Стівен Р. Кові
Що це
Це прикладне використання технік, описаних у міжнародному супербестселлері. «Щоденник. Метод Стівена Кові» - ваш спосіб застосовувати сім навичок щодня.Щоденник допоможе вам зосередитися на головному та досягти успіху у найважливіших для вас сферах. Це інструмент, який допоможе використати час більш розумно, щоб ви могли сфокусуватися на найціннішому.
Особливості видання
Для кого
Для всіх, хто хоче, опанувати навички тайм-менеджменту, досягти більшого і жити повним життям. Ефективна людина мислить не проблемами, а можливостями. Ефективні люди підживлюють можливості та морять голодом проблеми.Стівен Р. Кові
Що це
Це прикладне використання технік, описаних у міжнародному супербестселлері. «Щоденник. Метод Стівена Кові» - ваш спосіб застосовувати сім навичок щодня.Щоденник допоможе вам зосередитися на головному та досягти успіху у найважливіших для вас сферах. Це інструмент, який допоможе використати час більш розумно, щоб ви могли сфокусуватися на найціннішому.
Особливості видання
Для кого
Для всіх, хто хоче, опанувати навички тайм-менеджменту, досягти більшого і жити повним життям."Важливо правильно розставляти пріоритети." Ця фраза звучить лейтмотивом у більшості праць з тайм-менеджменту, все глибше проникаючи у свідомість кожного, хто прагне опанувати цю науку. Будь-який фахівець у сфері управління часом знає, що невірно певні пріоритети можуть звести нанівець не тільки всі зусилля щодо організації та планування робочого дня, а й значно ускладнити життя загалом. Ось тільки не завжди "знати" означає "вміти". Простої поінформованості про цей провідний принцип тайм-менеджменту часом не достатньо, щоб навчитися правильно розставляти пріоритети, і люди починають запитувати: "Як зрозуміти, що дійсно важливо?"
Стівен Кові, відомий фахівець із підвищення ефективності та управління внутрішніми ресурсами, постарався допомогти своїм читачам розібратися в цій непростій темі за допомогою книг First Things First ("Головна увага головним речам") та Focus: Achieving Your Highest Priorities ("Фокус. Досягнення пріоритетних цілей" "). У цих роботах автор описує свою методику організації часу для досягнення максимальної ефективності і в основі його системи також лежить поняття пріоритетів, яке не просто бере участь у процесі, а буквально пронизує кожен щабель на шляху вдосконалення самоорганізації. Стівен Кові у своїх книгах дає детальну типологію існуючих пріоритетів, пропонує найуспішніші системи критеріїв, наводить ознаки, особливості та приклади того, як правильно їх визначати.
Звичайно, система Стівена Кові не обмежується однією розстановкою пріоритетів і включає повний комплекс прийомів для ефективного планування. Щоб успішніше застосовувати цю систему практично варто звернутися до використання додаткових інструментів, наприклад, електронних органайзерів. Найбільш відповідним виборомє планувальник LeaderTask. Ця програма розроблена з урахуванням реалізації складних та багаторівневих систем управління часом і завдяки своїй гнучкості та універсальності відмінно впорається з обов'язками помічника у процесі планування справ за методикою Стівена Кові.
1. Формула призначення
Ключовим аспектом системи Стівена Кові є формула призначення. Саме вона визначає всі наступні особливості процесу планування, дозволяє людині виділити основні напрямки своєї діяльності, цілі, які він ставить перед собою та функції, які для цього необхідно виконати. По суті, формула призначення віддалено нагадує місію підприємства, яку рано чи пізно доводиться формувати будь-якому бізнесменові. Відповідно до теорії Стівена Кові формула призначення є описом найважливіших орієнтирів і цілей на Вашому життєвому шляху. Вона може бути викладена у вигляді детального переліку принципів або, навпаки, у формі короткої та лаконічної фрази. Крім того, Ви можете написати її на клаптику паперу або текстовому файлі. Але Вам варто врахувати, що Стівен Кові рекомендує щотижня переглядати, аналізувати та оцінювати свою формулу призначення, і тому бажано, щоб вона була під рукою.
Саме для таких записів і розрахований інструмент "Нотатки", який пропонує Вам органайзер LeaderTask. Перенісши свої записи в комп'ютерний планувальник, Ви можете бути впевнені в тому, що Ваші дані будуть цілими і безпековими завдяки функції резервного копіювання. Також Ви завжди зможете швидко знайти потрібну інформацію. Варто додати, що в органайзері передбачені широкі можливості форматування текстів, які дозволять Вам виділити ключові моменти, наголосити на важливих записах або ілюстративно оформити будь-яку нотатку.
На основі сформованої формули призначення Ви можете виділити головні ролі, які хотіли б виконати у своєму житті. При цьому кожна роль має мати свою мету. Ви можете сформувати список ролей та їх цілей поруч із формулою призначення, скориставшись функцією вставки таблиць у нотатки:
2. Ролі
Організація часу за методикою Стівена Кові передбачає, що будь-яке завдання, занесене в план, відноситься до певної ролі, що відображає одну із сфер Вашого життя.
В органайзері LeaderTaskце легко реалізувати, створивши в навігаторі позначки для кожної ролі.
Окрему увагу варто приділити ролі "заточування пилки". Вона є обов'язковою для всіх і є процесом підвищення своїх можливостей і здібностей у різних сферах вашого життя, розкладених за її вимірами. Стівен Кові пояснює цю роль наступним чином: "Ми часто так зайняті "пилянням" (виробництвом результатів), що забуваємо "заточувати пилку" (підтримувати і підвищувати свої можливості досягати результатів у майбутньому).
3. Чотири людські потреби
Стівен Кові вважає, що життя людини протікає у чотирьох вимірах: фізичному, соціальному, інтелектуальному та духовному. Ці виміри відповідно розкриваються у таких потребах: жити, любити, вчитися та залишити слід.
Кожна роль, яку Ви виконуєте в житті, існує у всіх чотирьох вимірах, які тісно взаємопов'язані між собою і породжують потужний синергетичний ефект.
У процесі планування Вам необхідно контролювати, а головне, аналізувати рівень наповнення потреб на кожному етапі, що веде до досягнення Ваших цілей. Щоб внести ці чотири життєві виміри в процес організації часу, Ви можете використовувати розділ "Проекти"в органайзері LeaderTask. Після створення необхідних елементів, у Вас з'явиться можливість привласнювати кожному завданню певний вид потреби, що надалі дозволить швидко виділити серед загального переліку справ лише ті, які відносяться до потрібного виміру або їх комбінації.
4. Маркери для завдань згідно з їх пріоритетами
Основою системи Стівена Кові є Матриця управління часом. Вона відображає чотири основні рівні пріоритетності завдань для людини з позиції терміновості та важливості.
Згідно з автором матриці, для успішної та ефективної діяльностібільшість завдань (65-80%) має бути зосереджено у Квадранті II. Тільки виконання важливих, але не термінових справ дозволить Вам досягти бажаних результатівта отримати задоволення від процесу здійснення своїх життєвих цілей. Завдання з решти квадрантів, у свою чергу, приносять незручність та неприємні відчуття, вносять елементи хаосу у Ваш життєвий план та змушують Вас відкладати справді важливі справи на потім.
На перший погляд може здатися, що до плану варто включати лише справи з Квадранта II і не враховувати решту пріоритетів. Але це може бути реальним лише в ідеальних умовах, коли з рівняння життя виключається людський чинник. При цьому ми щодня взаємодіємо з іншими людьми, боремося зі своїми слабкостями і виконуємо свої обов'язки, хоч би якими вони були. Тому при плануванні робочого дня Вам необхідно враховувати всі чотири квадранти і чесно, насамперед, по відношенню до себе, розставляти пріоритети. У майбутньому це дозволить Вам провести аналіз своїх справ та визначити Ваше співвідношення квадрантів.
Для застосування Матриці керування часом в органайзері LeaderTaskіснує довідник "Маркери". Тут Ви можете створити елементи, що відповідають кожному з квадрантів, та вибрати їхнє оформлення. Присвоєння маркерів завданням дасть Вам можливість не лише візуально визначати ступінь важливості та терміновості справ, а й сортувати список завдань за рівнем пріоритетності.
Крім базової системи пріоритетів, заснованої на Матриці управління часом, Стівен Кові рекомендує деталізувати рівні значущості завдань за допомогою методу АВС, присвоюючи кожній справі певну букву. Так, завдання, позначене літерою А, має найвищий пріоритет. Літера означає середню значимість відносини. А завдання літери З характеризуються низьким ступенем важливості чи терміновості. У великому потоці справ Ви можете ще детальніше деталізувати пріоритетність справ, ввівши числові позначення: А1, А2, …, В1, В2, …, С1, С2, …
Використання методу АВС або його розширеної варіації у практичній діяльності легко реалізується за допомогою органайзера LeaderTask. Для цього Вам просто потрібно додати на початок завдання потрібну літеру та цифру, і програма сама відсортує справи по значущості. Закладений у LeaderTaskМеханізм сортування завдань ідеально підходить для реалізації системи пріоритетів Стівена Кові, завдання можна відсортувати за маркерами (треба вивести стовпець маркер), а потім за найменуванням (клацаємо по стовпцю найменування із затиснутою клавішою shift), даний органайзер вибудує справи по порядку маркерів (для цього відобразіть стовпець "Маркер"), якщо необхідно за алфавітом просто клацніть на шапку стовпця "Найменування".
5. Каркас для прийняття рішень
У своїх роботах Стівен Кові неодноразово наголошує на тому, що планування необхідно починати зі справ Квадранта II, тобто. з важливих, але не термінових справ, які приносять соковиті плоди. Для ілюстрації процесу з урахуванням цього принципу автор використовує улюблений приклад фахівців з тайм-менеджменту, що розповідає про нелегку долю води, піску, гальки та великого каміння. У разі великі камені відбивають ключові відносини, відповідальні Квадранту II, а дрібниця характеризує інші ступеня важливості і терміновості. Суть підходу полягає в тому, що насамперед необхідно створити каркас робочого дня або тижня використовуючи великі та важливі камені-завдання, і лише потім вибудовувати навколо них решту плану.
При цьому особливу увагу варто звернути на процес встановлення термінів, який є неминучим супутником будь-якої системи планування.
В органайзері LeaderTaskВизначення термінів виконання завдань здійснюється кількома методами.
Так, Ви можете просто перетягнути завдання в область щоденника на потрібний період і їй автоматично надасться відповідна дата та час. Метод переміщення задач у щоденнику підходить при оперативному плануванні найближчих днів, а також при внесенні до плану заздалегідь створених завдань (наприклад, зі списку "можливо").
Або Ви можете встановити дату та час виконання завдання за допомогою діалогового вікна "Термін". Цей спосіб зручніший для точного планування, встановлення тривалих термінів або періодичності повторень задачі.
Крім того, при плануванні порядку конкретного дня Ви можете відфільтрувати дані за датою за допомогою панелі інструментів "Фільтр"або Міні-календаря. Після цього Вам досить просто створити задачу, набравши її назву в дереві задач і їй автоматично присвоиться дата, за якою була зроблена фільтрація. Такий варіант найкращий при довгостроковому плануванні.
Стівен Кові у своєму паперовому планувальнику пропонує дві зони для запису справ. Перша зона варта завдань мають конкретні терміни виконання, а друга - для переліку пріоритетів поточний день, тобто. для завдань, які мають бути зроблені сьогодні, коли їм знайдеться час.
Організатор LeaderTaskтакож надає таку можливість своїм користувачам, що ще раз підтверджує відповідність програми методиці Стівена Кові. Список поточних завдань, яким ще не визначено певний час, розташовано у верхній частині календаря. При цьому в даному електронному планувальнику Ви можете створювати довгострокові завдання, на виконання яких знадобиться більше одного дня. Ці відносини також розташовуються над тимчасової шкалою і мають позначення як стрілок, що вказують те що, що терміни виконання завдання виходять межі поточного дня.
Як уже згадувалося вище, планування справ необхідно реалізувати в першу чергу на основі завдань з Квадранта II.
Використовуючи у роботі довідник "Маркери"(пункт 4) Ви зможете швидко візуально визначати справи, що стосуються цього квадранту, що допоможе Вам у процесі планування точно відповідати одному з головних принципів методики Стівена Кові.
6. Щотижневе оновлення
Концентруючись на справах і турботах, ніколи не варто забувати про відпочинок, тому він є повноцінною складовою будь-якого плану. Тому Стівен Кові рекомендує приділяти особливу увагу вихідним дням як логічному продовженню робочого тижня. При цьому, перебуваючи в тісному зв'язку з буднями, вихідні дні обов'язково повинні відрізнятися, тільки за такої умови відбуватиметься таке необхідне оновлення. Звичайно, сказане не означає, що Ви повинні присвятити вихідним дням справ з Квадранту IV. Достатньо просто переключити свою діяльність в інший режим і зайнятися завданнями з того ж Квадранта II, але більш сприятливими для атмосфери вихідного дня.
Електронний планувальник LeaderTaskтакож намагається дбати про Ваше оновлення. Тому у програмі вихідні дні та неробочий час доби виділяються іншим відтінком, щоб Ви могли одразу визначити, що дана зона ставиться до сфери відпочинку та Вам потрібен інший підхід та справи іншого характеру.
Враховуючи, що графік роботи може бути досить індивідуальним органайзером LeaderTaskпропонує своїм користувачам у разі нестандартних ситуацій самостійно визначити тривалість робочого часу та дні тижня, що належать до вихідних.
7. Масштаб тижня
Стівен Кові виділяє тиждень як найбільш підходящий, навіть ідеальний відрізок часу. Придатний для всього. На думку автора, тиждень зручно планувати, тижневі результати діяльності просто аналізувати, регулярні щотижневі завдання дають гарні результати, але не стають рутинним обов'язком, що обтяжує людину.
Таким чином, згідно з методикою Стівена Кові, тиждень – це ключовий період планування, його основа. Користуючись комп'ютерним планувальником LeaderTask, Ви можете легко здійснювати тижневе планування, перейшовши у відповідний режим відображення календаря.
В результаті на екрані з'явиться 7-денна область, що відображатиме дні тижня з понеділка до неділі.
Щоб планування було найбільш комфортним у планувальнику LeaderTaskпередбачена можливість розширення області щоденника на весь робочий простір за допомогою кнопок, розташованих на межі між деревом завдань та календарем. Ви також можете приховати навігатор в меню "Вигляд".
Працюючи за системою Стівена Кові, Вам досить часто доведеться переглядати список завдань, запланованих на поточний чи наступний тиждень. І коли список справ великий, з'являється бажання отримати лише перелік справ, які стосуються конкретного тижня, виключивши все неактуальне на даний момент. Саме для цього в органайзері LeaderTaskбуло передбачено можливість фільтрації завдань за певними відрізками часу. Для цього необхідно вибрати в календарі необхідні дні.
Фільтрація за заздалегідь створеними параметрами здійснюється за допомогою панелі інструментів "Фільтр".
8. Резервні зони часу
Розповідаючи своїм читачам про процес розподілу завдань за тимчасовою шкалою, Стівен Кові зазначає, що небажано складати чіткий посекундний план усього дня. Автор рекомендує залишати вільний часта орієнтуватися на концепцію створення гнучкого плану. Це дозволить Вам швидше і набагато спокійніше реагувати на раптово виниклі кризові або гостроактуальні завдання, тому що такі ситуації в більшості випадків не зможуть значно порушити Ваші плани і можливо впишуться в заздалегідь зарезервоване Вами "повітря" в розкладі. Якщо ж критичних подій не відбудеться, то Ви завжди зможете зайняти час, що залишився, корисними справами з Квадранта II.
Також Стівен Кові запроваджує поняття часових зон для важливих справ, які резервують у плані час на ту чи іншу сферу Вашого життя без деталізації виконуваних завдань. Найчастіше це справи, що повторюються, для яких заздалегідь заготовлено вільний час. Наприклад, заняття спортом тричі на тиждень. Так, це може бути і похід у басейн, і вправи в тренажерному залі, а можливо і гра зі своєю дитиною у дворі у футбол. У будь-якому випадку це будуть фізичні вправи, і час для них має бути зарезервований заздалегідь.
Щоб створити в органайзері LeaderTaskрегулярне завдання Вам необхідно скористатися вже знайомим діалоговим вікном "Термін". Тут за допомогою гнучких налаштувань повторення Ви зможете встановити потрібну періодичність завдання.
Необхідно підкреслити, що працюючи за системою Стівена Кові, Вам доведеться неодноразово звернутися до налаштувань періодичності завдань. Автор рекомендує щотижня проводити аналіз, оцінку та перегляд Вашої діяльності та основних елементів планування, таких як формула призначення, ролі та цілі. Крім того, Ви повинні взяти за правило щотижня складати план наступного тижня і щодня коригувати його відповідно до поточних обставин. Для цих дій краще заздалегідь визначити час та зарезервувати його за допомогою періодичного завдання. Коли саме проводити щотижневе планування, у п'ятницю наприкінці робочого дня або в неділю перед майбутнім трудовим тижнем, Стівен Кові пропонує обрати Вам самостійно, але факт необхідності і, головне, ефективності цього планування не залишає сумнівів.
Варто зазначити, що до виду періодичних завдань також належить більшість справ, які Ви виконуєте в ролі "заточування пили". Це освітні завдання, що оновлюють процедури, фізичні вправи, загалом все, що дозволяє Вам підтримувати та підвищувати Ваші внутрішні ресурси для досягнення нових вершин.
9. Умовні знаки
В аудіоверсії семінару "Фокус. Досягнення пріоритетних цілей" слухача присвячують тонкощі роботи з поточним планом за допомогою спеціальних позначень, список яких наводиться у паперовому органайзері FranklinCovey. Так, для того щоб позначити, що справа знаходиться в роботі і швидко знайти останній робочий проект після вимушеного перемикання фокуса, необхідно біля завдання поставити крапку. Галочкою відзначається виконана справа. Знак стрілки означає, що завдання відкладено, а хрестик, що її скасовано.
Список стандартних встановлених статусів в електронному органайзері LeaderTaskповністю відповідає цьому переліку знаків.
Крім вищезгаданих статусів, методика Стівена Кові передбачає використання певного знака (кружечка) для позначення делегованих завдань, які були доручені іншій людині, але ще не виконані та очікують зворотної реакції. В органайзері LeaderTaskВи можете бачити статуси як власних завдань, і доручених.
Ще допоміжним знаком може стати мітка для завдань списку "може бути". Завдання, що входять до цього списку, ще навіть не мети, не справи, а просто ідеї. Вони можуть ніколи не бути реалізовані, а можуть стати ключовим елементом Вашого життя, тому його не можна віднести до списку справ, але й втратити пам'ять теж не хочеться. Стівен Кові рекомендує відразу відносити завдання зі списку "може бути"до певної ролі. Щоб виділити таку ідею зі списку рядових справ, їй необхідно присвоїти мітку "може бути". Мітки задаються у відповідному довіднику та їх можна прикріпити до завдань.
10. Чотири виміри ролі
Як було написано вище, кожна роль реалізується у всіх чотирьох потребах: жити, любити, вчитися та залишити слід. У цьому перелічені виміри тісно пов'язані між собою можуть перетинатися чи накладатися. Відображення цього взаємозв'язку в органайзері LeaderTaskреалізується рахунок можливості множинного присвоєння міток і проектів, і навіть завдяки рознесення даних понять з різних розділах. Таким чином, одному завданню Ви можете призначити декілька ролей та проектів одночасно. Надалі ця функція дозволить Вам точніше і правильно будувати необхідні спискизадач за допомогою інструменту фільтрації. Так, одна справа може ставитися до ролі заточування пили, учня та вчителя одночасно відбиваючись і в духовному, і в інтелектуальному вимірі.
11. Фільтрація
У своїх роботах Стівен Кові приділяє чималу частину уваги важливості балансу між ролями та вимірами життя. Тільки за умови досягнення рівноваги у всіх важливих сферах Вашої діяльності Ви зможете досягти успіху. Усі аспекти, явища, прагнення та цілі тісно пов'язані між собою. Так, якщо буде реалізована роль "Керівник", а роль "Батько" буде залишена поза увагою, Ви не отримаєте позитивного відгуку від власного "Я" і не зможете з легким серцем сказати, що Ваше життя ідеальне. Стівен Кові акцентує увагу на союзі "і" між ролями. Це стосується і співвідношення потреб.
Відповідну логіку закладено в алгоритмі фільтрації, яким оснащений органайзер. LeaderTask. Крім того, гнучкий інструментарій дозволяє створювати складні, багатокритеріальні запити для отримання детальних списків завдань.
Так, за допомогою панелі інструментів Фільтр Ви можете сформувати перелік справ, який стосується лише списку "може бути"по конкретній ролі, або розглянути важливі завдання, що стосуються лише ролей для роботи та їх фізичного виміру.
12. Чотири обдарування
Стівен Кови пише, що у відповідь на чотири людські потреби існує чотири здібності: самосвідомість, совість, творча уява та незалежна воля. Робота з цими даруваннями залежить від Вас і Вашого внутрішнього настрою. Але й тут електронний органайзер LeaderTaskможе стати корисним та допомогти у реалізації шляхів їх розвитку.
Так, одним із способів взаємодії із самосвідомістю Стівен Кові називає ведення особистого щоденника, який Ви можете організувати у вигляді нотатки у планувальнику LeaderTask. Можливість автоматичної вставки дати за допомогою комбінації клавіш Ctrl+Shift+Dзначно полегшить Вам процес заповнення щоденника.
Розвиток совісті ґрунтується на читанні відповідної літератури. Сюди не входять профільні видання за Вашою професією. Це мають бути "мудрі" книги, які здатні змусити Вас задуматися про важливі філософські явища у Вашому житті. Тим не менш, читати книги для освіти теж треба, а також необхідно структурувати бібліотеку, що є у Вас. Для цих цілей в органайзері LeaderTaskзручно використовувати розділ "Проекти". Також тут потрібно створити проект "Інформація", який міститиме всі відомості, необхідні для виконання кожної ролі. Завдяки можливості призначення проектів та кількох міток, Ви зможете за кілька кліків знайти потрібну інформацію для будь-якої з ролей.
13. Ключові нотатки
Для запису корисної інформаціїПро завдання Стівен Кові рекомендує детальну та досить складну систему ведення нотаток, яка дозволяє відносно швидко знаходити потрібну інформацію у паперовому органайзері.
З розвитком комп'ютерних технологійнеобхідність у ручному перегортанні сторінок все більше ставати рідкістю, функції та можливості пошуку стають все ширшими та різноманітнішими.
Стівен Кові – чудовий фахівець у сфері організації часом. Його методика дозволила багатьом людям покращити і навіть кардинально змінити своє життя. Використовуючи систему цього гуру управління внутрішніми ресурсами та реалізуючи її за допомогою органайзера LeaderTask, Ви також зможете якісно підвищити рівень Вашої самоорганізації та досягти високої ефективності та гармонії у своєму житті.Загальна
Прочитати 4 книги Стівена Кові та опрацювати запропоновані завдання.
Я хочу ознайомитися і впровадити у своє життя принципи ефективності, описані в книгах Стівена Кові, щоб підвищити особисту ефективність, навчитися досягати значних цілей і бути завжди проактивним.
Вперше про Стівена Кові я дізнався у книгарні, це було досить давно. Я побачив його книгу "7 навичок високоефективних людей", погортав подивився, але так і не купив. І лише зараз я читаю цю книгу. З того часу метод читання змінився, якщо раніше книги просто ковталися, то зараз я паралельно складаю конспект через інтелект-карту та опрацьовую запропоновані завдання. Тому метою варто опрацювати та впровадити в життя запропоновані методики.
Список книг для роботи:
- "7 навичок високоефективних людей"
- "Фокус. Досягнення пріоритетних цілей"
- "Головна увага головним речам"
- "8 навик. Від ефективності до величі"
- "Щоденник. Метод Стівена Кові"
Ефективна людина мислить не проблемами, а можливостями.
Ефективні люди підживлюють можливості та морять голодом
проблеми.
Критерій завершення
Я пропрацював книги Стівена Кові, засвоїв навички ефективності, які успішно застосовую, навчився бути завжди проактивним і вибрав для своєї особистої системи ефективності відповідні техніки та фішки.
