasarkan penelitian baru. Kita harus lebih berhati-hati dalam menerima atribusi dan penanggalan berdasarkan bukti tidak langsung dari surat-surat yang diterbitkan tanpa penelitian ilmiah dan tekstual yang ketat mengenai surat-surat tersebut.

Sangat penting untuk mengetahui apakah pembuat publikasi memiliki surat-surat asli yang disertakan di dalamnya. Perlu juga dipertimbangkan siapa dan untuk tujuan apa publikasi ini dilakukan, apa tingkat arkeografisnya secara umum, apakah publikasi tersebut mencakup liputan penuh atas warisan tulisan koresponden atau surat-suratnya kepada orang tertentu atau bersifat selektif, termasuk hanya dokumen yang baru ditemukan, dll. P.

Penerbitannya, yang dilakukan menurut aslinya dan sesuai dengan kaidah arkeografi ilmiah, menjamin kelengkapan dan keakuratan teks surat. Jika publikasi yang ada tidak cukup dapat diandalkan, tetapi peneliti tidak dapat langsung merujuk ke aslinya, paling tidak perlu untuk mengidentifikasi kesalahan yang paling jelas dalam teks melalui analisis komparatif dari berbagai edisi korespondensi yang sedang dipelajari.

Analisis sumber-sumber surat berdasarkan hakikat isinya, dalam kondisi tertentu, dipersulit dengan adanya subteks tersembunyi di dalamnya yang perlu diidentifikasi dan diuraikan. Tugas ini sering muncul dan karena berbagai alasan. Koresponden dapat, dengan bantuan penghilangan dan ekspresi yang disederhanakan, “bermain petak umpet” dengan lawan bicara jika hubungan mereka tidak kondusif untuk saling jujur. Dengan hubungan pribadi yang sangat erat antara mereka yang berkorespondensi, surat-surat mereka, yang ditujukan hanya kepada satu sama lain, dirancang agar dapat dipahami secara sekilas dan itulah sebabnya surat-surat tersebut mengandung banyak hal yang tidak dapat dipahami oleh yang belum tahu (petunjuk, nama panggilan lucu, dll. .). Kadang-kadang, akhirnya, penulis sendiri berasumsi kemungkinan surat itu dibaca oleh orang lain selain penerima dan mengambil tindakan terlebih dahulu terhadap pembaca yang tidak diinginkan dan terkadang berbahaya atau, sebaliknya, mengatakan sesuatu yang khusus untuknya. Misalnya, Antonio Gramsci, dalam suratnya yang disensor kepada keluarganya dari penjara fasis, menggunakan berbagai teknik Aesopian, termasuk analogi sejarah, ketika berbicara tentang posisinya sebagai tahanan politik. Maka, untuk mengungkapkan sikapnya terhadap gagasan petisi pengampunan yang terus-menerus ditanamkan dalam diri dirinya dan orang-orang yang dicintainya, yang tidak bisa ia tulis secara langsung, ia mengecam keras kepatuhan yang ditunjukkan dalam situasi serupa oleh patriot Italia tersebut. dari masa Restorasi F. Confalonieri, yang dijebloskan ke penjara Austria. Berbicara tentang buku yang baru saja dibacanya, yang berisi teks permohonan grasi Confalonieri, Gramsci menilainya sebagai “sebuah dokumen yang ditulis oleh seorang pria yang telah mencapai tingkat penghinaan dan rasa malu yang ekstrim” dan dengan sengaja menekankan kata-kata tersebut.

Materi surat, dengan segala subjektivitas penilaian dan pendapat yang terkandung di dalamnya, termasuk sumber sejarah yang paling dapat diandalkan. Penulis yang sama dalam korespondensinya, yang secara fungsional tidak dimaksudkan untuk diterbitkan, jauh lebih jujur ​​​​daripada, misalnya, dalam pidato politik publik atau dalam memoar yang ditujukan kepada banyak pembaca. Kesalahan memori dapat mempengaruhi keandalan korespondensi hanya dalam kasus di mana koresponden berdiskusi dengan penerima tentang masalah-masalah yang sudah lama terjadi, dan bukan berita yang relatif baru. Oleh karena itu, bukanlah suatu kebetulan bahwa perbandingan dengan korespondensi diperlukan ketika memeriksa kesaksian dari hampir semua jenis sumber yang dibahas di atas.

Namun keandalan sumber-sumber surat tidak boleh dimutlakkan. Kualitas pribadi koresponden, hubungannya dengan penerima, perannya dalam peristiwa yang ia gambarkan - semua ini sangat mempengaruhi tingkat ketidakberpihakannya, dan akibatnya, keakuratan dalam menyampaikan fakta, belum lagi penilaiannya. Selain bias sadar atau tidak sadar yang melekat pada diri koresponden, informasi yang ia laporkan mungkin tidak dapat diandalkan karena kurangnya informasi yang dimilikinya. Oleh karena itu, pemeriksaan kritis terhadap sumber-sumber lain (pilihannya bergantung pada di mana, mengapa, dan ke arah mana distorsi kebenaran korespondensi paling mungkin terjadi) dalam kasus ini sama wajibnya dengan semua sumber lainnya.

(Labriola L. Mari kita sebutkan sebagai contoh surat kepada istri dan saudara perempuan kapten tentara Prancis Anatole Castex, yang diterbitkan pada tahun 1996 oleh putranya, seorang spesialis sejarah Perang Dunia Pertama.

Lihat: Sgash/ A. Lerere da1 carcere. Ikan bandeng, Hering 61 B. Sarpogio e E. Guinn Toppo, 1968. P. 626-627.