E-posta yoluyla iletişim, herhangi bir modern ofis çalışanının işinin ayrılmaz bir parçasıdır. Ve muhasebeciler de istisna değildir. İş iletişiminin verimli, duygusal açıdan rahat ve son derece etik olmasını sağlayacak şekilde yazışmalar nasıl yürütülür? Okuyuculara bazı pratik tavsiyeler sunuyorum.

İPUCU 1. Mektuplarınızda muhatabınıza kişisel itirazınızı ihmal etmeyin

Bunu yaparak kişinin kişiliğine gösterdiğiniz ilgiyi göstermiş olursunuz. Belirli bir alıcıya bir mektup yazılırsa, içinde kişisel adresin bulunmaması yanlış ve kaba görünür.

Muhatapınıza ilk mektuplarınızdan birini yazdığınızda, genellikle şu soru ortaya çıkar: Ona hitap etmenin en iyi yolu nedir - sadece adıyla mı yoksa adı ve soyadıyla mı? Bu durumda kişinin size mektubunu sonlandıran imzada ne yazdığına bakmanız gerekir. Burada ad belirtilmişse (soyadı olmadan), örneğin "Svetlana Kotova", o zaman benimle ismimle iletişime geçmekten çekinmeyin. Ve eğer imza diyorsa “Svetlana Vasilievna Kotova, Trenzor LLC'nin baş muhasebecisi”, o zaman alıcıya uygun şekilde hitap etmeniz gerekir. Her durumda, ikinci seçenek son derece doğrudur ve dolayısıyla bir kazan-kazan durumudur.

“Kimden” alanındaki bilgilere güvenmenizi önermiyorum. Sonuçta, genellikle başlangıçta e-posta adresinin sahibi tarafından değil, e-posta kurulumu sırasında şirketin BT uzmanı tarafından doldurulur.

Bu arada, yazı ne kadar demokratik olursa olsun, bir iş ortağına veya müşteriye hitap ederken ismin kısa biçimini (“Sasha” yerine “Sash”, “Anya” yerine “An”) kullanmamanızı şiddetle tavsiye ederim. tarzı ve yazışmalarınız kaç yaşında olursa olsun. Sözlü konuşmada tanıdık gelen şeyler, yazılı konuşmada çok basit görünür.

İPUCU 2. Selamlama şeklinize özellikle dikkat edin

ifadesini kullanmamalısınız. "İyi günler!". Alıcının saat dilimini eşleştirmek gibi iyi bir niyetiniz olsa bile, bu ifade kulağa tatsız geliyor, hatta kaba bile diyebilirim. Nötr seçenekleri kullanmak daha iyidir: "Merhaba...", "Tünaydın...". Ve elbette, eğer biliyorsanız alıcının adını da tebrik mesajına ekleyin. Kişisel olarak ben mesela meçhul birinden çok daha hoş buluyorum "Merhaba!" kişisel ol "Merhaba Tamara!".

Bu şekilde alıcının zamanından tasarruf edeceğinizi unutmayın. Sonuçta aldığı mektubun içeriğini anında değerlendirebilecek ve önceliğine ve önemine hızla karar verebilecektir.

Konu satırı kısa olmalı ancak aynı zamanda yazışmanın konusunu da doğru bir şekilde yansıtmalıdır. Örneğin, “Alpha LLC'den anlaşma, fatura, kanun”"Belgeler" yerine. Tartışılan konunun yönleri değiştikçe konuyu netleştirin. Örneğin, “Perm ile İşbirliği” → “Perm ile İşbirliği. Müzakerelerin tarihi" → "Perm ile işbirliği. Taslak anlaşma".

Yazışma sırasında “Konu” alanının muhatabınız tarafından rastgele doldurulduğunu veya hiç doldurulmadığını görürseniz inisiyatif alıp iki senaryodan birini deneyin.

SENARYO 1. Cevap verirken “Konu” alanını kendiniz doldurun. Alıcı dikkatliyse, belki de bu, yazışmanızı yeterli bir forma getirmek için zaten yeterli olacaktır.

SENARYO 2. Alıcı "Konu" alanını doldurmayı ihmal etmeye devam ederse ona aşağıdakine benzer bir mektup yazın: “Alla, mektubun konusunu hemen “Konu” alanına belirtmeni öneririm. Bu şekilde iletişimimizin etkinliğini önemli ölçüde artıracağımızı düşünüyorum.”.

İPUCU 4. “Kime” ve “Cc” alanlarına dikkat edin

Bir iş ortamında bu alanların genel kabul görmüş amacını açıkça anlamanız gerekir:

• <если>"Kime" alanında yalnızca siz listelenirsiniz - bu, mektubu gönderenin sizden sorusuna veya isteğine bir tepki beklediği anlamına gelir;
• <если>alanda birden fazla alıcı var; gönderen, alıcıların her birinden veya herhangi birinden yanıt bekliyor. Bu durumda, yanıt verirken, "Tümünü yanıtla" işlevini kullanarak gönderen tarafından belirlenen alıcıların listesini kaydedin (tabii ki, kasıtlı olarak yalnızca mektubun yazarına yanıt vermek istemiyorsanız, yanıtınızın özünü gizleyin) yazışma katılımcılarının geri kalanından);
• <если>Adınız “Kopyala” alanında görünüyor - gönderen sorudan haberdar olmanızı istiyor ancak sizden bir cevap beklemiyor. Bu, bu konuyla ilgili yazışmalara girmemeniz gerektiği anlamına gelir. Hala bunu yapmaya karar verirseniz, mektuba aşağıdaki ifadelerden biriyle başlamak iyi bir form işareti olacaktır: “Mümkünse bu konunun tartışmasına katılmak isterim…”, “Düşüncelerimi ifade edeyim...”.

BCC alanına gelince, iş etiği açısından en tartışmalı e-posta aracıdır. Bazen neredeyse gizli bir gözlem ve bilgi aracı olarak algılanıyor. Sonuçta BCC'ye yerleştirilen alıcılar diğer alıcılar tarafından görülemez. Etik konularda özellikle titiz davranan, genellikle büyük şirketlerde, bu alanın toplu postalar dışında kurumsal yazışmalarda kullanılması kesinlikle yasaktır. Ancak çoğu şirkette aşağıdaki kurallara uyarak bunu kullanıyorlar:

• “Bcc” alanı doldurulmuş bir mektup göndermek, mektubun yazarının gizli alıcılara bu mesaj biçiminin nedeni ve amacı hakkında bilgi verdiğini (veya bildireceğini) varsayar;
• gizli alıcının yazışma yapmasına gerek yoktur.

Eğitimler sırasında bana sık sık şu soru soruluyor: Bir müşteriden veya meslektaştan gelen bir mektuba yanıt vermenin gerekli olduğu süreye ilişkin genel kabul görmüş standartlar var mı? Ancak buna evrensel bir cevap veremezsiniz.

İç yazışmalardan bahsedersek, buradaki her şey şirketin hızı ve yaşam ritmi tarafından belirlenir. Bir buçuk saatten fazla yanıt gecikmesinin kötü davranış olarak değerlendirildiği şirketler var. Ve gün içinde bir yerlerde cevap her şeyin sırasına göredir.

Genel kural olarak bir mektuba en kabul edilebilir yanıt süresi 2-3 saattir. Bu, gönderenin bir yanıt beklediği ve muhatabının sessizliğinden iç rahatsızlık yaşamadığı sözde rahat bekleme süresidir.

Peki ya mektubu alıp okuduktan sonra ona 24 saat içinde tam bir cevap veremeyeceğinizi fark ederseniz? Daha sonra, görgü kurallarına uygun olarak, gönderene mektubu aldığınızı ve buna yanıt vermek için gereken yaklaşık süreyi bildirin. Örneğin: “Merhaba Sergey Vasilievich! Mektubunu aldım. Önümüzdeki birkaç gün içinde cevap vereceğim” veya “Andrey, mektubu aldım. Teşekkür ederim! Cevaplamak için daha fazla bilgiye ihtiyacım var. Daha sonra cevap vermeye çalışacağım...”.

İPUCU 6. Bir mektupta bilgi sunmak için temel kuralları izleyin

Birçoğu yok:

• bir mektubu okurken, en rahat ses seviyesi "tek ekrana", maksimum - bir A4 sayfasına sığar;
• Gönderilen eklerin hacmi 3 MB'ı geçmemelidir. Daha büyük dosyalar postanın alıcıda donmasına neden olabilir;
• Ekleri “paketlerken” evrensel zip veya rar kodlamasını kullanın. Diğer uzantılar iletim sırasında bloke edilebilir veya kesilebilir ve alıcı için sorun yaratabilir;
• Yanıta asla yeni bir mektupla başlamayın (yazışma geçmişini kaydetmeden). Aksi takdirde alıcı, orijinal mesajı arayarak zaman kaybetmek zorunda kalacaktır;
• Alıcının mümkün olduğu kadar anlayabileceği bir dilde yazın. Birçok kişi mesleki veya şirket içi kelime dağarcığı, argo, kısaltmalar ve İngilizce sözcükler kullanmanın uygun olup olmadığını merak ediyor.

Buna her özel durumda ayrı ayrı karar verilmelidir.

Bu nedenle, bir şirketteki iç kurumsal yazışmalar neredeyse her zaman argo ve kısaltmalarla doludur: bunlar tüm katılımcılar için tanıdık ve anlaşılırdır ve zamandan tasarruf sağlar. Ancak bunları karşı taraflarla yazışmalarınızda dikkatli kullanmanız gerekir.

Uygulamamda böyle bir durum vardı. Bir meslektaşım bir yayınevi için materyal hazırlıyordu ve ona yazdığı son mektubunda: “Maşa, lütfen tüm materyallerini bir an önce gönder”. Masha, bunun kendisi tarafından bilinmeyen ve metnin çevrilmesi gereken bir formatın tanımı olduğuna karar verdi. Yayıncının isteğini nasıl karşılayacağını düşünerek, sahtekarlıkla ya da hileyle çok zaman öldürdü. Makine'nin, 2 gün sonra, gizemli "asap" kelimesinin, yaygın olarak kullanılan İngilizce "as so so so so" kelimesinin kısaltması olduğunu öğrendiğinde duyduğu rahatsızlığı bir düşünün. Ancak Masha, talebi aldığı andan itibaren yarım saat içinde malzemeleri gönderebilir!

İPUCU 7. Her mektubu imzanızın ve kişilerinizin bir bloğuyla bitirin

Alıcıyı ne kadar yakından tanıyor olursanız olun ve yazışmalarınız ne kadar süredir devam ediyor olursa olsun, mektuplarınızın her biri imza ve iletişim bilgilerinden oluşan bir blok içermelidir. Bu, iş iletişimi kültürünün ayrılmaz bir unsurudur.

Blok şunları içermelidir:

• adınız ve soyadınız. Kısaltma kullanmaya gerek yoktur. Yerine “T.L. Vorotyntsev" imzamda belirtiyorum "Tamara Leonidovna Vorotyntseva" veya "Tamara Vorotyntseva" böylece muhatap bir cevap mektubunda benimle nasıl iletişime geçeceğini anlayacaktır;
• senin pozisyonun. Bu, alıcıya, sorunların çözümünde yetkinizin ve mesleki yeterliliğinizin sınırlarını anlama fırsatı verir;
• iletişim bilgileri (telefon, e-posta, şirket adı, web sitesi). Bu şekilde, alıcıya gerekirse ek operasyonel iletişim fırsatı sunacaksınız.

Söylenenlerin hepsine şunu eklemek istiyorum: e-postalarınız sizi karşılayan kıyafetlerin ta kendisidir. Başka bir deyişle, iş yazışmalarının görgü kurallarına uyarak, alıcınız üzerinde en hoş izlenimi bırakacaksınız.

Ticari yazışmalar, bir şirketin ve iş adamının imajının ayrılmaz bir parçasıdır. İletişim kurmak, bağlantıları sürdürmek, iş konularını yazılı olarak tartışmak bazen tercih edilir ve çoğu zaman basitçe gereklidir, bu nedenle iş yazışmalarında oluşturulan imajın, canlı iletişimin oluşturduğu dış imaja tam olarak karşılık gelmesi gerekir. Aynı zamanda ticari yazışmalarda kurallara ve gerekliliklere uymak sadece Genel İlkeler, ama aynı zamanda küçük şeylerde ve ayrıntılarda.

Ticari yazışmaların ilkeleri ve görgü kuralları

Ticari yazışma görgü kuralları genellikle ticari iletişimin genel gerekliliklerinden farklı değildir. İşte ana ilkeleri:

• nezaket, saygı,
• Hedef belirlemenin netliği,
• Sonuç odaklı ve temas odaklı,
• Başkalarının zamanına ve yükümlülüklerine karşı sorumlu tutum,
• mantıksal tutarlılık ve doğruluk,
• gerçek özgüllük,
• okuryazarlık,
• tonun tarafsızlığı, konuşmanın ciddiyeti ve formalitesi,
• itaat ve geleneklerin gözetilmesi.

Bu gereksinimler orijinal değildir ancak bunların uygulanması, ortaklar ve müşterilerle yapıcı etkileşimi garanti eder.

Harf formu ve dil formülleri

Antetli kağıt, şirketin yüzüdür, bu nedenle zorunlu özellikleri okuryazarlık, ayrıntıların doğruluğu, dış düzen ve tasarımın mütevazı özgünlüğüdür.

Formun köşe veya boylamasına versiyonu olsun, kuruluşun tam adı, posta adresi, gerçek ve resmi adresi, telefon, faks, e-posta adresleri ve resmi elektronik sayfanın adresi kolay okunabilir olmalıdır. Ayrıntıların listesi sıkı bir şekilde düzenlenmemiştir, ancak verilerin eksiksiz olması her zaman daha avantajlı görünmektedir.

Referans için: Yazışmaların kaydı hakkında bilgi de arzu edilir - tarih, listedeki numara, belgeyi gönderilmek üzere hazırlayan belirli icracı hakkında. Eğer bu bir cevap mektubu ise, talep mektubuna atıf yapılması gerekir.

Bir iş mektubunda, yazışmanın formatını kolaylaştıran türü de belirtmek mümkündür: bilgi mektubu, teklif, rica, dilekçe, özür, taziye, şükran.

Kuruluşun resmi antetli kağıdına yazılan mektup

Mektubun ilk kısmı, formülü muhatabın adını ve soyadını veya daha resmi bir versiyonunu - "Bay" kelimesini içeren bir adrestir:

• Sevgili Fedor Fedorovich!
• Sevgili Bay Smirnov!
• Sayın Bay Direktör!

Mektubun ana kısmı - bilgilendirici - kısa, anlaşılır ve özlü bir mesaj ve net görevler içerir: bilgi sağlamak, bilgiyi netleştirmek, tedarik sorununu çözmek vb. Mektup bir ret içeriyorsa, ilk yarıya açık ve delil niteliğinde bir gerekçeyle başlamak doğru olur. Seçilen tona bağlı olarak dil formülleri farklı olabilir:

• Şirket konunun dikkate alınmasını istiyor...
• Başkan ve Yönetim Kurulunun bilgilendirilmesi rica olunur...
• Lütfen fırsatı değerlendirin...
• Lütfen en kısa sürede cevap verin...

Mektubun son kısmı şükran, özür, sorunun en kısa sürede çözüleceğine dair güvence ve daha fazla işbirliği umududur.

İş mektupları resmi prosedürlere uygunluğu gerektirir: Mektup bir yöneticinin imzasını gerektiriyorsa, yönetici (en azından yardımcısı) tarafından imzalanmalıdır.

Çevrimiçi İş Kuralları ve İş E-postaları

Kağıt mektuplar gibi elektronik mektuplar da, spekülatif kurallar nedeniyle değil, tam olarak bu öğelerin bilgilendirici ve faydacı ve pratik açıdan çok uygun olabileceği için yetkin bir şekilde doldurulmasını gerektiren birkaç önemli unsurdan oluşur. Doğru bir mektup, doğru ve hızlı bir yanıtın yanı sıra soruna yapıcı bir çözüm de garanti eder.

Referans için: Şirketler genellikle kendi e-posta sunucularına ve programlarına sahiptir ve ayrıca e-posta biçimlendirmesi için kurumsal bir stil ve genellikle standart olanlarla çelişmeyen ancak onları tamamlayan dahili yazışma kuralları geliştirirler.

1. Muhatap: Muhatap satırında bir adresin belirtilmesi gelenekseldir.

Bu sadece muhataplara karşı saygılı bir tutumu göstermekle kalmaz, aynı zamanda onu da koruyacaktır.e— postaspam'den, gereksiz postalardan ve meraklı gözlerden.

1. Muhatap mektubunun bir kopyası belirli bir amaç için doldurulur.

Muhatap, ana muhatabına bir mektup göndererek ve "kopya" bölümünde bir başkasını belirterek, ikinci muhatabı olup bitenler hakkında bilgilendirir, ancak onun yanıt vermesini veya yazışmalara doğrudan katılmasını gerektirmez.

1. Konu satırı: özgüllük ve benzersizlik.

Konunun son derece spesifik olması, hem muhatabın hem de muhatabın tartışma konusunu yönlendirmesine ve birçok sorun ve görev arasında ayrım yapmasına yardımcı olmalıdır: sadece “Katya Raporu” değil, “Mayıs 2015 Raporu. Taslak.” Lütfen dikkat: Bu durumda adın faydası yoktur, çünkü muhatap, e-posta kutusunun adından muhatap için zaten açıktır.

E-postaların masaüstü monitörde veya tablette okunması aynı derecede kolaydır.

1. E-postanın gövdesi 3 temel öğeyi içermelidir.

İlk olarak bir selamlama (örneğin, bu günün ilk mektubu ise) ve bir adres (her harfte). İkincisi, sorunun ifadesi: kendinizin bir sunumu (mektup ilk ise), çözülmesi gereken görevlerin hatırlatılması, sorunun veya çözümünün bir açıklaması. Üçüncüsü, eyleme geçme isteği veya teşviki.

1. E-posta okuma bildirimi işlevi hassasiyet gerektirir.

Mektubun gerçekten önemli olması durumunda kullanılmalıdır, ancak örneğin telefonla alındığını sormanın bir yolu yoktur. Bu işlev genellikle alıcıya belirsiz, muğlak bir şekilde formüle edilmiş psikolojik yükümlülükler yükler, bu nedenle kötüye kullanılmamalıdır. Doğru ve o kadar da kategorik olmayan bir seçenek, mektubun sonunda okunduğunu belirten kibar bir istektir.

1. İmza, kısalık ve aynı zamanda kapasite gerektirir.

İfade standart "Saygılarımla" formülünü içerebilir veya soyadı ve adı ile sınırlı olabilir. İsim, pozisyon, kuruluş adı ve iletişim bilgilerini içeren imza 7 satırı geçmemelidir. Posta kutusuna ek olarak alternatif iletişim bilgilerinin belirtilmesi tavsiye edilir: telefon,Skype, ICQ, diğer popüler haberciler.

1. Ekler: Önemli olan dosyaları uyarmak ve doğru şekilde adlandırmaktır.

Netiquette, mektuba ekli dosyadaki belge hakkında bilgi gerektirir: formatı, hacmi ve içeriği hakkında. Yatırım yüzde 3-5'i geçmemeliMB. Mektubun konusu gibi başlığı da son derece kısa, spesifik ve benzersiz olmalıdır.

Normal e-posta türü

İnternet etiğinde bir mektubun tepki süresi, mektuptaki zamandan farklıdır.kapalı— astar. Acil bir mektuba yanıt beklemek için iki ila üç saat rahat bir zamandır. Acil veya önemli e-postalara yanıt olarak bazen uyarmak yeterlidir.e— postaalınır ve bilgiler dikkate alınır. Sorunun uzun süre düşünülmesi gerekiyorsa, muhatabın muhatabına soruyu yanıtlamanın ne kadar süreceği konusunda bilgi vermesi gerekir.

Referans için: Bir gün, e-postalara yanıt vermek için rahat bir zamandır. 3 gün içinde yanıt alınmazsa, görgü kuralları ikinci bir mektup göndermenize veya muhatapla alternatif bir iletişim kaynağı olan telefon aracılığıyla iletişime geçmenize olanak tanır.Skype, ICQ. 5-7 gün boyunca susmak veya tekrarlanan bir talebe yanıt vermek, iş yazışmalarına devam etme isteksizliği olarak değerlendirilebilir.

Bir iş adamının ve bir şirketin itibarı, yalnızca işin verimliliği ve etkinliğinden değil, aynı zamanda iş görüşmelerinin herhangi bir aşamasının küçük şeylerinden ve nüanslarından da oluşur. Şirketin her temsilcisinin ticari yazışma ilkelerine uyması gerekir: küçük bir katipten halkla ilişkiler uzmanına ve şirket başkanına kadar.

Video: İş mektupları açık, net ve anlaşılır bir şekilde nasıl yazılır?

Temas halinde

Hayatın değişmesine rağmen mektup yazma kuralları sarsılmaz kaldı. Artık kimse kağıda elleriyle mektup yazmıyor. Bunların yerini SMS, e-posta ve anlık mesajlaşma programları aldı. Bu nedenle harfler daha kısa ve özlü hale geldi. Aynı zamanda mektup türü hiçbir yerde kaybolmadı. Duygularımızın alıcıya ulaşması için her birimizin etik standartları hatırlaması ve bunlara uyması gerekir.

Bir iş ortağıyla etkileşimde bulunurken, bir iş başvurusunda bulunurken, bir müşteriyi pahalı bir ürün almaya ikna etmeye çalışırken isteğinizin özünü metinde aktarabilmeniz gerektiği gerçeğiyle görev daha da karmaşık hale gelir. bir iş ortamında tek kelimeyle.

Bu makaleyi yer imlerinize kaydedin ve her mektubu yazmadan önce kısa not olarak kullanın; pişman olmayacaksınız!

Ve şimdi sırayla.

Mektup yazma kuralları:

• Alınan tüm e-postalara yanıt vermelisiniz.
• Bir mektuba hemen yanıt yazmamalısınız: dikkatlice düşünmeniz gerekir, ancak mektubu çok fazla geciktirmemelisiniz: muhatapla ilişkinizi bozma riskiyle karşı karşıya kalırsınız.
• Alıcıya yanıt verirseniz, mektubunun başarıyla teslim edildiğini bilmesi için ona bir kartpostal göndermelisiniz.
• Kişisel yazışmalar başkalarının erişemeyeceği bir yerde saklanmalıdır.
• Kişisel bir mektubun bile bileşimsel olarak yapılandırılması gerekir.
• Bir mektubu bir zarfa koymadan önce dikkatlice kontrol edilmelidir.
• İyi bir ruh halinde olduğunuzda bir mektup yazmanız gerekir. Öfkeli ifadeler veya ironik imalar içeren mektupların gönderilmesi kabul edilemez.
• İsimsiz mektup yazmak uygunsuzdur.
• Mektuba soyut bir açıklama veya ekleme yapmanız gerekiyorsa, önüne PS (post skriptum) adını koymalısınız. Bu ekin sonuna adınızın baş harflerini eklemelisiniz.
• El yazısıyla yazılan bir mektup, alıcıyı üzmeyecek veya kızdırmayacak şekilde okunaklı bir el yazısıyla yazılmalıdır.
• Kişisel mektuplar yalnız olduğunuzda yazılmalıdır.
• Başkalarının mektuplarını izinsiz okumak kabul edilemez.
• Size gönderilmemiş bir mektubun bulunduğu bir zarfın açılması kabul edilemez.

Harf türleri

I. Kartpostal

Bir şey yazmak istiyorsanız onu bir zarfa koymalısınız. Kartpostalları aynı anda birden fazla adrese gönderdiğinizde metnin herkes için farklı olduğundan emin olmanız gerekir.

II. Teşekkür mektubu

Bir teşekkür mektubu, bir kişiye sağladığı yardımdan dolayı yazılı olarak teşekkür edebilmeniz ve minnettarlığınızı ifade edebilmeniz için mevcuttur. Teşekkür mektubunun uzunluğu oldukça küçüktür.

III. Hatırlatma mektubu

Hatırlatma mektubu, bir kişiye yerine getirilmemiş bir yükümlülüğü, unutulmuş bir borcu vb. hatırlatmaya yarar. Mümkün olan en kibar dille yazılmıştır. Hatırlatma mektubu, alıcıyı yanlışlıkla başkalarının önünde hoş olmayan bir duruma sokmamak için mühürlenmelidir.

IV. Özür mektubu

Ancak gerçekten suçluluklarının farkına varırlarsa ve yaptıklarından tövbe ederlerse yazarlar. Kalpten, kibar ve incelikli bir şekilde yazılmalıdır.

V. Taziye mektubu.

Acı haber alınınca hemen taziye mektubu yazılır. Zamanında göndermeyi başaramadıysanız, hiç göndermeyin: insanlara acılarını bir kez daha hatırlatmamalısınız. Taziye mektubunun uzunluğu küçük olmalıdır. Kullanmadan, yürekten yazılmalıdır. güzel alıntılar, her türlü iddialılık olmadan. Düz kağıda elle bir taziye mektubu yazılır. Bu tür bir mektubu içeren bir kartpostal eklememelisiniz.

Farklı türler vardır: özgeçmiş, şikayet mektubu, bilgi talep mektubu vb.

İş başvuru mektubu yazma şeması:

• Resmi itiraz.
• Mektubu yazma nedeninizin açıklaması.
• Boş pozisyonla ilgili bilgi kaynağının belirtilmesi.
• Önerilen işle neden ilgilendiğinizi açıklayabilir misiniz?
• O zaman vermen gerekiyor Kısa Açıklama Mevcut eğitiminiz ve iş deneyiminiz.
• Önerilen pozisyon için başvuranın gereksinimlerini en iyi karşılayan bireysel niteliklerinizi tanımlayabilirsiniz.
• Daha sonra özgeçmişinizi eklediğinizi belirtmeli ve gerekirse ek bilgi vermeye hazır olduğunuzu belirtmelisiniz.
• Sonunda resmi mektubun tam adını ve yazıldığı tarihi belirtmelisiniz. Kişisel imzanızı uygulayın.

Valentina
Makale materyallerinin siteye bağlantı olmadan çoğaltılması yasaktır!

İş yazışmaları başarılı bir iş akışının çok önemli bir detayıdır ve çoğu zaman hafife alınır. Tıpkı kişisel konuşmalar gibi, yazışmalar da harika bir kariyer artırıcı olabilir.

Ancak madalyonun diğer yüzü de var; kuralların bilinmemesi İş yazışmaları ortaklıklar üzerinde olumsuz etki yaratabilir. Çoğu zaman niyetinize ulaşmanın etkinliği metnin en küçük ayrıntılarına bağlı olabilir. İş imajı, iş yazışmaları yürütme deneyimine dayanmaktadır.

Ticari yazışma nedir ve hangi işlevlere sahiptir?

Belki iyi sözlü iletişim becerileriniz var, ikna etme yeteneğiniz var, partnerinizle doğrudan iletişimden her zaman verimli sonuçlar elde ediyorsunuz, ancak maalesef başarılı iş yazışmalarının anahtarı bu değil. Parlak hitabet becerilerine ve olağanüstü karizmaya sahip çok sayıda başarılı iş adamı, bazı nedenlerden dolayı yeteneklerini yazılı konuşmaya uygulayamıyor ve resmi iş yazışmalarına katılım onlar için acı verici ve zor bir süreç olmaya devam ediyor.

Ayın en iyi makalesi

Forbes'a göre üst düzey işletme koçlarından Marshall Goldsmith, Ford, Walmart ve Pfizer'deki üst düzey yöneticilerin kariyer basamaklarını tırmanmasına yardımcı olan bir tekniği ortaya çıkardı. Ücretsiz olarak 5 bin dolarlık danışmanlıktan tasarruf edebilirsiniz.

Makalenin bir bonusu da var: Her yöneticinin üretkenliği artırmak için yazması gereken, çalışanlara yönelik bir talimat mektubu örneği.

İş yazışmaları bilmeniz gereken belirli kural ve düzenlemeleri içerir. Belgelerin ve mektupların hazırlanmasının herhangi bir soruna yol açmamasını sağlamak için temel özellikleri incelemek gerekir.

Ticari yazışmalar birden fazla kavramı içerir. Bu terim, bilgi ve referans materyali sistemine ait çok sayıda resmi iş belgesi türü için geçerlidir. Ticari yazışmaları sınıflandırmanın farklı yolları vardır.

Resmi yazışmalar, idari kararların alınması ve uygulanması aşamasında önemli bir işlev görmektedir:

1. Oluşum ve karar verme döneminde bu süreci kolaylaştırabilecek verilerin elde edilmesi için iş yazışmalarından yararlanılabilir.
2. Oluşturulan çözümün uygulanması sırasında iş yazışmaları bildirim amacıyla kullanılabilir - ortakları uygulama süreci veya bir projenin tamamlanması için son tarihler hakkında bilgilendirebilirsiniz.

İstatistikler, kuruluşlar arasındaki ticari yazışmaların hacminin, ekonomik büyüme ve artan iş faaliyetlerine paralel olarak arttığını göstermektedir.

• Gayri safi yurt içi hasıladaki %1'lik artış, ticari yazışmalarda %1'lik bir artış yaratır;
• Kişi başına hesaplamaları tercüme edersek, harf sayısı şu şekildedir: ABD'de - 700, Fransa'da - 432, Almanya'da - 252, Çek Cumhuriyeti'nde - 68, Polonya'da - 48, Brezilya'da - 26, Hindistan'da - 15 ve Rusya'da - 8.

Rusya'da resmi yazışmaların payı şu şekilde belirlenmektedir:

• %63 – nüfus;
• %22 – ticari kuruluşlar;
• %15 – bütçe kuruluşları.

İşletmelerde ticari yazışmalar tüm belgelerin %70-75'ini oluşturur.

• Her iş adamının bilmesi gereken 10 e-posta yazışması kuralı

Ticari yazışmaların tüm kurallarına uygun yazışmalar mahkeme tarafından delil olarak kullanılabilir.

Ticari yazışmalar ancak yetkili bir kişi tarafından resmi prosedür ihlal edilmeden ve yürürlükteki mevzuata uygun olarak hazırlanmışsa yasal güce sahip olabilir.

Yasal güç, resmi bir belgenin belirli yasal işlemleri yoğunlaştırabilecek niteliklerini ifade eder. Mektup, yetkili bir kişi tarafından imzalandığı andan itibaren yasal güce sahiptir ve bazı durumlarda şirket mührü gerekebilir.

Kağıt belgelerinizin yasal güce sahip olmasını istiyorsanız, özel formlar kullanmanız gerekir ve bir dizi ayrıntı.Öncelikle aşağıdakiler kullanılır:

• şirketin adı veya kişinin adı - mektubun yazarı,
• yazar hakkında arka plan bilgisi,
• yazarın imzası,
• bazı durumlarda - şirket mührü.

Dokümantasyon, Bir kuruluş içerisinde veri alışverişinde bulunmak için kullanılan yazışmalara “iç yazışmalar” denir:

• raporlar,
• resmi,
• Açıklayıcı notlar,
• sertifikalar,
• teklifler,
• temsil.

Bu tür belgeler dahil değildir.

Yönetimsel çalışmalarda ticari yazışmalar bir dizi görevi yerine getirir. işlevler:

• bilgilendirici;
• iletişimsel;
• sosyal;
• yasal;
• yönetsel;
• kültürel;
• tarihi.

Bilgi fonksiyonu– iş yazışmaları önemli bilgileri saklayabilir.

İletişim fonksiyonu– iş yazışmaları çalışanlar, yönetim ve kuruluşlar arasında bir iletişim aracı olarak hizmet eder.

Sosyal fonksiyon - ticari yazışmalar çeşitli sosyal işlevleri yerine getirebilir; her şeyden önce bilgi ihtiyaçlarını karşılar;

Yasal fonksiyon– iş yazışmaları mahkemeye giderken delil olarak kullanılabilir.

Yönetim işlevi– iş yazışmaları yönetim kararlarını başlatabilir ve bunların uygulanmasına yardımcı olabilir.

Kültürel işlev– iş yazışmaları belgelerin etnik ve ulusal-kültürel yönlerini aktarabilir.

Tarihsel işlev– ticari yazışmalar tarihsel bilgileri topluma aktarabilir.

Ticari yazışmalar aynı anda birçok işlevi yerine getirebilir, ancak asıl olanlar bilgi ve iletişim olmaya devam etmektedir.

Yasal düzenleme sürecinde iş mesajları kullanılmamaktadır. Düzenleyici yasal düzenlemeler kurallar, düzenlemeler, talimatlar, kararlar, emirler, talimatlar şeklinde mevcuttur ve mektup veya mesaj olarak yayınlanmaz.

• Müzakere yönetimi: muhatapınızın psikotipi nasıl belirlenir

Ticari yazışmaların sınıflandırılması ve ana türleri

Ticari yazışmaları sınıflandırmanın en önemli gerekçeleri aşağıdaki noktalardır:

1. Bölge:

• bir eyalet içindeki yazışmalar;
• Farklı devletlerden (uluslararası) kişiler veya kuruluşlar arasındaki yazışmalar.

1. Muhabirinize mektup göndermek için seçtiğiniz iletişim türü:

• telgraf - yazar tarafından (kuruluş adına) alıcıya (başka bir kuruluş veya kişi) kamu kullanımına açık telgraf iletişimini kullanarak gönderilen bir referans ve bilgi belgesi;
• teleks telgrafı - özel bir teleks ağı aracılığıyla gönderilir.
• faksogram (faks) – muhatap belgenin bir kopyasını alır; Böyle bir iletişimi gerçekleştirmek için kağıt ortamınızın olması gerekir.
• telefon mesajı – telefon aracılığıyla gönderilen ve alınan bilgi türü belgeler.
• elektronik mesaj – bir bilgi ve telekomünikasyon ağı aracılığıyla gönderilen ve alınan referans ve bilgi belgeleri.

1. Uygulama alanı:

• yönetim yazışmaları;
• ticari faaliyetlerde bulunan çalışanlar arasında ticari yazışmalar yapılır;
• imalat malları alanında üretim yazışmaları yapılır;
• kişisel yazışmalar resmi iş ilişkilerinin kapsamının ötesine geçer.

1. Gönderen durumu:

• bir kuruluşla (tüzel kişilik) ticari yazışmalar;
• bir kişiyle iş yazışması.

1. Alıcı sayısı:

• tek bir adrese;
• birçok adrese.

1. Mektubun kronolojisi:

• girişim mesajı;
• mesajı yanıtla.

1. Ticari yazışma dilinde metin tiplendirme derecesi:

• birleşik formlar temelinde yayınlanan mesajlar;
• Düzenlenmemiş mesajlar.

1. Kurumsal hiyerarşideki durum:

• yüksek otoritelerden gelen mesajlar;
• alt kuruluşlardan gelen mesajlar;
• Diğer kuruluşlardan gelen mesajlar.

1. Ticari yazışmaların konusu:

• ticari konulardaki mesajlar;
• lojistik sorunlarına ilişkin mesajlar;
• Yasal konulardaki mesajlar vb.

1. Muhatap üzerindeki etkinin niteliği:

• iş sorunlarını çözmek için yazılan iş mektupları;
• muhatabın duygusal alanına baskı yapmak için yazılan görgü kuralları mektupları.

• Müzakere Psikolojisi: Telefonla Satışta Dikkat Edilmesi Gereken 3 Odak

Resmi iş yazışmaları: mektubun içeriğinde neler olmalı

Ticari yazışma etiği, mektubun yalnızca bir konu içerdiğini ve buna göre muhatabın kendi sınırları dahilinde yanıt vermesi veya hareket etmesi gerektiğini varsayar. Birkaç bilgi öğesinin bir mektupta birleştirilmesi, ticari yazışma kurallarının ihlali olarak kabul edilir.

Doğru şekilde oluşturulmuşsa her harf aşağıdakilere ayrılabilir: parçalar:

• giriiş;
• Ana bölüm;
• çözüm.

Girişteİş mektubu yazmanın amacını ve nedenini kısaca özetlemek gerekir.

Ana bölüm itirazın özünü içerir.

Son bölümde özetlemek gerekiyor - bunlar sonuçlar, istekler, talimatlar, öneriler vb. olabilir. Lütfen "postscript" kullanımının ticari yazışma görgü kurallarının ihlali anlamına geldiğini unutmayın. Yazılı mektup resmi iş tarzı Edebiyatın aksine, herhangi bir üslup figürü içermemelidir. Bu tür belgelerde sanatsal ifade araçları uygun değildir.

Eğer grafik göndermeniz gerekiyorsa onu bir belgeye yerleştirmek yerine ayrı bir dosya olarak göndermelisiniz. Resimler farklı ortamlarda her zaman doğru şekilde görüntülenmez. Mektubun kendisinde, görüntünün nerede saklandığını belirten bir bağlantı yapın; örneğin, "görüntü ekteki dosyadadır." Birden fazla dosya gönderdiyseniz, karışıklığı ve zaman kaybını önlemek için bunları mutlaka imzalayın.

Kısaltmaları veya kısaltmaları çok kullanıyorsanız, alıcının ne demek istediğinizi çözebildiğinden ve anlayabildiğinden emin olmalısınız. Kısa form kullanma alışkanlığından kurtulmak en iyisidir.

Duyguların kısıtlanması

Resmi iş yazışmaları herhangi bir duygusal ifade aracı içeremez. Onları tamamen ortadan kaldırın! Bu, şikayetler, raporlar veya şükran mektupları yazarken bile kesinlikle her türlü iş metni için geçerlidir. İş görgü kuralları normlarından sapmaların kabul edilemez olduğunu unutmayın. Mesajınız son derece gizli olmalıdır. Herkes yaratıcılığa ve özgünlüğe değer verir, ancak resmi ticari yazışmalar bu tür tezahürlere tolerans göstermez. Bir kötümserin veya bir iyimserin, bir kapıcının veya bir işletme yöneticisinin resmi mesajı, belirlenmiş standartlara uygun olmalı ve bu nedenle farklılık göstermemelidir.

Özel kelime dağarcığının kullanımı

Ticari yazışmalarda bilgi bölümlerini bağlamak için aşağıdaki klişeler kullanılır: ifade:

• bir şey yüzünden;
• temelli;
• sayesinde;
• uyarınca;
• temelli;
• dikkat et;
• düşünen;
• ne servis edildi.

Ayrıca ticari yazışmalarda genel kabul görmüş kısaltmaların ve kısaltmaların kullanılmasına izin verilmektedir. Alıcının kısaltmanızı anlayıp anlayamayacağından şüpheniz varsa, o zaman kısaltmayı bırakın; ifadeyi tamamen genişletin.

Selamlar

Günlük konuşma dilindeki basmakalıp "İyi günler" ifadesine başvurmamanızı şiddetle tavsiye ederiz. Bu ifade, iş de dahil olmak üzere herhangi bir çevrimiçi yazışmanın kötü tadının bir göstergesi haline geldi. Selamlama için iyi bir seçenek standart şemadır - “Merhaba / İyi günler, Ad / Patronimik ad.” Eğer onu kişisel olarak tanımıyorsanız, alıcının adresini nereden aldığınızı açıklamaya değer.

Mektup hacmi

İş yazışmaları bir düzyazı parçası değildir, herhangi bir konudaki düşüncelerinizin akışı değildir. Mesaj mümkün olduğunca kısa olmalı, metni olabildiğince kısaltmalısınız ancak gerekli tüm bilgileri çarpıtmadan aktarmanız gerektiğini unutmayın. Mesajın tamamı tek ekrana sığarsa harika olur.

Mektuplara yanıtlar

Bir e-posta mesajına yanıt vermek istiyorsanız, "Yanıtla" düğmesine tıklamalısınız, ardından mektubunuz tüm yazışma geçmişiyle birlikte gönderilecektir. "Bir mektup yaz" düğmesini tıklarsanız, gönderildiğinde yalnızca mesajın kendisi iletilir ve alıcı, mesajın kimden geldiğini ve ondan ne istendiğini her zaman anlayamaz. Bu, özellikle birkaç gün sonra yanıt vermeye ve iş yazışmalarınıza devam etmeye karar verdiğiniz durumlar için geçerlidir. İş iletişiminde muhatabınızdan alıntı yapmak yasak değildir; aksine bu onun hızlı bir şekilde gezinmesine ve söyleneni anlamasına olanak tanır.

Muhatabın aşırı memnuniyetsizliğini ifade ettiği ve muhatabına yazdığı mektupta basitçe kaba davrandığı durumlar vardır, soğukkanlılıkla tepki vermelisiniz - bu tür mesajlara ölçülü ve kibar bir şekilde yanıt verin. Resmi yazışmaları yürütürken sorumluluğunuz tüm iş görgü kurallarına uymaktır; muhatabınızın tavırlarına güvenmeyin.

Elektronik iş yazışmalarında yanıtın hızı çok önemlidir, bunu aldıktan sonraki birkaç saat içinde yapmak daha iyidir. Ancak bazen bu mümkün olmayabilir, dolayısıyla önümüzdeki birkaç gün içinde yanıt verebilirsiniz. Bilim insanları, bir e-postaya yanıt beklemek için en uygun sürenin iki gün veya 48 saat olduğunu söylüyor. Bekleme süresinin uzaması halinde bu durum muhataba karşı saygısız bir tutum olarak algılanır veya görmezden gelinir. Mektubun konusu, belirtilen son tarihe uymanıza izin vermiyor ve yanıt vermek daha fazla zaman alıyor. Böyle bir durumda muhatabınıza mektubu aldığınızı bildirmeniz, ona ihtiyacınız olan son teslim tarihlerini bildirmeniz faydalı olacaktır. Bu yaklaşımla gönderen sakin olacak ve güvenilir ve saygılı bir ortaklık kurabileceksiniz.

Mektubun sonucu

Manipülasyona benzeyebilecek bu tür ifadeleri mektuptan hariç tutmalısınız: "Başarılı bir etkileşimi içtenlikle umuyorum", "Hızlı yanıtınız için şimdiden teşekkür ederim" ve benzeri. İş e-postanızı “Saygılarımızla” ifadesiyle sonlandırabilirsiniz. Birçoğuna göre bu çok kalıplaşmış görünebilir, ancak iş yazışmaları için bu kabul edilebilir. İmzanızda lütfen adınızı, pozisyonunuzu ve kuruluşunuzu belirtin. Sizinle veya şirketinizle hızlı iletişim kurabilmek için kişileri belirtmeniz faydalı olacaktır.

Mesaj gönderme zamanı

Açıkçası, elektronik yazışmalar anında okunacak ve yanıtlanacak şekilde tasarlanmamıştır, ancak bu, bunların gönderilme zamanının hiçbir şekilde düzenlenmediği anlamına gelmez. İş e-posta yazışmalarına ilişkin kurallar, mesajların geç saatlerde, hafta sonları ve tatil günlerinde gönderilmesini kapsamamaktadır. Standart iş gününün dışına çıkılmaması tavsiye edilir.

Mesaj metnini yazım hataları, hatalar ve ihlaller açısından iyice kontrol etmeyi unutmayın. Göndermeden önce lütfen alıcının adının ve posta adresinin doğru yazıldığından emin olun.

Yazılı konuşma görgü kuralları

İş yazışmaları gönderen açısından oldukça zorludur. Bir mektup yazarken, toplum tarafından özellikle ticari yazışmalar için benimsenen belirli normlara ve konuşma görgü kurallarına uymalısınız.

Bu tür normlar, iş yazışmaları dilindeki klasik nezaket ifadelerinin terk edilmesine yol açtı; ancak bu, çaba tasarrufu nedeniyle değil, bunların yerine modern, istikrarlı ifadelerin kullanılmasıyla sonuçlandı. Zamanla istikrarlı iletişim biçimleri, isteklerin iletilmesi, retlerin formüle edilmesi, sorular vb. oluştu.

Zamirlerin kullanımı

Ticari yazışmalardan elde edilen veriler son derece standart hale geldi; bireysel algı yoluyla sunumu haklı değil. Bir iş mesajı kuruluşun kişisel değil kurumsal çıkarlarını yansıtmalıdır. Bu nedenle mesaj metinleri kişisel "ben"den değil, "biz"den aktarılır. Bununla birlikte, "biz" zamirinin kendisi pratikte harflerde kullanılmaz, çünkü fiilin sonu zaten birinci şahıs ve çoğul anlamına gelir.

Fiil ses formunun seçilmesi

Örneğin şu ifadeyi düşünün: “Malları belirtilen süre içinde teslim etmediniz.” Aynı şey ama pasif bir sesle: "Söz verdiğiniz mallar belirtilen süre içinde teslim edilmedi." İlk seçenek, mektubun gönderildiği kişiyi suçlu kılar, ikinci seçenek ise yalnızca sözleşmeye dayalı hizmetlerin yerine getirilmemesi gerçeğini vurgular. Pasif sesi kullanarak yazışmalarınızda olumlu, iş benzeri bir üslup korumanız daha olasıdır.

Bir kişiyi, departmanı, hizmeti vb. vurgulamak istiyorsanız fiilin aktif çatısını kullanın. Cümleye konuyla başlayın ve fiili şimdiki zamana koyun, örneğin: "Satış departmanı şunu gerektirir..."

İletinin ana konusu, kaynağı değil de açıklanan eylem olduğunda, iş yazışmalarında ve belgelerde pasif sesin kullanıldığını unutmayın; örneğin: "İndirim yapıldı", "Ödeme yapıldı", " Şartlar oluştu."

Fiil türünün seçilmesi

Herhangi bir olumsuz ve hatta yasa dışı eylemin sürekliliğini vurgulamak istiyorsanız, fiilin kusurlu biçimini kullanmak daha iyidir, örneğin: "Marangozhanedeki işçiler sürekli olarak yangın güvenliği düzenlemelerini ihlal ediyor." Bir eylemin zaten gerçekleştiğini vurgulamak gerektiğinde mükemmel form kullanılır, örneğin: "Çalışan zaten işyerinden ayrıldı."

Giriş kelimeleri ve cümleleri

Giriş kelimeleri ve cümleleri sayesinde durumun gerginliğini düzenleyebilirsiniz. Ticari yazışmaların kuruluğunu azaltın. Karşılaştırın: "Lütfen arşivinizde saklanan belgeleri gönderin" ve "Lütfen arşivinizde saklanan belgeleri gönderin" - ikinci seçenek kulağa daha kibar ve incelikli geliyor.

Olumsuz mesajlar bile “Başvurunuz değerlendirmeye alınamıyor” ve “Maalesef başvurunuz değerlendirmeye alınamıyor” gibi giriş sözleriyle yumuşatılabilir.

Ticari yazışma etiğinin katı dünyasında, bu sadece bir lütuftur, nezaket ve incelik göstermenin birkaç yolundan biridir. Giriş kelimelerinin ve cümlelerinin kullanılması, dostane bir yazışma tonu oluşturabilir, iş iletişiminin kurallarını ve normlarını ihlal etmeden resmi yazışmaların sakinlik özelliğini yumuşatabilir.

Ticari yazışma görgü kurallarının özellikleri

Ticari yazışmalar, muhatap için bir adres olarak "sevgili" kelimesinin kullanılmasıyla karakterize edilir. Bu kelimenin arkasına ünlem işareti koymak, bu mektubun özel anlamını belirtecektir ve iş yazışmalarında adresten sonra virgül koymak, mesaja daha sıradan bir karakter katacaktır.

Aynı pozisyondaki veya uzmanlıktaki kişiler arasında, iş yazışmalarının görgü kurallarına uygun olan en uygun adres şekli "sevgili meslektaşım"dır. "Sevgili" kelimesini atlarsanız yazışmalarda nötr bir ton oluşturacaksınız. “Sevgili meslektaşlarım” duygusal çağrışım yapan bir formdur; tebrik mesajlarında popülerdir.

Resmi bir iş mesajı değil, kişisel nitelikte bir mektup göndermek istiyorsanız, adınızı ve soyadınızı kullanarak bunu alabilirsiniz. Böyle bir mektupta soyadınızı belirterek resmi ve kibar bir iletişim tonu oluşturacaksınız.

Konusu karar vermek olan bir mesaj aşağıdakilerden oluşmalıdır: iki parça:

• alınan kararın dayanağı;
• çözümün kendisinin sunumu.

Bu parçalar değiştirilebilir. Bu konuda olumlu bir karar verdiyseniz mektuba onun anlatımıyla başlayabilirsiniz.

Olumsuz kararı mektubun sonuna yerleştirmek psikolojik olarak daha iyidir.

Bir ret formüle etmeniz gerekiyorsa, bunu nazikçe, ancak iş görgü kuralları çerçevesinde yapmaya çalışın. Her şeyden önce, kararınızın nedenlerini ayrıntılı olarak açıklamalı ve ancak o zaman sonuca varmalısınız. Bu yaklaşımla, alıcı yavaş yavaş psikolojik olarak kötü habere hazırlanacak, reddedilmeye daha kolay dayanabilecek, bu da onun gururunu kırmayacağınız anlamına geliyor.

Ticari yazışmalarda muhataplara saygı göstermek çok önemlidir ancak aşırıya kaçmamalısınız. Mektubunuzun tonu tarafsız, katı ve hatta kuru olmalıdır. Doğal olarak kabalık veya saygısızlık hiçbir koşulda kabul edilemez.

Ticari yazışmalarda yazarlık önemlidir. Belgelerin imzalanması alanındaki büro uygulamaları, resmi emre uyulmasını gerektirir: örneğin, bir yönetici tarafından imzalanan bir mesaja verilen yanıtın, aynı yetkiye sahip bir kişi tarafından imzalanması gerekir. Başkan yardımcısı tarafından onaylanan bir mesaja yanıt, imza için müdüre verilebilir.

İş hayatı, çeşitli taleplerde bulunmak için birçok fırsat sunar.

Bu mektuplar genellikle belirli bir talebe uymanın faydalarını açıklar. Ticari yazışmalar sırasında en popüler talep türü, bireysel ve toplu beyan biçimine karşılık gelir. Talebinizi şu şekilde yazabilirsiniz:

• birinci tekil şahıs, örneğin, “Lütfen...”;
• birinci çoğul şahıs, örneğin, “Biz soruyoruz...”;
• üçüncü tekil şahıstan, örneğin, "Üç İplik dikiş işletmesi soruyor...";
• Birden fazla isim kullanmanız gerekiyorsa üçüncü çoğul şahıstan, örneğin (“Kuruluşun başkanı ve çalışanları soruyor ...”).

İş yazışmaları alınan mesajlara verilen yanıtları içerir. Bu cevap mektupları, alınan mesajın özelliğine göre değişen özel bir forma sahiptir.

• önceki mesaja bağlantı;
• önceden seçilen terminolojik temele, içerik noktalarının sunum sırasına uyun.

Proje Yönetimi dersinde belge ve iş süreci yönetimi becerileri incelenmektedir. Bireysel eğitim programınız sırasında "Ofis işleri ve ticari yazışmalar" kursunda ofis işleri ve belge yönetimi ile ilgili tüm uygulamaları inceleyebilirsiniz.

Uzman görüşü

Bir müşteriyle şahsen ve yazışma yoluyla iletişim kökten farklıdır

Alexandra Karepina,

yazılı iletişim danışmanı, metin yazarı, Moskova

Rusya'da vergi müfettişliği ve diğer hizmetlerden gelen kuru ve resmi mesajlar, ticari yazışma modeli olarak kabul ediliyor. Ancak devlet denetimlerinin aksine işletmeler müşteri odaklı olmak ister. 2011 yılında E-executive portalı (www.e-xecutive.ru) ziyaretçiler arasında mini bir anket gerçekleştirdi. İş adamlarına, yöneticilere ve İK uzmanlarına müşteri odaklılığın kuruluşlarının stratejisinin bir parçası olup olmadığı soruldu. Çoğunluk (%73) evet yanıtını verdi, %21'i müşteri odaklılığın resmi olarak stratejik bir öncelik olmamasına rağmen işi sürekli olarak tüketicinin etrafında döndürdüklerini itiraf etti ve yalnızca %6'sı firma olarak hayır dedi. Ancak danışanlara insanca davranma arzusu çoğunlukla yalnızca sözlü iletişimle ilgilidir. Bir müşteri bir firmaya geldiğinde ya da telefon ettiğinde onunla kibar ve detaylı bir şekilde konuşur, argümanlarını dinler, ilgi ve saygı gösterir. Ancak iletişim elektronik ticari yazışmalar yoluyla gerçekleşirse, müşteri kural olarak buzlu retler ve doğrudan yanıtlar alır:

“Company LLC'nin hatası nedeniyle meydana geldiği iddia edilen sağlığa zarar veren gerçeklere ilişkin mesaja yanıt olarak, Company LLC'ye karşı açılan iddianın reddedildiğini bildiririz. Mektupta belirtilen rahatsızlık belirtileri Company LLC'nin faaliyetleriyle ilgili değildir, hak talebinde bulunmak için geçerli bir argüman olamaz, bu bağlamda Company LLC konunun kapandığını düşünmektedir.

Böyle bir mektubu okurken kişi kendine karşı sadece havalı değil, aynı zamanda buz gibi bir tavır da hisseder. Sorununun gereken ilgi ve anlayış olmadan kalacağını anlıyor.

Ticari yazışma formu: harf tasarımının özellikleri

Yapıya ek olarak, iyi bir iş mektubunun bir diğer önemli kısmı da doğru formatıdır.

1. Biçim.

Resmi iş yazışmaları özel şirket antetli kağıdıyla yapılabilir. Formların üstbilgileri ve altbilgileri belirli verileri içerir:

• Firma Adı;
• şirket adresi;
• telefon ve faks;
• web sitesi (varsa) ve e-posta adresi.

Formlar genellikle şirket ayrıntılarını ve logosunu içerir.

Bu verilere erişim, alıcının göndereni hızlı bir şekilde bulmasına ve tanımlamasına yardımcı olacak ve sizinle iletişim kurmasını kolaylaştıracaktır.

1. Alanlar.

Kenar boşlukları bir iş mektubunun zorunlu bir bileşenidir; muhatabın notları için veya bir arşive dosyalamak için kullanılabilirler. Tasarım kriterleri: solda - üç santimetre, sağda - bir buçuk ila iki santimetre. Kolaylık sağlamak için klasik Microsoft Word standartlarını kullanabilirsiniz.

1. Yetkili bir kişi tarafından yazılan mektubun imza sayısını içeren bir belgenin tescil işareti.

Örneğin, başka bir kuruluşla posta yoluyla iş yazışması yapıyorsunuz ve gönderim tarihini ve numarasını belirtmeyi unuttunuz. Ve muhatabınız her gün çok sayıda mektup alıyor, böyle bir durumda mektubu takip etmek çok zordur çünkü çoğu zaman arama tam olarak tarih ve numaraya göre yapılır. Cevap yazıyorsanız mesaj numaranıza ek olarak gelen (önceki) mektubun numarasını da belirtmeyi unutmayın. Kayıt numarası belgenin sol üst köşesinde belirtilir.

Kayıt numarası örneği: Ref. Girişte 16.08.2016 tarih ve 5987 sayılı. 08/05/2016 tarih ve 189 sayılı.

1. Mektup başlığı.

Bir kuruluşun ticari yazışmaları, kayıt işaretlerinin altında bulunan alıcının adresini içerir; çoğu zaman şu şekilde biçimlendirilir: tutulan pozisyon ve muhatabın adı belgenin sağ üst köşesinde belirtilir. İtirazın kendisi mesajın merkezinde yer alır ve sonunda bir ünlem işareti bulunur. Bazen başlık kalın yazı tipi kullanılarak vurgulanır.

1. Bir mektubun yazı tipi, alıcının algısını temel olarak etkiler.

Yazı tipi akıllıca seçilmelidir. Optimal olmalı – ne küçük ne de büyük. Kendiniz için standart bir yazı tipi seçebilir ve bunu herhangi bir mektuba yanıt olarak kullanabilirsiniz. En yaygın tercih Times New Roman yazı tipi boyutu 12 ve tek satır aralığıdır. Alıcının görme sorunları hakkında bilginiz varsa mesajın yazı tipini artırabilirsiniz. Kişisel iş yazışmaları için geniş bir yazı tipi seçimi kabul edilebilir.

1. Sayfaların numaralandırılması.

Bu, büyük harfler ve ekleri olan harfler için geçerlidir. Microsoft Word'de sayfa numaralandırmasını düzenlerken, “Üstbilgi ve Altbilgi” - “Otomatik Metin Ekle” – “Sayfa” işlevini kullanabilirsiniz. Her şeyden hayır.” Bu, alıcının mesajın tüm hacmini doğru bir şekilde hesaplamasına ve sayfa dizisinde hata yapmamasına yardımcı olacaktır. Sayfa numaraları sağ alt köşede belirtilmiştir.

1. Sanatçı hakkında bilgi.

Bu veriler, kuruluşun yönetimi tarafından onaylanan tüm ticari yazışmalarda ve belgelerde bulunmalıdır. Bu, alıcının, mektupta tartışılan sorunların çözümünden sorumlu başka bir kuruluşun çalışanıyla kolayca iletişime geçmesine olanak tanır. Veriler onu içermelidir Ad Soyad ve iletişim için bir telefon numarası, hem iş hem de cep telefonu işinizi görecektir. Lütfen e-posta adresinizi de ekleyin. Tüm bu veriler mektubun sonunda imzadan sonra belirtilir. Yazı tipi boyutu ana boyuttan bir birim daha küçük olmalıdır.

1. Uygulamalar.

Başvurular ayrı ayrı hazırlanmalıdır ancak numaralandırma sürekli kalır; tüm mesaj için ortaktır (isteğe bağlı). Başvurunun kullanılabilirliği hakkındaki bilgileri ana belgede belirtin, yöneticinin imzasının önüne koyun.

• Telefon konuşma teknikleri: Kafanızın karışmamasına yardımcı olacak 6 ipucu

İş mektubu örnekleri

İş yazışmalarının nasıl görünebileceğini görün. Harf örnekleri aşağıda verilmiştir.

Teşekkür mektubu

Teminat mektubu

Bilgi postası

Ticari yazışmaların yürütülmesi: genel kurallar

Ticari nitelikte olmayan, kişisel bir mesaj göndermek istiyorsanız, ada ve soyadına göre basit bir adresle idare edebilirsiniz. Böyle bir mesaja soyadınızı ekleyerek resmi ve kibar bir iletişim tonu oluşturacaksınız.

Konusu karar olan bir mektup genellikle iki bölümden oluşur: Alınan kararın dayanağı ve kararın sunumu. Bu parçalar değiştirilebilir. Bu konuda olumlu bir karar verdiyseniz, mektuba metniyle başlayabilir ve ancak bundan sonra bunu tam olarak nasıl yaptığınızı açıklayan bir açıklamaya geçebilirsiniz.

Olumsuz karar içeren bir belge hazırlarken gerekçeye özellikle dikkat etmelisiniz.

İş yazışmalarında reddetmenizin nedenini ayrıntılı olarak açıklarsanız, mektubu daha incelikli hale getirebilir ve alıcının gururunu zedelememiş olursunuz. Kaba ve saygısız bir ret, partnerinizle gelecekteki etkileşimlerinizi olumsuz yönde etkileyecektir. Tüm mantıksal argümanları ve reddetme nedenlerini dahil ederseniz, bu tür haberlerin alıcı için algılanması çok daha kolay olacaktır.

İş yazışmaları görgü kuralları, mektup yazarken herhangi bir duygunun kullanılmasını içermez. Sunumun tarafsızlığı kabul edilebilir tek normdur. Bu şekilde mektuplar tarafsız kalır. Muhataplara karşı kabalık ve saygısızlık ifade etmek yasaktır, ancak aşırı nezaket de kabul edilemez. Ticari yazışmaların kuru olması, yazarların kendisine iş mektubunu kimin gönderdiğiyle ilgilenmediği anlamına gelmez.

Muhataba hitap etmenin özellikleri

Genellikle mektubun girişinde alıcıya bir kez hitap edilir. Hadi düşünelim üç yol.

1. Tanıdık olmayan bir kişiyle iş yazışmalarında veya sıkı resmi ilişkilerin varlığında ilk adres, gerekli mesafenin korunmasını gerektirir. Örneğin: “Sevgili Bay Krasilnikov!”
2. Uzun süredir ortaklık içinde olduğunuz tanıdık bir kişiye hitap ederken, adresi isme ve soyadına göre kullanmak daha iyidir. Örneğin: “Sevgili Olga Stanislavovna!”
3. Bir kişiye değil de tüm ekibe hitap etmeniz gerekiyorsa, o zaman tipik "sevgili meslektaşlarım/ortaklarımız!" yapısını kullanın.

Ticari yazışmaların sonunda kapanış yapılarını kullanmanız gerekir. Birçok seçenek var:

• "Samimi olarak".
• "En içten dileklerimle".
• “İşbirliğinin devamı umuduyla” vb.

Herhangi bir resmi iş yazışması buna uygun olmalıdır beş gereksinim:

• netlik ve kesinlik;
• metnin kısa olması arzusu;
• mesajın bütünlüğü;
• tonun nezaketi ve tarafsızlığı;
• hata yok.

Alıcı mesajınızın anlamını anlamazsa, ona doğru şekilde yanıt veremeyecektir. Mesajın netliğini sağlamak için niyetinizi tam olarak ortaya çıkarabilecek en uygun cümleleri seçmeniz gerekir. Noktalama, üslup vb. kuralları ihmal etmeyin. Cümle içindeki kelimelerin uyumuna ve metnin bölünmesine dikkat edin.

İş yazışmalarında cümlelerin mümkün olduğunca kısa olması gerektiğini de eklemek gerekir.

Ancak bu kuralı kötüye kullanmayın; çok kısa cümlelerden oluşan metinler bir iş yazışması örneği değildir. Bir mektup yazarken muhatabınızın entelektüel seviyesini göz önünde bulundurun.

Çoğu iş adamı zaman sıkıntısı çekiyor, bu nedenle bu tür insanlar kaynak tasarrufuna yardımcı olabilecek her fırsatı memnuniyetle karşılıyorlar. Bu tür insanlarla iş yazışmaları yaparken son derece kısa ve öz olmalısınız. Düşüncelerinizi kısa ve net bir şekilde ifade ederseniz çok minnettar olacaklardır.

Kısa ve öz olmak, küçük ayrıntıların yokluğu anlamına gelir, ancak mesajınızın anlamını çarpıtmadan tam olarak aktarmalısınız, aksi takdirde mektubunuz nezaketsizlik ve ihmalle lekelenme riskiyle karşı karşıya kalır. Konuyla doğrudan ilgili önemli gerçekleri atlamayın; nezaket ve saygı ifadelerini tamamen dışlamayın.

• Müşterilerle iletişim standartları: nasıl geliştirilir ve uygulanır

Tamlık (tamlık)

Kısalığı uğruna metnin bütünlüğünü azaltmayın. Bir şeyi kaçırmaktan korkuyorsanız, mesajın tüm ana ayrıntılarını ana hatlarıyla belirtebileceğiniz bir iş mektubu taslağı hazırlayın. Böyle bir plan hazırladıktan sonra, tüm önemli unsurları dikkate alırsanız, noktalarını tekrar kontrol etmeniz gerekir, ardından mektubun kendisini yazmaya devam edin. Bir şeyi kaçırdıysanız taslağa ayrıntıları eklemeniz yeterli. Yazışma konusuyla doğrudan ilgili olmayan ek bilgiye ihtiyacınız varsa, bunu yazıdan sonra ifade edebilirsiniz.

Nezaket (nezaket)

Kendine saygılı bir kuruluş için ticari yazışmalar nazik ve kibar bir atmosferde yürütülmelidir. Her bir ortakla iletişim kurarken, iş iletişiminde yazışmalar için belirlenen ölçüye uyarak hürmetinizi ve saygınızı ifade edin. Ek olarak, aşırı "tatlılık", doğrudan dalkavukluk izlenimi yaratacaktır; bu, müşterilerle ve ortaklarla iletişimdeki başarınıza katkıda bulunmayacak, ancak iş itibarınızı zedeleyebilir.

İş yazışmalarının şekli, mesajın içeriğine bağlı olarak nezaket gerektirir. Mektup alıcıya olumsuz bilgi aktarıyorsa, nezaket gösterme konusunda ölçülü davranmak daha iyidir.

Okuryazarlık

Okuryazarlık, iş yazışmaları yazmak için bir ön koşuldur. Aşağıdaki noktalara özellikle dikkat edin:

• dilbilgisi - cümlelerin hatasız inşası;
• yazım - kelimelerin doğru yazılışı;
• büyük harflerin yerleştirilmesi;
• doğru noktalama;
• anlaşma - dilbilgisi özelliklerine uygunluk.
• sayıların (rakamların) yazılması - örneğin, ona kadar olan sayılar kelimelerle, sayılar (ondan fazla) - sayılarla yazılır.

İş e-posta yazışmalarına ilişkin kurallar: çevrimiçi iş iletişimini incelemek

Mektup göndermenin "olağan" yöntemi uzun zamandır popülerliğini yitirdi, bu nedenle çevrimiçi ticari yazışmaları yürütme kurallarına daha yakından bakacağız. Uyulması, iş yazışmalarını kabul edilen kural ve düzenlemelere uygun olarak yürütmenize yardımcı olacak temel öneriler sunuyoruz.

1. Posta kutunuzun adı.

Postayı güncellerken alıcının ilk dikkat ettiği şey, mektubun gönderildiği adrestir. Çoğu insan bu gerçeğin önemini küçümsüyor. Çalışanlar genellikle kişisel hesaplarından bir iş e-postası gönderir.

Bu yalnızca e-posta adınızın "kot185" veya "agent007" gibi bir takma adı değil de resmi adınızı yansıtması durumunda kabul edilebilir; posta kutunuzun bu tür resmi olmayan bir adı varsa, iş ortaklarınıza veya kuruluşunuzun çalışanlarına yazışma göndermek kesinlikle yasaktır. Bir "şekerleme" veya "papatya"dan işbirliği teklifi alan bir kişide hangi düşüncelerin ortaya çıkacağını bir düşünün.

Ayrıca info@, inbox@ ve benzeri ile başlayan e-posta adresi adlarını kullanmaktan kaçınmalısınız. Bu isimler uygun düzeyde değerlendirilmiyor - ciddiye alınmıyor ve mektubun açılıp spam'e gönderilmeme riski var. Ticari yazışmalar için en iyi seçenek, sunulan şemaya göre derlenen isimlerdir. [e-posta korumalı] burada adınız kişisel verilerinizdir (soyadınız ve adınız), şirket ise kuruluşun adıdır.

1. Alıcılar.

E-posta yoluyla iş yazışmaları yaparken, doğrudan alıcıya mesaj gönderebilir ve aynı zamanda mektubun içeriğini okuyabilecek ancak ona yanıt vermeyecek diğer gözlemcileri davet edebilirsiniz. Bu, alıcıları bir kopyaya gönderme işlevi kullanılarak yapılır. Hangi alıcılardan yanıt almanız gerektiğine önceden karar verin, alıcıları bu karara göre düzenleyin. Aynı anda birden fazla alıcıyı doğrudan alıcı olarak ayarlamamaya çalışın, aksi takdirde hiçbirinden yanıt alamama riskiyle karşı karşıya kalırsınız. Mektubu okuduktan sonra herkes cevabı başka birinin verdiğini düşünecek.

Size bir iş mesajının kopyası gönderildiyse, tahmin edebileceğiniz gibi yanıt vermenize gerek yoktur. Katılımınıza acil bir ihtiyaç varsa, sizin adınıza bir yanıt mektubu göndermek yasak değildir - bu, iş e-posta yazışması kurallarını ihlal etmez. Ancak kibar olmayı unutmayın; mesajın başında böldüğüm için özür dilerim.

1. Harflerin biçimlendirilmesi.

Resmi iş tarzı. Bu üslup, tasvir edici sıfatların dışarıda bırakılması ve gereksiz detayların bulunmaması ile belirlenir. Geriye yalnızca açık ve mantıklı somut gerçekler kalıyor. Mesajı oluşturduktan sonra, içerik açısından önemli olmayan gereksiz unsurların bulunmadığından emin olmak için mesajı tekrar okumalısınız. Mesajınızın bu tür unsurlar içermediğinden eminseniz mektubu güvenle gönderebilirsiniz.

Okuryazarlık. Bu nokta açıkça ortadadır. Ancak bu kural göz ardı edilemez. Okuryazarlık genel olarak her mektup ve iş yazışması için temel bir unsurdur. Yazım hatası yapan bir yazar, ciddi bir iş adamı imajı oluşturamayacaktır.

Mektup konusu. Uygun alanda belirtilmelidir. Konuyu kısa ve öz bir şekilde formüle etmeye çalışın; böylece muhatap hızla yönünü bulur ve sonraki metnin ana fikrini anlar. Konuyu tek kelimeyle özetlemeyin. "Teklif", "ayrıntılar" vb. iş e-postalarının kötü ifade edilmiş konu satırlarıdır. Ve "... organizasyondan ticari teklif" iyi bir ifadedir. Bir mektupta çok önemli veriler sağlıyorsanız, bunu özel bir onay kutusuyla işaretleyin; bu seçenek neredeyse tüm posta sistemlerinde mevcuttur.

Yazı tipi. Mektubunuzu mümkün olduğunca okunabilir hale getirmelisiniz. İş e-postası için en popüler yazı tipleri Arial ve Times New Roman'dır. Gösterilmemeli Yaratıcı beceriler renk seçerken buna gerek yoktur. Büyük harfler, ifadeler ve çeşitli özel semboller kullanmayın. Belirli kısımların italik veya kalın harflerle vurgulanması kabul edilebilir, ancak yalnızca gerekliyse.

Mektubunuzun okunmasını kolaylaştırmak için metnin tamamına alt başlıklar ekleyebilirsiniz. Ama suiistimal edilmemeli, bu fırsat 3-4 defadan fazla kullanılmamalıdır.

Mesajın bir paragrafı mesajın dört satırını geçmemelidir. Büyük paragrafları okurken metni parçalara ayırmak çok zordur ve ana fikir kaybolabilir.

Mevcut tüm listeler işaretçiler kullanılarak biçimlendirilmelidir.

Kurumsal şablon. Kuruluşunuzun markalı bir iş e-posta şablonuna sahip olması harikadır ve tüm postaları bununla iletebilirsiniz. Bu, iş görgü kurallarını ihlal etmeden rakipler arasında hatırlanmayı ve öne çıkmayı kolaylaştırır. Ancak burada da aşırıya kaçamazsınız; etkili iş iletişimi, altın bir ortalamaya ulaşma üzerine kuruludur. E-posta yazışmalarının her zaman bilgisayarda yapılmadığını unutmayın; kurumsal şablonunuzun mobil dahil herhangi bir ekran çözünürlüğüne uygun olmasını sağlamaya çalışın.

• Satış mektubu nasıl yazılır: Patronları kızdıran 8 hata

İş e-postası örneği

Uzman görüşü

Çoğu kişi e-postayı resmi olmayan bir iletişim yolu olarak görüyor.

Alexander Tsurkan,

İletişim ajansı "Business League" Genel Müdürü, Moskova

Ülkemizde ticari yazışmaların görgü kurallarına çok az önem verildiğine inanıyorum (bu belki de yalnızca Rusya'da faaliyet gösteren Batılı şirketler için geçerli değildir). Batılı olmayan kuruluşların pek çok çalışanı ve hatta yöneticisi, e-postaları gayri resmi bir iletişim yolu olarak görüyor; Bunun nedeni büyük ölçüde bu tür yazışmaların nadiren yasal bir belgeye eşitlenmesidir. Ancak ticari yazışma kurallarının herkes için geçerli olduğunu hatırlatmak isterim.

E-posta yazışmalarında genellikle Yüksek Önem onay kutusunu kullanıyorum ve Mesaj İletimi ve Okundu Raporu'nu açıyorum. İş yazışmalarını yürütürken sınırlara saygı duymanız gerektiğine inanıyorum; asla ifadeler veya diğer resmi olmayan eklemeler kullanmam. Bana göre bu kesinlikle kabul edilemez. Tüm önemli e-postaların faks yoluyla kopyalanmasını önerebilirim - kuruluşumuz için bu, ortaklarla yazışmaların ayrılmaz bir parçası haline geldi.

Elektronik yazışma: yönetmen için not

1. “Tümünü yanıtla” düğmesini kullanın.

Soru birden fazla kişiyle ilgiliyse ve bir grup kişi arasında yazışma yapılmışsa, cevap son mektubun yazarına değil tüm katılımcılara gönderilmelidir.

2. Her zaman mektubun konusunu belirtin.

“Konu” bölümünde yer alan bilgilendirici veriler, alıcının yazışmanın konusuna yönlenmesine yardımcı olacak ve harfleri sıralaması daha kolay olacaktır. Başlıkta “ÖNEMLİ!” etiketini kullanın. Yalnızca doğruysa buna değer. Veya tüm e-posta hizmetlerinde bulunan “Önem” düğmesine tıklayabilirsiniz. İş yazışmalarına yönelik konuların ifade edilmesi için tek bir formata sadık kalabilmeniz iyi olur. Çoğu alıcının e-postaları sıralamak için filtreler kullandığını unutmayın. Makine tarafından okunabilecek doğru adı bulmak sizin yararınıza olacaktır.

3. Mektup kısa ve yapılandırılmış olmalıdır.

Mesajınızın anlamını net bir şekilde aktarmaya çalışın, ana ayrıntıları vurgulayın ve küçük ayrıntılardan kurtulun. Mesajı ilk kez okuduktan sonra asıl sorunu, anlamını ve alıcıdan beklediğiniz diğer eylemleri hemen anlayabilmeniz daha iyidir. Eke ek veriler yerleştirilebilir - bu, özellikle bu tür çok sayıda malzeme varsa, çok uygun bir yoldur.

• Müşterilere e-posta göndermek: ilham verici bir vaka

4. Kibar olun.

İş yazışmalarında bile selamlaşmaya ve imzaya dikkat edin. İmzayı otomatik hale getirebilirsiniz, daha sonra her mektubunuza eklenecektir. Ayrıca anlamsal ve duygusal vurgular da yerleştirmeniz gerekir; telgraf tarzından kaçının. Bir mektupta bir soruna, çatışmaya ya da başka bir zor duruma değinseniz bile saygısız bir üslup kullanmamalısınız. İş hayatında etkileşim ve doğru çözümleri bulmak çok önemli. Her zaman sağduyulu ve kibar kalmaya çalışın, o zaman güvene dayalı ilişki iş ortaklarınızla.

5. Mektuplara cevap verilmeli! Ve çabucak.

İş yazışmalarında hızlı yanıt çok önemlidir; bu noktanın göz ardı edilmesi birçok zorluğa neden olabilir. Mektubun yazarının mektubun açıldığını, okunduğunu bilmesi ve dolayısıyla hızlı bir yanıt bekleyebilmesi çok daha uygundur. Otomatik yanıtlayıcılara ve şablon bildirimlerine güvenmeyin; kendiniz hakkında kısa bir not yazmak daha iyidir.

Bazı ticari yazışma türleri yanıtlanmamalıdır:

1. E-posta adresiniz “Cc” alanında bulunuyorsa - yazar sizi belirli bir konu veya soruyla tanıştırmak istedi ancak yanıtınızı beklemiyor.

2. Adresiniz mevcut değilse - bu, yazarın sizi mektubun asıl alıcısından gizlice belirli bir konu veya meseleyle tanıştırmak istediği anlamına gelir (mektubun "gizli" kopyasındasınız).

6. Cevapladığınız mektubun metnini silmeyin.

Bazen bir mektubu aldığınız andan açılana kadar çok zaman geçer. Birçok kuruluşun elektronik yazışmaları arşivlemek için özel programları vardır. Elektronik ticari yazışmaların yasal güce sahip olduğu bazı eyaletlerde, uzun vadeli korunmasının kanunla sağlandığı unutulmamalıdır. Rusya'da iş adamları arasındaki yazışmaların arşivlenmesi gerekli değildir, ancak ülkemizdeki önde gelen bazı şirketlerde benzer bir uygulama zaten mevcuttur.

Kendinizi muhatap olarak hayal etmeye çalışın, mektubunuza onun gözlerinden bakın. Bu, ana ipuçlarından biridir; onu takip ederek yazışma akışından sıyrılabilirsiniz.

7. Doğru yazın.

Muhatabın bir mektupta yaptığı nadir hatalar bile muhatabına saygısızlık olarak değerlendirilebilir. Bu, aceleniz olduğunu ve mektuba yeterince dikkat etmediğinizi gösterir. Ve çok sayıda hata, gönderenin okuryazarlığının düşük olduğunu gösterir; ticari yazışmaların bu kadar dikkatsiz yürütülmesi, tüm şirketi kötü duruma düşürebilir.

Uzman ve firma hakkında bilgiler

Ajans"İş Ligi", Moskova. Şirket 1991 yılında reklam ve halkla ilişkiler pazarına girdi. “Business League” ortaklara birçok sektörde kapsamlı bir profesyonel iletişim desteği sistemi sağlar: Halkla İlişkiler ve Medya İlişkileri, reklam ve tasarım, pazarlama ve pazarlama iletişimi, sosyolojik ve özel araştırmalar, yaratıcı projeler ve özel etkinliklerin organizasyonu, iletişim danışmanlığı. 2004 yılında “Business League” prestijli uluslararası iş ödülü StevieInternationalBusinessAward'ı aldı ve jüri üyeleri tarafından “En iyi şirket, ofis, ürün” kategorisinde “Yılın Ajansı” seçildi.

Alexandra Karepina– ticari yazışmalar ve metin yazarlığı alanında bir kuruluşun iş koçu. Danışmanlık ve kurumsal satış alanında (Rus ve yabancı şirketlerde) - on yıldan fazla. Ticari dilbilim ve metin yazarlığı alanında eğitim programlarının yaratıcısı. “İş Yazma Sanatı” kitaplarının yazarı. Kanunlar, püf noktaları, araçlar" (2. baskı - M.: Mann, Ivanov ve Ferber, 2010) ve "İkna edici bir şekilde yazıyoruz. Kendi metin yazarım" (M.: Mann, Ivanov ve Ferber, 2013). “Başarı” kanalındaki “Çözülemeyen Nasıl Çözülür” adlı TV şovu bloğunun sunucusu

EPİSTOLAR MALZEMELER (ÖZEL YAZIŞMA)

Türlerin özgüllüğü ve kaynak olarak yazışmaların önemi.

Anılar ve günlüklerin yanı sıra kişisel kökenli kaynaklar, resmi nitelikte olmayan yazışmaları içerir, aksi takdirde mektupla belgeleme (Latince mektuptan - mesaj, mektup) olarak adlandırılır. Bu kategori, devlet başkanları ile hükümet başkanları arasında alınıp verilen mektuplar veya siyasi ortaklara, kitlesel izleyicilere vb. gönderilen temyiz mektupları gibi belgeleri içeremez; yukarıda tartışılan tamamen farklı kaynak türlerine aittirler.

Resmi olmayan bir mektup, iki özel kişinin birbiriyle iletişim kurduğu bir belgedir - muhabir(mektubun yazarı) ve varış noktası.İlişkileri farklı durumlarda çok farklı olabilir (aile, arkadaş canlısı, yoldaşça, ortak siyasi faaliyetlerle ilgili, son derece soğuk vb.), ancak özel yazışmalarda her zaman doğrudan kişisel iletişime özgü bir biçimde ifade edilecek ve değil tanıtım amaçlıdır. Bu nedenle, tamamen siyasi içerikli yazışmalardan bahsederken bile - örneğin K. Marx, F. Engels, V.I. Lenin'in ideolojik mücadelede ortakları veya muhalifleri olan kişilerle konuşması - kitlesel okuyucuyla değil, yalnızca doğrudan muhataplarıyla bir diyalog içermesi nedeniyle gerçek siyasi belgelerden ayrılır.

Ülkemizde artık yaygın olarak yayınlanan "iktidara mektuplar" (çeşitli devlet kurumlarına, parti yetkililerine, gazetelere vb.) yurt dışında benzerleri olması muhtemel olmayan bir kaynaktır ve Sovyet yaşamının daha önce gizli kalmış yönlerini incelemek için çok değerlidir. toplum. Ancak bu bölümde tartışılacak olan mükemmel yazışmalardan temel olarak farklıdır. Yazışma biçiminin veya "mektup" adının kullanımının yalnızca yazarın belirli bir edebi aracı olduğu bu tür sanatsal, anı, gazetecilik ve diğer çalışmalar gerçek mektup kaynaklarından açıkça ayrılmalıdır ("mektuplarla romanlar" gibi). J.-J. Rousseau'nun “Nouvelle Héloïse”si, Montesquieu'nun “Fars Mektupları”, N.M. Karamzin'in “Bir Rus Gezginden Mektuplar”, P.V. Annenkov'un “Yurtdışından Mektuplar” ve “Paris Mektupları”, “Fransa ve İtalya'dan Mektuplar”. " A.I.'nin "Bir arkadaşa yirmi mektubu", Stalin'in kızı S. Alliluyeva, vb.).

21. yüzyılın başlarında bir iletişim yolu olarak kişisel yazışmalar yavaş yavaş yok oluyor. Bunun yerini telefon (normal ve özellikle cep telefonları), e-posta ve internet aracılığıyla fikir alışverişi (forumlar, telekonferanslar) alıyor. Ayrıntılı, el yazısıyla yazılan mektuplar modern zamanlar için tipik değildir ve mektup kaynakları hakkında bundan sonra söylenecekler, zaten geçmişte kalan tarihsel koşullara ve buna bağlı olarak modern zamanlardan ziyade ağırlıklı olarak modern sorunlara atıfta bulunmaktadır.

Özel yazışmalar pek çok açıdan anı kaynaklarına yakındır, ancak bunlardan biri değildir ve bunların çeşitliliği de değildir, çünkü öncelikle farklı bir işlevsel amaca sahiptir. Mektuplar hem malzemenin doğası gereği hem de biçim olarak günlük kayıtlarına benzeyebilir veya geçmişin anılarının parçalarını içerebilir, ancak olayları, gerçekleri, yaşam durumlarını yazarın kendisi için anısını korumak için değil, onun için kaydederler. genel olarak torunlar veya gelecek nesiller, ancak belirli bir kişiyi onlar hakkında - muhatap - bilgilendirmek amacıyla.

Anılar ve günlükler gibi mektup kaynakları da araştırmacı için değerlidir çünkü bunlar, araştırmacının incelenen dönemin manevi ve duygusal iklimini yeniden yapılandırmasına, belirli olayların onları gözlemleyen veya deneyimleyen insanlar tarafından nasıl algılandığını hayal etmesine olanak tanır. Bu anlamda, yazışmaların öznel bir bakış açısını yakalaması (bu, yalnızca muhabirin dünya görüşünü değil, aynı zamanda belirli bir dereceye kadar sosyal çevresinin karakteristik ruh hallerini de aktarır) bir eksi değil, bir artıdır. bu tür bir kaynak. Yazışma olgusal bilgi kaynağı olarak kullanılıyorsa (ve bazen tarihçinin diğer belgelerden bildiği gerçekleri önemli ölçüde tamamlıyor veya açıklığa kavuşturuyorsa), o zaman yazarın öznel konumu tam tersine olumsuz bir unsur haline gelebilir; Bunun etkisi dikkatli bir eleştirel analiz yoluyla ortadan kaldırılmalıdır.

Bir tarihçi için bazen tek bir harf en önemli kanıttır, ancak araştırmanın kaynak tabanı özellikle büyük mektup materyalleri komplekslerine dönülerek zenginleştirilir. Bunlar, her şeyden önce, aynı muhabirin belirli bir muhatabına yazdığı (bazen yıllar süren) mektuplar olabilir; böyle bir durumda, muhataptan gelen mektupların dahil edilmesi tavsiye edilir; Bu yazışmaları ikili biçimde inceleyin ve aynı zamanda, incelenen sorunla ilgili olması nedeniyle muhabirin diğer kişilerle olan yazışmalarına da atıfta bulunun. Diğer harf grupları az çok yapay olarak oluşturulur - bunlar, muhabirin veya muhatabın kişiliğine göre değil, onları toplayan veya oluşturanların amacına göre birleştirilir. Ancak bunlar, kural olarak, malzemenin belirli bir tipik homojenliği ile ayırt edilirler, bu da onları çoklu bir kaynak olarak incelemeyi mümkün kılar (bu yaklaşım ve onun açtığı olasılıklar yukarıda tartışılmıştır - bkz. Bölüm 8).

Yazışmalar ve kişisel arşivler. Mektup kaynaklarının yayınları. Mektup kaynakları, doğru bibliyografik muhasebeye diğerlerine göre çok daha az uygundur. Bu, özellikle yayınlanmamış büyük bir kitle için geçerlidir. Buradaki yayınlanmamış materyallerin oranı anı ve günlüklerdekinden bile daha fazladır, çünkü amacına uygun yazışmaların yayınlanması anlamına gelmez. Genel bir kural olarak, katılımcılarının ve çıkarları yayınlanmasından bir şekilde etkilenebilecek kişilerin ölümünden önemli bir süre sonra ve diğer durumlarda belirli mezheplerle yayınlanır.

Yayınlanmamış yazışmalar kişisel veya aile arşivlerinde kalır ve bunların belgelerinin büyük kısmını oluşturur. Mektuplar genellikle muhatabın evraklarında saklanır, ancak bazen muhabire veya onun mirasçılarına iade edilir. Özel yazışmalar, ilgili kişisel koleksiyonların bir parçası olarak devlet arşivlerinde, müzelerde ve kütüphanelerin el yazması bölümlerinde saklanır. Araştırmacılar, belirli bir ülkede yürürlükte olan arşiv kurallarına göre veya (herhangi bir eyalete, belediyeye veya bilimsel arşive aktarılmamışsa) sahiplerinin kişisel rızasıyla buna erişebilirler.

Kamu ve hükümet figürlerinin arşivleri her zaman yalnızca kişisel kökene ait belgeleri değil, aynı zamanda onların resmi konumları, parti görevleri vb. ile doğrudan ilgili belgeleri de içerir. Arşivlerinin bir parçası olarak, bir yandan türüne göre resmi (geniş anlamda) evrakları, diğer yandan günlük kayıtları gibi inkar edilemeyecek kadar kişisel nitelikteki materyalleri ayırt etmek kolaydır. anıların eskizleri veya tamamlanmış metinleri vb. Kurucu tarafından kaydedilen yazışmalar çoğunlukla hem kişisel hem de iş amaçlıdır (yine geniş anlamda) ve gerçek mektup materyalini ondan ayırmak çok daha zordur.

Çeşitli Batılı ülkelerdeki siyasi figürlerin evraklarının kime ait olacağı ve nerede saklanacağı sorusuna farklı şekilde karar veriliyor. Amerika Birleşik Devletleri'nde görev süresi sona eren başkanların belgeleri (resmi olanlar dahil) uzun süre kişisel mülkleri olarak kabul edildi ve bunun sonucunda bazılarının arşivleri (M. Filmore, M. Van Buren, W. Grant) kendileri veya mirasçıları tarafından yok edildi. Daha sonra başkanlık arşivlerinin depolanması, ofisle ilgili olmayan belgeler de dahil olmak üzere 23 başkanın fonlarının yoğunlaştığı Kongre Kütüphanesi'nin el yazması departmanı tarafından devralındı ​​(özellikle A. Lincoln'ün 194 ciltlik makalesi var). 1833'ten 1865'e kadar olan dönem). Amerika Birleşik Devletleri'nde başkanlık kütüphaneleri sisteminin oluşturulması, öncelikle ilgili başkanlık döneminde oluşturulan belgelerin depolanmasını ve bilimsel kullanımını içerir, ancak eski başkanın veya ona yakın kişilerin diğer belgeleri de bu kütüphane-müzelere (bu arada) aktarılabilir. bağış). Temel olarak, başkanların "kamuya açık" evraklarını "özel" olanlardan ayırma sorunu, Amerika Birleşik Devletleri'ndeki arşiv uygulamalarında ve arşiv mevzuatında çözülmedi. İtalya'da Merkezi Devlet Arşivleri (Roma), ulusal birleşmeden sonraki dönemde bakanlık pozisyonlarında bulunan kişilerin fonlarını içerir.

Öne çıkan siyasi isimlerin arşivleri doğal olarak tarihçilerin ilgisini çektiğinden ve çekmeye de devam ettiğinden, bilimsel kullanıma açılan arşivler kısmen veya tamamen onları kapsayan özel yayınlara konu oldu. Bu tür yayınlarda yazışmalara her zaman yer verilir. Örneğin ABD'de, kuruluşunun 200. yıldönümüyle bağlantılı olarak, Amerikan devletinin “kurucu babalarının” makaleleri yeniden ve yüksek bilimsel ve arkeografik düzeyde yayınlandı. J. Washington'un kişisel arşivi yayınlanmış biçimde 70 cilt, B. Franklin - 62 cilt, T. Jefferson - 50 cilt, Adams ailesinin arşivi - 130 cilt vb. Bu yayınlar aynı zamanda sadece bu kişilerin yazdığı değil aynı zamanda aldıkları mektupları da içeriyordu. muhabir-muhatap kompleksindeki yazışmaları.

Kişisel arşiv materyallerine dayanan farklı, seçici bir yayın türüne örnek olarak, 19. yüzyılın sonları - 20. yüzyılın başlarındaki önde gelen bir İtalyan siyasi şahsiyetinin makalelerinin yayınlanması verilebilir. G. Giolitti. Giolitti'nin ölümünden sonra arşivi, ailenin hayatının özel alanıyla ilgili olduğunu düşündüğü belgeler hariç, mirasçıları tarafından devlet deposuna devredildi. Bahsedilen yayın, Giolitti arşivinin her iki bölümünden de belgeler içermektedir ve bunlar yalnızca (Giolitti'nin kendisinden gelen ve ona gönderilen), her zaman şu veya bu şekilde siyasi ilişkilerle bağlantılı ve bazen tamamen resmi nitelikte olan mektuplardır.

Genel olarak Avrupa ve Amerika ülkelerinin devlet adamlarının yazışmaları ihmal edilebilecek kadar az miktarda yayınlanmıştır. Bakanlar, milletvekilleri, etkili partilerin liderleri, önde gelen diplomatlar veya askeri liderler, geçmişi arzu ettikleri şekilde sunabilecekleri anılarını genellikle isteyerek basıyorlar, ancak uzun bir süre boyunca çeşitli sorunların yaşandığı yazışmalarını koruyorlar. kişisel olmayan nitelikteki bilgiler, özel siparişlerle yayınlanmasından itibaren gizli olarak tartışılmaktadır. Örneğin, yayınlanan birçok anı ve günlükte Birinci Dünya Savaşı'nın tarihi ve arka planının yansıtılması, bu olayların perde arkasında veya arkasında aktif rol oynayanların yazışmalarının yansıtılması anlamlıdır. nispeten az sayıda yayın tarafından.

Ancak araştırmacılar için yalnızca büyük tarihi isimlere sahip kişilerin arşivleri değerli ve ilgi çekici değil. Daha az sıklıkta yayınlansa da, belirli olayların sıradan, görünüşte önemsiz çağdaşlarının arşivleri de daha az önemli değildir. Örneğin, İngiliz Devrimi'nden önce, sırasında ve sonrasında yaşayan birkaç neslin yazışmalarını ve diğer belgelerini içeren soylu Verney ailesinin (Uetpeu) arşivi böyledir. Bu aile arşivi, Kraliyet El Yazmaları Tarihi Kaynaklar Komisyonu tarafından derlenen özel bir incelemede anlatılmıştır ve bir kısmı yayınlanmıştır.

En kapsamlı yazışmalar genellikle zamanlarının "düşünce ustaları" haline gelen yazarlar, yayıncılar ve filozoflar tarafından yürütülür. Arşivleri çeşitli muhabirlerden gelen birçok mektup içeriyor. Yani, L.N. Sadece yurt dışından Tolstoy'a yaklaşık 6 bin kişi yazdı ve onlardan gelen postaların toplamı yaklaşık 9 bin mektuptu." Buna karşılık ünlü yazar ve düşünürlerin el yazısıyla yazılan mektupları muhatapları tarafından özenle korunuyor, kopyalanıyor ve çoğu zaman koleksiyon malzemesi haline geliyor. depolar, örneğin Voltaire'in ülkemize farklı şekillerde gelen birçok mektubunun imzasını içerir: kısmen Rus muhataplarıyla (Catherine II, A.R. Vorontsov, D.M. Golitsyn, vb.) yazışmalarının bir sonucu olarak, kısmen - olarak Toplama faaliyetlerinin bir sonucu. Voltaire'in materyallerinin en büyük koleksiyonu (biri hariç, el yazısıyla yazılmış 178 mektup), Rusya Bilimler Akademisi St. Petersburg Tarih Enstitüsü arşivlerinde sunulmaktadır.

Toplumda kendi kültürlerinin devamı ve ayrılmaz bir parçası olarak algılanan kültürün önde gelen temsilcilerinin yazışmaları yaratıcı aktivite, genellikle nispeten hızlı bir şekilde kamuya açıklanmaya başlar. Ancak onların mektup mirasının gerçekten bilimsel bir şekilde yayınlanması, çok büyük bir ön çalışma gerektirir (orijinallerin araştırılması, çeşitli metinlerin karşılaştırılması, vb.). Kısa bir zaman. Bu anlamda gösterge, Voltaire'in yazışmalarının kaderidir. 18. yüzyılın sonundan beri. hem ayrı bölümlerde hem de eserlerinin toplu eserlerinde (ilk kez - 1785'te) birçok kez yayınlandı. Voltaire'in eserlerinin ve mektuplarının 1877-1885'te yayınlanan 52 ciltlik baskısı. L. Molan, bilimsel bir yayın olarak tasarlandı, öncekilerle ilgili bir özet. Bununla birlikte, içindeki harflerin çoğu orijinallerden değil, genellikle tamamen hatalı, farklı metinlerin parçalarını keyfi olarak birleştiren kopyalardan çoğaltılmıştır (Rusya'da korunan karşılık gelen harflerin orijinallerini karşılaştırırken bu baskıda bir takım hatalar tespit edilmiştir). Bununla birlikte). Ve sadece 1952'de İsviçre'de T. Besterman, Voltaire'in yazışmalarının orijinallerine ve fotokopilerine dayanarak, bitmiş haliyle (referans kitapları dahil) 107 ciltlik ve gerçekten bilimsel olarak kabul edilebilecek bir basımına başladı.

Modern zamanların en kapsamlı mektup komplekslerinden biri K. Marx ve F. Engels'in kendi aralarında ve üçüncü şahıslarla yazışmalarıdır. Sovyet döneminde özellikle SSCB'de yaygın olan ancak ülkemizle sınırlı kalmayan Marksizmin tarihine ilişkin araştırmalar kapsamında kapsamlı bir şekilde incelenmiştir.

Marx'ın ölümünden sonra Engels, tüm belgelerini sakladı ve ardından bunları (kendi arşiviyle birlikte) Alman Sosyal Demokrasi Kurulu'na miras bıraktı ve bunların yayınlanmasından sorumlu kişi olarak E. Bernstein'ı atadı. Birinci Dünya Savaşı'ndan önce SPD Yönetim Kurulu, Marx ve Engels'in birbirlerine yazdığı mektupları dört cilt halinde yayınladı; ayrıca diğer yazışmaların yanı sıra onların F.A.'ya yazdığı mektupları da içeren bir koleksiyon yayınladı. Sorge. Marksizmin kurucularının bir dizi mektubu SPD'nin teorik yayın organı Neue Zeit'ta yayımlandı.

Ancak Marx ve Engels arasındaki yazışmalar SPD arşivinde tam olarak sunulmamıştı. Engels, kendisinin ve Marx'ın birbirleriyle paylaştığı mektupları, farklı ülkelerden aldıkları yazışmaları ve yanıtlarının çoğunun taslağını sakladı. Aynı zamanda hem Engels hem de Marx'ın farklı kişilere gönderdiği mektupların önemli bir kısmı muhataplarında kaldı.

1921'de Moskova'da Marx ve Engels Enstitüsü (daha sonra CPSU Merkez Komitesine bağlı Marksizm-Leninizm Enstitüsü) kuruldu. Marksizmin kurucularının tüm edebi mirasını toplamak, incelemek ve yayınlamak için sistematik çalışmanın merkezi haline geldi. IML'nin 1991 yılına kadar varlığını sürdüren Merkezi Parti Arşivi, Marx ve Engels'in o zamana kadar keşfedilen hemen hemen tüm yazışmalarını (fotokopi veya orijinal olarak) içeriyordu. SPD arşivlerinde bulunan el yazmalarının ve diğer makalelerin orijinalleri, Nazizmin iktidara gelmesinden sonra Almanya'dan çıkarıldı ve Amsterdam'daki Uluslararası Sosyal Tarih Enstitüsü'nde depoya konuldu. Şu anda IISS ve RGASPI, iki savaş arası dönemde başlayan MEGA (Marx-Engels Gesamtausgabe) yayın projesini ortaklaşa yürütüyor - yazışmalar da dahil olmak üzere Marx ve Engels'in edebi mirasının orijinal dillerinde eksiksiz bir yayın.

Marksizm tarihine ilişkin belgelerin toplandığı ve bu alanda araştırmaların yapıldığı bir diğer önemli merkez ise İtalya'nın faşizmden kurtuluşundan sonra kurulan Milano'daki G. J. Feltrinelli Enstitüsü'ydü. Özellikle Marx ve Engels'in İtalyan muhabirleriyle 1848-1895 yılları arasındaki yazışmalarını yayınladı. (İtalya'ya ve İtalya'dan toplam 528 mektup) ve Engels ile ISP'nin kurucusu F. Turati arasındaki yazışmalar. Antonio Labriola da sık sık İtalya'dan Engels'e mektup yazıyordu, ancak Engels'in ona yazdığı mektuplardan yalnızca birkaçı bulunabildi.

21. yüzyılın başlarından itibaren Marx ve Engels'in yazışmaları, eserlerinin ikinci baskısında Rusça olarak tam olarak yayınlanmıştır. Bu yayının ana ve ek ciltleri Marksizmin kurucularının 4 binden fazla mektubunu içermektedir.

Son yıllarda, yabancı tarih yazımının tarihte insanın başlangıcını incelemeye ve özellikle de bunun büyük olaylara karışan sıradan, sıradan insanlar tarafından algılanmasına yönelik genel dönüşüyle ​​bağlantılı olarak, her iki dünya savaşının cephelerinden mektuplar gibi belgeler ortaya çıktı. dikkat çekmişlerdir. Bu tür mektupların yayınlarının diğer ülkelere göre daha fazla olduğu Almanya'da, "cephedeki günlük yaşamı" incelemek için bir kaynak olarak bunlara büyük önem veriliyor (askeri sansür bunların savaşın diğer yönlerini yansıtmasını engelliyordu). 1997 yılında, Birinci Dünya Savaşı katılımcılarının mektupları ve bunların Weimar Cumhuriyeti'nin siyasi mücadelesinde kullanımı üzerine özel bir çalışma yayınlandı. "Savaşın Diğer Yüzü" başlıklı yayında, İkinci Dünya Savaşı'ndan kalma Alman cephe mektupları yer alıyor. 1938-1945 yıllarına ait Alman askeri personelinin mektuplarından oluşan önemli bir koleksiyon. RGVA'da yakalanan diğer belgeler arasında yer almaktadır (fon 1452, 189 depolama birimi). 90'ların başında. İçinde Doğu Cephesinden gelen mektuplar Rus arşivcilerin yardımıyla Almanya'da yayımlandı.

Fransa'da, Birinci Dünya Savaşı dönemine ait ön cephe mektuplarının yayınları çoğunlukla bireysel kişisel kompleksleri kapsıyor. Radyo Fransa radyo istasyonu, bu tür mektuplara yansıyan insan deneyimlerinin genelleştirilmiş bir resmini sunma girişiminde bulundu. Radyo dinleyicilerine, 1914-1918 yılları arasında ön cephedeki askerlerden korunmuş mektupların gönderilmesi çağrısında bulundu. ve 8 binden fazla mektup aldı. Bu mektuplardan basılı bir yayın ve iki CD (çağdaş okuyucular tarafından kaydedilmiş) için bir seçim yapıldı. Ancak her ikisi de araştırma amaçlı değil, savaş hakkındaki bilgileri yaygınlaştırmayı amaçlıyor. Aynı şekilde, Anglo-Amerikan birliklerinin 1944'te Normandiya'ya çıkarılmasıyla ilgili benzer bir mektup ve diğer kişisel belgeler yayını hazırlandı (hem yerel sakinlerin hem de her iki taraftaki savaşlara katılanların ifadelerini içerir).

Genel olarak, modern ve çağdaş zamanların mektup kaynakları, Avrupa ve Amerika ülkelerinde kapsam, amaç ve kalite açısından farklılık gösteren, kısa bir özet açıklama bile vermek imkansız olan çeşitli yayınlarda yayınlandı. Bununla birlikte, tarihsel boyutta eylem ve olaylara karışmamış gibi görünen kişilerden gelen mektuplardan oluşan bunların büyük kısmı, yalnızca yayınlanmamış değil, aynı zamanda araştırmacılar tarafından büyük ölçüde bilinmiyor.

Mektup belgelerinin kaynak analizi. Az önce söylenenleri göz önünde bulundurarak, yazışmaların kaynak analizi yöntemlerini değerlendirirken, bir araştırmacının bu materyalin bulunduğu bir arşivde üzerinde çalıştığı bu kadar karmaşık ama oldukça olası bir durumu temel alması tavsiye edilir. yayınlanmamış bir biçimde korunmuş ve belki de tasnif edilip sistemleştirilmemiştir.

Şu tarihte: benzer koşullar Her şeyden önce, incelenen mektubun hangi kağıtlar arasında bulunduğuna dikkat etmek gerekir: müstakil bir belge olarak mı saklandı, yoksa aynı el tarafından yazılan bütün bir mektup grubunun parçası mı, (kendi başına mı yoksa) mi? diğer harflerle birlikte) herhangi bir kişisel veya aile fonunun vb. bir parçasıdır. Bir mektubun arşivdeki konumu bazen, bu kaynağı analiz ederken, yazışmayı yapanın ve muhatabın tanımlanmasından başlamak üzere, başlangıç ​​noktası olarak kullanılabilecek tek bilgidir.

Çoğu zaman, mektubun metni, kime yazıldığına ve kime gönderildiğine dair göstergeler içerir; yani, başlangıçta muhatabın adresi ve sonunda muhabirin imzası. Ancak bazen muhabirin ve muhatabın isimlerinin özel bir araştırma yoluyla belirlenmesi gerekir - örneğin, bir mektubun yalnızca bir taslağı bulunursa, belirtilmemişse, bunların yerine gizli takma adlar veya dostane takma adlar kullanılmışsa, mektubun başı ve sonu korunmamış vb. Bu gibi durumlarda mektubun belirli bir koleksiyona veya belge grubuna ait olması ipucu verebilir. Taslak, kural olarak muhabirin koleksiyonunda saklanır ve gönderilen ve hedefine ulaşan mektup muhatabın koleksiyonunda bulunur. Elbette bu kuralın istisnaları mümkündür: Muhatap, aldığı mektubu herhangi bir nedenle muhabirine iade edebilir; fonun kurucusu, muhabirin veya muhatabın kendisi değil, birinin veya diğerinin akrabalarından biri olabilir. Böyle bir şeyi varsaymak için bir neden varsa, bu, kalan belgelerin bağlılığına göre kontrol edilmelidir. bu fonun veya toplantılar. Ancak öyle ya da böyle sonuçta genellikle ya muhabire ya da muhatabına ulaşmak mümkündür. Muhabir, mektubun el yazısıyla da tanımlanabilir, ancak yalnızca bu el yazısının zaten "tanımlanmış" başka örnekleri varsa.

Belirli koşullar altında, muhabirin adını bilerek muhatabın adını tespit etmek veya bunun tersi mümkündür. Bunu yapmak için, bu kişinin yazıştığı insan çevresi ve tercihen onlarla olan ilişkisinin doğası hakkında bir fikre sahip olmak gerekir. Bu tür bilgilere sahip olarak ve incelenen mektubun içeriği, tonu ve diğer özellikleri dikkate alındığında, mektubun tam olarak kimden alındığını veya kime gönderildiğini makul bir olasılıkla tahmin etmek mümkündür. Ancak bu türden herhangi bir varsayım, el yazısı analizi (eğer muhabirle ilgiliyse), diğer kaynaklardan alınan ifade veya başka bir şekilde doğrulanıp onaylanıncaya kadar kanıtlanmış sayılamaz.

Mektup kaynaklarına atıfta bulunmanın en yaygın yöntemleri arasında, incelenen mektubun yazarının kim olduğuna dair belgesel kanıtların bulunması, bu mektubun fikirlerinin "tematik paralellikler" ve "metinsel karşılaştırmalar" kullanılarak diğerleriyle karşılaştırmalı olarak analiz edilmesi, Bu fikirleri aktaran kelimeleri, karakteristik konuşma kalıplarını ve ifadelerini ve diğer stil unsurlarını analiz edin. Harflerin (ve diğer kişisel köken kaynaklarının) yazarın tarzına göre atfedilmesi yalnızca geleneksel yöntemlerle değil, aynı zamanda niceliksel bilgisayar analizi yardımıyla da gerçekleştirilebilir.

Kendinizi yalnızca muhabirin ve muhatabın adlarını bilmekle sınırlayamazsınız. Araştırmacı, kişisel, aile, arkadaşlıklar, iş bağlantıları, karakter özellikleri, hoşlanılan ve hoşlanmayanlar, resmi konum ve her birinin yaşamının ve etkinliklerinin diğer yönleriyle ilgili her şeyi yararlı bulabilir. Yukarıda, bazen ikinciyi yazışmadaki bir katılımcının adıyla tanımlamanın mümkün olduğu belirtilmişti; Her iki karakterle de ayrıntılı bir "tanıma", diğer önemli sorunları çözmenin anahtarını sağlar.

Böyle bir soru, muhabirin ünlü olduğuna inanıldığında ortaya çıkar, ancak belirli bir mektubun veya harf grubunun gerçekten onun el yazısında olup olmadığı konusunda şüphe vardır. Böyle bir şüphe, örneğin bu mektupların muhatabın veya muhabir olduğu iddia edilen kişinin kişisel evrakları arasında değil de polis arşivlerinde, kendisine karşı bir tür delil olarak göründükleri bir davada korunmuş olması durumunda özellikle uygundur. ya da herhangi bir nedenden dolayı onunla uzlaşmaya ilgi duyan üçüncü bir şahsın elinde. Tipik bir örnek, Dreyfus davası sırasında savcılık tarafından sunulan ve iddiaya göre gizli Fransız bilgilerinin Almanlara onun aracılığıyla aktarıldığını doğrulayan kabaca uydurulmuş bir belgedir. Bu, Paris'teki bir Alman askeri ajanının (ataşe) İtalyan meslektaşına yazdığı, sahteciliğin yazarları tarafından kasıtlı olarak yapılan birçok hatayla birlikte Fransızca yazılmış bir mektuptu. Ancak mektubun hayali yazarının Alsas yerlisi olduğunu ve Fransızcaya mükemmel derecede hakim olduğunu ve bu nedenle bu kadar okuma yazma bilmeden yazamayacağını hesaba katmadılar.

Mektupların gerçekliğini doğrulamak için yazarın yazıldığı dönemdeki faaliyetleri ve yakın çevresi hakkında bilgi edinmek gerekir. Gerçekliğin tartışılmaz kanıtı veya sahteciliğin doğrulanması, grafolojik bir inceleme ile sağlanır; Bir mektubun yazarlığının el yazısıyla kontrol edilmesi.

Bazen sadece arşivlerde gömülü olan mektupların değil, aynı zamanda okuyucunun malı haline gelen mektupların da sahte olduğu ortaya çıkıyor. Mektup türündeki edebi aldatmacalar o kadar da nadir değildir. En azından Londra'da basılan ve 1746-1762'de yazıldığı iddia edilen dört ciltlik mektuplardan söz edelim. Louis XV'in favorisi, Marquise de Pompadour, II. Frederick'in Jean-Jacques Rousseau'ya yazdığı, İngiliz X. Walpole (ünlü bir siyasi figürün oğlu) tarafından gizemli bir amaç için yazılan, geniş çapta dolaşan sahte mektup veya sahte yazışmalar Louis XVI'nın kardeşleriyle birlikte 1803'te Fransa'da ve diğer şahıslarda yayınlandı.

19. yüzyılın ortalarında, imza ve eski el yazmaları toplamanın moda ve prestijli hale geldiği dönemde, birçok sahte mektup da dahil olmak üzere sahtecilik yapma konusunda eşsiz bir uzman olan Denis Vran-Luc adında biri Fransa'da kötü bir üne kavuştu. Sahtecilikleri arasında Galileo, Pascal, Shakespeare, Rabelais, Kleopatra (Sezar'a), Roma imparatorları, havariler, Mary Magdalene ve diğerlerinden gelen "mektuplar" vardı. Aldatmacalarının kurbanı özellikle matematikçi ve koleksiyoncu Michel Chales'ti. Edebiyat Akademisi'nde evrensel çekim yasasının Newton'dan 35 yıl önce Pascal tarafından keşfedildiğinin "kanıtlandığı" duyuruldu. Sonunda, sahtekar bir grup uzman tarafından ifşa edildi ve dolandırıcılık suçlamasıyla yargılandı, ancak nispeten hafif bir cezayla kurtuldu (iki yıl hapis ve 25 sterlin para cezası).

Örneğin, bir yazışmanın yayınlanmasının, bir sansasyon yaratmak, kamusal bir skandal yaratmak veya katılımcılardan birini itibarsızlaştırmak veya aklamak amacıyla yapılmış olması durumunda, sahtecilikten şüphelenmek mantıklıdır. Ayrıca, keyfi düzenleme, belirtilmemiş silmeler vb. yoluyla belirli yerlerinde tahrifat yapılan orijinal bir metin de yayınlanabilir.

Yayınlanan mektup belgelerinin tahrifatı, anı sahteciliğiyle ilgili olarak açıklananla aynı şekillerde ortaya çıkar. Açık bir örnek, A.M.'nin mektuplarının çoğunun sahteliğinin nasıl kanıtlandığıdır. Gorki'den Sibiryalı yerel tarihçi ve yazar V.I. Anuchin, en son 1941'de yayınlandı.

Bir mektubun kaynak analizi prosedürünün önemli bir unsuru, mektubun yazıldığı zamanı ve yeri belirlemektir. İncelenen imza mektubu taslak değilse, metni genellikle en azından başına veya sonuna damgalanmış bir tarih içerir. Ancak alıcılara gönderilen mektuplarda bile tarih tamamen eksik, eksik (yıl belirtilmeden yalnızca tarih ve ay) veya yanlış (örneğin, yeni yılın başında harfler genellikle yanlışlıkla eski olarak işaretlenir) olabilir. . Tam tarihi belirlemek veya netleştirmek için çeşitli teknikler kullanılır. Varış yerinde gönderilen ve alınan ve zarfla birlikte saklanan bir mektubun tarihi, gönderildiği sırada yapıştırılan posta damgasına göre belirlenir. Aynı damga, mektubun yazıldığı yerin belirlenmesine yardımcı olur. Ancak pul, mektubun yazılma zamanını ve yerini ancak yaklaşık olarak belirler, çünkü Mektuplar bazen geç gönderilir ve yazıldığı yerden olması gerekmez. Mektupta, haftanın gününü gösteren gün ve ay da dahil olmak üzere eksik bir tarih varsa (örneğin, "4 Ocak Cuma"), eksik öğe (yıl), "sürekli takvim" adı verilen yöntem kullanılarak belirlenebilir. ”, ancak bu tür kombinasyonların belirli aralıklarla tekrarlandığı gerçeğini dikkate alarak. Başka bir olasılık olmadığında, mektubun yazılacağı yeri ve en azından yaklaşık tarihini içeriğine göre belirlemeye çalışmalısınız. Mektupların tarihlendirilmesi, kesin tarihli olaylara verilen yanıtlar, yaklaşan veya geçmiş tatillerden bahsedilmesi, muhabirin, muhatabın veya onlara yakın kişilerin yaşı ve belirli doğa gözlemleri özellikle yararlıdır. Voltaire'in arkadaşı Kont Dargental'a (Charles-Augustin de Ferriol) yazdığı mektupların basımına hazırlanırken, bu mektupların tarihi, Voltaire'in muhatabına tam olarak nereye yazdığı, ona hangi unvanı verdiği vb. temel alınarak belirlendi.

Bir araştırmacı yayınlanmış mektup materyalleriyle çalıştığında, her bir mektup hakkında yukarıda sıralanan temel veriler (muhabir, muhatap, yazılma zamanı ve yeri) genellikle yayında raporlanır. Ancak en yüksek bilimsel düzeydeki yayınlarda bile bu verilerin bazen yeterince doğru olmadığı ortaya çıkıyor ve daha sonra yeni araştırmalara göre revize ediliyor. Daha dikkatli bir şekilde, üzerlerinde sıkı bir bilimsel ve metinsel çalışma yapılmadan yayınlanan mektupların dolaylı kanıtlarına dayanan atıfları ve tarihlemeleri kabul etmek gerekir.

Yayını hazırlayanların, içinde yer alan mektupların orijinallerine sahip olup olmadığını bilmek çok önemlidir. Ayrıca, bu yayının kim tarafından ve hangi amaçla yayınlandığı, genel arkeografik düzeyinin ne olduğu, muhabirin mektup mirasını veya belirli bir kişiye yazdığı mektupları tam olarak kapsayıp kapsamadığı veya doğası gereği seçici olup olmadığı, aşağıdaki hususları kapsayıp kapsamadığı da dikkate alınmalıdır. yalnızca yeni bulunan belgeler vb.

Orijinallerine göre ve bilimsel arkeografik ilkelere uygun olarak gerçekleştirilen yayın, mektup metinlerinin eksiksizliğini ve doğruluğunu garanti eder. Mevcut yayınlar yeterince güvenilir değilse ancak araştırmacı doğrudan orijinallere yönelemiyorsa, incelenen yazışmaların farklı basımlarının karşılaştırmalı analizi yoluyla en azından metinlerdeki en belirgin hataları tespit etmek gerekir.

Belirli koşullar altında içeriklerinin özüne dayalı olarak mektup kaynaklarının analizi, içlerinde tanımlanması ve deşifre edilmesi gereken gizli alt metnin varlığı nedeniyle karmaşık hale gelir. Bu görev sıklıkla ve çeşitli nedenlerle ortaya çıkar. Muhabir, eğer ilişkileri karşılıklı açık sözlülüğe elverişli değilse, eksikler ve basitleştirilmiş ifadeler yardımıyla muhatapla "saklambaç oynayabilir". Mektuplaşanlar arasındaki çok yakın kişisel ilişkiler nedeniyle, yalnızca birbirlerine hitaben yazılan mektuplar bir bakışta anlaşılacak şekilde tasarlanmıştır ve bu nedenle de bu konuyu bilmeyenlerin anlayamayacağı pek çok şey içerir (ipuçları, esprili takma adlar, vb.). .). Bazen, son olarak, mektubun muhatabı dışında biri tarafından okunma ihtimalini bizzat yazar kendisi varsayar ve böylesine istenmeyen ve bazen tehlikeli bir okuyucuya karşı önceden önlem alır veya tam tersine ona özel bir şey söyler. Örneğin Antonio Gramsci, faşist bir hapishaneden ailesine yazdığı sansürlü mektuplarında, siyasi bir mahkum olarak konumundan bahsederken tarihsel benzetmeler de dahil olmak üzere çeşitli Ezop tekniklerini kullanmıştı. Dolayısıyla kendisine ve sevdiklerine ısrarla aşılanan ve doğrudan yazamadığı af dilekçesi fikrine karşı tavrını ifade etmek amacıyla, İtalyan vatanseverin benzer bir durumda gösterdiği itaati sert bir şekilde kınadı. Restorasyon döneminde Avusturya hapishanesine atılan F. Confalonieri. Geçtiğimiz günlerde okuduğu ve Confalonieri'nin af dilekçesi metnini içeren bir kitaptan bahseden Gramsci, kitabı "aşağılanma ve utancın son derecesine ulaşmış bir adamın yazdığı bir belge" olarak değerlendirdi ve bu sözlere bilinçli olarak vurgu yaptı.

Mektup malzemeleri, değerlendirmelerin ve görüşlerin tüm öznelliğiyle birlikte, en güvenilir tarihi kaynaklar arasındadır. Aynı yazar, işlevsel olarak yayınlanması amaçlanmayan yazışmalarında, örneğin kamuya açık siyasi konuşmalardan veya geniş bir okuyucu çevresine hitap eden anılarından çok daha açık sözlüdür. Bellek hataları, yalnızca muhabirin muhatapla nispeten yeni haberleri değil, uzun zaman öncesine ait konuları tartıştığı durumlarda yazışmaların güvenilirliğini etkileyebilir. Bu nedenle, yukarıda tartışılan hemen hemen tüm kaynak türlerinin ifadelerini kontrol ederken yazışmalarla karşılaştırmanın istenmesi tesadüf değildir.

Ancak mektup kaynaklarının güvenilirliği hiçbir şekilde mutlaklaştırılmamalıdır. Muhabirin kişisel nitelikleri, muhatapla ilişkisi, anlattığı olaylardaki rolü - tüm bunlar onun tarafsızlığının derecesini ve dolayısıyla değerlendirmelerinden bahsetmek yerine gerçekleri aktarmanın doğruluğunu çok önemli ölçüde etkiler. Muhabirin doğasında var olan bilinçli veya bilinçsiz önyargının yanı sıra, sahip olduğu bilgilerin yetersizliği nedeniyle aktardığı bilgiler güvenilmez olabilir. Bu nedenle, diğer kaynakların eleştirel bir kontrolü (seçimi, gerçeğin yazışmalarda çarpıtmalarının nerede, neden ve hangi yönde büyük olasılıkla olduğuna bağlıdır), bu durumda da diğer tüm durumlarda olduğu kadar zorunludur.

(Labriola L. Örnek olarak, Birinci Dünya Savaşı tarihi uzmanı olan oğlunun 1996 yılında yayınladığı Fransız yüzbaşı Anatole Castex'in eşine ve kız kardeşine yazdığı mektuplardan bahsedelim.

Bakınız: Sgash'lar/ A. Lerere da1 carcere. Beyaz balık 61 B. Sarpogio ve E. Guinn Toppo, 1968. S. 626-627.